Организация документов в пределах архивного фонда (третий уровень)

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то необходимо знать основы классификации документов и дел Вашего структурного подразделения.

В процессе работы Вам придется отдельно разработать схемы классификации для документов постоянного хранения, временного хранения (со сроком хранения свыше 10 лет) и по личному составу и, возможно, на специфические группы документации: телеметрические, научно-технические, судебные, арбитражные и т. д.

Если Вы работник архива организации, то должны разрабатывать схему классификации документов и дел всей организации, т. е. архивного фонда.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам придется разрабатывать схемы классификации документов и дел, поступивших в архивы:

в необработанном состоянии, т. е. в россыпи; личного происхождения, общественных организаций;

при усовершенствовании и переработке описей к ранее поступившим фондам;

при оказании услуг организациям разных форм собственности по научно-технической обработке их архивных фондов.

Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело, т. е. совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности учреждения, организации или предприятия и помещенных в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения:

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Организация документов и дел в пределах архивного фонда проводится:

в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры и формировании дел; при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

в архиве или службе ДОУ организации при подготовке дел к передаче в государственный или муниципальный архив;

в государственном или муниципальном архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Рассмотрим организацию документов дел архивного фонда, в соответствии с которой в дальнейшем будет строиться опись.

Этот вид работы состоит из двух этапов:

определение признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);

распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).

Схема классификации документов и дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений организации фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Но прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. По итогам изучения истории фондообразователя и фонда обычно составляется историческая справка.

В основе организации документов и дел фонда лежат те же признаки, которые учитываются и при формировании документов и дел в делопроизводстве, и при их описании. Распределение документов и дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков.

Основные классификационные признаки:

структурный — в соответствии со структурными подразделениями;

функциональный или отраслевой — с учетом функций или отраслей деятельности организации, которых касается содержание документов;

тематический — по темам, которых касается содержание документов;

хронологический — по периодам, к которым относятся документы.

Второстепенные классификационные признаки:

номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка с фондообразователем;

предметно-вопросный — с учетом вопросов, которых касается содержание документов;

географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

хронологический — по датам, к которым относятся документы.

Для составления схемы классификации необходимо запомнить четыре правила:

правило первое: для разработки схемы используют только основные признаки;

правило второе: из всей совокупности основных признаков берут только два;

правило третье: одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

правило четвертое: выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Исходя из правил, можно построить несколько типов классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический.

При стабильной структуре учреждений за весь период существования, а также для ликвидированных организаций целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.

Например:

В дореволюционных описях структурно-хронологические схемы встречались нечасто и трактовались несколько по-иному. В качестве разделов описи выделялись не только подразделения учреждения, но и материалы учреждений-предшественников, отложившиеся в фонде. См., например, «Описание дел архива Морского министерства за время с половины XVII до начала XIX столетия». СПб., 1877. Т. 1.

• 1. Дела, хранящиеся в адмиралтейств-совете:
• 1659−1660 годы
• 1696−1719 годы
• 1667−1699 годы…

Дела приказа Большой казны, Азовской приказной палаты и Царского шатра на Воронеже:

• 1693 год
• 1694 год
• 1695 год…
• 3. Дела приказа воинского морского флота:
• 1654 год
• 1667 год
• 1675 год…
• 4. Дела адмиралтейской коллегии:
• 1697 год
• 1710 год
• 1711 год…

Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменилась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп — по структурным подразделениям.

Например:

• 1. «Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР» .
• 1933 г.

Управление делами Финансово-плановый отдел.

1940 г.

Управление делами Финансово-плановый отдел Эпидемиологический отдел Микробиологический отдел.

" Опись дел архива Государственного Совета" .

1810 г.

Общее собрание Департамент законов Департамент военных дел.

1811 г.

Общее собрание Департамент законов Департамент военных дел Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп — по отраслям деятельности организации:

При систематизации по отраслевой-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хронологии:

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически-номинальную схему систематизации:

Номинально-хронологическая схема была широко распространена в XIX в.:

" Опись документов Архива Дирекции императорских театров". СПб., 189 Вып. 1. Отдел 1.

• 1. Высочайшие повеления.
• 1830 год
• 1831 год
• 1832 год…

Постановления по театральной части.

• 1830 год
• 1831 год
• 1832 год…
• 3. Книги распоряжений дирекции по личному составу.
• 1830 год
• 1831 год
• 1832 год…
• 4. Книги распоряжений дирекции по хозяйственной части.
• 1830 год
• 1831 год
• 1832 год…
• 5. Именные списки артистов.
• 1830 год
• 1831 год
• 1832 год…

Описание дел Архива Министерства народного просвещения / Под ред. С. Ф. Платонова. П., 1917.

• 1. Журналы комиссии об учреждении народных училищ.
• 1782 год архивный фонд документ хранение
• 1783 год
• 1784 год…

Высочайшие указы и повеления, данные комиссии об учреждении народных училищ.

• 1782 год
• 1783 год
• 1784 год
• 1802 год…
• 3. Делопроизводство комиссии об учреждении народных училищ.
• 1782 год
• 1783 год
• 1784 год…

Тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы применяются для некоторых небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции.

Тематически-хронологическая схема Документы о розыске Янтарной комнаты в г. Калининграде,.

1949;1950 годы Хронологически-тематическая схема.

1949;1950 годы Документы о розыске Янтарной комнаты;

документы о розыске музейных ценностей в г. Калининграде Например:

Описание дел Виленской академии Отдел I. Документы Виленской академии, относящиеся к основанию и устройству ее.

• 1578 год
• 1579 год
• 1641 год

Отдел II. Документы Виленской академии, касающиеся прав и преимуществ по обеспечению ее дровами и лесным материалом.

• 1579 год
• 1581 год
• 1614 год

Отдел III. Документы Виленской академии, касающиеся прав академической юрисдикции.

• 1387 год
• 1542 год
• 1576 год

Отдел IV. Документы Виленской академии, касающиеся к учреждениям типографии и аптеки.

• 1619 год
• 1670 год
• 1691 год

Объединенный архивный фонд. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т. д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться как одинаковые (для однородных организаций), так и разные схемы классификации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов.

Классификация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Документы одного вида могут группироваться по авторскому или хронологическому признакам. В тематических группах документы могут располагаться по более конкретным темам, а также по хронологическому или номинальному признакам.

После того как путем сочетания основных признаков была разработана схема классификации и в соответствии с ней созданы группы дел, необходимо перейти к классификации самих дел внутри групп с использованием второстепенных признаков.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т. д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

номинального (по значимости видов документов);

хронологического;

авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);

корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);

предметно-вопросного (по значимости вопросов).

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения датированные числом, месяцем и годом, затем — единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец — единицы хранения, датированные только годом [13, с. 51−52].

Формы классификационных схем. Разработанная схема классификации с распределением дел внутри групп должна быть представлена в графическом или текстовом вариантах, которые затем включаются в дело фонда.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и заканчивая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же, в схеме, указывается и порядок расположения документов дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонда. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Способы организации документов архивного фонда. Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т. е. систематизации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения документов дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной классификации документов дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе классификации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.