Организация документооборота на предприятии

Вариант 3

1. Дайте определение документу. Перечислите системы документации

2. Перечислите этапы составления приказа. Составьте приказ по основной деятельности — об открытии филиала вашей фирмы.

3. Составьте письмо о приезде Вашего представителя для участия и переговорах. Все необходимые реквизиты должны быть указаны.

4. Составьте письмо-запрос в АО «АвтоВАЗ» о поставке 10 легковых автомобилей «ВАЗ» последней модели в течение 2 кв. 200… г. Продавец сообщает об отсутствии возможности такой поставки. Укажите в письмах все недостающие реквизиты.

5. Составьте и оформите автобиографию Список используемой литературы

1. Определение понятия «документ». Системы документации Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа.

Документ — это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизита, позволяющими ее идентифицировать Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело».

С научной точки зрения, документ — это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Например, на производственном предприятии — это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время действуют следующие УСД:

— организационно-распорядительной документации;

— банковской документации;

— финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

— отчетно-статистической документации;

— учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

— документации по труду;

— документации пенсионного фонда РФ;

— внешнеторговой документации.

документ приказ письмо автобиография

2. Этапы составления приказа Приказ — это правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года. т.д. Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В распорядительной части приказа, начинающейся со слов (ПРИКАЗЫВАЮ), пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт — по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер — по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком — по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Затем выполняются технологические операции, связанные с регистрацией Приказа и проставлением реквизита «Отметка о контроле». На данной стадии исполнение и контроль выполняются технологические операции, связанные с: размножением Приказа; заверением размноженных копий Приказа; рассылкой Приказа (копий) исполнителям; постановкой Приказа на контроль; проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями; исполнением Приказа; проверкой и регулированием исполнения Приказа; докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа; согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа; изменением сроков и порядка исполнения Приказа; завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

Затем выполняются технологические операции, связанные с возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ; записью об исполнении Приказа и снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.

Прохождение приказа на предприятии Риэлтерская контора

«КВАДРАТНЫЙ МЕТР»

П Р И К, А З

20.01.2011 № 2

г. Зеленогорск Об образовании филиала

риэлтерской конторы

«КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2»

В целях расширения деятельности фирмы и оказания гражданам соответствующей помощи по вопросам купли-продажи недвижимости ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику директора фирмы Стоянову Е. И. образовать филиал риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» г. Заозерном к 01.04.2011 в составе:

Руководитель — 1 штатная единица.

Риэлтор — 3 штатных единицы.

Юрист — 1 штатная единица.

2. Главному юристу Хрякову А. К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о филиале риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» к 10.03.2011.

Генеральный директор Подпись В. С. Сенов Помощник директора Подпись Е.И.Стоянов

20.01.2011

Главный юрист Подпись А.К.Хряков

20.01.2011

Антонова Ольга Петровна 6- 66−99

3. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах

Об участии в переговорах Уважаемый Иван Петрович!

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью, предлагаем заключить контракт на поставку легковых автомобилей.

Для участия в переговорах направляем представителя нашей фирмы менеджера по продажам Сергея Александровича Кондратьева.

С уважением Генеральный директор Подпись В.С.Семенов

Ирина Ивановна Марьина 4−76−99

4. Письмо-запрос Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма. В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар.

О поставке

легковых автомобилей Уважаемый Иван Петрович!

На основании Контракта, заключенного в Москве 04.12.10, просим организовать поставку 10 легковых автомобилей модели «ВАЗ 21 214» в течение 2 квартала 2011 года.

Поставка может быть произведена на условиях:

Упаковка — заводская.

Цена — 300 000 руб.

Условия платежа — предоплата.

Просим выслать последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции.

С уважением Генеральный директор Подпись В. С. Семенов Ирина Ивановна Марьина 4−76−99

Реакцией организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ — служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе.

Логическая схема ответного письма-отказа: повторение просьбы, на которую составляется ответ-отказ; констатация отказа; обоснование причины отказа.

О поставке

легковых автомобилей Уважаемый Александр Сергеевич!

Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия автомобилей «ВАЗ…» и с удовольствием высылаем подробную информацию.

Вашу просьбу о поставке легковых автомобилей модели «ВАЗ…» в указанные сроки выполнить не можем из-за отсутствия данной модели в настоящее время на наших складах. Кроме того, в Торговом соглашении речь шла о легковых автомобилях марки «ВАЗ…».

Поэтому предлагаем заключить дополнительное соглашение к контракту на поставку легковых автомобилей модели «ВАЗ…», которые будет поставлены в сроки, указанные в дополнительном соглашении.

Приложение:

1. Проект дополнительного соглашения на 3 л. в 2 экз.

2. Каталог на 10 л. в 1 экз.

С уважением Генеральный директор Подпись П.И.Иванов

Король Татьяна Александровна

(145) 66 36 55

5. Автобиография Автобиография — это документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. Автобиография — самостоятельное, свободное и вольное описание жизни человека. И в связи с этим никаких регламентированных форм и бланков для автобиографии не предусмотрено. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, по какой специальности), трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и др. Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Сведения в автобиографии указываются в хронологическом порядке. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать.

Автобиография Я, Сидоркина Анастасия Федоровна, родилась 4 июля 1980 года в с. Ирбейское, Красноярского края.

Отец — Сидоркин Николай Николаевич, русский, 1955 года рождения, работает программистом на ПО ЭХЗ.

Мать — Сидоркина Лариса Николаевна, русская, 1960 года рождения, работает учителем истории в школе-лицей № 174.

Брат — Сидоркин Сергей Иванович, русский, 1986 года рождения, студент МАИ.

В 1985 году, вместе с родителями, переехала на постоянное место жительство в г. Зеленогорск (Красноярск-45).

В 1986 году поступила и в 1997 году окончила Зеленогорскую школу-лицей № 174.

После окончания школы поступила в Сибирский Государственный Аэрокосмический Университет им. Решетнева на экономический факультет по специальности «Управление на предприятии», который окончила в 2002 году.

В настоящее время работаю менеджером в «ЕТК».

Проживаю по адресу: ул. Ленина, д. 2, кв. 75, г. Зеленогорск, 6 603 690.

Телефон 3−71−11

25 февраля 2009 г. Подпись Е.И.Сидорова

1. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. — 2-е изд., перераб. и доп. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: ТК Велби, 2004. — 456 с.

3. Квеско, С. Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С. Б. Квеско, В. Е. Киреенко. — Томск: изд-во ТПУ, 2005. — 112 с.

4. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т. В. Кузнецова. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. — 408 с.

5. Макеева, В. Ф. Приказы по основной деятельности / В. Ф. Макеева // Секретарь-референт. — 2005. — № 5. — С.15.

6. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: ВНИИДАД, 2003. — 90 с.

7. Серикова, Г. Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г. Н. Серикова. — Томск: ТПУ, 2005. — 112 с.