Организация документооборота на предприятии на примере Челябинской таможни

КонтрольнаяПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Организация документооборота на предприятии на примере Челябинской таможни (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Челябинский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)

Факультет заочного и дистанционного обучения Кафедра: «Менеджмента»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

на тему: «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ НА ПРИМЕРЕ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ТАМОЖНИ»

Работу выполнил:

Студент гр. 15УМВ, Кутлуев Д. А.,

Работу проверила:

Прохорова Л.В.,

канд. техн. наук. доцент.

Челябинск 2013.

Ведение
Назначение и условия применения
Запуск программы
Описание некоторых операций.
«Закрытие» документа
Положительные и отрицательные стороны автоматизированной системой учета и контроля исполнения документов.
Пример номенклатуры дел отдела телекоммуникаций, связи и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники
Список используемой литературы

Я работаю в таможенных органах Российской Федерации — непосредственно в Челябинской таможне с ноября 2004 года. До 2004 года проходил службу на офицерских должностях в Вооруженных силах Российской Федерации. С основами делопроизводства столкнулся впервые, будучи курсантом Челябинского военного автомобильного института.

Непосредственно работая в таможне одной из моих обязанностей является ведение делопроизводства (при отсутствии штатного делопроизводителя) в отделе телекоммуникаций, связи и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники информационно-технической службы.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции. Основным руководящим документом является Приказ ФТС России от 18.10.2004 № 160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах». Мне не хотелось подходить формально к выполнению указанной работы, копировать и вставлять предложения из вышеназванного приказа, поэтому я предлагаю рассмотреть ведение делопроизводства на примере Автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов (АС «УКИД-2»). АС «УКИД-2» используется в подразделениях таможни около 2(двух) лет. Наряду со значительными достоинствами, есть и ряд недостатков.

Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов в подразделениях крупного предприятия. Основным назначением системы является автоматизация процессов документационного обеспечения деятельности предприятия (регистрации и учета документов, подготовки проектов резолюций, доведения поручений руководства до исполнителей и контроля хода их исполнения).

Объектами автоматизации являются: Управление делами, отделы (отделения) документационного обеспечения структурных подразделений предприятия, рабочие места должностных лиц (начальников отделов и исполнителей), осуществляющих учет, исполнение и контроль исполнения документов и поручений руководства предприятия и различных отделов.

Предметом автоматизации являются процессы учета, обработки, контроля, обобщения, анализа и обмена информацией, необходимой для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений.

Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов (АС «УКИД-2») реализована с использованием технологии «клиент-сервер». Серверная часть работает под управлением СУБД Oracle версии 9.2.0.6 и выше для Windows NT/2000, клиентская часть является приложением, реализованным на Delphi 5.0 и работает на ПЭВМ с операционной системой Windows XP.

Программные средства АС «УКИД-2» обеспечивают:

Учет и контроль документов органов государственной власти;

учет и контроль документов реестрового учета;

учет и контроль приказов, распоряжений;

учет и контроль протоколов, докладных записок;

учет и контроль обращений граждан;

учет и контроль устного приема граждан;

учет переписки;

почта руководителей.

Для работы с системой пользователи должны быть знакомы с основами работы на ПЭВМ, иметь начальные знания по работе с системами управления базами данных (СУБД) и ознакомиться с Руководством пользователя.

Назначение и условия применения

Основной целью создания АС «УКИД-2» является создание высокоэффективной информационной системы автоматизации учета и контроля прохождения и исполнения документов в подразделениях предприятия, повышение эффективности контроля исполнения документов вышестоящих органов, приказов, распоряжений и поручений руководства, писем и другое.

АС «УКИД-2» обеспечивает выполнение следующих функций:

ввод информации;

просмотр и модификация информации, хранящейся в БД;

поиск необходимой информации;

передача документов подразделениям-исполнителям.

Для успешной работоспособности программного комплекса необходимо выполнение минимальных требований к составу серверной и клиентских составляющих.

ПЭВМ для сервера базы данных и автоматизированных рабочих мест пользователей должны обеспечивать:

высокую скорость обработки данных;

высокую скорость операций ввода-вывода;

хранение на магнитных носителях больших объемов информации;

вывод на экран графических изображений с большим разрешением;

выдачу на печатающие устройства больших объемов информации;

возможность подключения аппаратуры передачи данных по выделенным или телефонным каналам связи;

возможность модернизации структуры клиентских приложений без понижения работоспособности системы.

ПЭВМ сервера базы данных должна удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам для сетевой операционной системы Windows NT/2000 и СУБД Oracle.

ПЭВМ рабочих мест пользователей должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам для операционной системы Windows XP и клиентской части СУБД Oracle.

Сервер базы данных функционирует на базе программно-аппаратных комплексов на основе ПЭВМ на базе процессора Intel Pentium III XEON:

· ОЗУ не менее 1 Гб;

· объем памяти на жестком диске не менее 50 Гб;

· устройство записи и чтения компакт-дисков (CD-RW);

· устройство ввода-вывода информации на магнито-оптические носители;

· монитор SVGA разрешением 800×640 точек;

· 32-разрядная сетевая карта Ethernet или Token Ring;

· клавиатура (101/102 клавиши);

· Microsoft-совместимая мышь.

РМ всех типов функционируют на базе программно-аппаратных комплексов на основе ПЭВМ на базе процессора Intel Pentium II (или выше):

· ОЗУ не менее 256 Мб;

· объем памяти на жестком диске не менее 3 Гб;

· монитор SVGA разрешением 1024×768 или 800×640 точек;

· клавиатура (101/102 клавиши);

· Microsoft-совместимая мышь.

· принтер (позволяющий работать с форматами А6 — А3);

· сетевой адаптер.

Пользователь АС «УКИД-2» должен:

· обладать навыками работы в среде MS Windows;

· иметь представление об основах технологии обработки данных «клиент-сервер» ;

· знать перечень задач АС «УКИД-2», автоматизирующих процесс его повседневной деятельности, и способы их запуска;

· знать свои полномочия по работе с данными, правила соединения с БД;

· знать правила заполнения входных форм и смысловое содержание вводимой информации;

· знать правила использования и модификации нормативно-справочной информации в рамках предоставленных полномочий;

· знать способы поиска данных по одному или нескольким критериям в рамках предоставленных полномочий;

· обладать навыками корректировки данных в рамках предоставленных полномочий;

· обладать навыками работы с выходными формами (отчетами), уметь распечатать их на принтере и записать в текстовый файл для дальнейшего редактирования;

· знать действия пользователя на стандартные сообщения задач АС «УКИД-2».

Запуск программы

Запуск программы «УКИД-2» осуществляется выбором на «рабочем столе» (Desk Top) значка программы (рис. 1)

Рис. 1 Значок программы

и нажатием левой клавиши «мыши» два раза. После запуска программы на экране появляется окно на ввод имени пользователя и пароля (рис.2).

Рис. 2. Приглашение на ввод пароля Для входа в систему вводят имя пользователя и пароль, зарегистрированные в АС «УКИД-2». В случае неверного ввода имени или пароля появится сообщение об ошибке (рис.3).

Рис. 3 Сообщение о неверном вводе имени и/или пароле Для закрытия сообщения необходимо нажать левой кнопкой мыши кнопку «ОК» на экране (или клавишу Enter) и повторить попытку ввода еще раз. При вводе символов важен выбранный на компьютере язык ввода, необходим английский. Если пользователь ввел имя неправильно три раза, то осуществляется выход из программы.

При успешном вводе имени и пароля открывается главное меню программы.

Описание некоторых операций

информационный автоматизация учет документ Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов позволяет выполнять большой перечень операций с электронным документооборотом. Такие как: поиск необходимого документа в базе данных, обработка входящих документов (учет переписки между подразделениями предприятия), учет и контроль приказов и распоряжений, учет и контроль протоколов и докладных записок, позволяет просмотреть и внести документы, которые поступили на рассмотрение или на подпись руководителю подразделения и многое другое. Для более наглядного представление подробней рассмотрим возможность контроля документа.

Постановка документа на контроль осуществляется кнопкой «Поставить на контроль», после чего в закладке «Основной» в верхней части экрана появляется надпись: «Документ поставлен на контроль ДД.ММ.ГГГГ» (рис. 4). При этом информация, которая находится в группе полей «Текст резолюции» в закладке «Резолюция» автоматически перенесется в поле «Что исполнить» закладки «Контроль». При постановке на контроль документов законодательных и правительственных органов, в поле «Поручение вышестоящей организации» закладки «Контроль» информация переносится из поля «Текст резолюции» закладки «Резолюция», где в группе полей, отмечен признак «В.Орг.». В поле «Поручение руководства» закладки «Контроль» переносится вся оставшееся информация из поля «Текст резолюции» закладки «Резолюция» без признака «В.Орг.».

Рис. 4. Экранная форма закладки «Основной» (документ поставлен на контроль) Поля экранной формы «Контроль» заполняются с клавиатуры, движение по полям осуществляется клавишей «TAB» (назад Shift-TAB) либо установкой курсора в поле с помощью «мыши». Выбор подразделения в поле «Подразделение-исполнитель» производится из справочника подразделений. В поля «ВНУТРЕННИЙ СРОК ИСПОЛЕНИЯ», «ВНЕШНИЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ» и «ДАТА СНЯТИЯ С КОНТРОЛЯ», а также во всех полях типа «Дата» текущая дата устанавливается нажатием клавиши «Space» либо двойным нажатием левой кнопки «мыши». Экранная форма закладки «Контроль» представлена на рис. 5. При открытии закладки «Контроль», если контрольных поручений два и более внешняя форма закладки будет иметь вид списка (рис. 6). Переход в редактирование поручения осуществляется нажатием кнопки «Переход в поручение», а обратно «Переход в список». Количество поручений в закладке, и выбор текущего поручения отображается в нижней части экрана. Заполнение группы полей «Перенос», «Исполнение» и «Межведомственное исполнение» производится выбором требуемой закладки с помощью мыши и вводом информации. Для работы с группой полей каждой закладки предназначены управляющие кнопки, расположенные справа от закладок (рис. 5).

Рис 5. Экранная форма закладки «Контроль»

Рис 6. Экранная форма закладки «Контроль» (список) В полях «Что исполнить» (закладка «Контроль»), «Основание переноса» (закладка «Перенос»), «Ход исполнения» (закладка «Исполнение»), «Что исполнить (закладка „Межведомственное исполнение“)» имеется возможность просмотра текста в большом окне.

Печать текущей контрольной карточки осуществляется нажатием на кнопку, либо выбором текущего пункта меню, печать всех контрольных поручений и списка поручений производится выбором соответствующего пункта меню.

«Закрытие» документа

Информация о закрытии данного документа представлена в закладке «Закрытие». Подразделения отрабатывают документ и закрывают его при регистрации исходящего документа, или «вручную» — информация о закрытии вводится в документе в закладке «Закрытие» (рис.8). Для этого необходимо выбрать закладку «Закрытие» и нажать кнопку «Закрыть вручную». На экране будет представлена форма для ввода основных атрибутов документа («ВИД ДОКУМЕНТА», «НОМЕР», «ДАТА», «ДЕЛО», «КОД ИСПОЛНЕНИЯ» и т. д.) для сохранения набранной информации необходимо обязательно ввести данные в поле «ДАТА» и нажать кнопку «СОХРАНИТЬ+ВЫХОД» (рис.7).

Рис. 7 Закрытие документа «вручную» (закладка «Закрытие»)

В документе в закладке «Закрытие» отображается информация о закрытии документа в подразделениях, у которых в закладке «Движение» отмечен признак «Исп», сотрудник Управления делами может просмотреть закрытие в подразделении (рис.8) и отменить закрытие нажатием кнопку «Отменить закрытие», при этом во входящем документе подразделения удаляется «ДАТА ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТА» и появляется признак «НОВЫЙ ДОКУМЕНТ».

Рис. 8 Закрытие документа (закладка «Закрытие»)

На уровне УД при попытке закрыть документ «вручную» либо другим исходящим или внутренним документом, будет осуществляться проверка наличия даты в поле «ДАТА ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТА» во входящих документах всех подразделений, в которых отмечен признак «Исп» в закладке «Движение». После исполнения документа и ввода основных данных в режиме «Закрыть вручную» в подразделении исполнителе, основные атрибуты закрытия переносятся на вышестоящий уровень. При этом атрибут «Новый» в документе не устанавливается. Данные по исполнению документа доступны в закладке «Исполнение» на вышестоящем уровне.

На примере «Контроль» документа я показал внешний вид основного интерфейса пользователя при работе с автоматизированной системой учета и контроля исполнения документов.

Положительные и отрицательные стороны автоматизированной системой учета и контроля исполнения документов

Отрицательных сторон мной не обнаружено. Система регулярно обновляется, дорабатывается. В предыдущих версиях нельзя было прикреплять отсканированный документ, что затрудняло поиск исходного документа в системе документооборота предприятия. В новых версиях это исправлено и теперь можно распечатать исходный документ в pdf формате с подписями и печатями, что значительно сокращает время на поиски нужных документов.

Пример номенклатуры дел отдела телекоммуникаций, связи и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

13 февраля 2013 года № 22−39/10 на 2013 год


Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения (тома, части) и № статьи по перечню	Примечание

22−01	Приказы, распоряжения, письма ФТС России. Копии		ДМН 20−01 п.н. д.т.	Подлинники в ОДО Часть документов в ЭА
22−02	Приказы, письма ФТС России и Уральского таможенного управления по вопросам создания ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети (ВИТС). Копии		ДМН 20−01 п.н. д.т.
22−03 ДСП	Документы (приказы, распоряжения, письма и др.) ФТС России, Уральского таможенного управления, Челябинской таможни, регламентирующие работу с информацией ДСП		ДМН ЭК 01−02 п.н.д.т.
22−04 ДСП	Документы (приказы, распоряжения, письма и др.) ФТС России, Уральского таможенного управления с пометкой ДСП. Копии		ДМН ЭК 01−02 п.н.д.т.
22−05	Постановление ФАПСИ по вопросам организации связи. Копии		ДМН 20−01 п.н. д.т.
22−06	Нормативно-методические документы (положения, памятки, программы) Челябинской таможни по вопросам деятельности отдела. Копии		3 года после ЗН Ст. 27 п.т.у.а.д
22−07	Приказы и распоряжения Челябинской таможни. Копии		ДМН 20−03 п.н. д.т.	Подлинники в ОДО Часть документов в ЭА
22−08	Приказы Челябинской таможни по личному составу. Копии		ДМН Ст.19-б п.т.у.а.д.	Подлинники в ОК Часть документов в ЭА
22−09 ДСП	Документы (приказы, распоряжения, ориентировки, служебные записки, заключения, протоколы, акты, планы и др.) с пометкой ДСП. Копии		5 лет ЭК 01−54 п.н.д.т.
22−10	Положение об отделе телекоммуникаций, связи и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники. Должностные регламенты должностных лиц отдела. Копии		ДЗН 20−06 п.н.д.т.	Подлинники в ОК и ОДО

22−11	Планы (полугодовые, квартальные, ежемесячные) работы отдела, отчеты об их исполнении		5 лет 20−08, 20−09 п.н.д.т.
22−12	Квартальные отчеты об эффективности применения ТСТК в таможне		5 лет 20−19 п.н.д.т.
22−13	Статистические годовые сведения по вопросам основной деятельности отдела (форма ТФ1,2,3,6,10,11,12,13,14,15,16,23)		Постоянно 01−27 п.н.д.т.
22−14	Переписка со структурными подразделениями таможни по вопросам ТСТК и связи		5 лет 20−34 п.н.д.т.	Часть документов в ЭА
22−15	Переписка отдела с организациями по вопросам ТСТК и связи		5 лет 20−10 п.н.д.т.
22−16	Карточки учета средств вычислительной техники		3 года 20−39 п.н.д.т.
22−17 ДСП	Переписка по вопросам деятельности отдела с пометкой ДСП		5 лет ЭК 01−25 п.н.д.т.
22−18	Переписка отдела с Уральским таможенным управлением и таможнями		ДМН 20−01 п.н.д.т.	Часть документов в ЭА
22−19	План внутренней телефонной сети Челябинской таможни. Копии		ДЗН Ст. 853 п.т.у.а.д.
22−20	Договоры с организациями по вопросам обеспечения связью таможни. Копии		5 лет ЭПК ст.851 п.т.у.а.д.	Подлинники в ОБУ и ФЭ. После истечения срока действия договора
22−21	Заявки на средства ТСТК от постов и отделов		5 лет ст.213 п.т.у.а.д.
22−22	Переписка отдела со структурными подразделениями таможни		5 лет 20−10п.н.д.т.	Часть документов в ЭА
22−23	Протоколы, решения оперативных и расширенных совещаний Челябинской таможни и документы о выполнении решений. Копии		5 лет ст. 18-з п.т.у.а.д.	Подлинники в ОАО Часть документов в ЭА
22−24	Документы (сведения, акты) о техническом оснащении ТСТК таможни и постов. Копии		5 лет ст.846 п.т.у.а.д.
22−25	Документы (технические условия, технические задания, схемы) по организации связи на постах. Копии		3 года ст. 852 п.т.у.а.д.
22−26	Документы (технические требования, проекты) при проектировании связи на постах. Копии		3 года ст.852 п.т.у.а.д.

22−27	Документы (программы, пособия) по обучению пользованием ТСТК		3 года ст.712-б п.т.у.а.д.
22−28	Журнал закрепления ТСТК и связи		3 года 20−40 п.н.д.т.	По истечении срока хранения, записи о несданной технике переносятся в новый журнал
22−29	Книга учета технического состояния, поверки и ремонта средств измерений ТСТК и связи		3 года 20−39 п.н.д.т	После списания оборудования с баланса
22−30	Журнал учёта командировок, иных случаев длительного отсутствия и учета исполнения должностных обязанностей сверх установленного служебного времени, а так же в выходные и нерабочие праздничные дни должностных лиц		1 год ст.784 п.т.у.а.д.	Приказ ЧТ от1 8.03.2010 № 150
22−31	Журнал учёта и использования гербовых бланков с реквизитами Челябинской таможни		3 года ст.259-г п.т.у.а.д.
22−32	Отчеты о наличии и использовании гербовых бланков с реквизитами Челябинской таможни. Акты об уничтожении испорченных бланков		3 года ст. 206 п.т.у.а.д.
22−33	Журнал учёта занятий по профобучению в отделе		1 год ст. 723,725 п.т.у.а.д.
22−34	Журнал проведения инструктажа по технике безопасности		10 лет ст.626-б п.т.у.а.д.
22−35	Книга учета рекламаций на качество материальных ценностей и ТСТК		5 лет 20−36 п.н.д.т.	После списания
22−36	Акты технической эксплуатации средств связи и ТСТК. Копии		5 лет 20−31 п.н.д.т.	При условии завершения проверки (ревизии)
22−37	Акты ввода средств связи и ТСТК в эксплуатацию таможни		До списания средств связи и ТСТК 20−37 п.н.д.т.

22−38	Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии		ДМН 20−56 п.н.д.т.	Подлинники в архиве таможни
22−39	Номенклатура дел отдела		ДЗН ст.200п.т.у.а.д	Не ранее 3лет после уничтожения учтенных по номенклатуре
22−40	Журнал учета неисправностей средств вычислительной техники		2 года 20−37 п.н.д.т.
22−41	Журнал подведения итогов служебной дисциплины		3 года ст. 587 п.т.у.а.д.
22−42	Журнал проверки знаний, правил эксплуатации технических средств		1 год 20−45 п.н.д.т.
22−43	Журнал учета передачи средств вычислительной техники для ремонта и получения из ремонта		5 лет ст.217 п.т.у.а.д.
22−44	Журнал учета документов с пометкой ДСП		5 лет ст. 258 п.т.у.а.д.
22−45	Журнал учета неисправностей технических средств		3 года 20−37 п.н.д.т.
22−46	Журнал приходно-расходный учета источников ионизирующего излучения (генерирующих) Челябинской таможни		1 год ст. 2210 т.п.	После списания оборудования
22−47	Журнал учета факсограмм		3 года ст. 258-ж п.т.у.а.д.
22−48	Журнал учета технического состояния техники связи и автоматизации		3 года 20−39 п.н.д.т.
22−49	Журнал закрепления средств вычислительной техники		3 года 20−40 п.н.д.т.
22−50	Журнал учета документов, обрабатываемых на копировально-множительной технике		1 год ст.259-д п.т.у.а.д.
22−51	Журнал учета заявок на техническое обслуживание средств вычислительной техники		5 лет ст.217 п.т.у.а.д.
22−52	Журнал регистрации заявок на обслуживание ЛВС		5 лет ст.213 п.т.у.а.д.

Начальник отдела Т и СТО СВТ П.Б. Давиденко

Ответственный за делопроизводство

старший специалист 2 разряда Е.М. Балакина

СОГЛАСОВАНО:

Главный государственный таможенный инспектор

отдела документационного обеспечения,

ответственный за архив О.Н. Стрельчик

Список используемой литературы

1. Техническая документация «УКИД-2».

2. Приказ ФТС России от 18.10.2004 № 160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой