Заключение. 
Работа с документами в управлении кадров и государственной службы губернатора Красноярского края

Делопроизводство в управлении кадров и государственной службы Губернатора Красноярского края представляет собой сложную систему, включающую в себя разноплановые функции, и ведется много лет хорошо и слаженно.

Проведенный анализ организации кадрового делопроизводства и его эффективности позволил сформулировать в качестве рекомендаций некоторые предложения по его совершенствованию.

На данный момент в Красноярском крае, как и по всей территории Российской Федерации, актуальна реализация Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002;2010 года)», основной целью которой является формирование в Российской Федерации инфраструктуры электронного правительства.

Под термином «Электронное правительство» подразумевается, что можно говорить об электронном государстве, электронном государственном аппарате, электронной инфраструктуре государства, государстве информационного общества и о самом этом обществе, которое также превращается в информационное, приобретая совершенно новые и прежде несвойственные ему черты. Предполагаемый термин касается всех ветвей власти — законодательной, исполнительной и судебной. Это не должно обозначать сосуществование двух государств — бумажного и электронного — это одно и то же государство, но с новыми методами работы.

Предполагается организация государственного управления на основе электронных средств обработки, передачи и распространения информации, предоставления услуг государственных органов всех ветвей власти всем категориям граждан (пенсионерам, рабочим, бизнесменам, государственным служащим и т. п.) электронными средствами, информирования теми же средствами граждан о работе государственных органов. Или использование в органах государственного управления новых технологий, в том числе и Интернет — технологий.

При этом автоматизированные государственные службы, основными функциями которых являются: обеспечение свободного доступа граждан ко всей необходимой информации, сбор налогов, регистрация транспортных средств и патентов, выдача необходимой информации, заключение соглашений и оформление поставок, необходимых государственному аппарату материалов и оснащения. Это может привести к снижению затрат и экономии средств налогоплательщиков на содержание и финансирование деятельности государственного аппарата, увеличение открытости и прозрачности деятельности органов управления.

По сути идея электронного правительства в том, чтобы решить три основные проблемы власти: ввести электронный документооборот, который позволит уменьшить бюрократические проволочки и ускорить принятие решений, перевести в электронную форму общение граждан и бизнеса с властью и кроме того, сделать государственное и муниципальное управление более прозрачным, дебюрократизировать власть и приблизить ее к гражданам.

Таким образом, электронное правительство — это термин, за которым фактически кроется лаконичное описание современного подхода (сформировавшегося в условиях общества) к определению роли правительственных органов в жизни государства и общества. Этот термин обозначает новый способ организации и развития государственного управления, способ его трансформации и совершенствования для ориентации на принципиально более тесную связь с гражданами, кардинального улучшения показателей получения конкретных полезных результатов деятельности, большей экономичности деятельности и ответственности государственных органов. Описанный способ имеет в своей основе целенаправленное и скоординированное применение новых информационно-коммуникативных технологий для реализации функций государства.

Указанные ниже предложения по совершенствованию кадрового делопроизводства можно приобщить к процессам реализации программы «Электронная Россия (2002;2010 года)».

Первое из моих предложений по совершенствованию организации кадрового делопроизводства в Управлении позволит в небольшой степени сократить количество выдаваемых справок для государственных гражданских служащих Администрации Губернатора края и Правительства края. В Администрации Губернатора края служит около трехсот государственных гражданских служащих, а в аппарате Правительства края — около ста. Личные дела этих служащих ведет одно структурное подразделение — управление кадров и государственной службы Губернатора края. Учитывая это, можно представить объем запрашиваемой информации в день, который поступает в Управление не только в письменном виде, но и по телефону.

Согласно Федеральному закону «О персональных данных» доступ к персональным данным предоставляется субъекту персональных данных или его законному представителю оператором при обращении, либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя.

При обращении государственного гражданского служащего специалисты Управления обязаны предоставить хранящиеся в Управлении сведения этого служащего. Зачастую такая работа отнимает много времени, заставляет переключаться от одного вида деятельности к выполнению другого.

Для решения этих проблем предлагаю создать корпоративный сайт на базе программы 1С, который будет закрыт для внешнего пользователя.

Государственным гражданским служащим Администрации Губернатора и Правительства края будет представлена возможность организовать на этом сайте «Личный кабинет», защищенный логином и паролем, известными только ему. При согласии государственного гражданского служащего на обработку его персональных данных в электронном виде в «Личном кабинете» будет сформирован список персональных данных этого служащего, которые могут пригодиться для реализации его личных целей.

При этом Управление гарантирует ограниченный доступ к персональным данным служащего и их обработку исключительно для целей успешного оказания услуги.

Этот список персональных данных будет сформирован исходя из опыта получения запросов от служащих. В него могут быть включены следующие данные:

• — паспортные данные (серия, номер, дата, кем и когда выдан);
• — сведения об образовании (наименование учебного заведения, дата окончания, специальность и квалификация);
• — сведения о прохождении курсов повышения квалификации и (или) переподготовки (наименование учебного заведения, дата прохождения, наименование программы, курсов);
• — сведения о трудовой деятельности (дата назначения, дата и номер правового акта);
• — количество дней отпуска, оставшихся в распоряжении государственного гражданского служащего;
• — сведения о стаже государственного гражданского служащего;
• — сведения о получении государственных и (или) краевых наград (наименование вида награды, дата получения).

Периодически при поступлении новых сведений имеющиеся будут обновляться, таким образом, служащий всегда сможет получить необходимую ему информацию без посредников.

Этот сайт можно будет сделать с возможностью обратной связи, что позволит размещать шаблоны некоторых заявлений, которые ежедневно используются в кадровом делопроизводстве. Например: заявление о выдаче копии трудовой книжки, заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (отпуска по беременности, учебного отпуска и т. д.), заявление о выплате компенсации за дни неиспользованного отпуска.

Государственный гражданский служащий, заполняя пункты, отнесенные к переменным данным, сможет без ошибок подготовить любое заявление без помощи сотрудника Управления.

Таким образом, любой государственный гражданский служащий Администрации Губернатора, а также Правительства края сможет воспользоваться электронной базой своих персональных данных, без ошибок составить основание (заявление) для подготовки правового акта. А у специалистов Управления появиться хоть немного, но больше времени для реализации рабочих функций.

Также в качестве дополнительной информации служащие смогут получать некие напоминания, например о датах рождения сотрудников. Это возможно позволит в какой-то степени решить задачу укрепления трудового коллектива, поддержание дружеской обстановки.

Это лишь один из примеров возможной автоматизации государственной услуги. Такая автоматизация может позволить снизить уровень административной нагрузки на Управление и возможно даст некоторую экономию.

Но с другой стороны, перевод информационных потоков в электронный вид требует и новых подходов к защите информации и как следствие, некоторых финансовых затрат.

Как уже было сказано ранее раздел «Кадровая политика» на официальном портале «Красноярский край» является вторым по частоте посещаемости гражданами. Вторым предложением по совершенствованию кадрового делопроизводства в рамках системы управления персоналом государственной службы является создание, отдельного от официального портала, сайта по кадровой политике Красноярского края.

Сайт должен обеспечить информационную открытость кадровой политики органов государственной власти в Красноярском крае, прозрачность формирования в крае кадрового резерва, резерва управленческих кадров края, открытое информационное взаимодействие с участниками процесса формирования кадрового резерва, широкое информирование общественности о проводимой кадровой политике, создавая равные условия доступа граждан к государственной гражданской службе, информирование общественности об иных аспектах государственной гражданской службы, о политике в области государственных наград и наград края.

Раздел «Кадровая политика» на официальном портале устанавливает рамки для размещения всей желаемой и необходимой информации. Сайт же позволит расширить эти рамки, что будет способствовать большей открытости, прозрачности ведения кадровой политики в крае, а для пользователей предоставит возможность узнать всю желаемую информацию по интересующим вопросам в сфере кадровой политике.

На сайте может предоставляться возможность пользователям задать любой вопрос о кадровой политике специалистам Управления и получить незамедлительный, квалифицированный ответ.

На сайте можно разместить:

• — последние новости о важных для края назначениях;
• — размещать объявления о конкурсах в кадровый резерв и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Красноярского края;
• — более подробную информацию о награждениях, присвоениях почетных званий Красноярского края;
• — порядок организации проведения повышения квалификации и переподготовки государственных гражданских служащих края и муниципальных служащих;
• — график повышения квалификации;
• — расписание курсов повышения квалификации;
• — сведения о доходах и имуществе;

а также:

• — форум для неформального общения участников резерва и лиц, заинтересованных, «он-лайн» дискуссии, обсуждения;
• — вопросник, который позволит проводить социологические опросы;
• — полезные ссылки для пользователей (федеральные порталы, нормативно-правовые документы, регулирующие кадровую политику и т. д.).

Создание такого сайта позволит улучшить качество предоставляемой государственной услуги со стороны Управления и сократить время поиска необходимой информации для пользователей, сделав ее более открытой.

Управление пользуется программой «1С: Зарплата и управление персоналом 8», которая кроме формирования и обработки базы данных служащих позволяет также подготавливать распорядительные акты в отношении государственных служащих о назначении, переводе, отпуске, увольнении и т. д., то есть по сути это унифицированные формы распоряжений. При подготовке в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» распорядительных актов, специалисту потребуется вводить только переменные данные — это фамилия, имя и отчество служащего и основание принятия акты. Это значительно уменьшит время на подготовку распоряжений.

К сожалению, не все специалисты управления пользуются унифицированными формами, а «по старинке» набивают весь текст вручную.

Мое предложение заключается в том, чтобы организовать для специалистов Управления курсы повышения квалификации по программе: «Работа с программой 1С: Зарплата и управление персоналом 8». Это позволит намного быстрее и качественнее освоить программу, чем это происходит в рабочем процессе, а также добавит уверенности в работе с программой, что по моим наблюдениям не хватает специалистам Управления, особенно тем, кто работает достаточно давно.