Трактование ресурсов проекта

Для исследования области ресурсного планирования необходимо четко определить, что подразумевается под понятием «ресурсы».

Согласно методологии управления проектами, ресурсы — это широкий термин, который употребляется в различных предметных областях и принимает разную трактовку.

Так, американский Институт управления проектами (PMI) в Своде знаний по управлению проектами (PMBOK) включает в данное понятие квалифицированный персонал, оборудование, услуги, расходные материалы, сырье, материальные средства, бюджеты или денежные средства. В соответствии с другим подходом, ресурсы — это всё, чем располагает проект, в том числе (помимо перечисленных выше) время (продолжительности и сроки ограничения), информация, знания и технологии.

Зачастую человеческие, то есть трудовые ресурсы рассматривают обособленно от других ресурсов: так, в Своде знаний по управлению проектами они выделяются в отдельную область знаний со специфическими инструментами и методами.

Такая широкая трактовка объясняется невозможностью учесть все типы ресурсов проекта как единую сущность или создать универсальный, наиболее эффективный метод для классифицирования всех ресурсов. Именно поэтому существует многообразие подходов к типологии ресурсов, основанных, как правило, на особенностях, определяющих особые методы работы с каждым из типов.

Классификации ресурсов проекта

Воспроизводимые и невоспроизводимые.

Наиболее распространенной классификацией на сегодняшний день является деление ресурсов по признаку их способности к накоплению: на воспроизводимые и невоспроизводимые. Так, невоспроизводимые ресурсы в процессе использования расходуются полностью без возможности возобновления. В случае простаивания, такие ресурсы накапливаются и могут быть использованы в дальнейшем, тогда как воспроизводимые ресурсы противоположны по характеристикам: их неиспользованный потенциал невозможно восполнить в будущем. К первым, в первую очередь, относят финансовые ресурсы, материалы, сырье, топливо, к воспроизводимым — труд, оборудование, машины.

Учет различий ресурсов по типу воспроизведения является важным элементом планирования. Необходимо понимать, что поверхностный подсчет и отсутствие контроля использования невоспроизводимых ресурсов может привести к их перерасходу в ходе проекта, и для осуществления последующих работ понадобится привлечение дополнительных средств, которых может не оказаться: под вопросом может оказаться завершение и успешность всего проекта. В то же время, их простаивание не наносит никакого урона проекту, они могут быть использованы тогда, когда это представляется наиболее целесообразным и эффективным С другой стороны, простаивание воспроизводимых ресурсов для проекта — это неоправданные затраты (в случае труда) или недополученная выгода (в случае оборудования, станков). Однако данная классификация не учитывает таких ресурсов, которые, являясь невоспроизводимыми, не могут складироваться и использоваться в дальнейшем. Так, портящиеся продукты должны быть использованы строго в соответствии со сроком годности, их нельзя распределять и назначать без учета их специфических характеристик, накладывающих ограничения на время применения.

Денежные средства в проекте, где существует некоторый график поступления финансирования, также нужно относить к промежуточному типу: очевидно добавление дополнительных ограничений на их использование. Следовательно, при планировании проекта нельзя ограничиваться разделением ресурсов по их способности к накоплению и восстановлению: необходимо учитывать всевозможные характеристики, накладывающие ограничения на их использование.

Трудовые, материальные, затратные.

Разработчики программного продукта по управлению проектами Microsoft Project придерживаются другой классификации ресурсов, которая делит ресурсы проекта на трудовые, материальные и затратные. Названия данных групп являются условными, принцип отнесения какого-либо ресурса к той или иной группе лежит в способе измерения стоимости его использования для проекта.

К трудовым относят те ресурсы, стоимость которых представляет собой сумму произведений ставки и времени использования и сверхурочной ставки и сверхурочного времени использования. Прежде всего, все трудовые ресурсы должны быть возобновляемыми. Но к данной группе относят не только сотрудников, но и, например, арендованное оборудование (декорации с почасовой оплатой для съемок).

Материальные ресурсы, в свою очередь, оплачиваются за количество, они, как правило, не возобновляемы. В данном случае это не только сырье и материалы, но и любые ресурсы, исчисляемые количественно. В ситуации аутсорсинга какого-либо вида работ или найма подрядчика основной услугой является труд (возобновляемый ресурс), но менеджера проекта не интересует количество человек в бригаде и их ставки, если стоимость оговорена заранее, поэтому целесообразно относить такие ресурсы к материальным.

Выделение затратных ресурсов связано с необходимостью моделирования тех затрат на те ресурсы, которые не связаны с длительностью задачи проекта, но должны быть учтены. Как правило, это потребность задачи в каком-либо финансовом обеспечении (стоимость авиабилета, представительские расходы и т. д.).

Такая классификация является более прикладным вариантом группировки ресурсов: она направлена, прежде всего, на удобство в подсчете и управлении стоимостью.

Зачастую в проектах применяют упрощенную квалификацию ресурсов, лишь отделяя человеческие ресурсы (труд) от материальных (сырье, оборудование, расходные материалы). Такое деление обуславливается принципиально разным подходом в управлении и планировании.

При планировании трудовых ресурсов роль играет не только доступность и количество работников, но и их квалификация, эффективность, способность работать друг с другом. На сегодняшний день человеческие ресурсы становятся наиболее дорогим активом компаний и приобретают ведущую роль в успешности проектов. Именно поэтому планирование в отношении людей носит особый характер и заслуживает отдельного, детального рассмотрения.

Что касается материальных ресурсов, то их коренным образом отличается от планирования человеческих ресурсов. Данный процесс производится на уровне нескольких подсистем управления проектами, а именно управления закупками, управления поставками, а также логистики и управлении запасами.

Ресурсы, необходимые для покрытия любых издержек, связанных с проектом, относят к финансовым: возвращаясь к примерам, оплата авиабилетов или представительские расходы были бы отнесены к финансовым ресурсам.

Информация как ресурс.

Информация, обладая рядом специфических свойств, считается одним из важнейших ресурсов в современной экономике. Несмотря на то, что концепция информации как ресурса популярна менеджменте, в управлении проектами ее редко выделяют в отдельный вид ресурса. Нематериальный характер и сложности учета приводят к тому, что информация, как правило, на является объектом планирования. В проектах, результатом которых является продукт человеческого мышления, планирование доступа, передачи и хранения такого ресурса как информация является принципиально важным и может также повлиять на сроки выполнения работ. Наличие информации обычно обеспечивается отдельными контрактами в управлении закупками, ее «доставка» может занять некоторое время и принимать различные формы (в электронном или бумажном виде), а хранение может требовать особых мер безопасности, места и ответственных лиц. Проводя параллель с материальными ресурсами, для определенных задач наличие определенной информации к дате начала работы является таким же критическим фактором, как наличие оборудования для проведения строительных работ.

Внешние и внутренние ресурсы проекта.

Также важно различать внутренние и внешние ресурсы. К внутренним относят те, которые находятся в собственности у организации или, если речь идет о персонале, являются штатными работниками.

Данная классификация по типу собственности чрезвычайно важна для ресурсного планирования, так как внешние ресурсы требуют другого подхода. Таким образом, в обобщенном виде, в зависимости от признака, лежащего в основе деления ресурсов на группы, существуют следующие квалификации:

Таблица 1. Классификация ресурсов проекта.

Таким образом, разделение ресурсов по перечисленным квалификациям помогает увидеть всё многообразие ресурсов проекта, их особенности и ограничения. Представляется целесообразным использовать следующий подход к группировке ресурсов:

1. Человеческие

a. Внешние: поиск и заключение контрактов по участию в проекте (время, компенсация, роль, обязанности и права и др.).

b. Внутренние: анализ доступности, согласование выделения на проект.

2. Материальные

a. Внешние: требуют контрактов на аренду/пользование, ограничены по времени использования;

b. Внутренние.

i. Воспроизводимые.

ii. Невоспроизводимые.

iii. Невоспроизводимые со сроком годности.

3. Финансовые

a. Внешние (заемные средства): необходимо учитывать график поступления и выплат, ограничения на использование и др.

b. Внутренние.

4. Информационные

a. Внутренние: для использования необходимы коммуникации внутри компании, бесплатны;

b. Внешние: требуют покупки, внешних контрактов.

i. Первичные: необходимо значительное времени для создания (исследование рынка, аудит качества и т. д.).

ii. Вторичные: необходим доступ (к базе данных юридических лиц, к маркетинговым исследованиям и др.).

Такой подход является интеграцией наиболее важных классификаций и помогает более комплексно группировать ресурсы для повышения эффективности планирования проекта.

Планирование человеческих ресурсов как особый элемент в ресурсном планировании Персоналу проекта следует уделять особенное внимание ввиду принципиально отличающихся подходов в планировании и стремительно растущей ценности человеческого капитала в современной экономике. Целесообразно рассматривать человеческие ресурсы в качестве ключевых ресурсов проекта, требующих пристального внимания, в первую очередь, в проектах c превалирующей долей интеллектуального труда в добавленной стоимости.

Согласно PMBOK, область знаний управление человеческими ресурсами включает в себя 4 процесса, среди которых:

• 1. Разработка плана управления человеческими ресурсами
• 2. Набор команды проекта
• 3. Развитие команды проекта
• 4. Управление командой проекта

Однако следует отметить, что в данной работе ресурсное планирование персонала не приравнивается к области знаний управления человеческими ресурсами в PMBOK. Рассмотрим планирование персонала с точки зрения составления и контроля допустимого и наиболее эффективного расписания, не затрагивая процессы и инструменты развития команды, необходимые для повышения производительности работников. Сформулируем этапы планирования трудовых ресурсов следующим образом:

• 1. Определение ресурсных потребностей проекта путем описания ролей, полномочий, границ ответственности и навыков персонала, даты начала и окончания работ для каждого ролевого ресурса, требуемой загрузки (в часах/днях/неделях), а также составление организационной структуры проекта. Часто случается, что на этом этапе описываются полномочия и ответственность именных ресурсов, предопределенных на проект по каким-либо причинам (например, уникальный сотрудник, на экспертизе которого строится исполнение проекта). Как правило, данный этап формализуется в плане управления обеспечением проекта персоналом.
• 2. Набор команды. Как и материальные, трудовые ресурсы могут быть внешними, работающими вне штата компании на контрактной основе, и внутренними, наличие, доступность и соответствие требованиям которых может быть недостаточным, и возникнет потребность в дополнительном найме. Обычно набор команды происходит в зависимости от организационной структуры и бизнес-процессов компании или по особым условиям, прописанным в уставе проекта.
• 3. Корректировка плана. В зависимости от производительности отдельных работников, установленной в процессе реализации работ, следует скорректировать запланированные трудозатраты или предпринять меры для соответствия работы сотрудника ожиданиям.

С позиции ресурсного планирования персоналу проекта необходимо уделять отдельное внимание, так как факторы, влияющие на производительность людей и, соответственно, время выполнения работ, а также определяющие стоимость услуг трудовых ресурсов, зачастую гораздо многообразнее и сложнее факторов, учитываемых при планировании материально-технических ресурсов. Такими отличительными факторами являются:

• 1. Человеческий фактор. В процессе планирования трудовых ресурсов нужно учитывать психологические особенности индивидов, возникающие групповые эффекты, взаимоотношения между сотрудниками, культурные и социальные характеристики, способные повлиять на производительность труда и, соответственно, время исполнения работ.
• 2. Физические факторы, такие как усталость, условия труда, эргономика.
• 3. Возобновляемость типа ресурса. Труд относится к воспроизводимому типу, а значит, необходимо учитывать потери от неиспользованного потенциала («простаивания»).
• 4. Правовые, нормативные, организационные ограничения.

Таким образом, человеческие ресурсы нуждаются в особом подходе при планировании с учетом выше перечисленных особенностей.