По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством. После этого они доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем руководителя.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
В инструкции по делопроизводству ПЛАСТДЕТАЛЬ закреплено положение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой «лично» много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов.
Документы регистрируются в день их поступления.
В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата. Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение.
Таким образом, анализ информатизации управления ЗАО «ПЛАСТДЕТАЛЬ» показал, что основной проблемой для предприятия являются:
— отсутствие необходимого количества компьютеров;
— отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;
— отсутствие электронного документооборота;
— полное отсутствие доступа к глобальной сети Интернет.
3.
2. Рекомендации по совершенствования системы информационного обеспечение ЗАО «Пластдеталь»
Как видно из проведенного в п.п. 3.
1. анализа большинство работников предприятия достаточно положительно относятся к вопросу улучшения информационного и технического обеспечения системы управления предприятия и к вопросу улучшения информационно-технической базы каждого работника.
В этих условиях особое значение приобретает создание развернутой системы деятельности руководства направленные на улучшение информационной и технической базы предприятия.
Система управления производством ЗАО «Пластдеталь» представляет собой совокупность взаимосвязанных структурных элементов (информации, технических средств ее обработки, специалистов отделов (бюро) по управлению, связей и отношений между ними, соответствующих функций, методов и процессов управления), обеспечивающих при их скоординированном взаимодействии реализацию производственными подразделениями поставленных целей.
Особое значение в этой системе имеет ее информационное обеспечение и создание банков данных, которые на предприятии должны разрабатываться на уровне предприятия, цеха, участка.
В основе данной деятельности должна лежать принципиальная схема информационного обмена, которая на наш взгляд должна иметь следующий вид (Рис. 3.1, Приложение 4).
База данных создается на ЗАО «Пластдеталь» для решения с помощью компьютеров задачи управления часовым производством в процессе взаимодействия структурных подразделений. В каждом структурном подразделении предприятия необходимо создать автоматизированную систему управления, формирующие соответствующие банки данных, среди них особое место должно принадлежать таким приоритетным направлениям как:
технологические процессы;
пооперационно-трудовые нормативы;
оснастка;
ценник на материалы и полуфабрикаты;
плановая информация о номенклатуре, количестве, сроках, трудоемкости и стоимости выпускаемых цехом деталей (изделий), календарно-плановые нормативы движения производства и др.;
оборудование (паспортные данные, стоимостные показатели, график планово-предупредительных ремонтов);
персонал (рабочие, служащие, младший обслуживающий персонал);
справочники (классификаторы) по операциям, деталям, оборудованию, профессиям;
нормативная информация для экономических расчетов (стоимость основных материалов, покупных полуфабрикатов, трудоемкость изготовления деталей, основная и дополнительная зарплата, цеховые расходы) и т. д.
3.
3. Информационной поддержки и информационного обеспечения принятия решений
Информационное обеспечение системы поддержки принятия управленческих решений в организации должна включает в себя сбор и передачу следующей системы информации: финансовой, маркетинговой, внутренней (Приложение 2).
Построение информационной системы в наибольшей степени есть функция маркетинга. При отсутствии структурного оформления последней данная функция в тресте выполняется руководством предприятия. Так, обязанности по определению объема, качества и периодичности сбора информации, контроль за использованием информации возлагаются на высшее руководство предприятия.
Информационные потоки по всем системам информации (рис. 3.3, Приложение 2) характеризуются преимущественно вертикальным и частично адресным (горизонтальным) распределением информации по мере ее поступления. Преимущества данной информационной системы заключаются в более полном использовании информации и в сокращении сроков принятия решений.
В качестве недостатков применения данной системы распределения информации можно отметить следующее: сосредоточение большого объема информации на высшем уровне руководства (что действительно имеет место в тресте); менеджеры самостоятельно решают, кому и какая информация может потребоваться; адекватная реакция на информацию не стимулируется, т. е. как для менеджера, входящего в состав аппарата управления треста, передача информации заинтересованной службе соответствующего подразделения является факультативной нагрузкой, так и для заинтересованной службы не обязателен ответ менеджеру; накопление информации при этом не происходит.
Анализ существующих в организациях средств информационного обеспечения проводился по следующим направлениям:
— задачам, направлениям, в которых они используются;
— частоте их использования;
— видам информационных систем управления (приложение — анкета) Использование компьютерной техники необходимо для решения ряда задач (Приложение 2):
На рисунке 3.5 (Приложение 3) отражена периодичность использования компьютерной техники руководителями и специалистами.
Предложения по совершенствованию действующей информационной системы таковы:
— более эффективно организованно использовать существующие современные средства связи и оргтехники
— наращивать мощности и возможности электронно-вычислительной техники;
— обеспечить систему управления более совершенным оборудованием;
— ограничить объемы передаваемой информации до объемов, необходимых для выполнения определенных задач;
— разрабатывать эффективные способы защиты информации и ее хранения;
— сокращать число форм документов;
— ускорять сбор и обработку информации.
Характерный для современного этапа развития региональной экономики рост объемов управленческой информации чрезвычайно остро ставит проблему информационной перегрузки управленческого персонала на предприятиях. Проведенное исследование дает основание сделать вывод, что избыточность информации есть следствие не только объективных закономерностей, обусловленных развитием техники и технологии производства, но и результат недостаточного внимания к принципам и методам обработки и выдачи информации.
Для руководителей и специалистов, занятых в области управления, важнейшей задачей в настоящее время является выработка и проведение в жизнь стратегии использования возможностей современных средств информационного обеспечения во всех сферах управления.
Для достижения поставленной цели в рамках исследования была разработана модель резервов повышения эффективности использования информационного обеспечения системы стратегического управления, включающая пять основных блоков.
Следует отметить, что при применении информационного обеспечения ведущая роль в выборе решений остается за руководителем, а техника и программное обеспечение являются лишь средством для обработки информации.
Организация, которая хочет повысить эффективность своей управленческой деятельности посредством применения технических средств, должна четко выявить виды деятельности в каждом отделе и определить пути рационализации информационных потоков.
Обобщенная схема автоматизированного рабочего места (АРМ) управленческого персонала представлена на рисунке 3.6 (Приложение 3).
Одним из таких автоматизированных рабочих мест является система автоматизированной обработки информации (САОИ). Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с использованием ПЭВМ, оргтехники и современных
Заключение
Информация играет в обществе все более важную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мироздания: веществом и энергией. Упорядоченную, доступную и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с финансовыми, интеллектуальными, энергетическими и материальными ресурсами. Эффективное управление информационными ресурсами становится специфической проблемой менеджмента.
В настоящей работе рассматриваются коммуникативные процессы, протекающие в информационных системах и в их непосредственном окружении как в сфере информационного менеджмента. Не вдаваясь в тонкости определений, примем далее, что понятия информационный менеджмент, информационная система, информационная технология, информационные ресурсы, средства информатизации и т. п. знакомы читателю из какого-либо базового учебного курса или хотя бы интуитивно понятны, так как согласно латинской пословице имя говорит само за себя (потеп est omen).
Масштабы работ и затрат, которыми характеризуется информатизация различных сфер жизни общества, и значение, которое приобрели информационные ресурсы, острейшим образом поставили проблему повышения эффективности информационных систем. Одним из путей ее решения является подготовка соответствующих специалистов. Так, менеджеру любой сферы деятельности, в которой используются информационные ресурсы, — машиностроителю, торговому работнику, химику, чиновнику муниципального и государственного управления, экономисту, для эффективной работы нужно знать:
что собой представляют информационные ресурсы по существу;
как и из чего формируется технологическая среда информационных систем.
На основании проделанной работы проведенных исследований управленческого персонала предприятия можно сделать ряд выводов.
1. Прежде всего, следует отметить, что хотя предприятие функционирует с положительными результатами, в его работе наблюдаются ряд существенных недостатков, вызванных, прежде всего отсутствием четкой системы и организации управления.
2. Достаточно проблематичной областью деятельности на предприятии является информационное обеспечение управленческих процессов и использование технического и программного обеспечения системы управления. Данное направление деятельности на предприятии считается второстепенным и практически не развивается. Существующая на предприятии система информационного и технического обеспечения управленческих процессов построена на основе советских подходов и не отвечает современным требованиям.
В этих условиях особое значение приобретает создание развернутой системы деятельности руководства направленные на улучшение информационной и технической базы предприятия, которое должно осуществляться по следующим направлениям.
3. Особое значение в этой системе имеет ее коммуникационного обеспечение и создание банков данных, которые на предприятии должны разрабатываться на уровне предприятия, цеха, участка.
4. Для того, чтобы значительно повысить эффективность деятельности предприятия необходимо особое внимание уделять разработке рекомендаций по техническому оснащению основных информационных и управленческих процессов.
Список литературы
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. 29 июля 2010 г.
ГОСТ Р 6.30−2011
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2011 г ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2009.
Авдашева Н.М., Розанова А. Н. Теория организации отраслевых рынков: Учебник. М.: Изд-во «Магистр», 2010.
Акулов В. Б., Рудаков М Н. Теория организации. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2010
Винер Е. Кибернетика и общество. М: Издательство иностранной литературы, 2008
Волокитин А. В., и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО., 2009 г.
Галькович Р.С., Набоков В. И. Основы менеджмента. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 345 с.
Гаранин М.В., В. И. Журавлев, С. В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2008 г. 336 с.
Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. — 501 с.
Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 2009 г. 240 с.
Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2010 — 365с.
Гринберг А.С., Король И. А. Информационный менеджмент. М:, 2008 г Коротков Э. М. Концепция менеджмента. М., 2010.
Кочеврин Ю. Эволюция менеджеризма. М., 2010.
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией, 464 стр., 2008 г.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 2009. — 624с.
Николаев О. Г. Теория организации. — М.: Литера, 2010
Орчаков О. А. Теория организации. — М: Московский институт экономики, менеджмента и права, 2009
Радченко Я. В. Теория организации: Конспект лекций. — ч. 1. — М.: Изд-во ГАУ, 2008.
Ракитов А. И. Философия компьютерной революции. М: Политиздат, 2011. С.37
Рогожин С.В., Рогожина Т. В. Теория организации. Учебное пособие. М.: МГУК, 2011.
Романов Д.А., Ильина Т. Н, Логинова А. Ю. Романов — Правда о электронном документообороте; М., ДМК, 2009 г Смирнов Э. А. Теория организации: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2011. — (Серия «Вопрос-ответ»).
Теория организаций и организационное проектирование / Под ред. Т. П. Фокиной, Ю. А. Корсакова, Н. Н. Слонова. — Саратов, 2007.
Теория организации: Учебник / Под ред. В. Г. Алиева. — М.: Луч, 2010.
Тоффлер Э. Третья волна. М.: ACT, 2009. С. 92.
Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2007 г Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2010 г Андреев В. Автоматизация документооборота компании — не простой выбор // IT Manager № 6(12)/2008
Беляев И. Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, № 4, 2010
Гончаров А. И. Понятие «финансовое оздоровление предприятия» в системе управления финансами// Финансы.-2007.-№ 4.
Дворянцева Л. П. Раскрытие информации о собственном капитале: Изменения в финансовой отчетности// Финаны и кредит.-2007.-№ 12.
Князева Т. А. Сравнительный анализ российских систем электронного документооборота// Офисные системы № 4, 2010
Козлов И. проблемы внедрения автоматизированных систем // Новые системы финансовго учета// 2007, № 3
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2007. № 3
Музанов О. И. Теоретические концепции внутрифирменного управления на основе информационных систем // Вестник МГУП. — 2010. — № 7
Электронный документооборот// Компьютера, февраль 2010
Приложение 1
Рис. 3.
1. Принципиальная схема взаимодействия структурных подразделений в процессе обмена информации.
Приложение 2
Рис. 3.
2. Структура управления информационной поддержки принятия управленческих решений
Рис. 3.
3. Структура информационных потоков в организации
Рис. 3.
4. Использование компьютерной техники для решения задач Приложение 3
Рис.
3.5. Периодичность использования компьютерной и другой техники руководителями и специалистами
Рис. 3.
6. Схема автоматизированного рабочего места управленческого персонала
Тоффлер Э. Третья волна. М.: ACT, 2009. -С. 92.
Ракитов А. И. Философия компьютерной революции. М: Политиздат, 2001. С.37
Теория организации: Учебник / Под ред. В. Г. Алиева. — М.: Луч, 2006. — С. 58.
Винер Е. Кибернетика и общество. М: Издательство иностранной литературы, 2008. С.
17.
Радченко Я. В. Теория организации: Конспект лекций. — ч. 1. — М.: Изд-во ГАУ, 2008. — С. 125.
Акулов В. Б., Рудаков М Н. Теория организации. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005 — С. 69.
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009, с.31
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009, с.35
Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2005, с.37
Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н. Д. Угринович. — М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2002, с.19
Рогожин С.В., Рогожина Т. В. Теория организации. Учебное пособие. М.: МГУК, 2001. — С. 69.
Теория организаций и организационное проектирование / Под ред. Т. П. Фокиной, Ю. А.
Корсакова, Н. Н. Слонова. — Саратов, 2007. — С. 96.
Орчаков О. А. Теория организации. — М: Московский институт экономики, менеджмента и права, 2009 — С. 154.
Авдашева Н.М., Розанова А. Н. Теория организации отраслевых рынков: Учебник. М.: Изд-во «Магистр», 2006. — С. 96.
Кочеврин Ю. Эволюция менеджеризма. М., 2005. — С. 171.
Смирнов Э. А. Теория организации: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2000. — (Серия «Вопрос-ответ»).- С. 47.
Николаев О. Г. Теория организации. — М.: Литера, 2005 — С. 84.
Альтшулер И. Информация для руководителя. www.cfin.ru/itm/4and13.shtml
Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2005 г, С. 69.
Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 2003 г., С. 325.
Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2004, С.
96.
