Сущность и значение контроля в управлении организацией

Контроль является одной из функций менеджмента и тесно взаимосвязан с планированием, организацией и мотивацией. Контроль определяют как процесс отслеживания рабочей деятельности, направленный на проведение последней в запланированном порядке и включающий корректировку любых выявленных отклонений [4, с. 73].

Необходимость контроля обусловлена неопределенностью, предупреждением возникновения кризисных ситуаций и поддержанием успеха. Контроль позволяет выявить проблемы и скоординировать деятельность организации до появления критической обстановки. Действенность контроля определяется своевременностью обнаружения и исправления ошибок.

Объектами контроля являются характеристики входящих ресурсов, процесса производства продукции или услуг, произведенная продукция или оказанные услуги. Субъектами контроля являются работники или организации, наделенные соответствующими полномочиями.

По отношению к объекту контроль может быть внутренним и внешним. Внутренний контроль — это когда объект и субъект функционируют в рамках одной системы (организации, предприятия). Внешний контроль — субъект существует автономно (государственный, ведомственный и аудиторский контроль).

Выделяют рыночный, бюрократический и клановый подходы к разработке контроля. При рыночном в процессе организации контроля внимание уделяется использованию экономических инструментов, обращая внимание на ценовую конкуренцию и долю рынка. Результативность контроля оценивается в процентном отношении к общей прибыли. Бюрократический подход основан на контроле соблюдения административных правил, инструкций, процедур. Клановый подход основан на использовании ценностей, норм, традиций и других аспектов организационной культуры. Обычно какой-то из этих подходов является основным в организации контроля определенной компании, а другие два являются дополнением.

Осуществление контроля принимает две общепризнанные формы: финансовый контроль и административный. Финансовый контроль осуществляется во всех сферах деятельности организации с использованием стоимостных показателей. Он позволяет оценить результаты деятельности организации (подразделения организации) в целом. Административный контроль призван оценить деятельность сотрудников фирмы — это контроль исполнения. Обе формы в реальности тесно переплетены.

Назначение контроля можно сформулировать следующим образом:

• — фиксирование результатов управленческой деятельности и их оценка;
• — фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и их оценка;
• — фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;
• — разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль позволяет оценить весь комплекс факторов (человеческие, технологические, управленческие, экономические), способствующих достижению целей компании. Менеджеры на стадии контроля должны своевременно оценивать ситуацию, а на стадии координирования вносить необходимые коррективы.

Контроль осуществляется на уровнях: всей организации в целом, отдельных подразделений, группы исполнителей или отдельного работника. При его проведении выявляются полученные результаты. Их своевременная оценка и разработка мероприятий — необходимое условие эффективного управления предприятием.

По отношению к процессу производства продукции (работ, услуг) во времени различают три стадии контроля:

• — предварительный, в ходе которого анализируются трудовые, материальные и финансовые ресурсы;
• — текущий, проводимый в ходе процесса производства. Он позволяет выявлять непредвиденные проблемы и корректировать их до перехода в разряд дорогостоящих;
• — заключительный (последующий), позволяет сравнивать полученные результаты с запланированными, получать информацию для планирования аналогичной работы в будущем, избежать в последующем повторения ошибок.

Наиболее высокая действенность контроля достигается последовательным сочетанием предварительного, текущего и последующего контроля.

Процесс контроля состоит из трех этапов:

• 1) определение показателей, критериев, стандартов, которые позволяют произвести количественное и качественное измерение поставленных целей;
• 2) измерение и сравнение фактически достигнутых результатов с запланированными. Определение масштабов отклонений и принятие решений о реагировании на них;
• 3) проведение корректировок в управлении и планировании, либо пересмотр стандартов и планов в случае, когда содержание требований в них не представляется возможным выполнять в существующих условиях.