Понятие технотронных архивов

Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидеодокументы и научно-техническую документацию. Основные виды работы с ними — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

Ведущими технотронными архивами являются ЦГА кинофотодокументов и звукозаписей РК, ЦГА научно-технической документации РК, Карагандинский областной государственный архив научно-технической документации. В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах.

Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения, можно разделить на две группы: документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов; документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно. При этом их хранение обосабливается в соответствии с требованиями к их хранению. Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией — соразработчиком, она поступает в составе фонда организации — генпроектировщика.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов кинои видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя); фотодокументы систематизируются по видам — негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фотодокументы систематизируются по авторам, объектам, местам съемки). Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы систематизируются по выпускающим организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи).

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью. В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капитального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером.