Организационные коммуникации в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете «ЛЭТИ»

Курсовая работа на тему

«Организационные коммуникации в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете „ЛЭТИ“»

Оглавление Введение

I. Коммуникация: понятие, сущность, виды

II. Анализ организационных коммуникаций Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ»

2.1 Анализ студенческой газеты «Проф.com ЭТУ»

2.2 Анализ студенческой газеты «Электрик»

2.3 Анализ газеты «Вести ЛЭТИ»

2.4 Анализ альманаха «Метроном Аптекарского острова»

2.5 Анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ» (Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка).

2.6. Анализ электронного сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и его сравнение с сайтом Tоwson University

Заключение

Коммуникация — это обмен сведениями, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут

обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Поэтому целью данной работы является с помощью прикладного исследования проанализировать коммуникационную деятельность и каналы коммуникации выбранной организации. Таким образом:

Объект исследования — Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ».

Предмет исследования — основные направления его коммуникативной деятельности и каналы коммуникации.

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ», основанный в 1886 году, является одним из крупнейших центров подготовки кадров и проведения фундаментальных и прикладных научных исследований в области радиотехники, электротехники, электроники, вычислительной техники и информатики.

За годы существования в вузе получили образование свыше 70 тысяч человек, в том числе более 3 тысяч иностранных граждан. В 1992 году институт получил статус университета.

В СПбГЭТУ работает около 1100 научно-педагогических сотрудников, в том числе 130 профессоров, 170 докторов наук, более 700 кандидатов наук.

В университете трудятся 17 лауреатов национальных и международных премий, среди выпускников и преподавателей, работавших в вузе, — более 30 академиков и членов-корреспондентов Российской Академии наук.

На базе университета создано Учебно-методическое объединение по образованию в области автоматики, электроники, микроэлектроники и радиотехники, являющееся одним из крупнейших УМО в России.

Подготовка кадров высшей квалификации осуществляется в аспирантуре по 49 научным специальностям и докторантуре по 31 специальности.

СПбГЭТУ сотрудничает с более чем тридцатью университетами Европы, Азии и Америки; традиционно является организатором международных научных конференций; принимает участие в работе международных ассоциаций.

Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

· Провести анализ внутренних печатных СМИ СПбГЭТУ «ЛЭТИ»;

· Провести анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ», в частности Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка;

· Провести анализ Интернет-сайта Университета и его сравнение с аналогичным сайтом другого Университета;

· Сделать выводы на основе результатов исследования;

· На основе выводов выработать практические рекомендации для исследуемой организации.

Эмпирической базой исследования послужили материалы по коммуникационной деятельности объекта исследования (корпоративные издания, внутренние документы, материалы сайтов и др.).

В заключении данной работы представлены основные выводы по проведенному исследованию каналов коммуникации Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ».

коммуникация организационная документ учебное заведение

I. Коммуникация: понятие, сущность, виды

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называют связующим процессом. 3) В. М. Шепель. Управленческая этика. Москва. «Экономика», 1989., с. 72

Понятие «коммуникация» происходит от латинского communicatio, что обозначает — делаю общим, связываю, общаюсь, таким образом для руководителя и сотрудника организации коммуникация выступает как средство их объединения, их общее дело. Спивак В. Современные бизнес — Коммуникации. — СПб.: Питер, 2002, с. 23

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента www.management.com.ua:

· отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

· сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

· канал — средство передачи информации;

· получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы Фролов С. С. Социология организаций, Москва, 2001, с. 44:

· зарождение идеи;

· кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций;

· передача сообщений;

· декодирование — перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь «повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным. В. Мастенбрук. Управление конфликтами и развитие организации. М., Инфра-М., 1997, с. 61

Важное значение для предприятия имеют внешние коммуникации, которые представляют собой обмен информацией, происходящий между предприятием и внешней средой, позволяющий предприятию быть в курсе потребностей реальных и потенциальных покупателей, работы контрагентов и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии).

Коммуникации внутри предприятия можно разделить на два вида: вертикальные и горизонтальные Спивак В. Современные бизнес — Коммуникации. — СПб.: Питер, 2002, с. 58:

· Вертикальные осуществляются между руководителем и подчиненными. Пepeмeщeниe инфopмaции в paмкax вepтикaльнoй кoммyникaции мoжет пpoиcxoдить пo ниcxoдящeй (cooбщeниe пoдчинeнным ypoвням o пpинятoм yпpaвлeнчecкoм peшeнии) и пo вocxoдящeй (oтчeты, пpeдлoжeния, oбъяcнитeльныe зaпиcки);

· Горизонтальные — между сотрудниками одного уровня. Оpгaнизaция cocтoит из мнoжecтвa пoдpaздeлeний, пoэтoмy oбмeн инфopмaциeй мeждy ними нyжeн для кoopдинaции зaдaч и дeйcтвий. Рyкoвoдcтвo дoлжнo дoбивaтьcя, чтoбы пoдpaздeлeния paбoтaли coвмecтнo, пpoдвигaя opгaнизaцию в нyжнoм нaпpaвлeнии;

Помимо этого, коммуникации могут быть вербальными и невербальными, и менеджер должен владеть ими обеими в совершенстве. Спивак В. Современные бизнес — Коммуникации. — СПб.: Питер, 2002, с. 61

· Вербальные коммуникации представляют собой словесное общение, как устное, так и письменное, тогда как невербальное происходит посредством жестов и мимики.

· Невербальное общение является гораздо более сложным, чем вербальное, так как зачастую оно происходит на подсознательном уровне и менеджер должен уметь адекватно воспринять посылаемые ему сигналы.

Кроме того, следует выделить формальные и нeфopмaльныe кoммyникaции www.management.com.ua:

· Формальные коммуникации стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором и реципиентом. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей. Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь.

· Неформальные коммуникации возникают в том случае и там, где формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей: для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями, для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами.

В России и во всем мире уделяется огромное внимание коммуникационным технологиям, так как их развитие происходит с огромной скоростью. Это связано еще и с тем, что в современных условиях ценится как оперативная, так и точная информация.

II. Анализ организационных коммуникаций Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ»

2.1 Анализ студенческой газеты «Проф.com ЭТУ»

2.2 Анализ студенческой газеты «Электрик»

2.3 Анализ газеты «Вести ЛЭТИ»

2.4 Анализ альманаха «Метроном Аптекарского острова».

Проведенный анализ печатных изданий показал, что:

· Большинство печатных изданий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» вполне доступны. Все они распространяются бесплатно и могут быть легко найдены на территории института. Исключение составляет, пожалуй, только альманах «Метроном Аптекарского острова», тираж которого очень невелик и который может быть получен только в библиотеке института;

· Ни одна из возможных целевых аудиторий не осталась без внимания, для каждой есть свое печатное издание;

· Очень важно, что для всех изданий характерно наличие обратной связи с читателями, что делает данные каналы связи более эффективными.

· Газета «Проф.com ЭТУ», на мой взгляд, является наилучшим изданием для чтения на досуге, когда хочется отдохнуть, почитать анекдоты, развлечься, читая интересные, но не заставляющие много думать, статьи.

· Газета «Электрик», я считаю, бесспорно выигрывает в информативности. Кроме того, это единственное издание в университете, которое ориентировано не только на внутреннюю аудиторию, но и на внешнюю.

· Газета «Вести ЛЭТИ», на мой взгляд, является ничем не примечательным изданием. Поговорив с некоторыми студентами гуманитарного факультета, я выяснила, что многие со мной полностью согласны.

· Альманах «Метроном Аптекарского острова» весьма интересное и привлекательное издание, тем не менее, мне кажется, что читательская аудитория данного издания очень мала из-за того, что многие просто не знают о его существовании.

2.5 Анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ» (Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка)

Проведенный анализ документов показал, что внутренние документы СПбГЭТУ «ЛЭТИ»:

· регулируют отношения между должностными лицами, студентами и абитуриентами;

· закрепляют общие положения и принципы образовательной и научной деятельности, управления и экономики и т. д.;

· регулируют правовые и обязательственные аспекты отношений, возникающих в процессе работы или обучения;

· несмотря на то, что оба документа ориентированы на внутреннюю аудиторию, они, с моей точки зрения, могут заинтересовать и внешнюю аудиторию, например, абитуриентов, которые наверняка хотят узнать больше о структуре ВУЗа, принципах его работы, правах и обязанностях студентов и преподавателей и т. д.

· Важно отметить, что хотя данные документы и доступны в электронном виде, подавляющая часть студентов института ни разу не видели и не читали этих документов, а многие и вовсе о них не слышали.

2.6 Анализ электронного сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и его сравнение с сайтом Tоwson University

Сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» имеет следующие разделы: Главная страница, Новости, Информация, Обучение, Наука, Пресса, УМО, Форумы ЭТУ. Каждый из этих разделов имеет свои подразделы.

На главной странице содержится историческая справка об основании ЛЭТИ, баннер, посвященный юбилею Университета и новости. Слева — переход на подразделы: Обращение ректора, Мы из ЛЭТИ, Международное сотрудничество, ЭТУ на карте города, Абитуриентам, Поиск по сайту, Фотогаллерея ЭТУ.

Сайт Tоwson University построен аналогично, но имеет значительно больше разделов, среди которых: About TU, Academics, Research, Admission, Life@TU, Arts & Culture, Athletics, Outreach, Support TU, помимо этого: My TU, Directory, Calendars, Marketplace, Library, Maps.

На главной странице находятся подразделы, содержащие информацию для будущих студентов (Prospective Students), настоящих студентов (Current Students), выпускников (Alumni), родителей (Parents), для профессорско-преподавательского состава и служебного персонала (Faculty & Staff), для предпринимателей, правительства и общественности (Business, Government & Community), гостей (Visitors), и средств массовой информации (Media).

Сайт Tоwson University имеет ряд преимуществ перед сайтом СПбГЭТУ «ЛЭТИ». Прежде всего, следует отметить оформление. Сайт Tоwson University оформлен гораздо ярче и красочнее, на главной странице размещены фотографии студентов, запечатлевающие всю прелесть учебного процесса и студенческой жизни. Сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» совсем не привлекает внимание и выглядит просто блеклым и безжизненным, тусклая фотография фасада первого корпуса навевает лишь тоску.

Помимо этого, сайт Tоwson University значительно информативнее сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ». Данный вывод позволяет сделать количество разделов, а если посмотреть подразделы и степень их информативности, то сомнений не остается никаких. Главным, на мой взгляд, преимуществом сайта Tоwson University является наличие рубрик, освещающих не только учебный процесс, но и студенческую жизнь после окончания занятий. Подобная информация заинтересовывает будущих студентов, ведь, поступая в институт, человек хочет не только получать качественное образование, но и иметь насыщенную жизнь вне занятий.

Главным же преимуществом сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» является форум студентов и абитуриентов, чего нет на сайте Tоwson University. Наличие форума делает сайт более живым, и увеличивает вероятность посещения сайта самими студентами ЛЭТИ.

Проведенный анализ электронного сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и его сравнение с сайтом Tоwson University показал, что:

· сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» недостаточно хорошо оформлен с точки зрения яркости, креативности и привлекательности;

· сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» недостаточно информативен в рамках данного сравнения, например, отсутствует какая-либо информация о студенческой жизни вне занятий;

· кроме того, структура сайта Tоwson University гораздо удобнее и облегчает поиск необходимой информации, в то время как на сайте СПбГЭТУ «ЛЭТИ» весьма затруднительно, как мне кажется, быстро найти нужный подраздел;

· сайт Tоwson University удивил меня наличием подробных карт всех зданий университета, что несомненно помогает первокурсникам ориентироваться на территории учебного заведения;

· неоспоримым, в рамках данного сравнения, преимуществом сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» является наличие форума студентов и абитуриентов, где в любое время суток можно обсудить волнующие и актуальные проблемы.

Заключение

Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.

Обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации.

В ходе работы были решены основные задачи, заявленные во введении, а именно:

· Проведен анализ внутренних печатных СМИ СПбГЭТУ «ЛЭТИ»;

· Проведен анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ», в частности Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка;

· Проведен анализ Интернет-сайта Университета и его сравнение с сайтом другого Университета;

· Были сделаны выводы на основе результатов исследования;

На основе выводов были выработаны следующие практические рекомендации для исследуемой организации:

1. Несмотря на то, что большинство печатных изданий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» могут быть легко найдены на территории университета, альманах «Метроном аптекарского острова» все же остается труднодоступным изданием. Кроме того, как я уже говорила, большинство студентов просто не подозревают о его существовании. В связи с этим я бы посоветовала издателям и самому университету наладить систему распространения печатных изданий, что, несомненно, увеличило бы читательскую аудиторию.

2. Аналогичная ситуация складывается и в отношении внутренних документов университета. Большинство студентов не ознакомлены ни с Уставом Университета, ни с Правилами Внутреннего Распорядка, что делает существование этих документов, на мой взгляд, просто бессмысленным. Исправить сложившуюся ситуацию можно, например, выдавая всем первокурсникам брошюрки с данными документами. Хотя самым очевидным выходом было бы, как мне кажется, соблюдение прописанного в Правилах Внутреннего Распорядка положения о том, что данные правила «обязательны для исполнения всеми работниками и обучающимися университета и объявляются им под роспись», что на данный момент абсолютно не соблюдается. Могу честно сказать, что лично я ознакомилась с Уставом Университета и с Правилами Внутреннего Распорядка только при написании данной работы, до этого я, к сожалению, даже ни разу их не видела.

3. Что же касается официального сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ», то я бы посоветовала сделать его более структурированным, тем самым облегчить поиск нужной информации, а соответственно и увеличить число людей, посещающих данный сайт. Кроме того, я бы порекомендовала поработать над оформлением (сделать сайт более живым и ярким) и информативностью (например, о жизни студентов после окончания занятий). На мой взгляд именно этот канал коммуникации имеет наибольшее значение, ведь официальный сайт — это «лицо» университета, и он оказывает огромное влияние на внешнюю аудиторию, например, на абитуриентов и их решение о поступлении именно в данное учебное заведение.

В целом, если исключить незначительные недоработки, Санкт Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ»" обладает, на мой взгляд, хорошей системой внутренних коммуникаций.

Список источников

1) Мастенбрук В. Управление конфликтами и развитие организации. М., Инфра-М., 1997

2) Фролов С.С. Социология организаций, Москва, 2001

3) Шепель В. М. Управленческая этика. Москва. «Экономика», 1989.

4) Спивак В. Современные бизнес — Коммуникации. — СПб.: Питер, 2002