При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе «Примечания» делается отметка «переходящее». Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.
6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела — 30−40 мм.
В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости — и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. Например: Дело № 3−4. Т, 1/Переписка о защите прав потребителей/Начато 02.
01.2005/Окончено 30.
08.2005
7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.
Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г.
9. В дела должны формироваться только исполненные документы.
Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38−95 оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .
Часть 3. Унификация и стандартизация документов.
Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация. Унификация документов заключается в приведении их к единообразию по составу и форме. Целью унификации является сокращение видов документов, применяющихся в деятельности учреждений.
С помощью унификации не только устраняется дублирование форм документов, но и сокращается на 40−60% количество их видов, применяемых в управленческой деятельности. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми учреждениями.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.
Одним из важнейших направлений унификации документов является составление типовых (трафаретных) текстов. Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы, части текста, текст документа, в целом. При этом повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а свободные строки заполняются информацией, имеющей индивидуальный характер.
Типовые тексты позволяют увеличить скорость составления документа в три-пять раз. В различных учреждениях можно типизировать 30−60% документов. Типовые тексты вводятся в действие приказом руководителя учреждения.
В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.
Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.
Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30−2003
Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.
Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.
Применение стандартов облегчает поиск реквизитов документов, упрощает восприятие информации, позволяет эффективно применять средства организационной и вычислительной техники для обработки документов, повышает оперативность и культуру работы аппарата управления.
Андреева В. И. Делопроизводство. — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2007.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2009. — 359с.
Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В. П. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2009. — 285 с.
Документы и делопроизводство: справочное пособие. — М.: Экономика, 2007. — 184 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 2009. — 584 с.
Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологииМ., 2008. — 385 с.
Рогожин М.Ю. Офис-мастер.
Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 2 2008 .-М.: МЦФЭР, 2008.-325с.
Справочник по делопроизводству. / Под ред. Павлова К. С. Практическое пособие. — 2-е изд. — М.: Приор, 2009.
