Организация учета и анализа расчетов с поставщиками и покупателями в ооо «агроснаб вологодский»

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и покупателями в ООО «Агроснаб Вологодский»

Учет расчетов с поставщиками и покупателями играет большую роль в любой торговой организации, активно работающей в условиях рыночной экономики. В ООО «Агроснаб Вологодский» учет расчетов с поставщиками и покупателями происходит в автоматизированной форме, а именно в программах 1С: «Бухгалтерия 8.2» и 1С: «Управление торговлей».

Учет в организации ведется по таким счетам, как 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 60 имеет два субсчета: 60.1 — расчеты по задолженности поставщикам и подрядчикам и счет 60.2 — расчеты по выданным авансам поставщикам и подрядчикам. По дебету счета 60 мы отражаем задолженности поставщикам и подрядчикам и относим их на счет 60.1. А по кредиту 60 счета отражаем авансы и предварительные оплаты и относим на счет 60.2. Для того, чтобы учитывать расчеты с покупателями и заказчиками, в рабочем плане счетов ООО «Агроснаб Вологодский» назначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 62 в организации имеет два субсчета: 62.1 (активный) — расчеты с покупателями и заказчиками и 62.2 (пассивный) — авансы полученные.

Данные о расчетах с поставщиками и покупателями мы можем увидеть в такой форме бухгалтерской отчетности как бухгалтерский баланс. В ООО «Агроснаб Вологодский» во II разделе «Оборотные активы» по строке 1231 отражаются расчеты с покупателями и заказчиками, по строке 1232 — расчеты с поставщиками и подрядчиками. Эти строки заполняют на базе аналитических данных по счетам 60 и 62. Правила ведения синтетического учета счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в сущности схожи, мы можем это увидеть при рассмотрении проводок по данным счетам.

Аналитический учет по счетам 60 и 62 ведется по каждому предъявленному счету в хронологическом порядке, а при расчетах плановыми платежами — по каждому контрагенту. Ранее мы рассматривали, что существуют случаи, когда организации-контрагенты могут применить неденежные формы оплаты товара или же услуг. К такой форме мы можем отнести договор мены.

Далее рассмотрим подробнее основные хозяйственные операции и проводки к ним в ООО «Агроснаб Вологодский», связанные с покупкой и реализацией товаров (услуг).

АО «Племзавод Родина» — постоянный покупатель ООО «Агроснаб Вологодский».

Так, 28 марта 2017 года ООО «Агроснаб Вологодский» была отгружена продукция на сумму 190 000 рублей, в том числе НДС в размере 28 983,05 рублей.

Рассмотрим хозяйственные операции ООО «Агроснаб Вологодский», связанные с покупкой товаров.

• 17 апреля 2017 года ООО «Агроснаб Вологодский» закупило у ООО «Проминтел» товары на сумму 14 409,86 рублей, НДС составил 2198,11 рублей. Общество с ограниченной ответственностью «Проминтел» изначально выписывает счет-фактуру №ПР1 393, товарно-транспортную и товарную накладные № 100 567, а так же составляет акт о приемке товара. 18 апреля 2017 года счет-фактура был оплачен ООО «Агроснаб Вологодский» платежным поручением № 112 376. Основные поставщики ООО «Агроснаб Вологодский»:
  • — ОАО «Гомсельмаш» является одним из крупнейших производителей сельхозтехники; входит в число лидеров мирового рынка комбайнов и других сложных сельскохозяйственных машин;
  • — ЗАО «Агротехмаш» — организация, которая специализируется на поставке сельскохозяйственной техники и запасных частей к ней;
  • — Фабрика Waidemann — компания, производящая машины и компоненты к ней;
  • — ООО «Навигатор-Новое машиностроение» является производителем сельскохозяйственной и коммунальной техники;
  • — ООО «Интех» — производитель самой широкой гаммы кормораздатчиков;
  • — и др.

Изначально ООО «Агроснаб Вологодский» заключает договор поставки с поставщиком (приложение 10). В нем обязательно прописываются:

• — дата и номер договора;
• — стороны договора поставки;
• — предмет договора;
• — порядок и сроки поставки продукции;
• — порядок приемки и поставки продукции;
• — стоимость продукции и порядок расчетов;
• — ответственность сторон и порядок разрешения разногласий;
• — срок действия договора;
• — заключительные положения;
• — адреса и платежные реквизиты сторон;
• — подписи и печати обеих сторон.

Договор печатается в двух экземплярах. Один предназначен для поставщика, другой — для покупателя. Отрицательной стороной для ООО «Агроснаб Вологодский», в частности в договоре № 10−17/0, является пункт 4, в нем говорится о том, что, если покупатель (заказчик) нарушает сроки поставки или же необоснованно отказывается от приемки товара, то поставщик удерживает штраф.

После заключения договора ООО «Агроснаб Вологодский» заполняет заявку на покупку товара на бланке поставщика, и согласно заявке организация заказывает необходимые товары. В заявке в обязательном порядке прописывается:

• — фирма-заказчик, в нашем случае это ООО «Агроснаб Вологодский»;
• — номер заявки и дата отправки заказа, дату отгрузки заполняет поставщик;
• — после следует таблица, в которой мы заполняем: №п/п, наименование продукции, модель продукции, цвет, комплектация и запасные части к продукции, количество и примечание.

Сама заявка не печатается, а заполняется в «MO Excel» и отправляется на электронный адрес поставщика. Такой метод является очень удобным, так как расстояние между поставщиком и покупателем значительное. Но есть в этом и минус — нельзя сесть за стол переговоров и обсудить все детали заказа. Так же могут быть различного рода «нестыковки», другими словами разногласия между поставщиком и покупателем, например, пересортица товара.

Поставщик, в свою очередь, при наличии данного товара обговаривает дату отгрузки с менеджером ООО «Агроснаб Вологодский» и выставляет счет на оплату. В счете прописывается: дата, номер, реквизиты сторон, товары и цены на него, сумма НДС и сумма итого к оплате, а так же сумма должна быть обозначена и в прописном варианте. В счете на оплату должны быть реквизиты банка поставщика, это необходимо при заполнении платежного поручения покупателю.

В счете № 133 от 17 апреля 2017 года видно, что ООО «Техноимпорт» требует оплатить ООО «Агроснаб Вологодский» товар заказанный им, а именно «Ремкомплект рабочего тормозного цилиндра АТМ 3180» по цене 4100 рублей, цена указана с НДС. Форма счета очень удобна и сделана с помощью программы 1С: «Бухгалтерия 8.2», так как в законодательстве единой формы счета на оплату нет. В счете на оплату имеется пример на заполнение платежного поручения. При его заполнении имеется меньше рисков на ошибочное заполнение. Покупатель же, в нашем случае — «Агроснаб Вологодский», обязан оплатить этот счет, при необходимости его приобретения. В ООО «Агроснаб Вологодский» расчеты ведутся в клиент-банке, то есть платежи оплачиваются через интернет-связь. Бухгалтер в клиент-банке заполняет платежное поручение. В поручении автоматически заполняются данные о плательщике (ООО «Агроснаб Вологодский»): ИНН, КПП, БИК банка, корреспондирующий счет банка, расчетный счет организации и др. Данные о получателе денежных средств за отгруженные товарно-материальные ценности, в нашем случае — ООО «Техноимпорт», заполняет бухгалтер. При этом заполняется: наименование получателя, ИНН, КПП, его расчетный счет. При заполнении на расчетный счет организации следует обратить особое внимание, как говорит практика, в основном на этом этапе допускаются ошибки, а это чревато последствиями. При введении БИК банка программа сама выдаст корреспондирующий счет и наименование банка, которому принадлежит этот БИК. Далее в наименовании платежа указывается счет, на основании которого происходит оплата, за что производится оплата и сумма с НДС.

После оплаты счета за товар или услугу поставщик отправляет на своем транспортном средстве весь товар в срок, оговоренный в договоре поставки. Поставщик так же выставляет заказчику счет и за транспортные расходы. Все расчеты происходят в безналичной форме.

После прибытия товара поставщик вместе с товаром передает и документы на него. Документы, которые передает поставщик:

• — товарная накладная с печатью и подписанная со стороны поставщика (в двух экземплярах);
• — счет-фактура после заполненной товарной накладной;
• — акт об оказании услуг с печатью в двух экземплярах.

ООО «Агроснаб Вологодский» подписывает документы, ставит печати, отправляет их обратно поставщику, а именно: по одному экземпляру товарной накладной и акта об оказании услуг.

После на основании товарной накладной менеджер по закупу заносит товар в 1С: «Управление торговлей». Руководитель ООО «Агроснаб Вологодский» проверяет и выгружает данные к бухгалтеру в программу 1С: «Бухгалтерия 8.2». Бухгалтер на основании этих и других данных заполняет отчеты для сдачи их руководителю, банку, налоговым органам, органам статистики и др.

Изначально поставщики вместе с товарами отсылают для ООО «Агроснаб Вологодский» буклеты, в которых прописана классификация товара. ООО «Агроснаб Вологодский» дарит эти буклеты своим покупателям и заказчикам для того, чтобы покупатели могли знать, какой товар они могут приобрести у организации. Покупатели ООО «Агроснаб Вологодский» уточняют цены у менеджеров по продажам, позвонив им по телефону. Так же цены прописаны в прайс-листах, которые тоже выдаются покупателям после заключения с ними договора поставки, в котором поставщиком уже является ООО «Агроснаб Вологодский».

Регистр расчетов с покупателями так же ведется в программе 1с: «Бухгалтерия 8.2» — это ведомость учета расчетов с поставщиками. Для того, чтобы сверить расчеты с поставщиком необходимо с помощью программы вывести акт сверки с соответствующим контрагентом (пример — приложение 13). По этому документу видно, что имеется задолженность в размере 2234,00 рублей за ООО «Деловые линии».

Расчеты с покупателями ООО «Агроснаб Вологодский» ведет примерно аналогично, как и с поставщиками. Для поиска покупателей ООО «Агроснаб Вологодский» размещает рекламы в газетах, в Интернете, звонит с коммерческими предложениями различным организациями с направленностью на сельское и коммунальное хозяйство. Менеджеры ООО «Агроснаб Вологодский» обговаривают все делали по поводу продукции, доставки, запасных частей, оплаты и др., и, если покупатели имеют желание сотрудничать, то ООО «Агроснаб Вологодский» поможет с выбором товара своему клиенту. После менеджер по продажам принимает заявки от покупателей, выставляет счет от лица ООО «Агроснаб Вологодский» (пример — приложение 14). В счете указывается наименование товара или услуги, количество, стоимость с НДС. После относят на подпись руководителю организации и отсылают с помощью электронной почты скан счета или же делают это с помощью факса, так же есть возможность передать вручную. Постоянным клиентам ООО «Агроснаб Вологодский» предоставляет отсрочку платежа один месяц.

После оплаты счета менеджер на основании его заполняет товарную накладную, к товарной накладной прилагается счет-фактура, печатает эти документы в двух экземплярах и отдает на проверку бухгалтеру. Бухгалтер относит документы на подпись руководителю организации. Далее два варианта отгрузки продукции: либо покупатель вместе с документами на товар забирает его со склада, либо вопрос по доставке товара берет на себя поставщик, в нашем случае — ООО «Агроснаб Вологодский». ООО «Агроснаб Вологодский» через компанию, которая занимается транспортными услугами, отправляет товар покупателю. В таком случае расходы за транспортировку включаются в стоимость товара или услуги. Покупатель подписывает документы со своей стороны и второй экземпляр товарной накладной возвращает ООО «Агроснаб Вологодский».

Так же, как и все документы, менеджер по продажам заполняет в программе 1С: «Управление торговлей», и по истечению дня он выгружает информацию по продажам к бухгалтеру на компьютер в программу 1С: «Бухгалтерия 8.2». Основной регистр по учету продаж ведется в электронном виде. В нем указываются:

• — все реализации;
• — суммы НДС по этим продажам;
• — себестоимость проданного товара;
• — номер и дата первичного документа.

Так же клиенты могут заказать товар у ООО «Агроснаб Вологодский» путем заполнения заявки.

Так, ООО «Агроснаб Вологодский» выставляет счет на оплату клиенту, а он оплачивает 50% от суммы, указанной в счете, другими словами, оплачивает аванс. ООО «Агроснаб Вологодский» заказывает товар у поставщиков, после оплаты оставшихся 50% клиент вправе забрать товар.

Так же возможны ситуации, когда клиент оплатил счет ООО «Агроснаб Вологодский», но организация этого поступления на расчетный счет не увидела.

В таком случае ООО «Агроснаб Вологодский» запрашивает у покупателя копию платежного поручения с пометкой банка о проведении документа. ООО «Агроснаб Вологодский» проверяет, правильно ли были заполнены реквизиты получателя, суммы, информацию в платежном поручении, в случае, если все правильно, то организация отпускает товар со склада поставщику после оформления всех вышеперечисленных документов.

При заключении договора сторонами в условиях может быть оговорен размер аванса. ООО «Агроснаб Вологодский» ведет учет поступивших авансов на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет 2 «авансы полученные».

Если счет предстоящей поставки продукции облагается налогом на добавленную стоимость, то и аванс полученный покупателем так же будет облагаться НДС.

Основные покупатели и заказчики ООО «Агроснаб Вологодский»:

• — ООО «Родина»;
• — ООО СП «Вага»;
• — ООО «ВолАгро»;
• — АО «Вологодский картофель»;
• — ООО «Озерки»;
• — индивидуальные предприниматели;
• — и др.

Право собственности переходит покупателю после оплаты и получения товара. В случае несоблюдения сроков поставки покупатель вправе начислить ООО «Агроснаб Вологодский» неустойку в размере, указанном в договоре поставки, от стоимости непоставленного товара за каждый день просрочки.

При доставке некачественного товара или товара с дефектами поставщик, ООО «Агроснаб Вологодский», обязан уведомить об этом покупателя и в течение 20 дней после уведомления устранить дефекты или же заменить товар, все расходы производятся за счет поставщика. После ввода техники в эксплуатацию, гарантийный ремонт производится в течение всего срока эксплуатации.

В случае если покупатель нарушает сроки оплаты товаров или услуг, ООО «Агроснаб Вологодский» вправе взыскать сумму от покупателя в виде пени в сумме процентов, рассчитанных по ставке рефинансирования Банка России, от суммы задолженности за каждый день просрочки платежа.

Если покупатель не исполняет свои обязательства, а именно не оплачивает аванс более 30 дней с момента наступления срока обязательства, то ООО «Агроснаб Вологодский» вправе в одностороннем порядке расторгнуть договор, о чем в письменном виде оповещает покупателя. Договор будет считаться досрочно расторгнутым с момента получения покупателем извещения от ООО «Агроснаб Вологодский», то есть от поставщика.

В ООО «Агроснаб Вологодский» все регистры хранятся в электронном варианте. Это очень рискованно, так как техника маловероятно, но в любой момент может подвести. При этом все данные могут пропасть, и на восстановление данных потратится значительное количество времени и сил, чтобы восстановить все регистры, если это будет возможно.

Опять же можно отметить отрицательную черту: у ООО «Агроснаб Вологодский» отсутствует график документооборота, его наличие и использование обеспечило бы управление движением документов, контроль их согласования и исполнения, а так же эффективность производственного процесса в целом.