Помощь в написании студенческих работ
Антистрессовый сервис

Документооборот

КурсоваяПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан… Читать ещё >

Документооборот (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Содержание

  • Введение
  • 1. Организационная структура и функции службы ДОУ
    • 1. 1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности
    • 1. 2. Организация документооборота — важнейшая функция службы ДОУ
  • 2. Структура и общая характеристика документопотоков
    • 2. 1. Общая характеристика документопотоков
    • 2. 2. Объем документооборота учреждения
    • 2. 3. Учет количества документов
  • 3. Этапы организации документооборота учреждения
    • 3. 1. Прием и первичная обработка документов
    • 3. 2. Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами
    • 2. 3. Порядок обработки исходящих документов
  • Заключение
  • Список литературы

Информационно-документационное обеспечение является важной обслуживающей функцией управления, которая нуждается в тщательной и продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое снимание. (3, с.154)

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и в нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производит5ельности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Поэтому в организациях необходимо разработать схему движения докуметооборота.

Цель работы: исследовать организацию документооборота в организации.

Исходя из поставленной цели, были выделены следующие задачи:

1. рассмотреть организационную структуру и функции службы ДОУ;

2. изучить структуру и общую характеристику документопотоков;

3. рассмотреть этапы организации документооборота учреждения.

4. дать анализ документооборота учреждения.

Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка литературы.

В первой главе «Организационная структура и функции службы ДОУ» описывается структура, специфика деятельности службы ДОУ, описан процесс организации документооборота в ДОУ.

Во второй главе «Структура и общая характеристика документопотоков «дана общая характеристика документопотоков, описан объем документооборота учреждения, обозначены методы учета количества документов В третьей главе: «Этапы организации документооборота учреждения» описан прием и первичная обработка документов, Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами, Порядок обработки исходящих документов.

1. Организационная структура и функции службы ДОУ

1.1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности

Структура в системе органов управления рассматривается: во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия (4, с.192).

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

— секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

— инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

— канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив. (4, с.195)

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, (группа писем, приемная). Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

Таким образом, структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

1.2. Организация документооборота — важнейшая функция службы ДОУ

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

— постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

— сокращение документооборота;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. (4, с.197)

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

Показать весь текст

Список литературы

  1. ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998.
  2. В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. — М.: ИНФРА-М, 1997. — 96 с.
  3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. — М., 2001, — с. 66.
  4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т. В. Кузнецовой — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. — 359 с.
  5. Документооборот предприятия: Справ./ Авт. — сост. Н. Р. Усманова. — М.: Приор: Приоритет, 2000. — 400 с.
  6. М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие/Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации, Сиб. акад. гос. службы. — М.; Новосибирск: ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2001. — 286 с.
  7. М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления — М.; Новосибирск: Инфра-М. Сибирское отд-ние, 2000. — 272 с.
  8. А.Л. Основы документационного обеспечения управления — М.: Дело и Сервис, 2000. — 223 c.
  9. И.К. Информационные технологии в управлении — М.: ИНФРА-М, 2001. — 156 с.
  10. В.А. и др. Организация работы с документами: Учебник — М.: ИНФРА-М, 1999 — с.575
  11. С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», — 1999.
  12. С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. — 1996. — № 1(3), с. 48.
  13. Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления — М., Бизнес-школа «Интел-синтез», 2000. — с.292.
  14. М.В. Документационное обеспечение и информационный менеджмент. //Управление персоналом. — 1997. — № 11. — С. 43−47.
  15. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В. А. Кудрявцева — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
  16. А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса — М.: Мастерство, 2000. — 172 с.
  17. М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практ. пособие. — М.: РДЛ, 2000. — 397 с.
  18. М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия. — М.: Изд. группа «Приор-Стрикс», 1995. — 144 с.
  19. Е. Есть такая служба — ДОУ. //Служба кадров. — 2001. — № 10. — С. 47−49.
  20. Е. Передача документов на исполнение //Служба кадров. — 2002. — № 5. — С. 62−66.
  21. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: Финансы и статистика, 1997.
  22. А.Б., Миссерман М. А. Делопроизводство: Справочное пособие — Киев: ВЫЩА ШКОЛА, 1988.
Заполнить форму текущей работой