Документооборот в деятельности современных предприятий и организаций

Нормативно-методическое регулирование документооборота предприятий и организаций

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Управление предприятием, организацией, органом можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решений и доведения ее до исполнителя.

Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, то есть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении организацией, фиксируется в документах. Документ является носителем информации и должен оцениваться по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы». Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работы с документами.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.

При подготовке документа обычно сначала создают его проект, который проходит процедуру редактирования и согласования. Проекты готовятся на стандартных листах бумаги. После согласования проекта документа всеми заинтересованными лицами документ окончательно оформляется и подписывается. При этом большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т. д. — должны проходить процедуру окончательного оформления на бланках документов. Бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, или другими словами, можно сказать, что бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий относятся к такой специфической управленческой деятельности, как делопроизводство.

В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51 141−98 делопроизводство (документационное обеспечение управления — ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". Данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

документирование управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения);

управление документацией предприятия.

Документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом следует понимать зафиксированную (то есть записанную и оформленную надлежащим образом)" на материальном носителе информацию с реквизитами — совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать" .

Управление документацией предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация — это не что иное как упорядоченная (то есть сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

Делопроизводство, находясь в зависимости от определенных видов и форм работы аппарата, само активно влияет на них. От того, как поставлено делопроизводство, зависит оперативность, экономичность, организация, культура и уровень автоматизации труда руководителя, что, в конечном счете, влияет на качество и своевременность основного акта управления — управленческого решения.

Рассмотрение правовых основ делопроизводства предприятия представляется целесообразным начать с краткой характеристики законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, в соответствии с которыми осуществляется общая регламентация делопроизводства. На основе актов и документов, относящихся к упомянутым категориям, предприятие (организация учреждение) разрабатывают локальные акты, а также внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, уточняющие порядок осуществления деятельности по обеспечению потребностей в документированной информации с учетом конкретных условий функционирования предприятий (организаций, учреждений) и особенностей управления ими.

В настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов:

Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ);

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.20.2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011−93 (1993 г., с изм. и доп. 1999;2000 г. г.);

Квалификационный справочник должностей служащих (1998г, с изм. И доп. 199 902 000 г. г.);

Основные правила работы архивов организаций (2002 г.);

Методические рекомендации ВНИИДАД ФСА РФ «Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.);

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003 г.).

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.).

В этом перечне не представлен законодательный акт, регламентирующий делопроизводство. Дело в том, что такого документа в отечественном законодательстве пока нет. Известно, что на протяжении нескольких последних лет ведется разработка проекта Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности» Предполагается, что с принятием данного закона будут окончательно сформированы правовые условия для документационного обеспечения управленческой деятельности органов власти всех уровней, а также юридических и физических лиц.

Рассмотрим приведенные акты и документы более подробно.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, и организациях. Учитывая, что данный документ вступил в силу более 15 лет назад, в настоящее время его положения применяются в части, не противоречащей положениям российского законодательства и более поздних нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства (ДОУ). ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ). Примечательно, что наряду с базовыми требованиями к документированию и управлению документами ГСДОУ содержит также требования к органам, осуществляющим указанную деятельность — службам (отделам, группам и пр.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле. Термины и определения разделены на 3 группы — общие, относящиеся к оформлению документов и относящиеся к архивам (архивному делу). Отметим, что отдельные характеристики, содержащиеся в документе, нуждаются в актуализации. Кроме того, в государственном стандарте отсутствуют характеристики некоторых терминов, вошедших в делопроизводство и архивное дело в течение последних лет.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД и включенные, а ОКУД ОК 011−93, при этом его требования носят рекомендательный характер.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию службы делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в органах власти, а также на предприятиях (в организациях, учреждениях) с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних организационно-распорядительных документов (инструкций по делопроизводству (ДОУ).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011−93 охватывает унифицированные системы документации и форм документов, разрешенных к применению на предприятиях (в организациях, учреждения). Классификатор предназначен для регистрации форм документов, упорядочения потоков документационной информации, сокращения количества применяемых форм документов (в том числе посредством исключения из обращения неунифицированных форм и случаев дублирования документированной информации) в сфере управления, а также для рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. Отметим также, что содержание классификатора систематически обновляется.

Квалификационный справочник должностей служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделения делопроизводства (ДОУ).

Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производственные должности (например не делопроизводителя, а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями).

Основные правила работы архивов организаций предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий, (организаций, учреждений). В приложении к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архивов.

Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных на использовании документированной информации. В методических рекомендациях освещаются особенности унификаций текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих документов.

Методические рекомендации «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД) предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30−2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации по основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия.

В рамках самостоятельных разделов Методических рекомендаций освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30−2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.

Методические рекомендации «Ведение делопроизводства в организации» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий (организаций, учреждений). На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству (ДОУ), других организационно-распорядительных и нормативно0-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства (ДОУ) предприятия (организации, учреждения).

Представленный перечень актов и документов является примерным. Так, организация кадрового делопроизводства (документационного обеспечения управления персоналом) предприятия, регламентируется в соответствии с положения Трудового кодекса Российской Федерации, постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек», постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации», некоторыми другими актами и документами.

К числу основных локальных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ) следует отнести:

• · правила внутреннего трудового распорядка;
• · положение о порядке обработки персональных данных работников;
• · положение о ведение деловой переписки (внутренней, внешней);
• · положение о делопроизводстве (службе ДОУ);
• · положение об архиве;

Рассмотрим их подробнее.

Правила внутреннего трудового распорядка — документ, регламентирующий различные вопросы трудовых отношений на предприятии. Необходимость во введение в действие указанного документа предписывается ст. — 189 — 190 ТК РФ.

При этом основным функциональным назначением правил внутреннего трудового распорядка является общая регламентация трудовых отношений. В то же время в документе могут быть зафиксированы и положения, устанавливающие определенный порядок документирования трудовых отношений в различных управленческих ситуациях, например, при проведении на предприятии мероприятий по сокращению численности и (или) штата, при приеме на работу, при возникновении и последующем разрешении трудовых споров и т. п.

Положение о порядке обработки персональных данных работников — это документ, устанавливающий основные правила обработки сведений, составляющих персональные данные работников. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Персональные данные — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В свою очередь, обработка персональных данных включает получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений, преимущественно в виде документированной информации. Соответственно, в Положении должны быть надлежащим образом отражены все перечисленные вопросы. Подчеркнем также, что ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников в документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных даны, а ст. 90 ТК РФ — упоминание о видах ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников предприятия.

Положение о ведении деловой переписки — это документ, устанавливающий основные правила внутренней и внешней переписки. Внутренняя переписка ведется между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а внешняя переписка — между должностными лицами и структурными подразделениями, уполномоченными представлять различные предприятия (организации, учреждения). Необходимость во введении в действие данного Положения обусловлена тем, что подготовку тех или иных документов, образующих деловую переписку (прежде всего внутреннюю), самостоятельно осуществляют все или почти все работники предприятия (например, пишут заявления служебные записки и т. п.). Функции делопроизводства (службы ДОУ) или уполномоченного должностного лица при этом, по сути, сведены к нулю — исключение в этом смысле представляют только оформление отдельных видов документов (преимущественно в составе внешней переписки, — в частности деловых писем). Таким образом, Положение о деловой переписки адресовано ее непосредственным участникам. При этом следует помнить, что должностные лица и структурные подразделения вправе вести деловую переписку строго в пределах своих полномочий, а представляя интересы предприятия, — как правило, лишь по вопросам, относящимся к их компетенции.

Положение о делопроизводстве (службе ДОУ) — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из требований ГСДОУ.

Положение об архиве — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд.10 Основных правил работы архивов организаций.

Нормативно-методическое регулирование документооборота позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

• · правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;
• · организовать документооборот;

К основным организационно-распорядительным документам конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ) следует отнести:

инструкцию по делопроизводству (ДОУ);

инструкцию по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства (ДОУ);

должностные инструкции работников делопроизводства службы ДОУ).

Рассмотрим их подробнее. Инструкция по делопроизводству (ДОУ) — это документ, устанавливающий общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и функционированию делопроизводства (службы ДОУ), а также к порядку применения положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организациями, учреждениями). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из положений разд.5 ГСДОУ. Разработку проекта инструкции по делопроизводству целесообразно производить на основе типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти с учетом специфики деятельности предприятии (организации, учреждения).