Документные ресурсы архивов: характеристика, формирование и использование

Архивный документ — в РФ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

В архиве хранятся потерявшая первоначальную актуальность служебная документация, фирменная реклама за прошлые годы, фотографии сотрудников, защищенные фирмой патенты. В архивах хранится 12−14 процентов управленческих документов, но для них установлены разные сроки содержания в фонде. При этом долгосрочно или бессрочно хранят всего 1−3 процента управленческих документов.

По вместимости (миллионов единиц хранения) выделяют следующие архивы:

• — малыедо 0,15;
• — небольшиеот 0,15 до 0,5;
• — средние — от 0,5 до 1;
• — крупные — от 1 до 2;
• — крупнейшие — свыше 2.

По срокам хранения различают архивы временного и архивы постоянного хранения. Первые — дела в них хранят от 3 до 75 лет. Документы, имеющие высокий общественный интерес, публикуют.

Принципы формирования архивного фонд. При формировании архива стремятся соблюсти принцип уважения к фонду. Сделать это подчас затруднительно, потому что каждый документ может быть интересен в разных аспектах, а находиться он должен только в одном деле. Принцип преемственности предполагает, что в фонде будут сближены документы предков и современников, родственников одного лица. В соответствии с принципом единства фонда нужно, чтобы в делах по возможности находились все документы, имеющие отношение к его профилю.

Использование: Руководство страны строго следило за ограничением допуска желающих ознакомиться с архивными материалами, а также стремилось ограничить доступность самих этих материалов. Имея в своем подчинении такое могущественное средство, как архивный фонд, можно было ссылкой на те или иные избирательно выделенные документы подкрепить практически любые политические заявления и действия. Сейчас в этом отношении сделаны заметные послабления.