Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам и командировкам на территории РФ, ближнего и дальнего зарубежья

Причем если при российских командировках денежные средства под отчет выдаются исключительно в валюте Российской Федерации, то в части зарубежных поездок этоможно сделать как в рублях, так и в иностранной валюте. На сегодняшний день самым распространенным способом выдачи денежных средств под отчетявляется выдача наличных денежных средств из кассы организации. В то же время предприятие должно руководствоваться нормами Федерального Закона от 10.

12.2003года № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле. А именно фирме нужно убедитьсяв том, что совершаемые операции не противоречат нормам валютного законодательства. Если при командировке на территорию ближнего и дальнего зарубежья организация выдает подотчетному лицу отечественную валюту — рубли, то это производится на основании расходного кассового ордера и некоторых других документов, что было уже рассмотрено в ходе работы. Если при командировке на территорию ближнего и дальнего зарубежья организация выдает подотчетному лицу иностранную валюту — гривна, доллары США, евро, фунты и так далее, то здесь есть свои особенности. Для выдачи наличной иностранной валюты унифицированная форма №КО-2 (расходный ордер) использоваться не может. Нельзя и дополнить указаннуютиповую форму кассового документа дополнительными реквизитами. Поэтому оформление выдачи наличной валюты из кассыпроизводится с помощью самостоятельно разработанной формытребуемого документа, содержащей все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». И это факт организация должна обязательно закрепить в своей учетной политики. Следует отметить, что если размер вывозимой валюты превысит 3000 долларов США, тосотрудник, выезжающий за рубеж, обязан задекларировать вывозимую валюту на таможне путем подачи письменной таможенной декларации навсю сумму вывозимой наличной иностранной валюты.

При этомпредельный размер вывозимой из Российской Федерации валютыограничен суммой, эквивалентной 10 000 долларам США. Если же организация использует в своей практике безналичный способ выдачи подотчетных валютных средств, то при таком способе денежные средства перечисляются компанией на специальный карточный счет в банке, а работнику на руки выдается лишь банковская карта. Имея на рукахтакую карту, работник может оплачивать свои командировочные расходы, как в безналичном порядке, так и с помощью наличных, снятых со счета через банкомат. Выдача аванса на покрытие командировочных расходов не можетбыть осуществлена без расчета суточных. Причем в отличие от российских командировок суточные при заграничных командировках выплачиваются даже при однодневных поездках. «Работнику, выехавшему в командировку натерриторию иностранного государства и возвратившемуся натерриторию Российской Федерации в тот же день, суточные виностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом организации, для командировок натерритории иностранных государств».

Принципы выплаты суточных при зарубежных поездках установлены

Положением Правительства Российской Федерации от 13.

10.2008года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Из него следует, чтодата пересечения границы Российской Федерации оплачивается поправилам страны въезда — при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, при возращении вРоссийскую Федерацию — в рублях. Аналогичные правила выплаты суточных распространяются и наслучаи командирования работника на территории двух или болееиностранных государств — суточные за день пересечения границымежду государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. В случае вынужденной задержки в пути суточные за времязадержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки

По возвращении из зарубежной командировки в течение трех рабочихдней командированный сотрудник должен составить письменный отчет окомандировке, который оформляется командированным лицом путемзаполнения графы 12 в унифицированной форме № Т-10а. Кроме того, также в течение трех рабочих дней с моментавозращения, командированный сотрудник обязан представить вбухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованной вкомандировке сумме и произвести окончательный расчет по выданномуему перед отъездом денежному авансу. Причем если подотчетные средства на зарубежную поездкувыдавались в иностранной валюте, то в авансовом отчете обязательнозаполняется строка 1а, сумма в которой указывается и в валюте, и врублях. Следует отметить, что к авансовому отчету по заграничнойкомандировке в страны дальнего зарубежья прилагаются ксерокопиистраниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке. Необходимо учитывать еще тот факт, что при зарубежных поездках, как правило, оправдательные документы составлены на иностранном языке. В этом случае организация обязанасделать их построчный перевод (на отдельном листе) на русскийязык. Причем для перевода документоворганизация может воспользоваться как услугами профессионального переводчика, так и услугами собственного специалиста. Что же касается командировочного удостоверения, то при командировках по Российской Федерации (как было отмечено ранее) и вбольшинство стран СНГ наличие командировочного удостоверенияявляется обязательным. Если имеет место поездка в страны дальнего зарубежья, то можно обойтись и без него. Время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке определяется в этом случае по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы Российской Федерации. Заключение

В ходе проделанной работы сделаны следующие выводы:

Во-первых, расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, поскольку включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и территорию ближнего и дальнего зарубежья; представительские расходы. Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Во-вторых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно цели и другое. Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 ««Расчеты с подотчетными лицами», который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. В-третьих, существуют определенные особенностей учета расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории России, ближнего и дальнего зарубежья, которые были рассмотрены в ходе написания данной работы. Например, учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории Российской Федерации имеет следующие особенности. Понятие служебной командировки и перечень гарантий при направлении работников в служебные командировки содержатся в статье 166 — 168 Трудового Кодекса Российской Федерации. Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории Российской Федерации регулируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.

10.08 года № 749.Любая командировка работника тесно связана с оформлением ряда документов, без которых организация не вправе учесть командировочные расходы как для целей бухгалтерского учета, так и для налогообложения. Здесь следует отметить факт обязательного составления командировочного удостоверения. При направлении работника в командировку применяются следующие унифицированные формы первичных учетных документов:№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»);№Т-10 «Командировочное удостоверение»; №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку иотчет о его выполнении»; №АО-1 «Авансовый отчет». Причем указанные формы документов в обязательном порядке применяются всеми российскими организациями, независимо от их организационно-правовой формы, за исключением бюджетных учреждений. Суточные, выплачиваются командированному работнику на основании статьи 168 Трудового Кодекса РФ. При этом, необходимо отметить, что при командировках в местность на территории Российской Федерации, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Список использованной литературы

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.

11.1996года № 129-ФЗФедеральный Закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.

12.2003 года № 173-ФЗПостановление Правительства Российской Федерации от 13.

10.2008года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки"Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.

09.1993 года № 40.Вещунова Н. Л. Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. — 3-е изд. перер.

и допол.

М.: Проспект, 2009 — 848с. Захарьин В. Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. — изд-во «Лит

Рес", 2008. — 211с. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: высшее образование, изд-во «Инфра-М», 2008 — 720с. Расчеты с подотчетными лицами / под ред. Г. Ю. Касьяновой. М.:АБАК, 2010. — 88с. Ткачук Н. В. Бухгалтерский финансовый учет учеб. Пособие. — СПб.: Изд-во «КОПИ — Р», 2007, — 137с. Журнал «Бухгалтерские вести» № 4 февраль 2009 // О. Мыльникова «Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды», с.16−19Журнал «Бухгалтерские вести» № 6 февраль 2008 // Е. Небаба «Учет командировочных расходов», с.28−29Журнал «Главбух» № 4, 2006 // Абрамова Н. В., Сумкин А. С. «Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами», с.72−78