Дополнительные части делового письма

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

• 1. Вниманию конкретного лица;
• 2. Краткое содержание письма;
• 3. Приложение и копии;
• 4. Постскриптум;
• 5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом «вниманию».

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово «копия (и)» за которым следует перечисление лиц, которым она (и) предназначена (ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово «приложение (я)» с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО «Арт Компакт».

1996;06−01.

Страница 2.

Или:

ООО «Арт Компакт» 2 1996;06−01.

Конверт

На конверте пишутся два адреса — адресата и отправителя. Адрес получателя — это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.

Формы пунктуации

Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.

В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.

При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений.

Использование смешанной пунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.

В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.