Направления совершенствования учета дебиторской и кредиторской задолженности в ООО «Здравница»

Изучение системы учета и внутреннего контроля ООО «Здравница» позволяют сделать вывод, что учет дебиторской и кредиторской задолженности на предприятии можно значительно усовершенствовать, усилив систему внутреннего контроля. Основными направлениями при этом могут стать:

1. Улучшение качества первичной документации:

В соответствии с п. 1 ст. 9 гл. 2 Федерального закона «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Ошибки в оформлении первичных документов недопустимы и являются нарушением ведения бухгалтерского учета. Чтобы избежать неверного заполнения реквизитов при выставлении документов покупателям, необходимо с каждым из них заключать договор и четко прописывать реквизиты сторон. Также нужно назначить ответственное лицо за заполнение карточек клиентов и требовать безошибочной работы. Более рационально было бы возложить данную обязанность на торговых представителей, которые непосредственно заключают договоры и работают с клиентами, а не на бухгалтера. [14,с.583].

С поставщиками также необходимо заключать договоры, где указываются реквизиты сторон. Кроме того, необходимо ознакомить сотрудников организации, которые занимаются закупкой материальных ценностей, с правилами оформления первичных документов и принимать к учету только верным образом составленные документы.

2. Ограничение прав доступа торговых представителей и других заинтересованных лиц к базе данных:

Так как заработная плата менеджеров и торговых представителей напрямую зависит от суммы выручки, процента выполнения плана, доли дебиторской задолженности и так далее, они могут в своих интересах искажать информационную базу компании, и уже были такие прецеденты. Единственным решением проблемы в данной ситуации представляется деление всех сотрудников на 2 группы: операторы оплаты, которые могут вносить изменения в программе в документы оплаты (квитанции, платежные поручения, приходные кассовые ордера) и остальные сотрудники, которые не имеют таких прав.

3. Использование более эффективной программы — «Управление торговлей 1С: 8»:

Ведение бухгалтерского учета в двух программах нецелесообразно, так как изначально предполагает необоснованные затраты времени и труда. Кроме того, в конечном итоге, возникают расхождения между программами и неясно, какая информация достоверна.

В настоящее время наиболее прогрессивной программой торгового предприятия считается «1С: Управление торговлей 8».

«1С: Управление торговлей 8» позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С: Управление торговлей 8» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

«1С: Управление торговлей 8» рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов. Программа позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для групп клиентов. К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам. Типовые соглашения, определяющие правила продаж для групп клиентов, могут быть детализированы до каждой группы (сегмента) номенклатуры.

4. Учет задолженности по срокам возникновения:

В ООО «Здравница» порядок ведения учета не дает возможность получать информацию о сроках возникновения задолженности. Однако такая информация важна, так как позволяет в дальнейшем классифицировать задолженность как сомнительную и безнадежную, а также направлять претензии в адрес дебиторов. Кроме того, в пояснительной записке нужно отражать информацию о просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

Задолженность целесообразно классифицировать следующим образом:

• — задолженность со сроком погашения до 45 дней (1-я группа);
• — задолженность со сроком погашения от 45 до 90 дней (2 группа);
• — задолженность со сроком погашения более 90 дней (3 группа).

В программе «1С: Управление торговлей 8» все возможные варианты оплаты, которые применяются в торговом предприятии, фиксируются с помощью графика оплаты. Например, 30% предоплата, 70% кредит с отсрочкой платежа 5 дней, Полная предоплата наличными, «Кредит на 2 месяца с выплатой по 50% в месяц» и безналичным расчетом и т. п. Фактические этапы оплаты с конкретными суммами и датами заполняются автоматически в заказе клиента в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.

5. Создание резерва по сомнительным долгам:

Согласно изменениям, внесенным приказом Минфина России от 24.12.2010 N 186н в п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, организация создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. При этом сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Новая редакция п. 70 Положения вступила в силу с бухгалтерской отчетности 2011 года.

Основанием для создания резерва является инвентаризация, проведенная по расчетам с контрагентами. По сомнительной задолженности, выявленной в результате инвентаризации, компания должна сформировать резерв.

За основу формирования резерва в бухгалтерском учете можно взять методику, изложенную в Налоговом кодексе (ст. 266 НК РФ):

• 1) по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 календарных дней в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;
• 2) по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней (включительно) в сумму резерва включается 50 процентов задолженности;
• 3) сомнительная задолженность со сроком возникновения до 45 дней не увеличивает сумму создаваемого резерва.

Правила создания резерва необходимо закрепить в учетной политике. В налоговом учете имеется ограничение по сумме создаваемого резерва. Для целей исчисления налога на прибыль сумма резерва по сомнительным долгам за каждый отчетный (налоговый) период не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода. В бухгалтерском учете такое ограничение не установлено. Далее рассмотрим пример создания резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском и налоговом учете на основании данных инвентаризации на 31.12.2014 (таблица 10).

Таблица 10 — Данные о задолженности дебиторов.

В бухгалтерском учете начисление резерва будет отражено проводкой:

Дебет счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» — 172 500 рублей.

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» — 172 500 рублей.

В налоговом учете резерв создается на эту же сумму, так как 172 500 руб. не превышает 10% от суммы выручки (151 137 тыс. руб.* 10% = 15 113 700 руб.).

6. Проведение регулярной инвентаризации расчетов Для подтверждения реальной величины дебиторской и кредиторской задолженности, наличия всех оправдательных документов, необходимо регулярно, по крайней мере, раз в квартал, подписывать акты сверок с контрагентами. Бухгалтеру по учету расчетов с покупателями — юридическими лицами следует формировать акты сверки взаиморасчетов, передавать в двух экземплярах клиентам с доставкой воды или через торговых представителей и отслеживать факт возврата подписанных актов сверок. Бухгалтеру по учету расчетов с поставщиками следует запрашивать акты сверок взаиморасчетов у поставщиков или направлять в их адрес для подписания акты сверок со стороны ООО «Здравница». При заполнении реквизитов карточек поставщиков нужно обязательно указывать номер факса, адрес электронной почты или номер телефона бухгалтерии.

7. Утверждение положения по выявлению и учету недостач денежных средств экспедиторов.

В ООО «Здравница» одной из наиболее острых проблем является учет недостач денежных средств. Так как большая часть покупателей — физические лица, которые заказывают воду домой, значительная часть выручки проходит через экспедиторов. Необходимо четко организовать работу по выявлению фактов присвоения экспедиторами выручки, так как в противном случае искажаются данные по задолженности покупателей и материально ответственных лиц.

По возвращении от клиентов, экспедитор обязан отчитаться по результатам сбора денежных средств: отдать в кассу полученные от клиентов деньги и неоплаченные квитанции. Сумма выручки, поступившей в кассу организации, должна в точности соответствовать сумме оплаченных квитанций. В случае утери экспедитором квитанций, менеджеры и торговые представители должны произвести обзвон клиентов и выяснить факт оплаты, попросить назвать номера квитанций, если они у них на руках. Также необходимо оформлять заявление о внесении денежных средств на баланс клиента и удержании этой суммы из заработной платы экспедитора и утверждать у руководителя организации.

В договорах с клиентами необходимо обозначить запрет на оплату без квитанции, так как в данной ситуации факт оплаты клиенту доказать будет невозможно. Кроме того, надо обязать экспедиторов сдавать всю сумму выручки в кассу, в противном случае при неоднократном нарушении данного правила расторгать договор. Порядок выявления недостач, оформления внутренних документов по их учету и основания для удержаний из заработной платы экспедиторов нужно оформить в виде отдельного Положения.

8. Улучшение политики управления задолженностью Для более эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо постоянно контролировать состояние расчетов с покупателями, особенно по отстроченным задолженностям, также следует устанавливать определенные условия кредитования дебиторов, например:

• — покупатель получает скидку 2% в случае оплаты полученного товара в течение 10 дней с момента его получения;
• — покупатель оплачивает полную стоимость, если оплата совершается в период с 11-го по 30-й день кредитного периода;
• — в случае неуплаты в течение месяца покупатель будет вынужден дополнительно оплатить штраф, величина которого зависит от момента оплаты.

Данные условия нужно закрепить в договорах с покупателями. Финансовый аналитик компании должен следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности.

Для уменьшения суммы кредиторской задолженности и во избежание штрафных санкций за несвоевременную оплату, каждое обязательство, включая различные его составляющие (основная сумма, проценты, пени), нужно рассмотреть в отдельности по каждому конкретному кредитору. Затем составляется список первоочередных кредиторов. Очередность погашения обязательств определяется с точки зрения последствий задержки платежа. После группирования кредиторов в зависимости от срочности и важности обязательств определяются объемы задолженности по каждому кредитору и рассматривается возможность проведения реструктуризации задолженности с ними или, иными словами, нахождения альтернативных способов погашения задолженностей в текущем периоде. Выбираться тот или иной метод реструктуризации кредиторской задолженности организации должен исходя из критерия эффективности: максимум эффекта в результате сокращения задолженности, минимум затрат на его проведение.