Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета
На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить возможные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят… Читать ещё >
Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
Вторым этапом внедрения и автоматизации управленческого учета является разработка специфических программных модулей. Как уже упоминалось в статье предыдущего номера, за базу была выбрана программа «1С: Предприятие 7.7» и, соответственно, для этого продукта было решено создавать надстройку.
На заметку. Распространена такая точка зрения на программное обеспечение: дешевле купить максимально «навороченную» программу и ее внедрить, чем взять «1С:» и отдельные блоки и написать надстройку под конкретную компанию. Почти в 100 процентах случаев это заблуждение. К примеру, что дешевле — купить пустую квартиру и сделать в ней ремонт по своему вкусу или приобрести квартиру с евроремонтом и встроенной мебелью и пытаться переделать ее под свой вкус свои запросы? Ответ очевиден. Так и с автоматизацией: большинство компаний на белорусском рынке пытаются продать свои надстройки и их внедрить, а не взять программу и блоки и построить систему управленческого учета.
Причины изменений С момента предоставления первоначального технического задания (ТЗ) программистам разработанная консультантами система управленческого учета, как и само ТЗ, претерпела некоторые изменения. На причинах подобных изменений остановимся более подробно.
Несмотря на наличие нескольких десятков специализированных учебных заведений, выпускающих специалистов в области написания программного кода, курсов, обучающих специалистов конкретным технологиям либо языку программирования, на рынке IT-технологий наблюдается острый дефицит высококвалифицированных кадров. Данный факт приводит в уныние компании по разработке ПО, поскольку, во-первых, возникает необходимость переманивания специалистов из фирм-конкурентов, используя в качестве основного средства мотивации предложение большей зарплаты и лучших условий труда, а во-вторых, возникает ощутимое снижение качества конечного продукта и реальные задержки в сроках выполнения заказов. С данным явлением столкнулись и авторы данной статьи.
Перед тем как составлять подробное и детальное техническое задание, консультантов поставили перед фактом, что оно должно быть понятно обычному рядовому программисту «1С:», не имеющему никакого понятия об управленческом и бухгалтерском учетах. Конечно, тут же возникает вопрос, понимает ли программист вообще, что он кодирует?
Итак, в подробном техническом задании появились следующие документы:
План счетов с аналитикой (табл. 1). По настоянию разработчиков из плана были убраны почти все субсчета, кроме действительно необходимых — товаров на складе и в рознице. Чтобы компенсировать потерю субсчетов, консультанты увеличили количество рабочих субконто до четвертых. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы получать полную и оперативную аналитику в любых разрезах.
Таблица 1
План счетов УУ
Код | Наименование | Субконто 1 | Субконто 2 | Субконто 3 | Субконто 4 | |
Вспомогательный | ||||||
ОС и НА | ОСНА | ЦФО | ||||
Амортизация ОС и НА | ОСНА | ЦФО | ||||
Материалы | Материалы | |||||
Затраты | Элементы затрат | ЦФО | Виды деятельности | |||
Затраты прямо нераспределенные | Элементы затрат | ЦФО | ||||
Товары | Товары | ЦФО | Места хранения | Виды деятельности | ||
Касса | ||||||
Средства на счетах | Банковские счета | ЦФО | ||||
Средства на прочих счетах | Банковские счета | ЦФО | ||||
Аккредитивы | Банковские счета | ЦФО | ||||
Переводы в пути | ЦФО | |||||
Расчеты с поставщиками | Контрагенты | ЦФО | ||||
Расчеты с клиентами | Контрагенты | ЦФО | ||||
Займы и кредиты полученные | Контрагенты | ЦФО | ||||
Расчеты по налогам и сборам | Вид налога | |||||
Расчеты по соцстрахованию | Сотрудники | ЦФО | ||||
Расчеты с персоналом по оплате труда | Сотрудники | ЦФО | ||||
Расчеты с подотчетными лицами | Сотрудники | ЦФО | ||||
Расчеты с персоналом по прочим операциям | Сотрудники | ЦФО | ||||
Расчеты с акционерами | Акционеры | ЦФО | ||||
Расчеты с дебиторами и кредиторами | Контрагенты | ЦФО | ||||
Уставной фонд | Акционеры | |||||
ФА | Акционеры | |||||
Резервный фонд | ||||||
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) | ЦФО | |||||
Фонд развития | ||||||
Реализация товаров, услуг | Виды деятельности | ЦФО | Сотрудники | |||
Операционные доходы и расходы | Операционные доходы/расходы | ЦФО | Контрагенты | Виды деятельности | ||
Внереализационные доходы и расходы | Внереализационные доходы/расходы | ЦФО | Контрагенты | Виды деятельности | ||
Реализация и выбытие ОС и НА | ОСНА | ЦФО | Виды деятельности | |||
Расходы будущих периодов | Расходы будущих периодов | ЦФО | ||||
Балансовая прибыль | Виды деятельности | ЦФО | Сотрудники | |||
Справочники (табл. 2, 3). В описание каждого справочника входили следующие параметры: какая структура связей между данными (один к одному, один ко многим), что, соответственно, определяет наличие вложенной структуры и разных таблиц, набор атрибутов (с указанием типов данных для каждого) для каждой таблицы.
Таблица 2
Справочники
Тип данных | Название атрибута | Атрибуты вложенной структуры 1 | |
Контрагенты: | |||
строка | контрагенты | ||
строка | полное наименование | ||
справочник «Банковские счета» | р/с | ||
число | УНН | ||
Материалы: | |||
число | № номенкл. | ||
строка | наименование | ||
справочник «Единица Измерения» | ед. измерения | ||
цена в EUR | цена | ||
ОСНА: | |||
число | инвентарный номер | ||
строка | группа ОСНА | ||
строка | объект ОСНА | ||
цена в EUR | первоначальная стоимость | ||
в годах | срок службы | ||
Места хранения ТМЦ: | |||
строка | наименование | ||
Типы цен: | |||
строка | наименование (покупная и т. д.) | ||
строка | вид цены (оптовая и т. д.) | ||
строка | комментарий | ||
Виды деятельности: | |||
строка | наименование | ||
справочник Сотрудники | МОЛ | ||
ЦФО: | |||
строка | ЦФО | ||
справочник «Сотрудники» | МОЛ | ||
Расходы будущих периодов: | |||
строка | наименование | ||
план счетов УУ | счет затрат | ||
Внереализацонные расх./дох.: | |||
строка | наименование | ||
Затраты, прямо не распределенные: | |||
строка | наименование | ||
справочник «Элементы затрат» | группа затрат | ||
справочник «Базы распределения» | база распределения | ||
Единицы измерения: | |||
строка | единицы измерения | ||
Наценки: | |||
строка | вид наценки | ||
Акционеры: | |||
строка | акционеры | ||
% | % акции | ||
Валюты: | |||
строка | валюта | ||
строка | наименование | ||
число | кратность | ||
число | округление | ||
число | курс Нацбанка РБ | ||
число | собственный курс | ||
Банковские счета: | |||
справочник «Контрагенты» | контрагент | ||
строка | наименование | ||
число | номер | ||
строка | банк | ||
справочник «Валюты» | валюта | ||
Сотрудники: | |||
строка | ФИО | ||
справочник ЦФО | ЦФО | ||
день, месяц, год | дата принятия на работу | ||
строка | должность | ||
Операционные расходы/доходы: | |||
строка | наименование | ||
Налоги: | |||
строка | вид налога | ||
строка | налог | ||
Базы распределения: | |||
справочник «Элементы затрат» | прямо не распределяемый элемент затрат | ||
справочник «Виды деятельности» | виды деятельности | ||
число | коэффициент распределения | ||
Таблица 3
Справочники
Тип данных | Название атрибута | Атрибуты вложенной структуры 1 | Атрибуты вложенной структуры 2 | |
Элементы затрат: | ||||
строка | группа затрат | |||
строка | вид затрат | |||
строка | элемент затрат | |||
Товары: | ||||
строка | товарная группа | |||
строка | брэнд | |||
строка | наименование | |||
цена в EUR | первая цена | |||
1. Так же были использованы некоторые нестандартные подходы для решения технологических вопросов, такие как внесение собственной организации в справочник контрагентов в виде константы, что позволяет оперировать данными гораздо быстрее и исключает лишние справочники и связи.
После уточнения ТЗ разработчик предоставил для тестирования первичную версию программного обеспечения. В ходе тестирования возник ряд вопросов и замечаний, которые оформлялись протоколами претензий и передавались разработчику.
Пример записей в протоколе:
30.04
1) Во всех справочниках, имеющих древовидную структуру, проверить, чтобы папки имели в названии внесенные слова, а не код (1, 2 и т. д.). То же касается и момента, когда вносятся данные в таблицу из других справочников в форму (см. форму для заполнения значений для справочника «Базы распределения» в строчке «Виды деятельности»).
2) Справочник «Налоги» — не вводится название группы налогов.
3) Справочник «ЦФО» — отсутствуют МОЛ.
4) Справочник «Виды деятельности» — отсутствуют МОЛ.
5) Справочник «ОСНА» — где вносится «объект ОСНА». Обязательно указать в сроке службы, что он в годах. Отсутствует группа ОСНА для названия папочек.
6) Справочники «ОСНА», «Товары», «Элементы затрат», «ЦФО» — неправильные таблицы. Смысл в следующем: внешняя таблица должна отражать дерево папок слева (как у Вас и сделано, причем внимание на название папок там должно быть словесным, а не код) и таблицу с атрибутами только для этой папки справа. Например, для ОСНА: папки (название группы ОСНА) — слева, таблица с атрибутами «инвентарный номер», «группа ОСНА» — справа. При открытии какой-либо папки: слева те же папки, только развернутое дерево (как у Вас и есть), а справа — таблица уже для внесения объектов ОСНА с атрибутами «объект ОСНА», «Первоначальная стоимость», «Срок службы (лет)» .
Третий этап внедрения и автоматизации управленческого учета Третий этап внедрения управленческого учета связан с постановкой технического задания для отчетности и основных документов. Параллельно с этим было проведено восстановление отчетности за 2003 год (годовой отчет о прибылях и убытках) и 2004 год (ежемесячные отчеты о прибылях и убытках). Для полного восстановления отчетности планируется провести всеобъемлющую инвентаризацию.
Обратите внимание! При ведении записей о доходах и расходах необходимо четко формулировать, на что были потрачены средства предприятия, поскольку зачастую сами заказчики не могут вспомнить цели расходования тех или иных сумм. Четко и правильно сформулированные пояснения — залог минимальных искажений вашей отчетности и, соответственно, максимальной эффективности поставленного управленческого учета.
На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить возможные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят к дополнительной потере времени клиента на объяснение и уточнение тех или иных записей.
Что касается технического задания по отчетности, то для большей гибкости дальнейшего формирования результатов хозяйственной деятельности в выбранных периодах названия статей расходов вносятся самим пользователем и могут быть изменены в случае необходимости. Это позволяет и исключить потенциально нулевые, и добавить какие-либо новые статьи расходов и доходов.
При разработке основных документов за основу были взяты стандартные документы надстройки компании-разработчика. Специфика разрабатываемого консультантами учета позволяет использовать более универсальные документы для ввода информации, которые совмещают реквизиты сразу нескольких стандартных бухгалтерских документов и могут использоваться для ряда дополнительных операций. Все это дает возможность значительно сократить количество основных документов.
Обратите внимание! Уровень квалификации персонала компании-разработчика программного обеспечения можно определить из требований, предъявляемых им к постановке технического задания. Если приемлемым уровнем техзадания для документации является полное описание конструкции документа, включая типы данных, определения основных терминов и назначения документа, — стоит задуматься о правильности сделанного выбора. Профессионал никогда не станет переписывать код «с нуля» для модулей, базирующихся на его собственных разработках.
В нашем случае для ускорения процесса внедрения автоматизации были разработаны документы по подробному формату, перечисленные ниже.
Описание документа «Товарно-транспортная накладная» для системы управленческого учета ТТН НА ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА Шапка
— Номер документа.
— Дата документа.
— Склад (из справочника складов).
— Поставщик (из справочника контрагентов).
— Валюта (по умолчанию — Константа Базовая валюта).
Табличная часть
— Товар (из справочника товаров).
— Количество.
— Цена.
— % скидки (наценки).
— Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 — - % скидки / 100)).
— Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).
— Сумма по учетному курсу (= Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).
Проводки документа
Дт | Кт | Сумма | Текст | Субконто Дт | Субконто Кт | Количество | Валюта | Сумма в валюте | |
Контрактная цена | Текст проводки | Брэнд | Контрагенты | Количество | Валюта | Итог («Сумма в валюте») | |||
Товар | Условия расчетов | ||||||||
Партия | Товар, услуга | ||||||||
ЦФО | ЦФО | ||||||||
ТТН НА РЕАЛИЗАЦИЮ ТОВАРА Шапка
— Номер документа.
— Дата документа.
— Склад (из справочника складов).
— Покупатель (из справочника контрагентов).
— Валюта (по умолчанию — Константа Базовая валюта).
Табличная часть
— Товар (из справочника товаров).
— Количество.
— Вариант цены (из справочника вариантов цен).
— Цена по прайсу (из справочника товаров).
— % скидки (наценки).
— Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 — - % скидки / 100)).
— Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).
— Сумма по учетному курсу (= Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).
Для реализации ОС и материалов воспользуемся ручной операцией.
Проводки документа
Дт | Кт | Сумма | Текст | Субконто Дт | Субконто Кт | Количество | Валюта | Сумма в валюте | |
Итог («Сумма по учетному курсу») | № ТТН + Покупатель | Покупатель | Вид деятельности | Количество | Валюта | Итог («Сумма в валюте» | |||
Себестоимость | " Себестоимость товара" | Вид деятельности | Склад | Количество | Валюта | Итог («Сумма в валюте» | |||
Номенклатура | |||||||||
ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА «ВЫПИСКА БАНКА» ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка
— Номер документа.
— Дата документа.
— Валюта (из справочника валют, по умолчанию — валюта РБ).
Табличная часть
— Вид движения (приход / расход).
— Корреспондентский счет (из плана счетов).
— Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).
— Сумма в валюте операции.
— Сумма в учетной валюте.
— Назначение платежа (текст).
— Максимальное количество субконто — 4.
Вид движения | Дт | Кт | Сумма в валюте операции | Сумма в учетной валюте | Текст | Субконто Дт | Субконто Кт | |
Приход/расход | 51 (приход); корсчет (расход) | 51 (расход); корсчет (приход) | Сумма операции | Сумма операции в учетной валюте | Назначение платежа | Субконто 1 | Субконто 1 | |
Субконто 2 | Субконто 2 | |||||||
Субконто 3 | Субконто 3 | |||||||
ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА «ВЫПИСКА ИЗ КАССЫ» ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка
— Номер документа.
— Дата документа.
— Валюта (из справочника валют, по умолчанию — валюта РБ).
Табличная часть
— Вид движения (приход / расход).
— Корреспондентский счет (из плана счетов).
— Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).
— Сумма в валюте операции.
— Сумма в учетной валюте.
— Назначение платежа (текст).
— Максимальное количество субконто — 4.
На данный момент осуществляется тестирование программных разработок управленческого учета и разработка вторичных документов.
Вид движения | Дт | Кт | Сумма в валюте операции | Сумма в учетной валюте | Текст | Субконто Дт | Субконто Кт | |
Приход/расход | 50 (приход); корсчет (расход) | 50 (расход); корсчет (приход) | Сумма операции | Сумма операции в учетной валюте | Назначение платежа | Субконто 1 | Субконто 1 | |
Субконто 2 | Субконто 2 | |||||||
Субконто 3 | Субконто 3 | |||||||
Напомним, что данная статья является заключительной в серии материалов, посвященных постановке и автоматизации управленческого учета. Нижепубликуемый материал представляет собой описание четвертого (заключительного) этапа этого процесса. Автоматизация проходила одновременно по бухгалтерскому и управленческому учету в реально существующей небольшой фирме (сфера ее деятельности — торговля и оказание двух видов услуг).
ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА *
Четвертый этап внедрения и автоматизации управленческого учета На четвертом — заключительном — этапе постановки управленческого учета были разработаны основные специфические документы, а также сделаны необходимые исправления в предыдущей разработке.
Специфическими документами явились акт выполненных работ, отчет мастера и отчет администратора. Дадим более полную характеристику этим документам.
АКТ выполненных работ Акт выполненных работ — специфический документ учета оказанных услуг и использованных при этом материалов. Документ состоит из двух частей. Первая часть — учет оказанных услуг по прейскуранту, с которых начисляется сдельная зарплата основному персоналу (рис. 1).
Рисунок 1. Первая часть акта выполненных работ
Вторая часть — прикрепленная накладная на списание используемых товаров и материалов в процессе оказания тех или иных услуг. Расход материалов производится по граммам и миллилитрам, поэтому для справочника «Товары» были созданы единицы пересчета из базовых в дополнительные. Таким образом, здесь имеет место дробное списание товара (например, 1/10 штуки) (рис. 2).
Рисунок 2. Вторая часть акта выполненных работ
Отчеты мастера и администратора Отчет мастера является одновременно и разработкой для внутренней отчетности мастера перед бухгалтером по количеству использованного материала, и базой для начисления ему заработной платы. Ставки процентов для начисления заработной платы указываются для каждого мастера и администратора в справочнике «Сотрудники». Таким образом, заработная плата для основного персонала рассчитывается автоматически (рис. 3).
Рисунок 3. Отчет администратора
Кроме заработной платы, отчеты мастера и администратора включают другую полезную информацию, позволяющую оценить эффективность работы сотрудника в целом. Это процент использования материалов, среднее время, потраченное на одного клиента, средняя прибыль с одного клиента, коэффициент полезного действия работы. К тому же имеется возможность отслеживать постоянных клиентов и заносить их в списки контрагентов, имеющих постоянную скидку (рис. 4).
Рисунок 4. Отчет мастера
В довершение ко всему были доработаны документы на начисление амортизации по пробегу (для группы основных средств — автопарк) и закрытие месяца. На данный момент финальная версия программы проходит последнее тестирование, после чего можно приступить к инвентаризации и вводу остатков.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Ансофф И. Стратегическое управление. — М.: Экономика, 1999.
Виханский О. С. — Стратегическое управление — М.: Гардарики, 2003.
Виханский О. С. Наумов А. И. — Менеджмент — М.: Гардарики, 2003.
Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник для вузов. М.: ЮНИТИ «Банки и биржи», 1999.
Гусев Ю. В. Стратегия развития предприятий.- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2002.
Кохно П. А. / Микрюков В.А./ Коморов С. Е. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1997.
Любинова Н. Г. Менеджмент — путь к успеху. М.: ВО Агропромиздат, 1999.
Петров А. Н. Стратегическое планирование развития предприятия: учебное пособие. — СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1993.