Делопроизводство. 
Классификация документов

Функции и унификация

Делопроизводство — это деятельность, охватывающая документирование и документооборот. Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в фармацевтической организации несет ее руководитель. Основной принцип организации делопроизводства — целесообразность.

Документ — объект труда в сфере управления — является материальным объектом с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Комплект документов, создаваемых учреждение определяется:

• · кругом вопросов, решаемых предприятием;
• · характером и объемом информации и компетентности предприятия;
• · порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность);
• · объемом и характером взаимодействий с другими организациями.

Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Классификация документов — это деление документов на классы по общим признакам сходства и различия. Существует административная, статистическая и коммерческая системы документирования.

Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных предприятий, подразделяют на 3 группы:

• 1) Организационно-распорядительную документацию (инструкции, положения, решения, уставы, протоколы);
• 2) Справочно — информационную документацию (служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы);
• 3) По личному составу: личные дела, заявления, трудовые книжки, договоры, характеристики.

Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).

Для повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей, четкого распределения информации и экономии труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога) необходима классификация документов. Классификация также необходима для унификации самих документов.

Первой ступенью классификации является группировка исполнительных документов в дела. Дело — совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенный в твердую обложку. Такая папка является основой правильности формирования дел.

Второй ступенью классификации является создание классификаторов. Они бывают двух типов: структурного и производственноотраслевого. Составляются классификаторы на основе положения об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении классификаторы могут быть использованы номенклатура дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Наиболее эффективным направлением совершенствования документации является их унификация и стандартизация.

Унификация предусматривает создание трафаретных текстов. Такие тексты рекомендуются создавать для групп документов, сопровождающих идентичные действия. При этом часть реквизитов печатается типографским способом (постоянные реквизиты), а для переменных оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в виде сборника учреждения.

Документ выполняет следующие функции:

• 1. Общие функции:
  • — информационные — любой документ создается для хранения информации либо для необходимости зафиксировать информацию;
  • — социальные — документ является социально значимым объектом, поскольку документ может быть порожден той или иной социальной потребностью;
  • — коммуникативные — документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями (предприятиями, учреждениями);
  • — культурные — документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплектах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;
• 2. Специфические функции:
  • — управленческие — документ является инструментом управления (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
  • — правовые — документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время, например в качестве доказательства может использоваться любой документ);
  • — функция исторического источника — документ выступает в качестве источника исторических сведений; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов (примерно 12−14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).

Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Всякий отдельный документ включает в себя ряд составляющих его элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок и т. д.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола акта, характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром. ГОСТ 6.30−2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше. Существуют два способа расположения реквизитов: продольный и угловой.

При продольном расположении реквизитов название организации (предприятия, учреждения) размещается вдоль верхнего поля документов, а при угловом — у границы левого поля в верхнем углу. Наиболее экономичным (по использованию площади листа) и удобным (для обработки) является угловой способ. Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (148×210).

Служебные документы оформляются на бланках, под которыми понимается стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. Бланк должен быть отпечатан в типографии.