Правила рубрицирования. 
Современное деловое письмо

Деловые тексты, в том числе и письма, часто содержат различные перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда — словосочетания. Четкость в членении рубрицированного разделенного на часть графически текстов достигается при соблюдении следующих правил 1 римскими цифрами обычно нумеруется аспекты письма, графически часто совпадающие с абзацами 2 арабские цифры без скобок представляют средний уровень членения, в конце рубрик среднего уровня ставится точка, даже если они представляют части одного предложения 1. 2. 3. арабские цифры со скобками и строчные буквы со скобками используются в качестве низшего уровня членения.

При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точкой с запятой.

Точка ставится после заключительной рубрики. 1 1 а 2 2 б 3. 3. в. В рекламных письмах, выполненных типографическим способом или при помощи компьютера, рубрики выделяются тире, звёздочками и другими графическими значками. Знаки препинания в этом случае могут быть опущены в конце рубрики и после рубриционного знака. Однако деловые письма и официальные бумаги оформляются строго в соответствии с правилами нормативной грамматики.

Общепринятые сокращения. Сокращения способствуют ускоренным темпам нашей нынешней речи и входят в нее органически. К. Чуковский К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Принцип экономии — универсальный принцип делового общения — выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, ёмкой фразе.

Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов. Номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом? На этот счёт существуют определённые правила, которые необходимо знать составителю. 1. При адресовании писем какой — либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках.

Сокращение отправителем названия организации — адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения адресату. 2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 3. Отказ от номенклатурных сокращений придаёт письму строго официальный характер. 4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а так же обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы ВАЗ-099. 5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы кабель РКБ 0−2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5. 6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно сетка сварная ВР 1, лак НЦ 218. эмаль ПФ 266, сталь Б 2. 7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 8. Не допускается сокращённые слова, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 9. Сокращение слова до одной буквы не допускаются, кроме слов, приведённых в списке ниже. При сокращении слов следует учитывать правила, приведённые в ГОСТ 7.12−77 СТСЭВ 12−79. Типов сокращений достаточно много 1 инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования ВГТРК, ОРТ, СНГ 2 слоговый тип техпром газпром, драгмет 3 простое усечение зав главн обр. 4 смешанный тип промстройбанк, НИИасбест, финотдел. В современных деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений.