Анализ коммуникационного процесса «Югория-Мед»

Основными элементами коммуникаций в «Югория-Мед» являются: отправитель, сообщение, канал и получатель. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. [8,c.5].

Особенностью исследуемой организации является то, что она имеет специфические функции, вытекающие из названия организации и ее организационно-правовой формы: государственная и некоммерческая.

Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем будем считать руководителя. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.

На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т. е. закодировать ее с помощью символов — слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего — видеоконференции. Нужно заметить, что в «Югория-Мед», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

В организации «Югория-Мед» накоплен богатый опыт в этой сфере: отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

В силу активного участия ее в делах города информация о деятельности компании распространяется во всех местных СМИ.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные стенды, буклеты, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами).

Еще один канал передачи информации — печатные непериодические издания. В организации выпущены буклеты о своей деятельности.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем проводятся социологические исследования (используются разные методы — от анкетирования до личных бесед). Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. 9, c.310].

Помимо обмена по нисходящей, в организации встречаются и коммуникации по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие заметно влияет на производительность. Необходимо, чтобы рабочие высказывали свои варианты выполнения работ на уровень выше, то есть непосредственному руководителю. А он уже в свою очередь передает предложение по внедрению директору организации, который принимает конечное решение. Такой обмен информацией происходит для повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей в организации происходят и горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними осуществляется для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство тем самым добивается, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Как и в любой организации, всегда есть место неформальным коммуникациям, которые можно назвать каналом распространения слухов.

Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией — неэффективным.

К сожалению, при рыночной экономике большее внимание уделяется внешним коммуникациям, продвижению своих товаров и услуг на рынок, получению максимальной выгоды, и очень мало уделяется коммуникациям внутри организации, отношениям сотрудников и руководителей, атмосфере внутри организации.

Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них реализуются в дальнейшем.

Подводя итог анализа исследуемой организации, следует отметить, что коммуникации в «Югория-Мед» протекают достаточно эффективно. Хоть и имеются никоторые проблемы, но их возможно легко предотвратить. Несмотря на выявленные проблемы, организация хорошо и производительно функционирует на современном рынке.