Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Общеизвестно, что бухгалтерский учет должен соответствовать не только требованиям налоговых инспекций и других контролирующих государственных учреждений, но и обязательно требованиям руководителя, инвестора, акционера и других заинтересованных информации людей, поэтому в современных условиях основными критериями эффективного учета является точность, доступность, сложная аналитика, и оперативность. Для выполнения всех вышеуказанных задач необходимо выполнение многих операций каждый день, что очень трудно, даже невозможно выполнить вручную таким количеством людей которую может нанять предприятие Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.

Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.

Для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату. Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать заменить его тем, который законно оформит сам.

Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме суммы ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти из положения другим способом: создать комиссию, оформив ее приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с полным ее описанием, на основании которого бухгалтер сможет оприходовать покупку.

Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.

Расчеты с подотчетными лицами — тот участок, где от бухгалтера требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:

работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и правильной отчетности, целевого расходования денежных средств, предоставления правильно оформленных оправдательных документов;

контроль наличия и оформления всех необходимых первичных документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового учета;

правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского учета.

Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет по каждой выданной сумме. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков отчета.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

На предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены: 1) Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер; 2) порядок представления авансовых отчетов; 3) запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу; 4) запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки.

Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

С подотчетными лицами необходимо заключать договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного взыскания нанесенного ущерба с подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения).

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу — бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.