Инструменты, методы и приемы ресурсного планирования

Инструменты оценки требуемых ресурсов.

Очевидно, что первым этапом ресурсного планирования должно быть определение необходимых в проекте ресурсов. Согласно Своду знаний по управлению проектами (PMBOK), к основным инструментам оценки ресурсов, которая производится в рамках управления сроками проекта, относятся:

• 1. Экспертная оценка — использование рекомендаций экспертов компании/отрасли или консультантов;
• 2. Анализ альтернатив — рассмотрение всевозможных вариантов ресурсов (собственные/внешние, существующие/подлежащие закупке и т. д.);
• 3. Анализ опубликованных оценочных данных — использование внешней информации в случае неимения собственных исторических данных;
• 4. Оценка «снизу вверх» — разбиение задачи на более мелкие и последовательная оценка каждой из подзадач. Хотя интуитивно кажется, что данный метод должен повышать успешность проекта, в исследовании Patanakul P., Iewwongcharoen B., Milosevic D. было установлено, что он, напротив, снижает шансы на выполнение проекта в рамках бюджета. Предполагается, что это справедливо для проектов, планирование которых основано на допущениях, и все задачи не могут быть определены до того момента, пока не будет реализована хотя бы первая фаза .

После того, как составлен список требуемых для реализации проекта ресурсов, целесообразно составить иерархическую структуру ресурсов (Resource Breakdown Structure, RBS) — диаграмму, в которой ресурсы разбиты по категории/типам или по другому признаку, важному для планирования. Диаграмма может помочь сопоставить человеческие и материальные ресурсы, если между ними есть зависимость (например, сварщики и сварочное оборудование, персонал и компьютеры) и скорректировать план, предварительно оценить объемы, составить документы-запросы для разных подразделений или организаций и др.

Также полезным инструментом может оказаться матрица распределения ресурсов по работам проекта, в основе которой лежат разработанные иерархические структуры работ (WBS) и ресурсов (RBS), а в ячейках содержатся данные о количестве ресурсов.

После того, как требуемые ресурсы аллокированы на проект, менеджеру проект критически необходимо иметь такой инструмент, как ресурсный календарь, который содержит информацию о рабочем времени ресурса, детализированную до часов, и участии в других проектах. В случае трудовых ресусов календарь должен включать отпуска, командировочные и отгулы. Календарь должен быть динамическим, то есть содержать самые последние и актуальные данные для всех пользователей: все изменения, влияющие на доступность ресурса, следует вносить на постоянной основе.

Информацию ресурсного календаря можно представить графически в виде профилей доступности ресурса, где доступность/недоступность отражается цветом, и существует возможность масштабирования до часов.

Инструменты разрешения ресурсных конфликтов.

В общем случае процесс решения ресурсных конфликтов называют выравниванием ресурсом.

Также по способу проведения самого процесса выравнивание ресурсов может быть автоматическим (с помощью алгоритмов, заложенных в программные продукты) и ручным.

Выравнивание загрузки ресурсов ручным методом выполняется с помощью следующих приемов:

Таблица 4. Способы разрешения ресурсных конфликтов.

Из таблицы можно заключить, что любой из перечисленных приемов неоднозначен и обладает определенными рисками, что может привести к изменению элементов проектного треугольника: увеличится длительность проекта, качество работы или общая стоимость. Эффективность применения каждого из приемов не может быть оценена однозначно и зависит от конкретной ситуации.

Как правило, осуществление какого-либо из вышеперечисленных приемов выравнивания ресурсов происходит при помощи визуальных инструментов, воплощенных в программных продуктах. Среди них существуют:

1. Гистограммы ресурсов.

Столбчатые диаграммы, высота которых отражает загрузку ресурсов: по оси координат отображается время (даты, периоды) выполнения проекта, а по оси ординат — доступность ресурса (в абсолютном или относительном значении, в человеко-часах или количестве ресурса). Горизонтальная линия показывает максимальную доступность ресурса на каждую дату/период. Следовательно, график ресурсов позволяет обнаружить период и величину перегрузки, но в нем недостаточно информации о ее причинах и возможнстях для исправления.

2. Представление «использование ресурсов».

Решение, не имеющее устоявшегося названия, но являющееся одним из наиболее полезных для планирования ресурсов и устранения ресурсных конфликтов в частности. В табличной части представления все задачи проекта сгруппированы по ресурсам, т. е. можно увидеть все задачи, на которые назначен тот какой-либо ресурс. Ячейки содержат такие данные, как затраты или трудозатраты назначений, распределенные по времени (например, по датам/периодам).

3. Представление «использование задач»

Также является решением без устоявшегося названия. В табличной части представления перечислены задачи с указанием ресурсов, назначенных каждой задаче. Повременная часть показывает затраты или трудозатраты назначений.

Автоматическое выравнивание ресурсов реализовано в различных программных продуктах с использованием закрытых алгоритмов — комбинаций эвристических методов. К сожалению, на практике данный способ применяется очень редко. Среди причин важно выделить основные:

• 1. Смоделировать всю сложность реального мира практически невозможно, автоматическое выравнивание создает невыполнимые планы.
• 2. Трудозатраты на внесение всех деталей и ограничений в систему настройки становится намного выше ручного анализа и ручного разрешения ресурсных конфликтов.

Именно поэтому на сегодняшний день инструменты, связанные с визуализацией ресурсного планирования, представляются наиболее популярными среди практиков управления проектами.

Рисунок 7. Матрица распределения ресурсов по работам проекта.