Основные функции менеджмента на примере предприятия аптечного типа

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. МЕНЕДЖМЕНТ. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Понятие «менеджмента»

1.2 Учет как функция менеджмента

1.3 Контроль как функция менеджмента

1.4 Планирование как функция менеджмента

ГЛАВА 2. МОНИТОРИНГ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ АПТЕЧНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

функция менеджмент контроль мониторинг Актуальность темы работы.

Ежедневно в нашей жизни происходят различные изменения, касающиеся социально-политической, экономической, культурной жизни.

Россия переходит от командно-бюрократического руководства к демократии, от командной экономики — к социально ориентированной рыночной; отдельный человек превращается из «винтика» государственной машины в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности.

Рынок предъявляет требования самостоятельно решать деловые проблемы, а это невозможно без знаний, умений, инициативы. Необходимо овладеть навыками использования экономических навыков на практике, формировать новое экономическое мышление в самых различных областях профессиональной деятельности. И одну из ключевых ролей в этом играет менеджмент — управление в рыночных условиях.

Роль менеджмента для работающего в условиях рынка, конкурентной среды предприятия сложно переоценить.

Успешная деятельность медицинской организации любой формы собственности требует знания механизмов эффективной работы. Сегодня уже никто не полагается на удачу и интуицию. Благополучие фирмы — это результат продуманной деятельности руководящего звена и персонала компании.

Самой главной задачей менеджмента является обеспечение существования предприятия на рынке. Это возможно, если любое принимаемое решение в длительной перспективе свидетельствует об экономической пользе предприятия.

Еще одной конкретной задачей является обеспечение инноваций. В конкурентных условиях фирма не выживет, если не будет разрабатывать новые товары и услуги, более высокого качества, на более приемлемых для клиента условиях, лучших, чем у конкурентов. Понятие «инновация» включает не только технические разработки и исследования, но и изменения в работе предприятия в лучшую сторону.

Важнейшим элементом производственного процесса в медицинской организации являются люди. И задача менеджмента — организовать работу коллектива, что означает сформировать кадры, установить систему отношений между людьми, содействовать профессиональному росту персонала; повышать эффективность труда служащих.

Таким образом, в свете развития современного менеджмента невозможно обойтись без детального изучения его функций. Этот вопрос актуален всегда и рассматривается отдельно для каждой индивидуальной организации, в т. ч. и медицинской.

Цель работы — раскрыть основные функции менеджмента на примере предприятия аптечного типа: учет, контролинг, мониторинг.

Задачи:

Дать характеристику основным понятиям менеджмента, его функциям.

Описать аптечное учреждение, систему управления в нем.

Сделать выводы, внести предложения по оптимизации работы рассмотренного аптечного учреждения.

ГЛАВА 1. МЕНЕДЖМЕНТ. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Понятие «менеджмента»

Менеджмент — понятие очень емкое. Менеджмент — это умение достигать поставленных целей, используя труд, интеллект и мотивы поведения других людей Казначевская Г. Б. Менеджмент: учебник/ Г. Б. Казначевская. — Изд. 8-е. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. — С. 13.

Чтобы добиться успеха, надо знать, как это можно сделать, уметь применить свои знания на практике. Это совокупность принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и прибыльности.

В менеджменте необходимо не просто стараться изо всех сил, а именно достигать.

Цели должны быть выбраны правильно, иначе все предыдущее теряет смысл. Умение четко ставить и реализовывать свои цели — это искусство точно знать, что предстоит сделать и как сделать это самым лучшим и выгодным способом. Главное в менеджменте — ставить перед собой цели, отвечающие интересам предприятия.

Организация работы людей должна быть такой, чтобы в максимальной степени соответствовать потребностям сотрудников, активизировать их работу и повышать эффективность их труда.

Менеджер должен владеть научными знаниями, которые каждый раз в его практической работе будут получать новое «звучание». Творческое применение своих знаний в разных управленческих ситуациях требует и развития личностных качеств менеджера.

Таким образом, менеджмент определяется как Казначевская Г. Б. Менеджмент: учебник/ Г. Б. Казначевская. — Изд. 8-е. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. — С. 14.:

— вид деятельности;

— наука и искусство;

— категория людей;

— орган или аппарат управления.

Всю многообразную деятельность по управлению организацией как социотехнической системой можно представить в виде процесса выполнения ограниченного числа функций.

Функция — это объективная составляющая управления, такая часть управления как целого, проявления которой становятся условием проявления этого целого Казначевская Г. Б. Менеджмент: учебник/ Г. Б. Казначевская. — Изд. 8-е. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. — С. 108.

Ключевыми функциями являются Травин В. В., Дятлов В. А. Менеджмент персонала предприятий: Учеб. — практ. пособие. — 4-е изд. — М.: Дело, 2002. — С. 34.:

— планирование;

— организация;

— мотивация;

— контроль.

Любые виды управленческой деятельности работают на эти основные функции. Выполнение этих функций связано с процессами принятия решения и передачи информации (коммуникациями).

Планирование — это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности необходимые для этого средства и действия.

Организация — это претворение намеченных планов в жизнь: формирование структуры организации, распределение в ней функций сотрудников, обеспечение трудового процесса необходимым персоналом, оборудованием, заданиями, денежными средствами и т. д.

Мотивация — это побуждение людей эффективно трудиться: материальное и моральное стимулирование, создание условий для проявления активности работников и их саморазвития.

Контроль — это управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и сопоставлении фактических результатов с заданными. Эта функция осуществляется через наблюдения, проверку всех сторон деятельности, учет и анализ. По данным контроля корректируются ранее принятые решения Глухов В. В. Менеджмент: Учебник. 2-е изд., испр. и доп. — СПб.: Издательство «Лань», 2002. — С 34.

Взаимосвязь функций менеджмента и цикличность процесса управления проявляется в том, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих.

1.2 Учет как функция менеджмента Медицинская отчетность, например, имеет важное значение для планирования деятельности учреждений и служб здравоохранения, оценки выполнения планов, изучения эффективности и контроля осуществляемых органами и учреждениями здравоохранения лечебно — профилактических, санитарно — гигиенических и других мероприятий.

Медицинская отчётность — это система документов установленной формы, представляемых учреждениями и органами управления здравоохранением вышестоящим органам Вялков А. И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. С. 65 — 156.

Она служит для:

— подготовки конъюнктурных обзоров состояния здравоохранения;

— используется для изучения потребности и удовлетворения спроса населения и учреждений в лекарственных средствах, медицинской технике и других изделиях медицинского назначения;

— содержит информацию о ресурсах здравоохранения:

— информацию о коечном фонде, его размещении, специализации и степени использования;

— информацию об обеспечении учреждений здравоохранения лечебно — диагностическими отделениями, кабинетами и оборудованием;

— сведения об использовании медицинской аппаратуры и др.

Детальная информация дается о медицинских кадрах, и в первую очередь о врачебных, их размещении, группировке по специальностям и квалификационным группам, наличии специалистов в отдельных типах учреждений.

Особое значение имеет информация о состоянии здоровья населения, его заболеваемости, динамике отдельных заболеваний, направленности психических болезней, злокачественных новообразований, инфекционных болезней, туберкулеза, диабета и др.

Финансовая отчетность — это совокупность форм отчетности, составленных на основе данных финансового учета с целью представления пользователем обобщенной информации о финансовом положении и деятельности предприятия, а также изменениях в его финансовом положении за отчетный период в установленной форме для принятия этими пользователями определенных деловых решений Вуд Ф. Бухгалтерский учет для предпринимателей. М.: Аспери, 1992. — 415 с.

Кроме функции источника информации финансовая отчетность выполняет контрольную функцию, которая заключается в наблюдении, как внешних, так и внутренних органов управления за правильностью отражения финансово-хозяйственной деятельности организации здравоохранения.

Внутренними пользователями являются непосредственно бухгалтера учреждения, управленческий персонал и другие лица, которые используют отчетность в своей работе. Внешними пользователями выступают субъекты, которые используют публикуемую информацию для получения сведений о предприятии.

На основании данных финансовой отчетности осуществляется поиск резервов дальнейшего развития и совершенствования деятельности предприятия, совершенствования его деятельности, достижения стабильности организации на рынке.

Финансовый учет базируется на учетной информации, которая, помимо использования ее внутри организации руководством, сообщается с тем, кто находится вне организации Вялков А. И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. С. 140.

Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, которая измеряется, обрабатывается и передается для внутреннего использования руководством Вялков А. И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. С. 155.

В зависимости от источника данных текущего учёта различают три вида отчётности: бухгалтерская отчётность, статистическая и оперативная.

Бухгалтерская отчётность — отчётность, показатели которой, органически вытекают из данных синтетического и аналитического бухгалтерского учёта и подтверждаются первичными учётными документами.

Сложность экономической деятельности медицинских организаций находит свое отражение в огромном количестве показателей, цифр, которые ее характеризуют и составляют бухгалтерскую документацию.

Каждое медицинское учреждение состоит из отдельных отделов/отделений, в совокупности которые и представляют собой это ЛПУ. Отделения занимаются лишь только той функцией, для которой они предназначены, чтобы организация могла существовать.

Ведение бухгалтерской документации, регистрация финансовых операций и сведение их в систему посредством бухгалтерского учета составляют неотъемлемую часть деятельности медицинской организации, управления ее финансами ЛПУ.

Также функцией бухгалтерии является анализ финансового состояния ЛПУ, которое показывает, по каким направлениям надо вести работу, чтобы улучшить его.

Бухгалтерия также обязана следить за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств учреждения. Вести точный документальный учёт по его работе для предоставления отчётности в проверяющие органы.

Для улучшения работы и удобства, бухгалтерия имеет условное разделение на две группы: касса и сама бухгалтерия. Касса непосредственно связана с работой наличных денежных средств, такие как выплата заработной платы и др. Сама же бухгалтерия работает с документальным учётом, учётом хозяйственных средств и объектов учёта.

Все определяющие и наиболее важные данные, показатели финансовой деятельности организации заносятся в ее главную книгу — бухгалтерский баланс Ефремова А. А. Основы формирования бухгалтерской отчетности организации / А. А. Ефремова / Ефремова А. А. // Бухгалтерский учет. — 2002. — № 23. — с. 4 — 6. — он состоит из двух равновеликих частей — актива и пассива, в первой из которых отражают величину и состав средств ЛПУ, а во второй — источники их образования на отчётную дату.

Сопоставление показателей балансов на начало и конец отчётного периода позволяет установить изменения объёма и состава средств, источников их образования за рассматриваемый период. В балансе приводят финансовые результаты работы — сумму полученной прибыли или убытка. В составе баланса имеется ряд приложений, которые содержат расшифровки некоторых статей баланса.

Основным плановым и финансовым документом, определяющим объем, целевое направление и поквартальное распределение средств, выделяемых на содержание медицинских организаций является смета расходов ЛПУ.

Форма сметы, основные показатели, по которым она составляется, нормы и расценки для определения размера расходов сообщаются медицинским организациям вышестоящими органами здравоохранения. Статьи сметы расходов строятся с учетом специфики отрасли здравоохранения.

В конечном итоге смета помогает руководителю определить сумму средств, которые должны быть выделены из бюджета на содержание ЛПУ.

Грамотно составленные сметы расходов и доходов медицинской организации — одно из важнейших условий ее финансовой стабильности. При планировании расходов средств на очередной календарный год руководитель медицинского учреждения обязан соблюдать этапы процедуры — составление, рассмотрение, утверждение и исполнение сметы расходов Вялков А. И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. С. 130.

Бухгалтерский учет обязаны вести все организации: государственные и негосударственные, коммерческие, предпринимательские.

Бухгалтерский учет — это основа деятельности поликлиник, стационаров, аптек и других медицинских организаций и учреждений, являющихся юридическими лицами либо ведущими индивидуальную предпринимательскую деятельность Ефремова А. А. Основы формирования бухгалтерской отчетности организации / А. А. Ефремова / Ефремова А. А. // Бухгалтерский учет. — 2002. — № 23. — С. 4 — 6.

Любое государство изымает у организаций часть их доходов. Эти обязательные платежи называют налогами. Через налогообложение формируются фонды, за счет которых государство:

— финансирует некоторые расходы на простое и расширенное воспроизводство в народном хозяйстве;

— финансирует социальные программы — пенсионного и социального обеспечения, образования, здравоохранения и др.;

— обеспечивает свою оборону и безопасность;

— содержит законодательные, исполнительные и судебные органы государственной власти и управления;

— предоставляет кредиты и безвозмездную помощь другим странам.

Налогообложению в той или иной форме подлежат за редким исключением все виды деятельности, приносящие денежный доход, а также ценности в виде имущества. Не является исключением и медицинская деятельность, облагаемая налогами в соответствии с правилами и нормами, установленными законами страны.

В соответствии с действующими нормами организации обязаны вести бухгалтерский учет и представлять налоговым органам отчетность о своей финансово-хозяйственной деятельности, а также сведения и документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в том числе подтверждающие право на льготы по налогообложению, своевременно и в полном объеме уплачивать причитающиеся налоги, допускать должностных лиц налоговых органов для обследования помещений, где осуществляется деятельность, связанная с извлечением прибыли (доходов) либо с содержанием объектов налогообложения, а также для проверок по вопросам исчисления и уплаты налогов Ефремова А. А. Основы формирования бухгалтерской отчетности организации / А. А. Ефремова / Ефремова А. А. // Бухгалтерский учет. — 2002. — № 23. — с. 4 — 6.

Организации здравоохранения обязаны вести учет как доходов, получаемых в денежной и натуральной форме от ее осуществления, так и связанных с этим расходов. В обязанность руководителя учреждения входит представлять декларацию налоговому органу, а также предъявлять по требованию последнего документы, подтверждающие достоверность данных, указанных в декларации.

Налоговым органам предоставлено право производить на предприятиях любых форм собственности проверки денежных документов, бухгалтерских книг, отчетов, планов, смет, деклараций и иных документов, связанных с исчислением и уплатой налоговых и иных обязательных платежей государству.

При осуществлении своих полномочий инспекции могут обследовать любые производственные, складские, торговые и иные помещения предприятий и граждан, которые используются для извлечения доходов либо связаны с содержанием объектов налогообложения.

Инспекциям дано право приостанавливать операции предприятий, учреждений и организаций по расчетным и другим счетам в банках и иных финансово-кредитных учреждениях в случаях непредставления должностным лицам инспекции бухгалтерских отчетов, балансов, расчетов, деклараций и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и иных обязательных платежей государству.

Исключительно важным для соблюдения законодательства о налогообложении является наделение налоговых инспекций правом — наложения санкций на предприятия и граждан.

Начальники налоговых инспекций и их заместители могут налагать административные штрафы на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, виновных в сокрытии или занижении прибыли или дохода, сокрытии иных объектов налогообложения, а также в отсутствии бухгалтерского учета или ведении его с нарушением установленного порядка.

Следует учитывать, что суммы налогов, не внесенные в установленные сроки, а также суммы сокрытой (заниженной) прибыли или дохода и штраф за сокрытие взыскиваются по распоряжению налоговых органов в бесспорном порядке. При этом на своевременно не уплаченную сумму начисляется пеня Ефремова А. А. Основы формирования бухгалтерской отчетности организации / А. А. Ефремова / Ефремова А. А. // Бухгалтерский учет. — 2002. — № 23. — с. 4 — 6.

Законы весьма строги к нарушителям порядка налогообложения. Вместе с тем налогоплательщик не бесправен. Он может предъявлять налоговым органам документы, подтверждающие право на льготы по налогам. Он вправе знакомиться с актами проверок, проведенных налоговыми органами, представлять налоговым органам пояснения по исчислению и уплате налогов и по актам проведенных проверок. Наконец, у него есть право обжаловать решения налоговых органов и действия их должностных лиц в судебном порядке.

Статистическая отчётность — составляется не только по данным бухгалтерского учета, и подтверждаются первичными учётными документами.

Задача статистики здравоохранения — своевременный сбор, обработка и анализ достоверных, научно-обоснованных данных о сети учреждений здравоохранения, их размещении, состоянии, оснащенности; кадрах врачей, среднего, младшего медицинского персонала Вялков А. И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. С. 130.

Санитарно-демографические показатели являются важнейшими критериями оценки здоровья населения.

Сведения о численности населения необходимы органам здравоохранения для разработки планов оздоровительных мероприятий, определения количества, мощности и размещения сети лечебно-профилактических учреждений, для планирования подготовки медицинских кадров.

Источником информации является периодическая и годовая статистическая отчетность, первичная учетная медицинская документация, единовременные учеты, выборочные обследования.

Основной базой статистического наблюдения является отчетность лечебно-профилактических учреждений системы министерства здравоохранения, других ведомств, а также негосударственных медицинских учреждений.

Состояние здоровья оценивается в основном по распространению отдельных видов заболеваний, которые характеризуются числом больных с впервые установленным диагнозом по видам заболеваний в отчетном году и числом больных по отдельным заболеваниям, состоящих на учете в ЛПУ.

Для статистической разработки данных о заболеваемости населения применяется Международная классификация болезней Всемирной организации здравоохранения, 10-ого пересмотра. Дополнительной информацией могут служить данные о временной нетрудоспособности работников, которая измеряется числом дней нетрудоспособности.

Уровень медицинской помощи оценивается по возможностям сети ЛПУ и их медицинскому персоналу.

Медицинские учреждения сообщают информацию по следующему кругу показателей:

— число поликлиник, входящих в состав больничных учреждений, включая детские поликлиники и женские консультации;

— число детских отделений;

— число женских консультаций; мощности (число посещений в смену) врачебных амбулаторно-поликлинических учреждений в смену;

— число врачебных больничных коек и их специализация;

— число больничных коек для детей;

— число фельдшерско-акушерских пунктов;

— численность врачей всех специальностей (без зубных);

— численность среднего медицинского персонала, в том числе зубных врачей.

Кроме показателей статистической отчетности используется выборочные тематические обследования здоровья населения, доступности медицинских услуг и оценка их качества населением.

Для характеристики состояния медицинского обслуживания используются следующие показатели:

— мощность учреждения;

— характеристика состояния зданий и уровень их благоустройства;

— площадь, приходящаяся на одну койку, максимальное число больных в палате и пр.;

— уровень обеспеченности медицинской техникой, срок ее службы и пр.;

— обеспеченность функциональной мебелью и транспортными средствами.

Кроме того, исследуется такой ряд показателей посредством анкетирования населения:

— численность врачей среднего и младшего медицинского персонала;

— уровень подготовки и повышение квалификации медицинского персонала;

— данные об исходе лечения больных;

— длительность предоперационного и послеоперационного периода;

— средняя стоимость содержания одной койки;

— обеспеченность потребностей населения специализированной медицинской помощью;

— оценка качества медицинской помощи главным врачом.

Немаловажно оценить состояние условий труда на производстве — пострадавшие при несчастных случаях на производстве, режим труда и отдыха, состояние рабочих мест и пр.

Оперативная отчётность — применяется для текущего контроля за ходом выполнения плана по наиболее важным показателям.

Деление это условно, так как многие формы содержат показатели двух, а иногда и всех видов учёта.

Основу медицинской отчетности составляют годовые отчеты учреждений и органов здравоохранения. Имеется также ряд отчетов более частой периодичности: о движении инфекционных болезней, о заболеваниях туберкулезом, раком и др.

Каждая форма отчетности включает официальную часть, в которой указываются периодичность данной отчетности, номер формы и ее код по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД), дата ее утверждения, порядок представления (почтой, телеграфом), адресат, сроки представления, количество экземпляров и др. Вуд Ф. Бухгалтерский учет для предпринимателей. М.: Аспери, 1992. — С. 45 — 47.

Основным отчетным документом лечебно — профилактического учреждения (ЛПУ) является «Отчет лечебно-профилактического учреждения», который составляется всеми учреждениями этого типа независимо от их специализации и подчиненности и состоит из основного отчета (форма № 1) и отчетов — вкладышей.

Основной отчет содержит унифицированную базовую информацию, позволяющую объединить данные по здравоохранению территории в целом вне зависимости от того, какими типами учреждений она представлена:

а) ресурсы учреждения, штаты и состав медицинского и другого персонала;

б) внебольничная помощь отдельным группам населения;

в) стационарная помощь;

г) работа вспомогательных служб.

Отчеты — вкладыши составляются лишь в том случае, если в учреждении имеется определенное специализированное отделение или осуществляется медпомощь определенным контингентам населения (детям, подросткам, инвалидам Великой Отечественной войны, беременным, психически больным, онкологическим больным и др.).

Положения по ведению учета и отчетности запрещают представление отчетов в непредусмотренные адреса и сроки, по неутвержденным формам, а также ведение в учреждениях неутвержденной учетной первичной медицинской документации.

Персональную ответственность за соблюдение отчетной дисциплины несут руководители учреждений. Существует система административных мер, направленных на борьбу с преднамеренным искажением отчетности и представлением непроверенных данных.

1.3 Контроль как функция менеджмента Контроль — это процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.

С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке. Контроль обнаруживает ошибки в деятельности, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей. Он используется для стимулирования успешной деятельности.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы.

Формы контроля очень разнообразны:

— наблюдение с помощью контрольно-измерительных приборов;

— с помощью финансовой и бухгалтерской документации (в медицинских организациях — отчетность по линии медицинской статистики);

— в форме письменной работы или совещаний, обсуждений проблем и др.

Виды контроля .- 2002. № 6. с. 27.Практикум по психологии менеджмента и профессиональной деятельности: Учеб. пособие/ Ред. Г. С. Никифоров, М. А. Дмитриева, В. М. Снетков. — СПб.: Речь, 2003. — С. 5 — 8.:

— предварительный — до фактического начала работы: строгое соблюдение правил и процедур в процессе выработки планов, четкое написание должностных обязанностей, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных; может использоваться по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

— текущий — непосредственно на стадии хозяйственного процесса, объект — подчиненные, субъекты — их начальники, задача — своевременно выявить и скорректировать отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров;

— итоговый (заключительный) — после выполнения работы; фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее; этот вид контроля помогает увидеть достигнутые результаты для дальнейшего планирования и стимулирования мотивации.

Этапы контроля:

Выработка стандартов и критериев (в качестве стандартов используются поставленные конкретные цели и временные границы, они разрабатываются в форме показателей результативности).

Сопоставление с ними реальных результатов (преимущества системы контроля должны быть больше затрат на ее функционирование, система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов).

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля — измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений. Все это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю.

В обеспечении эффективности контроля важно довести до ведения работников как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

Принятие необходимых корректирующих действий (невмешательство, устранение отклонений, изменение стандартов в результате их пересмотра).

Правильно организованный контроль очень важен и во многом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответственность за свои действия и решения.

В то же время, мудрый менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вредно: они теряют самостоятельность, инициативу и начинают верить, что без менеджера не смогут сделать ни шагу.

Во многих сферах деятельности контроль намеренно делают видимым, например, в сфере здравоохранения это следующие варианты контроля:

— бухгалтерия проверяется ревизором;

— качество простерилизованных медицинскими сестрами инструментов контролирует бактериологическая лаборатория;

— медицинскую отчетность в больницах (истории болезни, амбулаторные карты) проверяют эксперты по клинико-экспертной работе;

— медицинскую статистику проверяет медицинский информационно-аналитический центр, куда стекается вся информация из лечебных учреждений и пр.

1.4 Планирование как функция менеджмента Каждый предприниматель (в т.ч. и в системе организации здравоохранения), начиная свою деятельность, должен ясно представлять потребность на перспективу в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники их получения, а также уметь четко рассчитать эффективность использования ресурсов в процессе работы фирмы.

Финансовое планирование — это планирование всех доходов и направлений расходования денежных средств для обеспечения развития предприятия. Финансовое планирование осуществляется посредством составления финансовых планов разного содержания и назначения в зависимости от задач и объектов планирования Глухов В. В. Менеджмент: Учебник. 2-е изд., испр. и доп. — СПб.: Издательство «Лань», 2002. — С. 75.

В рыночной экономике сложно добиться стабильного успеха, если не будет четко и эффективно спланирована деятельность; необходимо постоянно собирать и аккумулировать информацию как о состоянии целевых рынков, положении на них конкурентов, так и о собственных перспективах и возможностях.

Важной задачей является проблема привлечения инвестиций, в том числе и зарубежных, в действующие и развивающиеся предприятия. Для этого необходимо аргументировать и обосновать оформление проектов (предложений), требующих инвестиций.

Для этих и некоторых других целей применяется бизнес-план.

Исходя из этого финансовые планы можно разделить на перспективные, текущие и оперативные.

Примером сочетания перспективного и текущего планирования является бизнес-план, который принято разрабатывать в развитых капиталистических странах при создании нового предприятия или обосновании производства новых видов продукции.

В рыночной экономике бизнес-план является рабочим инструментом, используемым во всех сферах предпринимательства.

Бизнес-план описывает процесс функционирования учреждения (организации), показывает, каким образом его руководители собираются достичь свои цели и задачи, в первую очередь повышения прибыльности работы.

Хорошо разработанный бизнес-план помогает организации расти, завоевывать новые позиции на рынке, где она функционирует, составлять перспективные планы своего развития.

Бизнес-план является постоянным документом; он систематически обновляется, в него вносятся изменения, связанные как с переменами, происходящими внутри фирмы, так и на рынке, где действует фирма.

В связи с тем, что бизнес-план представляет собой результат исследований и организационной работы, имеющей целью изучение конкретного направления деятельности фирмы (продукта или услуг) на определенном рынке и в сложившихся организационно-экономических условиях, он опирается на:

конкретный проект производства определенного товара (услуг) — создание нового типа изделий или оказание новых услуг (особенности удовлетворения потребностей и т. д.);

всесторонний анализ производственно-хозяйственной и коммерческой деятельности организации, целью которой является выделение ее сильных и слабых сторон, специфики и отличий от других аналогичных учреждений;

изучение конкретных финансовых, технико-экономических и организационных механизмов, используемых в экономике для реализации конкретных задач.

Бизнес-план является одним из составных документов, определяющих стратегию развития организации. Вместе с тем он базируется на общей концепции ее развития, более подробно разрабатывает экономический и финансовый аспект стратегии, дает технико-экономическое обоснование конкретным мероприятиям.

Бизнес-план охватывает одну из частей инвестиционной программы, срок реализации которой обычно ограничен одним или несколькими годами (часто корреспондирующими со сроками среднеи долгосрочных кредитов), позволяющей дать достаточно четкую экономическую оценку намеченным мероприятиям.

Бизнес-план позволяет решать целый ряд задач, но основными из них являются следующие Вялков А. И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. С. 115 — 116.:

обоснование экономической целесообразности направлений развития организации;

расчет ожидаемых финансовых результатов деятельности, в первую очередь объемов продаж, прибыли, доходов на капитал;

определение намечаемого источника финансирования реализации выбранной стратегии, т. е. способы концентрирования финансовых ресурсов;

подбор работников, которые способны реализовать данный план.

Каждая задача может быть решена только во взаимосвязи с другими. Основной центр бизнес-план — концентрирование финансовых ресурсов.

Именно бизнес-план — важное средство для увеличения капитала учреждения.

Процесс составления бизнес-плана позволяет тщательно проанализировать начатое дело во всех деталях.

Бизнес-план служит основой бизнес — предложения при переговорах с будущими партнерами; он играет важную роль при приглашении на работу основного персонала организации.

Таким образом, бизнес-план является не только внутренним документом организации, но и может быть использован для привлечения инвесторов. Перед тем как рискнуть некоторым капиталом, инвесторы должны быть уверены в тщательности проработки проекта и осведомлены о его эффективности.

ГЛАВА 2. МОНИТОРИНГ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ АПТЕЧНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ Лекарственное сопровождение лечебно-диагностического процесса стало проблемой последних лет по многим причинам. И, прежде всего в результате резкого роста цен на фармацевтическом рынке после августовских событий 1998 г., сокращения удельного веса отечественных препаратов в арсенале врача, потери структурной целостности управления аптечной службой. По данным Российской фармацевтической ассоциации 21% органов управления аптечной сетью сформированы при исполнительных органах власти, 18 — объединены в ОАО, ГПП, более 60% — составляют структурные подразделения Минздравов, Облздравов и т. д. Пахарин В. За больничной аптекой — будущее// http:// www.pharmvestnik.ru/cgi-bin/statya.pl?sid=3282.

Одна из глобальных проблем фармацевтического рынка на сегодняшний момент — расширение сети больничных аптек. При настоящем уровне развития фармацевтического рынка уже нельзя мириться с положением, когда оптовые поставки медикаментов отдавались на откуп главным медицинским сестрам. В результате невозможно было определить потребность в лекарственных средствах, объем закупок редко используемых медикаментов, обеспечить профессиональный контроль за условиями хранения и сроками годности лекарственных средств.

Основная часть медикаментов оседала у старших медицинских сестер отделений, которые монопольно распоряжались имеющимся у них запасом лекарственных средств и медицинских материалов.

Вот почему организаторы здравоохранения все больше возвращаются к открытию и расширению сети больничных аптек с производственными отделами, нарушая устоявшийся принцип: главный врач учреждения организует лечебный процесс, а руководитель аптечного учреждения занимается технологиями изготовления лекарств.

Для примера была взята больничная аптека военно-медицинской академии (ВМА).

Персонал аптеки:

Заведующий аптекой — 1

Старший провизор — 2

Провизор — технолог — 2

Провизор — аналитик — 2

Фармацевты — 10

Санитарки — мойщицы — 4

Одна из основных функций, которую выполняет аптека ВМА — приготовление экстемпоральных лекарственных препаратов.

В аптеке ВМА, как и в большинстве случаев в других внутрибольничных аптеках, изготавливается стандартный набор лекарственных форм — чаще всего это стерильные растворы для клинических отделений. Собственное производство препаратов из субстанций подчас дешевле приобретения готовой заводской продукции, что, в конечном счете, позволяет экономить финансовые средства.

Непосредственная близость внутрибольничной аптеки к отделениям стационара создает оптимальные условия и для своевременного обеспечения его подразделений необходимыми медикаментами и расходными материалами. В этом случае больничная аптека ВМА выступает в роли «отделения» при больнице, и, следовательно, снабжение лекарственными средствами оперативно управляемо.

Необходимые медикаменты закупаются с учетом потребностей клиник ВМА, а их постоянный оперативный запас позволяет стабилизировать и регулировать их поступление.

Другая важная часть работы ВБА — закупочная деятельность, учет, контроль и хранение медикаментов.

Закупки осуществляются различными способами:

— запрос котировочных заявок;

— тендерные закупки;

— закупки по конкурсам, аукционам.

Характерной особенностью для аптеки ВМА является то, что работа в ней организована таким образом, что отделения составляют годовую заявку в ее адрес с разбиением по месяцам и кварталам, что не исключает для больницы возможности оперативно корректировать заявку в необходимых случаях. Сегодня поставки в ВМА осуществляются регулярно и с периодичностью, в среднем, один раз в неделю.

Аптека ВМА в соответствии со своей основной задачей осуществляет:

— прием требований на медикаменты и изделия медицинского назначения, расходные материалы и медицинскую технику;

— приготовление, контроль качества и отпуск лекарственных форм в клиники ВМА;

— отпуск лекарственных и перевязочных средств, этилового спирта;

— отпуск реактивов для лабораторий, предметов ухода за больными и других изделий медицинского назначения;

— контроль за соблюдением правил хранения и учета лекарственных средств в отделениях и кабинетах;

— информирование медицинских работников об имеющихся в аптеке лекарствах, временно отсутствующих препаратах и их аналогах.

В аптеке ВМА условно выделено два отдела: рецептурно — производственный и отдел готовых лекарственных форм.

Сотрудниками рецептурно-производственного отдела изготавливается свыше 130 тыс. флаконов стерильных инфузионных растворов 27 наименований в год. В основном, это препараты, которые не производятся фармацевтическими предприятиями или «экономное» производство для нужд клиник простых растворов.

Также изготавливается около 70 тыс. флаконов для наружного и внутреннего употребления: порошки, мази, лекарственные формы. В отделе готовых лекарственных форм ежемесячно обрабатываются около 1000 требований, поступающих из клиник ВМА.

Ассортимент закупаемых медицинских препаратов и изделий в аптеке формируется с учетом мнения врачей и существующих схем лечения. ВМА является многопрофильным ЛПУ и, соответственно, перечень лекарственных средств не всегда может удовлетворить потребности в обеспечении лечебного процесса, поэтому регулярно проводится работа по уточнению и расширению формулярного списка лекарственных средств.

Контроль за рациональным использованием лекарственных средств (функция менеджмента — контролинг) в ВМА осуществляется по следующей схеме:

— Определен лимит денежных средств на расход лекарственных средств в разрезе клиник.

— Согласно нормативным документам проводятся регулярные проверки в отделениях по учету, хранению, использованию лекарственных средств, соблюдению фармацевтического порядка.

Основной задачей аптеки является наиболее полное удовлетворение потребностей клиник больницы, но это не всегда удается делать в связи с наличием в составе ЛПУ таких отделений, которым для лечения своих пациентов требуются значительные денежные вложения.

Руководитель аптеки ВМА организует свою работу в установленном порядке, распоряжается имуществом, утверждает структуру и штатное расписание, в пределах своей компетенции, издает приказы и другие акты, производит отбор работников на требующиеся должности, организовывает трудовой процесс, принимает к ним меры дисциплинарного взыскания и поощрения.

В функции заведующего аптекой ВМА, как в компетенцию любого другого управленца, входят все основные функции менеджмента.

Функция учета осуществляется через различные учетные документы: журналы, требования на препараты, учет паспортов на медицинскую технику, акты списания, боя и т. д. Помимо этого, во внимание принимаются заявки из клиник ВМА о потребности отделений на определенный период, чаще всего это годовые заявки, которые все же могут по мере работы корректироваться. На основе такого учета в аптеке ВМА постоянно поддерживается необходимое количество лекарственных препаратов, медицинского имущества, аппаратуры и расходных материалов, чтобы лечебный процесс всегда бесперебойно работал.

Ежегодно, ежеквартально, а также по требованию главного врача или ревизоров заведующий аптекой предоставляет необходимую учетную информацию (открытый контролинг).

В отчетность также входят договора, товарно-транспортные накладные, счета и счета — фактуры, которые оформляются поставщиками при отгрузке товара. Контроль за таким видом учетной документации также осуществляет заведующий аптекой.

Функция мониторинга также может осуществляться через отчетную документацию — так заведующий аптекой постоянно находится в курсе потребностей больницы в медицинских товарах и соизмеряет ее возможности, при необходимости консультируется с главным врачом по вопросу о дополнительных закупках, выделении средств.

Мониторинг осуществляется также за технологическим процессом: старший провизор контролирует все ли пробы производимых препаратов и растворов соответствуют нормативной документации и производственным требованиям.

Мониторинг качества работы фармацевтов (отпуск лекарственных форм, выдача их отделениям и др.) осуществляет старший провизор, а также он следит за работой санитарок — мойщиц (соблюдение санитарно-эпидемиологического режима и чистоты в помещениях аптеки).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление любым экономическим объектом требует знания его исходного состояния, сведений о том, как существовал и развивался объект в периоды, предшествовавшие настоящему. Получив полную и достоверную информацию о деятельности объекта в прошлом, о сложившихся тенденциях в его функционировании и развитии, можно вырабатывать уверенные управленческие решения, составлять планы и программы развития объектов на будущие периоды. Учетно-отчетная документация является важнейшим компонентом системы информационного обеспечения деятельности ЛПУ.

Мониторинг как функция менеджмента требует от руководителя подразделения/организации анализа, сравнения и оценки труда специалистов, структурных подразделений и санитарно — профилактических учреждений. Они во многом определяют качество и эффективность оперативного управления и контроля, текущего и перспективного планирования, взаимодействия ЛПУ с другими структурами.

Отчётность любого учреждения здравоохранения представляет собой систему показателей, характеризующих в обобщённом виде выполнение плановых заданий и итоги их хозяйственно-финансовой деятельности за истёкший период (месяц, квартал, год) по данным бухгалтерского учёта, статистики.

Отчётность является завершающей стадией учёта. С её помощью анализируется деятельность учреждения, путём составления содержащихся в отчётности плановых и фактических данных. Выявляют причины и факторы найденных отклонений, положительные и отрицательные стороны в работе предприятия за отчётный период.

Анализ финансового состояния может принести пользу организации и содействовать повышению эффективности процесса стратегического планирования. Детальный анализ финансового состояния может выявить уже имеющиеся и потенциальные внутренние слабости в организации, а также относительное положение организации в сравнении с ее конкурентами. Изучение финансовой деятельности может открыть руководству зоны внутренних сильных и слабых сторон в долгосрочной перспективе.

Контроль осуществляется в процессе всей трудовой деятельности: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. В зависимости от его результатов принимаются текущие и стратегические решения руководителем организации, стимулируется ее развитие.

Результаты контроля появляются на основе выполнения мониторинга: за работой подразделения, персонала в нем, техники производства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Алексеевский В. С., Коротков Э. М.

Введение

в специальность «менеджмент организации»: Учебное пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2004. — 159 с.

Борисова Е. А. Эффективные коммуникации в бизнесе. — СПб.: Питер, 2005. — 208 с.

Виханский О.С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — М.: Экономистъ, 2004. — 288 с.

Вуд Ф. Бухгалтерский учет для предпринимателей. М.: Аспери, 1992. — 415 с.

В центре внимания — проблемы кадрового менеджмента в аптеке// Медицинский вестник, 2005. — № 7. — http://www.pharmpersonal.ru/cgi-bin/cm/get_doc.fpl?s_id=&doc_id=2837&skip_show_doc_list=1

Вялков А.И., Райзберг Б. А., Шиленко Ю. В. Управление и экономика здравоохранения: Учеб. пособие/ Под ред. А. И. Вялкова.- М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. 654 с.

Глухов В. В. Менеджмент: Учебник. 2-е изд., испр. и доп. — СПб.: Издательство «Лань», 2002. — 263 с.

Друкер П. Эффективное управление. Экономические задачи и оптимальные решения. Пер. с англ. — М.: ФАИР — ПРЕСС, 2002. — 215 с.

Ефремова А. А. Основы формирования бухгалтерской отчетности организации / А. А. Ефремова / Ефремова А. А. // Бухгалтерский учет. — 2002. — № 23. — С. 4 — 6.

Казначевская Г. Б. Менеджмент: учебник/ Г. Б. Казначевская. — Изд. 8-е. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. — 346 с.

Котлер, Ф. Маркетинг менеджмент. Экспресс — курс. 2-е изд./ Пер. с англ. Под редакцией С. Г. Божук. — СПб.: Питер, 2005. — 464 с.

Менеджмент. 2-е издание// Под ред. проф. М. М. Максимцова и проф. М. А. Комарова. — М.: ЮНИТИ — ДАН, Единство, 2002. — 465 с.

Орлов А. И. Основные функции современного менеджмента// Деловая информация, 2000. — No.8. — С. 3 — 18.

Пахарин В. За больничной аптекой — будущее// http:// www.pharmvestnik.ru/cgi-bin/statya.pl?sid=3282.

.- 2002. № 6. с. 27.Практикум по психологии менеджмента и профессиональной деятельности: Учеб. пособие/ Ред. Г. С. Никифоров, М. А. Дмитриева, В. М. Снетков. — СПб.: Речь, 2003. — 112 с.

Травин В.В., Дятлов В. А. Менеджмент персонала предприятий: Учеб. — практ. пособие. — 4-е изд. — М.: Дело, 2002. — 314 с.