Моделирование и анализ бизнес-процесса оценки персонала

В данной главе будет исследован процесс оценки персонала в компании. На основе исследования будет проведено моделирование бизнес-процесса оценивания сотрудников — построение модели «AS IS», анализ построенной модели, и разработка модели бизнес-процесса «TO BE». Кроме того, используя построенную модель бизнес-процесса оценки сотрудников «TO BE», будет проведено проектирование решения по автоматизации процесса оценки персонала в компании.

Исследование процесса оценки персонала на предприятии

Оценка персонала в исследуемой компании представляет собой процесс, осуществляемый на регулярной основе в соответствии со специально разработанной и утвержденной процедурой проведения оценки персонала компании. Проводимая оценка основана на официальном методе оценивания сотрудников аттестации, однако не является аттестацией персонала в общепринятом и установленном законодательными нормативными актами смысле.

Целями проведения оценки персонала являются:

• — Оценка профессиональной служебной деятельности работников.
• — Определение уровня компетенций работника с целью рационального планирования привлечения работника к участию в проектной деятельности.

Оценке подлежат все работники компании, как сотрудники, занятые основной производственной деятельностью, так и персонал обслуживающих структурных подразделений. Оценивание сотрудников организации проводится на основе анализа трудовой деятельности работников, включая анализ результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей. Оценка осуществляется по следующим показателям:

• — Квалификация работников в функциональных областях.
• — Деловые качества.

Оценка персонала компании осуществляется на основе следующих документов:

• — Регламент проведения аттестации.
• — Положение об аттестации.
• — Положение об аттестационной комиссии.
• — Приказ о проведении аттестации с приложениями.
• — Приказ о проведении аттестации.
• — Состав аттестационной комиссии.
• — План мероприятий со сроками и ответственными лицами.
• — Типовое Положение о функциональной группе.

Процесс оценки персонала является комбинацией нескольких методов оценивания сотрудников. Он имеет официально-утвержденный характер, как аттестация работников, проводится на основе моделей компетенций и использует результаты экспертных оценок. Аттестационный лист по результатам оценки формируется на основе интервью с каждым оцениваемым сотрудником, который имеет право согласиться с поставленной оценкой или подать апелляционное заявление, которое рассмотрит аттестационная комиссия. В перспективе, процесс будет …

Соглашение о моделировании определяет аспекты моделирования, назначение и правила построения моделей, используемые в этих моделях диаграммы, объекты и типы связей между объектами, а также заполняемые атрибуты диаграмм, объектов и связей, для построения описания бизнес-процессов в среде ARIS.

Процесс оценки персонала в компании связан с множеством других бизнес-процессов, протекающих при управлении персоналом компании. Оценивание сотрудников производится на основе полученной из других бизнес-процессов информации и предоставляет им информацию по оценке. То есть входами в бизнес-процесс (модель «AS IS») являются первичные данные о сотрудниках компании, данные о пройденном обучении и их участии в проектах, которые являются выходами бизнес-процессов «Обеспечение трудовыми ресурсами» (подпроцессы «Прием на работу», «Кадровое перемещение»), «Производство» и «Обучение и развитие персонала». Выходом бизнес-процесса оценки персонала (модель «AS IS») являются данные по проведенной оценке, которые необходимы на входе в бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала».

Владельцем бизнес-процесса оценки персонала является руководитель группы управления компетенцией. Исполнителями:

• — оцениваемые сотрудники, которые сами заполняют первичную информацию для проведения оценки;
• — руководители структурных подразделений, которые проводят оценку компетенций и деловых качеств подчиненных;
• — лидеры функциональных групп, разрабатывающие графики проведения оценки и оценивающие компетенции подчиненных;
• — руководители функциональных направлений, согласовывающие графики проведения оценки по функциональным направлениям;
• — специалист, ответственный за проведение оценки персонала, готовящий сводный график проведения оценки, обеспечивающий ознакомление всех сотрудников с документами по оценке персонала и участвующих в принятии решений по результатам оценки;
• — заместитель генерального директора по развитию, согласовывающий сводный график проведения аттестации;
• — генеральный директор, издающий приказ о проведении оценки персонала и утверждающий сводный график проведения оценки;
• — аттестационная комиссия, принимающая решения по результатам оценки.

Управление бизнес-процессом производится на основе документов:

• — Регламент проведения аттестации.
• — Положение об аттестации.
• — Положение об аттестационной комиссии.
• — Приказ о проведении аттестации с приложениями.

Процесс оценки персонала включает в себя три подпроцесса (см. рис. 2.3):

• — Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных.
• — Проведение дополнительной работы к оценке персонала.
• — Проведение оценки персонала.

Подпроцессы взаимодействуют друг с другом. Интеграция позволяет им получать информацию на вход от одного бизнес-процесса и передавать выходную информацию другому бизнес-процессу.

Модель бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» «AS IS»

Бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» (приложение А) инициируется одним из событий или несколькими сразу, объединенными логическим правилом «ИЛИ» (см. рис. 2.4):

Рисунок 2.4. Начальные события бизнес-процесса «Ведение БД СУДК на основе исторических и оперативных данных».

Процесс формирования базы данных СУДК работниками инициируется, если произошло хотя бы одно из событий или несколько одновременно. Событие «Работник принят в штат», конечное событие бизнес-процесса «Приём на работу», говорит о том, что новый сотрудник должен заполнить информацию о себе в СУДК. Событие «Работник перемещен», конечное событие бизнес-процесса «Кадровое перемещение», говорит о необходимости внесения изменений в штатное расписание, также как и событие «Данные не соответствуют штатному расписанию», одно из событий второго подпроцесса бизнес-процесса оценки персонала компании. Событие «Необходимо дозаполнить персональные данные» выявляет недостаток данных для проведения оценивания работников в третьем подпроцессе бизнес-процесса оценки персонала компании.

Начатый бизнес-процесс продолжается функцией «Запросить данные по актуальному состоянию из ИСУ ПЕРСОНАЛ» (см. рис. 2.5). В ИСУ ПЕРСОНАЛ хранятся все данные по штатным должностям и расписанию работников компании. Специалист, ответственный за сопровождение СУДК получает данные по штатному расписанию в виде бумажного документа и вручную вносит данные в СУДК. Работа с СУДК осуществляется на основе «Инструкции по заполнению Форм в СУДК». В процессе ввода начальных данных создается электронный документ «Резюме работника в СУДК» со статусом «Создано». Для установки статуса используется объект на диаграмме Attribute.

Рисунок 2.5. Внесение данных о штатном расписании в СУДК После ввода данных о штатной должности и расписании и создания Резюме, работу с СУДК продолжает сам работник (см. рис. 2.6). Он вводит данные о себе в систему (функция «Заполнение данных об опыте работы, обучении и компетенциях в СУДК»), используя незаполненное Резюме и Инструкцию. Завершение выполнения функции позволяет сменить статус Резюме на «Заполнено».

Рисунок 2.6. Заполнение данных в СУДК работником На данном этапе первичная информация о работнике считается заполненной. Далее возможен ввод дополнительной информации. Если работник участвовал в новых проектах, информация о которых еще не отражена в СУДК, руководитель его структурного подразделения сам вводит эти данные (см. рис. 2.7). Создается условие с помощью логического оператора «ИЛИ». Данные о новых проектах поступают из бизнес-процесса «Производство» и вносятся в СУДК по мере участия в них сотрудников. Дополнения в СУДК вносят руководители структурных подразделений работников.

Рисунок 2.7. Внесение дополнений в СУДК Кроме дополнительной информации по участию в проектах, возможно получение дополнительных данных из бизнес-процесса «Организация обучения», предоставляющего информацию о прохождении работниками дополнительного внутреннего и внешнего обучения. Специалист, ответственный за организацию обучения должен ввести в СУДК информацию о пройденном работником обучении на основе предоставленных сертификатов и свидетельств об обучении (см. рис. 2.8):

События «Внесены дополнительные данные в СУДК», «Внесены данные о работниках в СУДК» и «Данные о пройденном обучении внесены в СУДК» являются завершающими в процессе «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» (см. рис. 2.9). Выполнение хотя бы одного из них (логическое правило «ИЛИ») говорит о завершении процесса. Результаты выполнения бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» могут использоваться в следующем подпроцессе процесса оценки персонала в компании «Проведение подготовительной работы к оценке персонала», а также в других процессах управления персоналом «Обучение и развитие персонала», «Обеспечение трудовыми ресурсами».

Рисунок 2.8. Внесение данных о пройденном обучении.

Модель бизнес-процесса «Проведение подготовительной работы к оценке персонала» «AS IS»

Бизнес-процесс «Проведение дополнительной работы к оценке персонала» (приложение Б) использует информацию, полученную на выходе из процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» и инициируется одним или несколькими из его конечных событий (см. рис. 2.10). Далее, специалист, ответственный за проведение оценки персонала, проверяет соответствие данных СУДК штатному расписанию. При соответствии, процесс продолжается, при несоответствии — завершается событием «Данные СУДК не соответствуют штатному расписанию» и переходит в бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных».

Если данные в СУДК соответствуют штатному расписанию, издается и утверждается генеральным директором Приказ о проведении аттестации с приложениями (см. рис. 2.11). Издание Приказа производится на основе документов об аттестации, которые объединены в Пакет документов об аттестации (см. рис. 2.12). Пакет документов создается с помощью отдельной диаграммы описания состава пакета документов (Informational carrier diagram). Приказ с приложениями также объединены в пакет документов (см. рис. 2.13). Специалист, ответственный за проведение оценки персонала проводит ознакомление руководителей функциональных направлений (далее ФН) и лидеров функциональных групп (далее ФГ) с утвержденным Приказом. Руководители ФН и лидеры ФГ подписывают листы ознакомления с Приказом. автоматизированный персонал бизнес кадровый.

Рисунок 2.11. Издание приказа о проведении аттестации.

Рисунок 2.12. Пакет документов об аттестации.

Рисунок 2.13. Приказ о проведении аттестации с приложениями Ознакомившись с Приказом, лидеры ФГ разрабатывают график проведения аттестации по функциональным областям (далее ФО) и согласовывают его с руководителями ФН.

Разработанные и согласованные графики проведения аттестации по ФО сводятся (функция «Подготовка сводного графика проведения аттестации») в единый график проведения оценки квалификации персонала (см. рис. 2.15). Проект сводного графика готовится специалистом, ответственным за проведение оценки персонала, согласуется заместителем генерального директора (далее ЗГД) по развитию. Статус сводного графика меняется на «Согласован». Согласованный сводный график утверждается генеральным директором (статус графика «Утвержден»).

После утверждения Приказа о проведении аттестации и сводного графика проведения аттестации проводится ознакомление работников. Персонал подписывает листы ознакомления с Приказом, бизнес-процесс «Проведение подготовительной работы к оценке персонала» завершается событием «Работники ознакомлены с графиком и Приказом о проведении аттестации». Результаты процесса отправляются в следующий подпроцесс процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» «Проведение оценки персонала».

Рис. 2.16. Завершение бизнес-процесса «Проведение подготовительной работы к оценке персонала»

Модель бизнес-процесса «Проведение оценки персонала» «AS IS»

Бизнес-процесс «Проведение оценки персонала» (приложение В) является третьим подпроцессом бизнес-процесса оценки персонала. Начало его выполнения возможно только после окончания двух предыдущих подпроцессов процесса оценки персонала в компании — бизнес-процесса «Ведение базы-данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» и бизнес-процесса «Проведение подготовительной работы к аттестации персонала». Кроме того, процесс оценки может быть запущен событием «Есть необходимость переаттестации», который является одним из завершающих событий самого бизнес-процесса «Проведение оценки персонала». Между событиями стоит логическое правило «ИЛИ», так как бизнес-процесс может быть инициирован любым из событий (см. рис. 2.17).

Выполнение бизнес-процесса продолжается одновременно тремя функциями, расположенными через логическое правило «И» на диаграмме. Оценка персонала в компании состоит из оценивания компетенций и деловых качеств сотрудников. Оценка компетенций проводится по различным оценочным калькуляторам для работников производственных подразделений и для работников обслуживающих структурных подразделений. Оценка по разным направлениям производится параллельно.

Рисунок 2.17. Инициация бизнес-процесса «Проведение оценки персонала».

Оценка уровня компетенций работников производственных подразделений начинается с функции «Заполнение калькуляторов для оценки компетенций работников ФГ» (см. рис. 2.18). Заполнением калькуляторов занимается лидер функциональной группы, в которую входит работник. На вход функции подаются различные калькуляторы, из которых необходимые для оценки выбирает лидер ФГ. Калькуляторы для оценки компетенций на диаграмме объединены в пакет документов (см. рис. 2.19). После выполнения функции «Калькуляторы оценки компетенций» приобретают статус «Заполнены» (объект на диаграмме — Attribute). Заполняются калькуляторы на основе Резюме работника из информационной системы СУДК (электронный документ на диаграмме «Резюме работника в СУДК» со статусом «Заполнено»).

Используя заполненные калькуляторы, лидер ФГ проводит оценку уровня компетенций работников (функция на диаграмме — «Проведение оценки уровня компетенций работников производственных подразделений»). На выходе формируется документ «Лист оценки компетенций в функциональных областях», который будет использоваться при дальнейшей работе, составлении отчета по проведенной оценке сотрудников.

Рисунок 2.18. Оценка уровня компетенций работников производственных подразделений.

Рисунок 2.19. Пакет калькуляторов для оценки компетенций Аналогично производится оценка уровня компетенций работников обслуживающих структурных подразделений (см. рис. 2.20). Отличие состоит в том, что ответственность за заполнение калькуляторов и оценивание уровня компетенций работников лежит на руководителях структурных подразделений, в которые входит сотрудник.

Рисунок 2.20. Оценка уровня компетенций работников обслуживающих структурных подразделений Параллельно оценке компетенций работников проводится оценка деловых качеств (см. рис. 2.21). Руководители структурных подразделений заполняют листы оценки деловых качеств и формируют отчет по проведенной оценке.

Рисунок 2.21. Оценка деловых качеств работников После проведения оценки компетенций и деловых качеств персонала формируется сводный отчет по результатам оценки работников (см. рис. 2.22). Функция «Формирование сводного отчета по результатам оценки работника» выполняется после наступления нескольких событий: одно из событий, завершивших оценку уровня компетенций и событие, завершившее оценку деловых качеств работников. Кроме данных по оценке используется первичная информация о сотрудниках, полученная из бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных». Используется одно из событий «Внесены дополнительные данные в СУДК» или «Внесены данные о работниках в СУДК» и событие «Данные о пройденном обучении внесены в СУДК».

Сводный отчет (документ «Сводный отчет по результатам оценки») формируется на основе электронного документа «Резюме работника в СУДК» и бумажных документов «Отчет по оценке деловых качеств» и «Лист оценки компетенций в функциональных областях».

Обобщение результатов оценки позволяет провести собеседование с работником (см. рис. 2.23). Собеседование проводит аттестационная комиссия и специалист, ответственный за проведение оценки персонала. Далее возможно наступление хотя бы одного из событий (логическое правило «ИЛИ») «Проведено собеседование с работником», «Необходимо дозаполнить персональные данные». Выявленные неточности и несоответствия в персональных данных требуют возвращения в бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных».

Рисунок 2.22. Формирование сводного отчета по результатам оценки работников По результатам собеседования специалист, ответственный за оценку персонала готовит «Аттестационный лист с комментариями и рекомендациями по результатам собеседования» и проводит ознакомление с ним работника. Аттестационный лист приобретает статус «Ознакомлен», и, в случае несогласия с оценкой, работник подает апелляцию.

Апелляция и аттестационный лист используются на заседании аттестационной комиссии по результатам оценки, где готовится «Протокол аттестационной комиссии» и вносятся в аттестационный лист заключение и рекомендации комиссии каждому работнику (аттестационный лист со статусом «С заключением и рекомендациями»). Бизнес-процесс завершается одним из событий (логическое правило «исключающее ИЛИ») «Аттестация завершена» или «Есть необходимость переаттестации» (см. рис. 2.24). При необходимости переаттестации бизнес_процесс начинается снова, при завершении аттестации — переходит в смежный бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала».

Рисунок 2.24. Завершение бизнес-процесса «Проведение аттестации персонала».