Доу как сфера управленческой деятельности предприятия (фирмы)

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т. д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Руководители различных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11).

Именно документы, т. е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:

• — организационно-кадровая документация — устав организации, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции;
• — организационно-распорядительная документация — приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;
• — информационно-справочная документация — письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;
• — плановая документация — плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
• — отчетно-статистическая документация — по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т. п.;
• — документация по личному составу — заявления, анкеты, автобиографии, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;
• — документация по социальному обеспечению — по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т. д.

В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т. д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.

В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.

Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего российского законодательства.

Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).

Кадровые документы делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.

Распорядительные документы — все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.

Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.

Используется новый ГОСТ Р 6−30 2003 «Унифицированные системы документации» и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.

Еще в 1970;е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.

Сейчас существует компьютерные технологии.

Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 3 апреля 2004 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.

Существуют следующие унифицированные формы документов:

По учету кадров:

• 1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу — форма Т-1
• 2. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу — форма Т-1а.
• 3. Личная карточка работника — форма Т-2.
• 4. Личная карточка государственного (муниципального) служащего — форма Т-2ГС (МС).
• 5. Штатное расписание — форма Т-3.
• 6. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника — форма Т-4.
• 7. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу — форма Т-5.
• 8. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу — форма Т-5а.
• 9. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику — форма Т-6.
• 10. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам — Т-6а.
• 11. График отпусков — форма Т-7.
• 12. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма Т-8.
• 13. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) — форма Т-8а.
• 14. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку — форма Т-9.
• 15. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку — форма Т-9а.
• 16. Командировочное удостоверение — форма Т-10.
• 17. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении — форма Т-10а.
• 18. Приказ (распоряжение) о поощрении работника — форма Т-11.
• 19. Приказ (распоряжение) о поощрении работников — форма Т-11а.

документационное обеспечение управление гарантийное письмо.