Методы анализа функциональных взаимосвязей
Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения. Причиной низкой финансовой обеспеченности отдела является отсутствие прямого контакта хозотдела с бухгалтерией, откуда и поступают денежные средства для… Читать ещё >
Методы анализа функциональных взаимосвязей (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Для выявления дублируемых, несоответствующих и недостающих, перегруженных, главных и вспомогательных функций построим таблицу функциональных взаимосвязей и оперограмму.
Таблица № 5.
Функциональные взаимосвязи.
№. | Функции. | Исполнители. | ||||||||||
Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения. | К. | КС. | И. | А К. В. | И. | И. | И. | И. | И. | И. | И. | |
Организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей. | К. | К С. | АВ И. | С. | ||||||||
Обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники. | К. | КА. | АСВ. | И. | ||||||||
Осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке, пришедших в негодность материальных ценностей. | К. | АК. | В. | ИВС. | ||||||||
Хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям. | К. | К. | ИКВ. | АСВ. | ||||||||
Организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей. | КА. | ИАСВ. | ||||||||||
Обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела. | КА. | ВИС. | ||||||||||
Оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей. | К. | К. | ВИ. | АСИ. | ||||||||
Осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела. | К. | И. | АВС. | И. | ||||||||
Проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела. | К. | ВАС. | И. | И. | И. |
Обозначения:
- 1 — Генеральный директор
- 2 — Зам. ген. директора предприятия по социальному развитию
- 3 — Начальник АХО
- 4 — Группа благоустройства и озеленения территорий
- 5 — Бюро учета и материального обеспечения
- 6 — Участок внутренней и внешней уборки
- 7 — Юридический отдел
- 8 — Канцелярия
- 9 — Отдел маркетинга
- 10 — Отдел материально-технического снабжения
- 11 — Центральная бухгалтерия
- 12 — Финансовый отдел
- 13 — Планово — экономический отдел
- 14 — Отдел капитального строительства
И — Информирование К — Контроль, А — Анализ С — Согласование В — Выполнение Большую часть функций выполняет начальник АХО и такие отделы, как бюро учета и материального обеспечения, группа благоустройства и озеленения территорий, участок внутренней и внешней уборки и юридический отдел, все остальные отделы участвуют в выполнении одной функции.
Оперограмма — это одна из разновидностей табличнографического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали с лева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз — последовательность операции.
Таблица № 6.
Оперограмма функции «Организация приобретения в установленном порядке заказанных материальных ценностей».
Обозначения:
^ - Информирование.
¦ - Анализ.
Ў - Согласование.
¦ - Выполнение В целом процесс приобретения необходимых материальных ценностей осуществляется в следующем виде.
- 1. Бюро учета и материального обеспечения составляет еженедельно заявку на приобретение необходимых канцелярских товаров и направляет ее зам. ген. директора предприятия по соц. развитию.
- 2. Зам. ген. директора предприятия по соц. развитию визирует ее и направляет начальнику АХО.
- 3. Начальник АХО составляет заявку на получение денежных средств из кассы бухгалтерии и направляет ее зам. ген. директора предприятия по соц. развитию.
- 4. Зам. ген. директора предприятия по соц. развитию визирует заявку и направляет в центральную бухгалтерию.
- 5. Центральная бухгалтерия визирует заявку и направляет ее бюро учета и материального обеспечения.
- 6. Бюро учета и материального обеспечения приобретает заказанные материальные ценности.
Таким образом, процесс выполнения одной заявки может составлять от 1 недели до 1 месяца.
Таким образом, хозотдел должен получить возможность прямого взаимодействия с бухгалтерией для приобретения необходимых материальных ценностей.
Из анализа объекта и субъекта управления целевой подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс» можно сделать следующие выводы:
- 1. Недостаточная финансовая обеспеченность отдела средствами, необходимыми для закупки канцтоваров и хозинвентаря.
- 2. Следствием чего является низкая степень обеспечения управленческих решений оформлением административных документов.
- 3. Причиной низкой финансовой обеспеченности отдела является отсутствие прямого контакта хозотдела с бухгалтерией, откуда и поступают денежные средства для приобретения необходимых материальных ценностей.
Органиграмма — это графическая схема, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы.
Таблица № 7.
Органиграмма.
№. | Функции. | Исполнители. | ||||||
С1. | С2. | С3. | СБ1. | СБ2. | З1. | |||
Обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения. | К. | И. | И. | И. | А К. В. | А К. В. | И. | |
Организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей. | К С. | ; | ; | ; | А В. | А В. | ; | |
Обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники. | К А. | ; | ; | ; | А С. В. | А С. В. | И. | |
Осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке, пришедших в негодность материальных ценностей. | К А. | В. | В. | В. | И В. С. | И В. С. | ; | |
Хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям. | И К. В. | ; | ; | ; | А С. В. | А С. В. | ; | |
Организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей. | К А. | ; | ; | ; | И А. С В. | И А. С В. | ; | |
Обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела. | К А. | ; | ; | ; | В И. С. | В И. С. | ; | |
Оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей. | К. | ; | ; | ; | В И. | В И. | ; | |
Осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела. | К. | И. | И. | И. | А В. С. | А В. С. | И. | |
Проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела. | В А. С. | И. | И. | И. | И. | И. | И. |
Обозначения:
1 — Начальник АХО С1 — Специалист 1 (Группа благоустройства и озеленения территорий) С2 — Специалист 2 (Группа благоустройства и озеленения территорий) С3 — Специалист 3 (Группа благоустройства и озеленения территорий) СБ1 — Специалист бюро 1 (Бюро учета и материального обеспечения) СБ2 — Специалист бюро 2 (Бюро учета и материального обеспечения) З1 — Завхоз 1 (Участок внутренней и внешней уборки) З2 — Завхоз 2 (Участок внутренней и внешней уборки) К — Контроль, А — Анализ С — Согласование В — Выполнение.
— - Не участвует В органиграмме мы выявили, что начальник АХО и специалисты бюро учета и материального обеспечения участвуют во всех функциях и сильно загружены, т.к. им нужно согласовывать, анализировать и контролировать подчиненных за выполнением всех функций. Специалисты группы благоустройства и озеленения территорий и завхозы — малозагруженны, но функции распределены равномерно между ними.
Дерево целей
Дерево целей — это структурированный иерархический перечень целей организации, в котором цели более низкого уровня подчинены и служат для достижения целей более высокого уровня. Соответственно, наверху находится главная, генеральная цель организации.
Для разгрузки бюро учета и материального обеспечения нужно создать новую должность: главный специалист бюро учета и материального обеспечения.
А также хозотдел должен получить возможность непосредственно обращаться в бухгалтерию с заявками для приобретения необходимых материальных ценностей, в целях сокращения процесса выполнения одной заявки, для этого главному бухгалтеру должны отойти полномочия по принятию решения о приобретении материальных ценностей.
Для этого мы построим два дерева целей.
Рис. № 2
Дерево целей № 1.
Рис. № 3
Дерево целей № 2.
