Документы для обработки и отправки ППИ

Экспедиционная организация на основании сортировочных таблиц по подписке и заказов по рознице подготавливает сопроводительную документацию для отправки периодических печатных изданий: накладные, адресные ярлыки, описи-перечни, фактуры.

Подготовка сопроводительной документации производится заблаговременно.

Сопроводительные документы по установленной форме могут печататься типографиями на местах по заявкам экспедиционных организаций почтовой связи за счет издателей, что должно быть определено при заключении договора. Примечание. В тексте форм документации по распространению периодических печатных изданий допускается использование термина «Печать» вместо «Периодических печатных изданий» .

Накладные ф. СП-33 (Приложение 2) на газеты и журналы составляются в адрес каждого газетного узла на каждого получателя периодических печатных изданий в одном экземпляре.

В накладной ф. СП-33 при отправке периодических печатных изданий по подписке указывается:

• а) наименование экспедиционной организации;
• б) наименование газетного узла и его трактовка;
• в) индекс и наименование изданий, для газет — дата выхода, для журналов — номер, для книг — номера томов и фамилия автора произведения;
• г) наименование получателя периодических печатных изданий;
• д) количество экземпляров каждого издания;
• е) количество стандартных пачек;
• ж) количество экземпляров в остатке.

В остальных графах проставляются прочерки.

При отправке периодических печатных изданий по рознице указывается:

• а) наименование экспедиционной организации;
• б) наименование газетного узла и его трактовка;
• в) наименование изданий, для газет — дата выхода, для журналов — номер, для книг — номера

томов и фамилия автора произведения;

• г) наименование получателя периодических печатных изданий;
• д) количество экземпляров издания;
• е) отпускная или розничная цена одного экземпляра каждого издания;
• ж) сумма по каждому изданию;
• з) количество стандартных пачек;
• и) количество экземпляров каждого издания в остатке.

Допускается отправка периодических печатных изданий по подписке и рознице в адрес одного получателя, при этом в документах указывается:

• а) наименование экспедиционной организации;
• б) наименование газетного узла и его трактовка;
• в) наименование изданий, для газет — дата выхода, для журналов — номер, для книг — номера томов и фамилия автора произведения;
• г) наименование получателя периодических печатных изданий;
• д) общее количество экземпляров издания;
• е) количество экземпляров издания по подписке;
• ж) количество экземпляров издания по рознице;
• з) отпускная цена одного экземпляра каждого издания, распространяемого по рознице;
• и) сумма по каждому изданию, распространяемому в розницу;
• к) количество стандартных пачек;
• л) количество экземпляров каждого издания в остатке.

При подготовке документов вручную накладную подписывает работник, составивший ее, и ставится оттиск календарного штемпеля с датой заделки мешков и пачек. После отсчета печати накладные, составленные вручную или с помощью ЭВМ, подписывает сортировщик. Вместо подписи разрешается ставить оттиски штампов, присвоенных работникам.

При одновременной отправке газет за два или более дней количество газет указывается отдельно за каждое число.

В тех случаях, когда дата выхода отдельных наименований газет не совпадает с датой выхода газет других наименований, указанной в верхней части накладной, в соответствующих строках указывается дата выхода этих газет. указывается дата выхода этих газет.

Если накладные подготовлены заблаговременно и отдельные наименования изданий, включенные в них, фактически не могут быть отправлены, в накладных против соответствующих наименований делается отметка штампом «Не послано» и ставится подпись работника, ответственного за отправку периодических печатных изданий.

По окончании составления накладных для всех газетных узлов подсчитывается общий итог по накладным по каждому наименованию и сверяется с общим итогом сортировочной таблицы.

Все данные на адресных ярлыках ф. ЯСП-1 (Приложение 3), ф. ЯСП-2 (Приложение 4) и ф. ЯСП-3 (Приложение 5) должны быть воспроизведены четким, ярко выраженным, легко читаемым шрифтом. На ярлыках указывается:

• — трактовка газетного узла;
• — название газетного узла, области, края, округа или республики и района;
• — название пункта отправки и экспедиционной организации;
• — количество мест в посыле;
• — наименование получателя периодических печатных изданий;
• — наименование издания, если пересылается одно издание. В остальных случаях указывается: «Газеты», «Журналы», «Книги» .

Название газетного узла на адресном ярлыке должно быть воспроизведено шрифтом высотой не менее 10 мм.

При отправке периодических печатных изданий поездом на ярлыке указывается номер поезда, при наличии в городе двух и более вокзалов — название вокзала. При отправке в багажных вагонах в верхней части ярлыка делается дополнительная отметка «Багажом» и, кроме того, указывается наименование станции, где должны быть сданы периодические печатные издания. На адресных ярлыках мешков и пачек с периодическими печатными изданиями, отправляемых согласно плану направлений авиатранспортом, по диагонали печатается красная полоса. На ярлыке указываются пункты сдачи газет и журналов, если их название не совпадает с наименованием газетного узла.

Опись-перечень ф. СП-34 (Приложение 6) вкладывается в сборные мешки (п. п. 5.3, 5.4).

Опись-перечень ф. СП-34 составляется в двух экземплярах. Копия описи-перечня остается в экспедиционной организации. Если в один адрес заделано несколько сборных мешков, на каждый из них составляется опись-перечень. Приписка пачек к описи-перечню производится порядком К перечню ф. СП-35 (Приложение 7) приписываются мешки и пачки с периодическими печатными изданиями, отправляемыми из экспедиционных организаций. В перечнях указывается:

— наименование издания, если пересылается одно издание. В остальных случаях в верхней части перечня ставится оттиск штампа «Газеты» или «Журналы», а при пересылке книг указывается автор и номер тома;

• — наименование газетного узла;
• — трактовка газетного узла;
• — количество мест (мешков, пачек с периодическими печатными изданиями), направляемых в газетный узел.

В необходимых случаях в перечне ф. СП-35 указывается наименование вокзала. При подготовке перечней вручную их подписывает составивший работник Перечни ф. СП-35 составляются в двух экземплярах, из которых первый направляется вместе с периодическими печатными изданиями, а второй остается в экспедиции.

Отдельные (прямые) перечни ф. СП-35 на мешки и пачки с периодическими печатными изданиями экспедиции должны составлять в адрес:

• а) каждого газетного узла, в который следует 30 и более мест (мешков, пачек);
• б) каждой прижелезнодорожной (прибрежной) организации почтовой связи, через которую

направляются периодические печатные издания в десять или более газетных узлов (включая и саму прижелезнодорожную или прибрежную организацию);

• в) каждого безномерного маршрута почтовых вагонов, которыми периодические печатные издания пересылаются для десяти или более газетных узлов;
• г) каждого номерного маршрута почтовых вагонов;
• д) организации почтовой связи в каждом пункте посадки воздушного судна (для периодических печатных изданий, отправляемых из пункта печатания по воздушным линиям).

Если, согласно плану направления, периодические печатные издания для какого-либо маршрута почтового вагона или его участка подлежат отправке из пункта печатания с несколькими поездами, отдельные перечни составляются на каждый поезд.

Перечни на периодические печатные издания, отправляемые в купе пассажирских вагонов или багажом, составляют отдельно на каждый пункт сдачи, независимо от количества мест.

При отправке периодических печатных изданий багажом в перечнях дополнительно указывают названия станции сдачи и номер поезда, с которым они отправляются.

Все перечни ф. СП-35 на периодические печатные издания, подлежащие отправке с каждым поездом, воздушным, речным (морским) судном или рейсом автотранспорта, приписываются к фактуре ф. СП-36.

В фактуре указываются:

• — наименование организации, экспедирующей периодические печатные издания;
• — дата и время отправки периодических печатных изданий;
• — адреса, куда следуют перечни (в последовательности движения транспорта);
• — количество мест с периодическими печатными изданиями, приписанных к каждому перечню;
• — наименование организации почтовой связи, куда сдаются периодические печатные издания;
• — фамилия сопровождающего;
• — номер автомашины, поезда, рейса судна.

Для почтово-багажных поездов фактура составляется отдельно на каждый почтовый вагон, следующий в составе поезда.

В тех случаях, когда из экспедиционной организации на одной машине отправляются периодические печатные издания, предназначенные для отправки с двумя или несколькими поездами (рейсами воздушных судов), или в нескольких вагонах почтово-багажного поезда (далее — ПБП), помимо фактур на каждый поезд (рейс), вагон ПБП составляется общая фактура в адрес отделения перевозки почты, прижелезнодорожной организации почтовой связи либо другой организации, осуществляющей дальнейшую обработку и транспортировку периодических печатных изданий.

В такой фактуре делается отметка «общая» и к ней по адресам и количеству мешков и пачек приписывается каждая отдельная фактура.

Если периодические печатные издания отправляются воздушным судном, фактура составляется на каждый пункт посадки.

При отправке периодических печатных изданий самолетом или багажом по железной дороге в фактуре указывается вес периодических печатных изданий по каждому перечню.

Экземпляр фактуры с распиской в приеме передается сопровождающему, который возвращает фактуру в экспедиционную организацию.

Фактуры ф. СП-36 составляются в трех экземплярах и подписываются сортировщиками периодических печатных изданий.

При подготовке сопроводительной документации вручную все бланки и адресные ярлыки печатаются типографским способом. Заполнение бланков необходимыми сведениями может производиться на пишущей машинке или от руки. При автоматизированной подготовке сопроводительная документация распечатывается на ЭВМ.

При автоматизированной обработке периодических печатных изданий все или отдельные реквизиты на сопроводительной документации могут дублироваться штрих-кодом.