Инфраструктура проведения научных мероприятий г. Дубна

В задачи этой группы людей входят подготовка раздаточных материалов и беджей, регистрация участников конференции, информирование ученого секретаря о приезде докладчиков. Работа этой комиссии создает первое впечатление об организации конференции. Обычно место регистрации — это просторное помещение, которое оформлено плакатами (стендами) конференции и где доступна вся организационная информация. От рекламы никуда не уйти, но она не должна отвлекать от основной информации: схемы залов заседаний, расписания докладов. Важно, чтобы на регистрации не было больших очередей, участникам не приходилось заполнять многочисленные бланки, а сам процесс регистрации не занимал много времени.

3)Жилищная комиссия. Ведает расселением участников конференции. Её задача — обработка поступивших пожеланий по расселению, бронирование номеров и обеспечение мест в гостиницах в случае непредвиденных обстоятельств.

4)Транспортная комиссия. Ее задача — организация необходимого транспорта для встречи участников конференции, проезда до места ее проведения, возможных поездок, доставки необходимых материалов и оборудования.

5)Финансовая комиссия. Отвечает за финансовую сторону проведения конференции.

6)Комиссия по организации питания, кофе-брейков, без которых не мыслится практически ни одна конференция, и традиционного ознакомительного приема.

7)Комиссия по снабжению. Тесно работает со всеми другими комиссиями, особенно с финансовой.

8)Комиссия по техническому обеспечению. Отвечает за работу оборудования, необходимого для представления докладов, наличие стендов и материалов для фиксации докладов на стендах.

9)Комиссия по организации различных поездок, не связанных с конференцией, например, экскурсий.

К сожалению, все чаще на конференциях встречается еще одна группа людей — охрана.

В последнее время организаторы стали обращаться в агентства для проведения соответствующих работ по конференции.

Третий этап — информационный этап.

И вот информация о конференции уже появилась в интернете. Она высвечивается в разделе планируемых мероприятий на сайтах учреждений — организаторов и спонсорских организаций. Известно, какие из организаций (учреждений) будут организаторами конференции, какие — спонсорами, а также суммы, которые будут предоставлены. Можно уже зафиксировать сумму оргвзноса. Теперь главное — дать больше информации о конференции, заинтересовать, создать рекламу. И чем быстрее организуется распространение информации, тем лучше. Какую же информацию нужно подготовить к этому моменту (в среднем за год до начала конференции) и как ее представить?

В наш век просто невозможно провести какое-либо значимое мероприятие без создания его сайта. Большинство крупных международных конференций уже перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. Даже если сайт организации полностью не готов к моменту рассылки информационного сообщения, должна быть готова страничка с самой необходимой информацией, которая отражается в информационном сообщении, а также датой, когда будут доступны другие информационные ресурсы сайта. Кроме того, желательно осветить историю или идею проведения конференции, представить краткое сообщение о целях и тематике конференции, об актуальности и необходимости проведения подобного мероприятия. И вот начинаем готовить информационное сообщение, которое будет визитной карточкой вашей конференции. Необходимо постараться, чтобы оно было информативным, но не перегруженным, запоминающимся, но не вызывающим. Его можно сделать черно-белым или цветным.

Обычно информационное сообщение — это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

— название конференции и эмблема, дата и место проведения;

— организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;

— информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;

— рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.

Это самое необходимое. Иногда в информационном сообщении указывают программный и организационный комитеты, известных ученых, которые дали согласие на участие в конференции, сумму оргвзноса, счёт, по которому ее можно оплатить, возможность спонсорской поддержки молодых ученых, планируемые мероприятия в рамках конференции (семинары, встречи, экскурсии и т. д.). На сайте обычно доступна информация о возможных вариантах расселения участников конференции и визовой поддержке, если это необходимо.

На вопросе о месте проведения конференции стоит остановиться особо, т.к. желательно, чтобы это было легко находимое на карте города здание или учреждение за городом, куда организован транспортный маршрут (зачастую приводят схемы проезда с вокзалов, аэропортов, план части города). В противном случае организаторам придется организовывать транспорт для приезда и отъезда участников конференции, для приглашенных лекторов — встречу на вокзале или в аэропорту. Следует учесть при этом, что двумя маршрутами в день не обойтись, т.к. чем больше участников из других городов и (или) стран, тем более дифференцированно время приезда и отъезда участников. Кроме того, участники стараются использовать свободное время между заседаниями с интересующими докладами, чтобы, например, посетить с коллегами научные центры, посмотреть достопримечательности, что также связано с транспортом. Если конференция проводится на территории учреждения-организатора, то, с одной стороны, это проще — не нужно платить за аренду помещения, с другой стороны — многие из сотрудников учреждения-организатора не смогут участвовать в работе конференции в желаемой мере. Необходимо обратить внимание на расположение гостиниц, где планируется расселить гостей. Гостиницы должны быть близко расположены к месту проведения конференции, схема проезда к ним должна быть проста, а сам маршрут как можно более коротким.

Теперь необходимо постараться использовать все доступные средства для распространения информации о конференции: информационные ресурсы интернета, тематические журналы, другие конференции, общества, союзы. Необходимо составить список адресов почтовой и электронной рассылки информационного сообщения по организациям и ученым, работающим в данной или смежных отраслях.

Организационный этап — практически самый напряженный.

Вот уже поступают заявки от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. С каждым новым этапом в процесс подготовки конференции вовлекается все больше и больше людей. Уже определен оргкомитет, собраны комиссии, и вы проводите совещания руководителей комиссий. Необходимо помнить, что в целях оптимизации работы на таких встречах решаются только общие вопросы (например, планирование закупок), четко ставятся задачи перед руководителями, которые кратко информируют об исполнении. Все текущие вопросы по работе отдельных комиссий решаются в рабочем порядке. На этом этапе председатель оргкомитета осуществляет контроль и согласование действий разных комиссий, решает вопросы, с которыми не могут справиться руководители комиссий.

Немного слов о программе конференции. Если поступило много заявок для участия и программный комитет не рекомендует их исключать, то необходимо организовать параллельную работу разных по тематике секций конференции. Какое бы количество секций не было бы представлено и как бы ни был загружен график работы, открытие конференции должно быть пленарным. Вступительное слово предоставляется самому известному ученому или высокому должностному лицу от принимающей стороны. Далее идут несколько пленарных докладов ученых с мировым именем, в которых освещаются тенденции развития актуального направления науки, демонстрируются результаты использования научных достижений, анализируются возможности их дальнейшего внедрения. Необходимо помнить, что пленарных докладов или сообщений в пределах секции не должно быть слишком много, иначе просто не запомнятся. Не нужно перегружать секцию, лучше разбить ее кофе-брейком на два-три этапа. В пределах секции близкие по тематике доклады стоит ставить рядом, чтобы участникам легче было сравнить и оценить преимущества результатов, представленных в них. Лучше всего запоминается, в основном, первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться секция должна самыми интересными и значимыми сообщениями.

Когда программа конференции готова, необходима рассылка приглашения участникам с информацией о форме представления доклада (пленарный, устный, стендовый) и оборудовании, которое будет предоставлено, дате и времени доклада, его продолжительности, начале регистрации, схеме проезда к месторасположению конференции и другие важные сведения.

Невозможно предвидеть все ситуации, с которыми можно столкнуться в процессе организации и проведения конференции, но нужно быть готовым ко всему. Чем тщательнее с оргкомитетом продумывается все возможные вопросы, тем меньше неожиданных, непредвиденных ситуаций возникнет. Понимая в общих чертах какую-нибудь процедуру, стоит еще раз расспросить людей, которые непосредственно занимаются данными вопросами, ибо может получиться совсем не так, как предполагаешь.

И наконец — сама конференция, тот момент, ради которого работали организаторы.

На первом месте для вас должны быть люди. Участники конференции, организаторы и спонсоры — никто не должен быть забыт.

Конференция закончена. Разъехались участники, убраны опустевшие залы, но складывать руки еще рано. Нужно подвести итоги, подготовить отчеты о проведении конференции и другие материалы, сдача которых предусматривалась законами, договорами и правилами, проанализировать научный уровень представленных докладов, значимость проведенной конференции, поместить итоговую информацию на сайт конференции и, по возможности, опубликовать пресс-релиз в тематическом журнале. Для себя отметить и проанализировать все неудачи, если такие были, рассчитать и, самое главное, поблагодарить оргкомитет за отличную работу, перебрать и выкинуть все ненужные материалы (печатные и электронные), и… запланировать год проведения следующей конференции!

Заключение

.

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы.

Организация конференций — дело очень ответственное и хлопотливое. Во-первых, оно требует огромное количество времени. Чаще всего заниматься конференциями поручают менеджерам проектов. Они более мобильны и разговорчивы, а значит, без труда разрешат любые вопросы.

В первую очередь необходимо определиться с концепцией мероприятия, то есть обозначить тему, основные вопросы, доклады, участников. Важно четко понимать, для кого именно организуется данная конференция и какие цели она преследует. Если необходимо похвастаться перед конкурентами, то нужно пригласить руководителей, если поискать новых клиентов — лучше приглашать разношерстную публику. Иногда компании бывает необходима новая кровь, для этого следует приглашать студентов.

Следующим шагом должен стать выбор подходящего помещения. В зависимости от того, на кого будет рассчитана конференция, можно выбирать будет это актовый зал или база отдыха, ресторан или гостиница.

Во-вторых, конференция потребует огромное количество средств. И аренда зала, и создание промо-сайта, и обеспечение участников письменными принадлежностями — все это потребует денег.

В некоторых случаях лучшим выходом может стать привлечение рекламодателей. Именно на их деньги и следует осуществлять печать буклетов, листовок, прайсов, сувенирной продукции. Для многих компаний это отличная возможность достичь своей целевой аудитории.

Логотипы на ручках, блокнотах, пакетах, растяжках — все это может помочь рекламодателю и организатору конференции. Кроме этого можно учредить небольшой вступительный взнос, который будут платить участники конференции.

После того, как материалы будут подготовлены, необходимо позаботиться об оповещении потенциальных участников. Лучшим средством для ИТ-конференций является, конечно же, Интернет. Для всех остальных подойдут другие способы рекламы (телевидение, радио, наружная реклама).

К примеру, печать листовок и их раздача тоже может стать действенным методом, особенно если знать место сбора целевой аудитории. Студентов легче всего собирать в вузах, а бухгалтеров около налоговой.

Наконец, следует тщательно продумать способы взаимодействия с участниками. Может, целесообразнее оставлять им визитки или самим собирать контактные данные.

1. Азоев Г. Л., Челенков А. П. Организация конференции. — М.: Новости, 2000. — 868с.

2.Валуев С. А., Игнатьева А. В. Планирование конференций: Учеб. пособие. — М.: Инфра-М, 2009. — 346с.

3.Гончаров В. В. Руководство по организации и проведению конференций. Т. 1—2. — М.: Дело, 2008. — 788с.

4.Грачев М. В. Конференция и связи с общественностью: информационный аспект. — М.: Дело, 2009. — 344с.

5.Зайцев Г. Г., Файбушевич С. И. Этапы проведения конференции. — СПб.: Нева, 2008. — 456с.

6.Карташова Л. В., Николаева Т. В., Соломанидина Т. О. Организация конференций: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2009. — 452с.

7.Организация и проведение конференций / Под общ. ред. Б. З. Мильнера — М.: Юнити, 2009. — 878с.

8.Хачатуров С. Е. Планирование и организация конференций. — Тула: Шар, 2008. — 244с.

9.ipi.uni-dubna.ru.

10.www.dubna.ru.

11.www.naukograd.dubna.ru.

www.dubna.ru.

www.dubna.ru.

www.naukograd.dubna.ru.

Хачатуров С. Е. Планирование и организация конференций. — Тула: Шар, 2008. -С.

123.

Грачев М. В. Конференция и связи с общественностью: информационный аспект. — М.: Дело, 2009. — С.

78.

Зайцев Г. Г., Файбушевич С. И. Этапы проведения конференции. — СПб.: Нева, 2008. — С.

167.