Методы учета материальных запасов в МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет»

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском запасов материалов оформляются документами первичного учета, формы которых утверждены Постановлением Правительства РФ. Документы первичного учета (далее документы) могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). В условиях ручной техники ведения учета рекомендуется применять однострочные документы.

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов. Предприятия могут получать ТМЗ в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, в своем складском помещении, где их принимает материально ответственное лицо.

МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» получает материальные запасы от потенциальных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов (расчетные) предоставляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» являются счета-фактуры, накладные на отпуск материалов. В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение.

Товарные и расчетные документы МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» тщательно проверяются. При этом особо обращают внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки товарно-материальных запасов различают приемку:

• — по количеству;
• — качеству и комплектности.

Приемка по количеству — это приемка товаров в установленные сроки:

• — по массе нетто и количеству товарных единиц, поставляемых без тары или в открытой таре,
• — или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству — это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товаров, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам рецептурам и другим условиям, предусмотренным договором поставки.

Во всех случаях товары принимаются МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» самим кладовщиком, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им запасов, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами. Если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность возникает в полном объеме.

Приемка товаров по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально ответственных лиц по актам сумм, связанных с несоответствием качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий и санкций поставщику.

МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» организовывают так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров или ухудшение их качества. Все это имеет большое значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении товарных потерь.

Учетной политикой МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» предусмотрен порядок отпуска материалов со склада, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получать материалы со складов. Материалы отпускаются со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственной операции, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, применяются следующие документы: накладная на внутреннее перемещение.

Отпуск материалов на сторону оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписывается кладовщиком и подписывается главным бухгалтером и руководством.

Накладная на отпуск материалов на сторону используется на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии — для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расходов материалов.

Контроль за использованием материалов в МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на фирме нормам. Основные причины отклонений от норм расхода материалов — экономия или перерасход материала, брак и т. д.

В МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» используют инвентарный метод контроля за расходованием материала и выявления отклонений.

Инвентарный метод — это метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода, с остатками, выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» ведутся карточки учета использованного материала, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический отпуск с нормой, выявляют величину отклонений.

В МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» товарно-материальные запасы учитываются как на местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных запасов в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами, в частности на складе — заведующим складом. Учет ведется в натуральном выражении (м, кг, шт., л и т. д.) по наименованиям.

Складской учет осуществляется в карточках складского учета. Согласно характера организации складского учета в МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» учет материалов в карточках ведут количественным методом. В карточках указывается наименование товарно-материальных запасов, вид товара, цена, по которой товар поступил на склад. Записи в карточках производят материально ответственные лица на основании первичных документов: в приход материала, на основании приходного ордера, выписанного бухгалтером, а в расход, на основании накладных на отпуск материалов на сторону.

Для предупреждения возможных ошибок при отпуске товаров, при инвентаризации, а также при составлении отчетности на каждый вид материала выписывается отдельный складской ярлык. Ярлыки хранят вместе с товаром на видном месте, на ярлыках отмечают текущий остаток материала.

Складской учет, который ведется только по количеству, называется оперативным, и поэтому он дополняется аналитическим учётом в бухгалтерии.

Первичные документы на поступление материалов ежедневно передаются в бухгалтерию. Первичные документы по расходу материала на производство, отпуск на сторону, внутреннее перемещение материалов передаются в бухгалтерию один раз в месяц вместе с материальным отчетом «Движение материалов на складе», который составляют заведующие складами. Материальный отчет, сопровождают первичные приходные и расходные документы. Он составляется в двух экземплярах: первый из них вместе с документами передается в бухгалтерию, а второй с подписью бухгалтера, принявшего документы, сохраняется на складе. Подпись бухгалтера на втором экземпляре отчета и в карточке складского учета (в графе «контроль») свидетельствует о том, что все документы проверены по количеству, содержанию и форме, а также о правильности записей в карточках складского учета материалов.

В конце месяца заведующий складом МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» делает материальный отчет «Движение сырья и материалов за отчетный месяц» .

Увязка учета запасов на складе и в бухгалтерии достигается составлением «Отчета о движении сырья и материалов на складе» в денежном выражении за отчетный период. Такой отчет составляется отдельно по каждому складу.

По окончании каждого месяца бухгалтер сверяет со сводного материального отчета остатки материалов, приход и расход с данными в «Отчете о движении сырья и материалов». Количественные остатки таксируются и подсчитываются.

Бухгалтерия МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении.

Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 671 «Счета к оплате», на котором отражаются операции, связанные с наличием и движением расчетов с поставщиками за приобретенные товарно-материальные запасы, включая расходы по доставке или переработке товарно-материальных запасов независимо от времени оплаты предъявленного счета.

В бухгалтерию МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» поступают все приходные документы, а со склада все расходные документы. В бухгалтерии их всесторонне проверяют, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов).

Группировка документов по складам и материально-ответственным лицам, а также группам или видам материалов осуществляется составлением «Отчета о движение сырья и материала на складах», которые ведутся раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада. В конце месяца в эти отчеты заносят данные проверенных, принятых и протаксированных бухгалтерией первичных документов, затем по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а также остаток материалов переходящий на следующий месяц.

" Отчеты о движение сырья и материалов" по приходу и расходу материалов МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» содержат необходимые данные для заполнения ведомости «Движение материальных запасов (в денежном выражении)», содержащий два раздела. Данные первого раздела позволяют получить информацию о поступлении материалов на предприятии по фактической себестоимости и учетным ценам, на основе которой определяется сумма транспортно-заготовительных расходов (ТЗР).

Средневзвешенную стоимость ТМЗ МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» получают следующим методом: к остаткам на начало месяца прибавляют стоимость приобретенных (заготовленных) товарно-материальных запасов в течение отчетного периода. Средняя стоимость подсчитывается путем деления всей стоимости товарно-материальных запасов на количество единиц. В результате получаем средневзвешенную стоимость единицы товарно-материальных запасов на конец отчетного периода. В течение отчетного периода одни и те же товарно-материальные запасы могут быть приобретены у разных поставщиков по разным ценам. Стоимость товарно-материальных запасов на конец отчетного периода, определяемая по методу средневзвешенной стоимости, учитывает все цены, и тем самым сглаживает их рост или снижение.

Группировку израсходованных материальных ценностей по видам выполняет бухгалтерия МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» путем распределения пропорционально нормативному расходу материала на фактический выпуск продукции. Для этого составляют разработанную таблицу «Распределение расхода сырья и материалов». На каждый вид продукта разработаны специальные нормы расхода сырья и материала, согласно этих норм производят списание в производство сырья и материалов по средневзвешенным ценам. На основе полученной группировки производится списание материальных ценностей по средневзвешенной стоимости на соответствующие счета и объекты калькулирования.

Месячные итоги, выведенные по «Отчетам о движении сырья и материала», сверяются с ведомостью по учету ТМЗ, а те в свою очередь сверяются с записями в регистрах синтетического учета (журнал-ордер № 10). Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения исправляются.

Для того чтобы упростить поиск и облегчить исправление ошибок, первичные документы по движению материалов после их обработки хранят в папках по материально ответственным лицам и закрепленными за ними складами.

Доверенность в МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» подписывается директором и главным бухгалтером. Выданные доверенности строго учитываются. Для этого их регистрируют в специальном журнале, который прошнуровывается, пронумеровывается и скреплен печатью. В нем указывается номер доверенности, дата выдачи, срок действия (10 дней), должность и фамилия лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товара или документ, по которому должен быть получен товар. В этом журнале делают расписку в получении доверенности и отметку об ее использовании. Работник, получивший доверенность обязан отчитаться перед бухгалтерией предоставлением документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить.

Не допускается выдача доверенностей, которые не заполнены или заполнены частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.

Доверенность выдают на определенный срок, но, как правило, не более чем на 10 дней.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, приняв и оприходовав товары не позднее следующего дня, независимо от того, получены товары полностью или частями, должен представить в бухгалтерию все оправдательные документы. В журнале учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка, то есть указываются номер и дата сопроводительного товарного документа.

Если товар не получен, доверенность возвращают в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности. При этом бухгалтер погашает ее надписью «Не использована» и делает отметку в журнале учета выданных доверенностей. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года у бухгалтера, ответственного за их регистрацию.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных запасов возлагается на директора и главного бухгалтера. Контроль за своевременным и полным оприходованием материалов (товаров) должен осуществляться систематически на основе соответствующих документов поставщиков бухгалтерией.

Синтетический учет товарно-материальных запасов ведется на синтетических счетах материалов, заготовления и приобретения материалов, отклонения в стоимости материалов, на забалансовых счетах товарно-материальных запасов, принятых на ответственное хранение, и материалов, принятых в переработку.

Учет материальных запасов МУ «Центр помощи детям, оставшимся без попечения родителей в возрасте от 3 до 7 лет» ведется на основных активных счетах подраздела 20 «Материалы»:

• — 201 «Сырье и материалы», в который входят субсчета:
• — 201,1 «Продукты питания»;
• — 201,2 «Мягкий инвентарь»;
• — 201,3 «Медикаменты»;
• — 201,4 «Канцелярские товары и методическая литература»;
• — 203 «Топливо»;
• — 204 «Тара»;
• — 205 «Запасные части»;
• — 206 «Прочие материалы»;
• — 208 «Строительные материалы».

В таблице 1 представлена корреспонденция счетов по учету движения материальных запасов за март 2009 года.

Таблица 1. Хозяйственные операции по учету материальных запасов за март 2009 года

Кроме вышеуказанных операций предприятия могут проводить следующие хозяйственные операции по учету движения материальных запасов, представленные в таблице 2.

Таблица 2. Корреспонденция счетов по учету движения материалов

Учет материальных запасов ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета:

• — материалов, расчеты с поставщиками и подрядчиками — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на добавленную стоимость) со всеми наценками снабженческих и внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС), транспортных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;
• — расчетов с подочетными лицами — на стоимость материалов, оплаченных из подочетных сумм;
• — вспомогательных производств — на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
• — основного производства или вспомогательных производств — на стоимость возвратных отходов;
• — других счетов (например Краткосрочных кредитов банков — при начислении процентов за кредит).

Прибывшие от поставщиков материалы, по которым не поступили платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе. Оприходование запасов осуществляется по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца расчетный документ не поступит, указанные поставки остаются в приемной оценке. В следующем месяце при поступлении расчетного документа стоимость неотфактурованных поставок в приемной оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим сумма, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования запасов на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

При приемке материалов от поставщиков могут быть выявлены излишки или недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам или по отпускным ценам.

Если при приемке обнаружена недостача или порча материалов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов по претензиям и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.