Должностной статус секретаря

Секретарь — первый помощник руководителя

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо.

Секретарь руководителя — центр любой организации. Обязанности секретаря разнообразны и ответственны. Она может наполовину разгрузить руководителя от рутиной работы. Квалификационный секретарь — надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Она должна со знанием дела и эффективно управлять посетителями, деловыми бумагами и всеми видами офисной техники.

Квалификационный секретарь, получая задания от руководителя, обязательно записывает их. Это единственный способ выполнить поручение в точности, соблюдая все нюансы. Не следует полагаться на свою память, ведь мы забываем 90% того, что слышим. Блокнот с записями — необходимый атрибут всякого делового человека.

Секретарь всегда должна быть в курсе дел и знать, куда уходит ее шеф и когда вернется.

На плечах секретаря «лежит» вся почта. На этом участке своей работы она должна: готовить ответы на простые письма, визировать их у руководителя и регистрировать, сортировать входящую корреспонденцию по ее важности, собирать информационные материалы для того, чтобы выполнить просьбы, намечать даты ответов на вопросы, содержащиеся в письмах. Когда шеф отсутствует больше пяти дней, организовать ответы на письма, адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для принятия решений.

В обязанности секретаря входит также принимать входящие телефонные звонки, сортировать их, докладывать руководителю и учитывая приоритетность, переключать их на шефа. За исключением звонков от вышестоящих руководителей обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора.

При этом надо следить за культурой телефонного общения и не допускать такие фразы: «Он на важном совещании», «У него важный визит» и т. д. Подобные фразы вызывают неприятное чувство обиды у звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как важным лицом, а не давали понять, что кто-то другой является важнее. Лучше в данном случае использовать ни к чему не обязывающие формулировки, такие как: «Директора в настоящее время нет на месте (в пути, обедает и т. п.), и мы ждем его к 15 часам. Не могли вы перезвонить?» .

Если секретарь не уверена в том, что хочет ли ее шеф соединиться с данным абонентом, она может сказать ему: «В настоящее время он очень занят. Должна и я его прервать?». Эти фразы говорят абоненту ясно, что ему хотят пойти навстречу.

Перечислим и другие обязанности секретаря руководителя. В числе ее безусловных обязанностей входит:

работать в согласии с сотрудниками и с теми, кто по положению выше ее начальника, тем самым проявляя подлинный интерес к своей работе и благосостоянию своей организации. Быстро и четко исполнять поручения и, когда необходимо, проявлять инициативу (поручать без указания своего руководителя).

четко вести текущие дела. Все доклады, решения, записки представлять вовремя. Номера телефонов и почтовые адреса должны соответствовать действительности. Заранее позаботиться обо всех принадлежностях, необходимых для работы. Постоянно «держать на карандаше» список вопросов, которые требуют решения.

Что касается конфиденциальных вопросов, то нужно избегать сплетен о делах фирмы и ее служащих. С личными вопросами обращаться крайне осторожно. Во всех разговорах с посетителями также проявлять разумную осмотрительность: не всякая информация предназначена для широкого распространения.

В преддверии командировок шефа надо задолго до отъезда достать железнодорожное или авиарасписание, согласовывать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гостинице, оформить финансовые документы и приготовить все, что может понадобиться в поездке (досье, деловые бумаги).

В документообороте создать такую систему классификации, чтобы все документы хранились в специальных папках и их можно было быстро найти. Разрабатывать и поддерживать систему хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки периодически обновлять.

Иметь четыре отдельных списка дел: важнейшие, срочные, текущие и долгосрочный. Долгосрочные дела просматривать ежемесячно, отмечая их состояние и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел устанавливать ежедневно.

Секретарь обязана устанавливать время и продолжительность служебных встреч с шефом и давать посетителям необходимую информацию.

Секретарь должна заботиться об удобстве посетителей. Если им приходится ждать, предложить что-нибудь почитать (а важным посетителям предложить чай или кофе). Необходимые документы должны вовремя лежать на столе шефа, чтобы он мог просмотреть их перед приходом посетителя. Когда посетитель задерживается у руководителя слишком долго, звонить шефу и напомнить ему о ближайшем срочном деле, тем самым помогая закончить разговор.

Одна из традиционных обязанностей секретаря — информировать участников предстоящего совещания о времени и месте его проведения. От того, насколько ответственно она подойдет к этому, во многом зависит успех совещания.

Самое грамотное решение — получить у руководителя повестку совещания, размножить ее, составить рассылочную ведомость и поручить разнести под роспись всем приглашенным.

Наличие повестки совещания позволяет участникам лучше подготовиться к нему, захватить все необходимые материалы. Это делает совещание более эффективным и одновременно менее продолжительным.

Наибольший эффект дают более подробнее повестки с указанием докладчиков и времени, отводимого на каждый вопрос. Понятно, что по телефону все это рассказать трудно слишком много времени потратят отправитель и получатели информации.

Если повестка совещания очень краткая и секретарь сочтет более рациональным всех обзвонить, то должна удостовериться (перепроверить), дошла ли информация до каждого из приглашенных — ведь многих можно сразу не застать на месте. Передача же через третьих лиц — опасное дело, чреватое искажением или даже утерей информации.

Нередко руководитель просит свою помощнику пригласить к нему кого-то из сотрудников. Если тот находится на совещании, то следует позаботиться, чтобы, выполняя поручение, не помешать ходу совещания. Следует, открыв дверь, знаками извиниться перед председательствующим, знаками же попросить разрешения подойти к нему и передать записку с поручением отпустить вызываемого или негромко попросить об этом устно.

Ежедневно в начале рабочего дня необходимо напомнить руководителю о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе — и плановых) и получить подтверждение их проведения. Если они будут руководителем отменены или перенесены на другое время, то сразу оповестить об этом всех задействованных в них ли.

Во время отсутствия руководителя секретарь является «стражем» его офиса, отвечающим за решение таких вопросов, как обработка почты, внутренней и внешней, ведение телефонных разговоров и организация приема посетителей. В этом качестве ей приходится самостоятельно решать, какие важные и срочные вопросы следует предать заместителю ее руководителя, какие вопросы в соответствии с представленными ей полномочиями она должна решить сама и какие вопросы следует отложить до возвращения руководителя.

Если возникают сомнения в правильности действий, секретарь должна посоветоваться с заместителем руководителя.