Структура документации системы менеджмента качества

Основополагающей идеей, положенной в основу СМК, является документирование способов и процессов осуществления деятельности.

Вряд ли кто-нибудь станет спорить с тем, что документирование и поддержка документооборота — чрезвычайно важный, сложный и ответственный аспект деятельности организации.

Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

• 1) достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;
• 2) обеспечению соответствующей подготовки кадров;
• 3) повторяемости и прослеживаемости;
• 4) обеспечению объективных свидетельств;
• 5) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.

Очень важно встроить в систему документооборота функцию контроля исполнения принятых решений и планов, чтобы иметь гарантии того, что «никто не забыт и ничто не забыто» .

Предварительным этапом разработки системы менеджмента качества должно быть проведение общего анализа и оценки фактического состояния и актуальности всей используемой документации и данных, а также действующей системы документирования, документооборота, делопроизводства.

В стандартах системы качества четко указано, какие категории документов системы качества необходимо создать. Давайте рассмотрим, что об этом говорится в ИСО 9001: 2000 [19].

В разделе 4.1 говорится о том, что «Организация должна установить, документально оформить, внедрить, поддерживать и постоянно улучшать систему менеджмента качества в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта» .

Подпункт 4.2.1 требует включить в документацию системы менеджмента качества:

• 1) документированное заявление о политике и целях в области качества;
• 2) руководство по качеству;
• 3) документированные процедуры, необходимость в которых установлена настоящим международным стандартом;
• 4) документы, которые необходимы организации для эффективного планирования процессов, их осуществления и контроля над ними;
• 5) регистрацию данных согласно требованиям данного международного стандарта.

В подразделе 4.2.2 от организации требуется установить и поддерживать в рабочем состоянии Руководство по качеству, которое должно включать:

• 1) область распространения системы менеджмента качества, включая подробное описание и обоснование любых исключений;
• 2) документированные процедуры, установленные в системе менеджмента качества или ссылки на них;
• 3) описание взаимодействия между процессами, включенными в систему менеджмента качества.

Теоретически, все вышеперечисленные документы могут быть включены в Руководство по качеству, иначе говоря, система качества в целом может быть документирована в Руководстве по качеству, которое является отдельным документом, сборником всех документов и процедур системы качества. На практике многие компании решают иметь Руководство по качеству в виде отдельного документа, а процедуры издавать отдельно.

Разработка нормативных документов системы качества.

Для разработки и корректировки нормативных документов отдел управления качеством должен составить, утвердить у руководства и отследить соответствующий план-график с указанием исполнителей и сроков работ. При этом необходимо исключить возможное дублирование документов, разрабатываемых разными исполнителями, и предотвратить пропуски документов, необходимых для выполнения тех или иных функций. Наиболее распространенными документами по выполнению функций и элементов системы качества являются стандарты предприятия, наряду с ними могут использоваться также инструкции, предписания и другие нормативные документы.

Разработка программ обеспечения качества.

Кроме нормативных документов для выполнения отдельных элементов и функций системы качества в составе документов системы качества могут потребоваться программы обеспечения качества для особо ответственной продукции. Разработка таких программ предусмотрена стандартами ИСО 9000 и некоторыми ведомственными нормативными документами. Поскольку при разработке и реализации таких программ участвуют разные подразделения, в документации системы качества целесообразно предусмотреть стандарт по их разработке. Разработка и согласование программ с заказчиками, как правило, требуют выполнения значительного объема работ, но в результате эти программы упорядочивают и делают наглядной всю работу по обеспечению качества изделий, на которые они разработаны [24].

Разработка Руководства по качеству.

Для окончательного формирования документации системы качества кроме указанных документов необходимо разработать еще один, обобщающий документ, в котором давалось бы общее описание системы качества. Такое описание предусматривают стандарты ИСО 9000 в виде Руководства по качеству. Руководство, как правило, служит не только для внутреннего использования, но и для представления заказчикам при заключении контрактов, а также независимым экспертам при проверках системы качества с целью ее сертификации.

Указания по разработке Руководства по качеству приведены в стандарте ИСО 10 013 «Руководящие указания по разработке руководств по качеству», согласно которому Руководство должно содержать [24]:

• — сферу применения и статус самого Руководства;
• — краткую характеристику предприятия и выпускаемой продукции;
• — политику предприятия в области качества;
• — распределение функций, ответственности и полномочий высших руководителей в области качества; структуру системы качества;
• — описание функций и элементов системы качества с указанием исполнителей и кратким изложением методов их выполнения.

Стандарты не регламентируют конкретную структуру документирования системы качества, они требуют, чтобы система была документирована.

Структура документации системы менеджмента качества в организации имеет несколько уровней (рисунок 1.9).

В стандартах ИСО 9000 нет требования о том, что должны использоваться только письменные процедуры, возможно применение более эффективных подходов для различных типов документов: составление схем и диаграмм, рисунков и эскизов, использование видеои аудиокассет, компьютерных программ.

Особое внимание необходимо уделять документированию процедур и их выполнению, так как этот элемент является ключевым звеном в функционировании всей системы, и при проведении аудита к нему предъявляются повышенные требования.

Руководство по качеству включает [24]:

• 1) область распространения системы руководства качеством с указанием подробного обоснования любых исключений;
• 2) документированные процедуры;
• 3) описание взаимодействия процессов, включенных в систему менеджмента качества.

Руководство по качеству КП «Сибирский Гурман» оформлено в электронном виде при помощи офисного приложения Lotus Notes и содержит всю необходимую информацию о функционировании системы менеджмента качества в компании:

• — перечень и ссылки на подробные документированные процедуры (-РR), спецификации (-SP), технологические инструкции (TI), регламенты компании;
• — модель (схема) бизнес-процессов компании, описание их взаимодействий;
• — ответственность руководства, политику и задачи предприятия в области качества и другие данные.

Рисунок 1.9 — Структура документации системы менеджмента качества [15]