Организация закупочной деятельности в розничной торговле

В процессе закупки и поставки товаров устанавливаются коммерческие связи между участниками, представляющими предприятия торговли, производителей и обслуживающие сферу обращения субъекты. С закупочной деятельности начинаются коммерческие отношения с партнёрами. Закупочная деятельность и коммерческие действия взаимообусловлены, они осуществляются в соответствии с целями торгового предприятия и содержанием решаемых задач. [1, c. 149].

Закупочная деятельность является основой в торговле. Чтобы продать товар покупателю и получить прибыль необходимо располагать товаром. Главная функция товарного обращения сводится к смене форм стоимости по формуле:

Д — Т и Т '- Д ' (1).

Формула раскрывает сущность работы в торговле — предприниматель, располагая определённой суммой денежных средств, закупает товар, который затем реализует в денежные средства с некоторым приращением. Исходя из основной функции товарного обращения, можно сделать вывод, торговле начинается с закупки товаров с целью последующей их продажи.

Правильно организованные розничные закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия. [2, c. 159].

Работа по розничным закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных операций, к числу которых относятся:

• — изучение и прогнозирование покупательского спроса;
• — определение потребности в товарах;
• — выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;
• — организация рациональных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;
• — организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, аукционах, у импортёров и других поставщиков;
• — организация учёта и контроля по розничным закупкам;

Организационная работа по розничным закупкам товаров в рыночных условиях должна основываться на принципах современного маркетинга. С помощью методов маркетинга, менеджеры торговых предприятий получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль. [2, c. 160].

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым маркетинговым условием для проведения успешной работы по закупкам товаров.

Как известно, спрос — это форма рыночного проявления потребности. В свою очередь потребность принято определять как нужду или недостаток в чём-либо, необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, функционирования личности, социальной группы населения или общества в целом. В процессе общественного развития потребности растут и изменяются.

Спрос населения на товары формируется под влиянием многочисленных экономических, демографических, природно-климатических и других факторов, которые постоянно изменяются в процессе развития общественного производства. Поэтому только с помощью методов маркетинга коммерческие работники могут получить необходимую информацию о товарах, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о ёмкости рынка в отдельных регионах и т. д. [3, c. 85].

Маркетинговая наука выработала целый арсенал средств и способов изучения и прогнозирования покупательского спроса, которые необходимо использовать при организации закупок товаров. Поэтому розничные закупки следует начинать с изучения спроса, потребностей покупателя на товары, покупательских намерений и других факторов, формирующих спрос. Розничные базы, являясь торговыми предприятиями и обслуживая определённый территориально-экономический район, изучают в основном объём покупательского спроса на те или другие виды товаров и в отдельных случаях ассортиментную структуру спроса. Для этого на розничных предприятиях используются различные методы изучения и прогнозирования спроса:

• — оперативный учёт продажи товаров и движения товарных запасов за определённый период;
• — изучение и обобщение заявок розничных торговых предприятий на завоз товаров;
• — учёт и анализ неудовлетворённого спроса покупателей;
• — проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний с покупателями товаров;

Для проведения работы по изучению и прогнозированию спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы (отделы), одной из основных функций которых является изучение как общего объёма спроса (ёмкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары. [2, c. 161].

Эффективным методом изучения спроса являются выставки и выставки-продажи. Наряду с демонстрацией товаров могут быть проведены показ работы технически сложных товаров, консультации по товарам; организована продажа товаров со скидкой или предоставлением более длительного, чем обычно, гарантийного срока; показаны рекламные ролики и фильмы, слайды, распространена печатная продукция, проведены лотереи, аукционы по продаже отдельных товаров, дегустации и т. п. Наиболее эффективным методом изучения спроса считается анкетный опрос. Руководствуясь результатами маркетинговых исследований, розничные базы, коммерческие фирмы и другие розничные покупатели строят свою политику закупок, заключая долгосрочные соглашения с поставщиками товаров, на которые ожидается повышение спроса. Информация маркетинговых служб позволяет розничным покупателям заблаговременно подготовиться к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, осваивающих выпуск более совершенных или принципиально новых товаров.

Для расчёта потребности в товарах могут быть использованы различные методы (нормативный метод определения потребности в товарах, метод использования коэффициента эластичности, балансовый метод и т. д.). В каждом конкретном случае выбор методики диктуется условиями, в которых работает торговое предприятие, условиями прогноза, информационным обеспечением и другими факторами. [3, c. 86].

Одним из важнейших элементов закупочной работы является выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров. [2, c. 163].

Работники предприятия должны хорошо знать экономику своего региона, его производственные возможности, ассортимент производимых товаров. Работникам предприятия необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в СМИ, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата розничных баз.

В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учётом их платёжеспособности, с недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

Работники должны посещать производственные предприятия, изготавливающие товары, знакомиться с производственными возможностями, ассортиментом и качеством выпускаемых ими товаров. Также полезными окажется их участие в совещаниях с работниками промышленности и предпринимателями, в выставках-просмотрах новых образцов изделий, в выставках-ярмарках.

Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров.

Под поставщиками товаров следует понимать конкретные предприятия различных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно классифицировать на различные группы по различным признакам.

Рассмотрим классификацию поставщиков:

• 1) по территориальному признаку:
  • — местные поставщики — внутриобластные поставщики, которые зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы;
  • — внеобластные поставщики;
  • — республиканские поставщики;
  • — внереспубликанские поставщики;
• 2) по форме собственности:
  • — государственные поставщики;
  • — муниципальные поставщики;
  • — частные поставщики;
  • — кооперативные поставщики;
  • — поставщики иных форм собственности;
• 3) по ведомственной принадлежности:
  • — внутрисистемные поставщики;
  • — внесистемные поставщики.
• 4) по функциональным признакам:
  • — поставщики-изготовители;
  • — поставщики-посредники.

В обобщённом виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков — изготовителей и поставщиков — посредников, закупающих продукцию у производителей и реализующих её розничным покупателям.

Розничные посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной деятельности.

Дистрибьютор — фирма, осуществляющая сбыт на основе закупок у крупных промышленных фирм — производителей готовой продукции. Это относительно крупная фирма, располагающая собственными складами и устанавливающая длительные контрактные отношения с промышленниками. [9, c. 114].

Брокерская фирмапредприятие, оказывающее посреднические услуги государственным и коммерческим структурам в приобретении, продаже и обмене товаров. Брокер (физическое лицо) — торговый посредник при заключении сделок между покупателями и продавцами товаров на товарной бирже. Действует он по поручению клиентов, получая от них вознаграждение. [9, c. 51].

Дилер — юридическое или физическое лицо, осуществляющее биржевое или торговое посредничество за свой счёт и от своего имени. Доходы дилера образуются за счёт разницы между покупной и продажной ценой товара, валют и ценных бумаг. [9, c. 110].

Поставщики также различаются по их принадлежности к той или иной хозяйственной системе. Поставщики, относящиеся к той же системе, в которую входят оптовые покупатели, называются внутрисистемными, остальные — внесистемные.

По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причём их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условия поставки товаров и другие сведения, интересующие розничные базы. [2, c. 164].

Правильный выбор поставщика в условиях рынка весьма сложное дело, и ошибка здесь может дорого стоить предприятию. Выбор наиболее выгодного для предприятия поставщика имеет большое значение, так как от последнего зависит величина затрат на закупку материальных ресурсов.

Когда поставщиков много, то выбор наиболее подходящего целесообразно проводить в два этапа. На первом этапе производится предварительный отбор поставщиков.

Критерии выбора поставщиков могут быть дополнены и другими специфическими критериями. Заполнять таблицу целесообразно путём проставления баллов каждому поставщику по каждому критерию. Сложив все эти оценки по всем критериям, можно вывести среднее значение оценки. Предпочтение должно отдаваться тем поставщикам, которые имеют наибольшее среднее значение оценки. [10, c. 126].

Предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты, намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощённой схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия. [11, c. 171].

Подразделение поставщиков зависит от канала сбыта (продвижения), т. е. пути, по которому товары движутся от производителей к потребителям. Он характеризуется числом составляющих его звеньев или уровней, на каждом из которых выполняются различные операции по приближению товара к конечному потребителю.

В последние годы всё более широкое распространение получает вариант, при котором потребительские товары производители стремятся продавать непосредственно конечным потребителям. Это так называемый канал нулевого уровня или прямой канал товародвижения. При одноуровневом канале посредником на рынке потребительских товаров становится оптовый и розничный торговец. Если между промышленным предприятием и предприятием розничной торговли стоят два и более оптовых торговца, то мы имеем дело с многоуровневым каналом продвижения товаров. [3, c. 87].

Одним из важнейших этапов закупочной работы является установление хозяйственных связей с поставщиками. В условиях рыночной экономики большое значение придаётся самостоятельному урегулированию хозяйственных взаимоотношений между поставщиками и покупателями товаров на базе правовых норм гражданского законодательства. При этом существенно повышается роль договоров поставки товаров.

Гражданским кодексом Российской Федерации установлено, что по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. [12, c. 18].

В отличие от других договоров по договорам поставки допускается возможность одностороннего отказа от его исполнения или одностороннего его изменения в случае существенного нарушения договора одной из сторон. Нарушение договора поставки поставщиком считается существенным в случаях: поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок; неоднократного нарушения сроков поставки товара. [3, c. 90].

Нарушение договора поставки покупателем считается существенным в случаях:

• — неоднократного нарушения сроков оплаты товаров;
• — неоднократной не выборки товаров.

В этих случаях договор поставки считается изменённым или расторгнутым с момента получения одной стороной уведомления другой стороны об отказе от исполнения договора полностью или частично.

Успешное осуществление коммерческой деятельности во многом зависит от своевременного исполнения обязанностей сторонами договора. Поэтому важной частью коммерческой работы является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставки товаров. Это позволяет обеспечивать своевременное и бесперебойное поступление товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и в предусмотренном количестве.

Исполнение договоров поставки товаров контролируется по общему объёму, развёрнутому ассортименту, срокам поставки, качеству и комплектности поставляемых товаров, соблюдению транспортных условий, расчётной дисциплины.

С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, преимущественно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно у поставщиков-изготовителей на стабильной долговременной основе.