Сущность и место контроля в управлении

Виды, этапы, методы контроля

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога этому слову в русском языке нет. Контроль означает:

• 1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо;
• 2) надзор, наблюдение в целях проверки;
• 3) испытание знаний, свойств, для выяснения их пригодности к чему-либо. Таким образом, в упрощенном понимании контроль — это целенаправленные практические действия, которые позволяют убедиться в правильности чего-либо. Алексеев А. Н. Теория управления, М: РАГС. 2004. С. 271.

Сильная и стабильная власть невозможна без контроля, дисциплины и ответственности. Ни одно государство не может функционировать без развитой системы контроля. Контроль является одной из важнейших атрибутов демократического государственного управления, отражающих интересы и волю граждан.

Контроль в различных организациях осуществляется через специально созданные для этого структуры, наделенные определенными полномочиями. Полномочия дают власть. Власть — легитимный источник всякого контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе, которой люди добровольно или по принуждению признают верховенство других людей. Там же С. 272.

Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. — в общем, все то, что прямо противоположно свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-либо. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль означает процесс сбора информации о траектории движения управляемого объекта, она сопоставляется с заранее определенными параметрами, выявляются отклонения, дается оценка и принимается решение о корректировочных воздействиях. Гапоненко А. Л., Савельева М. В., Теория управления: учебник для бакалавров, М., 2013. С. 146.

Исходя из выше перечисленного, мы можем сделать вывод о необходимости контроля как единственной функции, которая помогает проследить за деятельностью организации и корректировать ее с точки зрения эффективности.

Особенность функции контроля заключается в том, что в информационные потоки о деятельности организации исходит от объекта управления, а не наоборот как в других функциях. То есть функция контроля обеспечивает обратную связь в системе управления.

При помощи обратных связей контроль позволяет субъекту управления выявить на возможно более раннем этапе негативное развитие ситуации и оперативно принять корректирующие меры для эффективного решения любой из возникших проблем.

В общем-то, обратные связи — это важнейшая черта, сердцевина контроля. Алексеев А. Н. Теория управления, М: РАГС. 2004. С. 276.

Г. В. Атаманчук отмечает, что с точки зрения интересов контроля необходимо учитывать и анализировать два взаимосвязанных между собой типа «обратных связей» — объективные и субъективные. Атаманчук Г. В Управление — фактор развития. Размышления об управленческой деятельности. М.:Экономика, 2002. С. 282−284. При этом объективные обратные связи несут информацию о поведении, интересах и других свойствах объекта управления, а субъективные обратные связи характеризуют обоснованность применяемых мер и процедур контроля.

Так же важно отметить, что одной из сущностных черт контроля является добровольное соблюдение норм и правил, несущие в себе с одной стороны ограничение действий работников, а с другой стороны защита прав от своеволия и злоупотреблений.

Обобщая вышесказанное, можно утверждать, что трактовка понятия «контроль в управлении» или (что одно и то же) контроля как функции управления представлена в нескольких аспектах: Алексеев А. Н. Теория управления. М: РАГС. 2004. С. 279.

• 1. Контроль — это властное целенаправленное воздействие одних людей на поведение других для того, чтобы убедиться в правильности чего-либо.
• 2. Контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными параметрами.
• 3. Контроль — это процесс, при помощи которого субъект управления определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.
• 4. Контроль — важная составляющая управленческого воздействия (сознательного, продуманного, преднамеренного и зафиксированного в соответствующих правовых и других нормативных установлениях, обязательных для исполнения) на людей через специально созданные структуры, институты.
• 5. Контроль — неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений (от его начала и до завершения).
• 6. Контроль и оперативное информирование (по принципу обратной связи) — составная часть управленческой деятельности, которая помогает исполнять управленческие решения.

Таким образом, контроль представляет собой сложное, многогранное управленческое и социальное явление. Он абсолютно необходим для упорядочения жизнедеятельности людей во всех ее областях.

Содержанием контроля являются наблюдение, сбор, систематизация и обработка различных сведений, характеризующих состояние, динамику и векторы объектов контроля, выявление причин несоответствия ожидаемых (запланированных, желательных) результатов и обоснованием мер корректирующего воздействия Гапоненко А. Л., Савельева М. В., Теория управления: учебник для бакалавров. М., 2013. С. 147.

Система контроля в организации классифицируется по различным характеристикам, таким как: органам, ее осуществляющим, объему контрольных функций, периодичностью проведения и т. д. Структура контрольной власти в России Усачев Г. П.//Государственная власть и местное самоуправление 2009. № 4- С. 12. Общая характеристика видов контроля представлена в Приложении 1.

Принципиальным моментом для понимания сущности контроля является совпадение объектов управления и контроля. Соотношение между управлением и контролем — это соотношение между целым и частью: управленческая деятельность направлена на достижение объектом управления поставленной цели, а контрольная — на обеспечение такого состояния и поведения этого же объекта управления, которое позволяет достичь поставленной цели.

Предметом контроля являются процессы и конечные результаты, т. е их качественные, количественные, пространственные и временные характеристики, содержащиеся в соответствующих программах и планах, а также стандартах, нормах и правилах. Гапоненко А. Л., Савельева М. В., Теория управления: учебник для бакалавров.М., 2013. С. 149.

Субъекты контроля так же многочисленны и разнообразны, как и объекты контроля. Субъектами контроля являются люди, социальные институты, государство и т. п.

Субъекты контроля различаются на следующие виды: где субъектом выступает человек; где субъектами выступают группы людей; где субъектом выступают организации с участием человека.

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, т. е. контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний, общий или частный, линейный, функциональный или операционный. Алексеев А. Н. Теория управления. М: РАГС. 2004. С. 282.

Линейный контроль осуществляется директором предприятия, объединения или начальником промышленного объединения по отношению к предприятию, объединению, входящему в состав ВПО. В первом случае субъект контроля является внутренним, а во втором — внешним. Эти субъекты решают общую задачу контроля — контролируемость состояния и поведения предприятия в целом.

Функциональному контролю подвергается не все состояние предприятия, а только некоторая группа характеристик. Он осуществляется, например, главным экономистом. Санэпидстанция, являющаяся внешним субъектом контроля по отношению к данному предприятию, также может провести функциональный контроль частного характера.

Операционный контроль — контроль только одной какой-либо характеристики состояния и поведения предприятия, например, соотношения темпов роста производительности труда и заработной платы.

Наиболее развитым типом контроля является линейный, менее развитым — функциональный, элементарным — операционный.

По периодичности проведения выделяют предварительный, текущий и последующий контроль. Они так же представлены в Приложении 2.

Предварительный контроль: Некоторые наиболее важные виды контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, функция планирования и создания организационных структур является одним из немаловажных факторов который помогают контрольной функции сопоставлять результаты текущей деятельности с намеченными. Этому сопоставлению помогает установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Игнатов В. Г., Албастова Л. Н. Теория управления: учебное пособие — Изд. 2-е, перераб. и доп. Ростов н/Д: СКАГС, 2009. С. 260. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. контроль качество управленческий В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль: Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.

Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических промежуточных результатов, и сопоставлением их со стандартами.

Если были выявлены, какие-то отклонения то следует оценить масштаб этих отклонений, провести сбор информации, оценить информацию, а затем предложить план по корректировке, дабы вернуться к заданным параметрам. И для этого аппарату управления необходима обратная связь.

Выделяют две разновидности текущего контроля:

Первый — направляющий, в функции которого входит сопровождение от начала целеустремленных действий и до достижения требуемого результата.

Второй — фильтрующий, в функции которого входит «фильтр» действий. Действие может быть остановлено или продолжено в зависимости от того, соблюдены ли нормы, требования контроля.

Текущий контроль призван обеспечить ход работ по намеченной траектории, заданной заранее в законах, инструкциях, других нормативных актах. Руководитель же должен построить контроль так чтобы экономические затраты на проведение контроля за соблюдением установленных стандартов были оправданны результатами контроля.

Заключительный контроль: Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции.

Первая, заключается в анализе всего процесса деятельности, выявлению ошибок в деятельности и предоставлению способов их решения, для того чтобы при проведении аналогичных операций сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Таким образом, контроль — это систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления. Призванная определять степень адекватности достигнутых результатов, а также других компонентов деятельности, её целям и нормам.

Контроль — это одна из основных управленческих функций, неотъемлемая составляющая процесса управления, воздействующая на все его остальные функции и непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения. Сердцевиной контроля является механизм обратной связи с объектом управления Гапоненко А. Л., Савельева М. В., Теория управления: учебник для бакалавров. М., 2013. С. 152.