Роль кадровой службы предприятия

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• 1) самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• 2) выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• 3) выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

• — разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• — оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Республики Беларусь;
• — учет личного состава;
• — хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• — контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• — изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• — анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• — создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• — работа по созданию резерва на выдвижение;
• — подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• — подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• — подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• — принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• — организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• — ведение всей отчетности по кадровым вопросам [31, с. 263].

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

• 1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• 2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• 3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• 4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• — требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• — принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• — взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• — требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

• 1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
  • — прием работников на предприятие;
  • — учет работников;
  • — увольнение работников;
  • — работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
• 2. Планово-регулятивное направление:
  • — подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
  • — расстановка работников предприятия;
  • — перемещение работников предприятия;
  • — становление в должности и адаптация работников.
• 3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
  • — изучение работников;
  • — оценка работы работников;
  • — аналитическая работа;
  • — подготовка отчетов.
• 4. Координационно-информационное направление:
  • — профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
  • — организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
  • — работа с письменными обращениями работников предприятия;
  • — архивная и справочная работа.
• 5. Организационно-методическое направление:
  • — документирование деятельности работников предприятия;
  • — кадровая работа в подразделениях предприятия;
  • — планирование кадровой работы;
  • — руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

• — размеры организации;
• — направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
• — стратегические цели организации;
• — стадия развития организации;
• — численность персонала;
• — приоритетные задачи работы с персоналом [13, с. 68].

Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности организации.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

• — эффективность подбора и расстановки сотрудников;
• — справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
• — продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
• — быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.

Резерв кадров — это персонал, который проходит планомерную подготовку для занятия смежных должностей.

Источниками формирования кадров являются:

• — модель рабочего места;
• — результаты аттестации;
• — философия предприятия;
• — анкетирование.

Работа с резервом кадров состоит из подготовки кандидатов, которая включает индивидуальную подготовку, стажировку в должностях, повышение квалификации [9, с. 228].

Оценка персонала направлена на отбор кадров из претендентов при поступлении на работу или резерва кадров и определение соответствия работников занимаемой должности.

Оценка персонала происходит, прежде всего, при поступлении на работу, при поощрении, при продвижении, при обучении, при реорганизации, при увольнении или сокращении. При оценке оценивается уровень подготовленности работника.

Оценка потенциала работника позволяет определить соответствующий характер человека, модели рабочего места, установить его профессиональную пригодность и будущую служебную карьеру.

Оценка индивидуального плана применяется для работников, которые работают на предприятии не менее года.

Аттестация — это заключительный этап в оценке персонала за период времени (от 1 до 3 лет).

Во время аттестации оценивают соответствие работника занимаемой должности.

Оценка персонала проводится с целью изучить подготовленность работника к выполнению той деятельности, которую он выполняет, а также выявить уровень потенциальных возможностей для оценки перспектив роста.

Расстановка персонала обеспечивает замещение рабочих мест исходя из результатов оценки, планирования карьеры, условий и оплаты труда.

Расстановка персонала предусматривает:

• — планирование служебной карьеры, которая осуществляется исходя из результатов оценки персонала, индивидуального вклада, возраста, квалификации, наличия вакантных мест;
• — условия оплаты труда, размеры гарантированной оплаты, премиальные, социальные блага, гарантии, оснащение рабочих мест, они определяются в контракте или трудовом договоре;
• — планомерное движение кадров предусматривает перевод, понижение, повышение, увольнение [24, с. 640].

Обучение — это процесс, направленный на получение знаний и опыта, необходимых для осуществления конкретной работы.

Обучение предполагает переподготовку и повышение квалификации. Повышение квалификации можно определить как процесс совершенствования теоретических знаний и практических навыков с целью повышения профессионального мастерства работников, освоение новой техники и др.

Повышение квалификации состоит в углублении профессиональных знаний, умений и навыков, полученных в процессе подготовки.

Система управления повышением квалификации базируется на следующих принципах:

• — планомерности, систематичности и непрерывности расширения знаний;
• — периодичности и обязательности обучения;
• — дифференциации учебных планов и программ по категориям работников;
• — обеспечением учебного процесса.

Основные требования, обеспечивающие эффективность программ обучения, сводится к следующему:

• — для обучения нужна мотивация, люди должны понимать цели обучения;
• — для работающих руководителей организации должны создать условия, благоприятные для обучения;
• — если навыки, приобретаемые в процессе обучения, сложны, то этот процесс нужно разбить на последовательные этапы [26, с. 112].

Стабильное функционирование системы управления персоналом, ее надежность во многом зависят от оперативности отклика на возникающие нарушения в системе. Оценка состояния системы, ее изменение под воздействием любого принятого управленческого решения требуют как раз учета этих связей, упреждение негативных откликов на разных уровнях. А поскольку оперативно обеспечить такой отклик трудно, необходимо ориентироваться на методы управления, обеспечивающие или поощряющие ее самоорганизацию. Вместе с тем следует учитывать и такую особенность системы: реакция на ситуацию, возникающую под влиянием внутренних и внешних факторов.

Таким образом, изучив теоретические аспекты, можно сделать вывод о том, что управление персоналом очень сложный процесс, требующий от руководителей определенного опыта, навыков, а также знаний в области управления персоналом.