Договорная работа в компаниях холдингового типа

Ключевое место в разработанной АС ДУ занимает Система электронного согласования договоров (далее — СЭСД), которая выполняет контроль подготовки и согласования договорной документации.

В зависимости от порядка согласования договоров, в СЭСД может быть легко настроен любой маршрут документа. Схема прохождения документа, при которой договор сначала согласовывается и утверждается в Холдинге, а затем другой стороной (сторонами), приведена на рис.

1.

рис.

В соответствии с приведенной схемой, сотрудник структурного подразделения, инициирующего проект договора, на которого возложена обязанность по согласованию условий договора (далее — Ответственный исполнитель) готовит в электронном виде и вводит в СЭСД текст договора, а также иные документы, являющиеся неотъемлемой частью договора (далее — проект договора).

В случае если договор заключается между компаниями одного Холдинга, проект договора вводится в СЭСД один раз и вся ответственность за его согласование возлагается на ту организацию, которая является исполнителем по данному договору.

При разработке проекта договора используются образцы (типовые формы), предварительно утвержденные юридической службой управляющей компании Холдинга. В случае необходимости Ответственный исполнитель дополнительно вводит в СЭСД пакет документов, требуемых для согласования проекта договора (учредительные документы, лицензию на право проведения работ и т. п.).

Согласно выбранному варианту прохождения договора Ответственный исполнитель передает проект договора на согласование Руководителю структурного подразделения. Затем согласованный с Руководителем подразделения проект договора Ответственный исполнитель передает в электронном виде с помощью СЭСД на внутреннюю экспертизу.

Порядок экспертизы для каждого типа договоров, а также зоны ответственности Экспертов определены в положении о договорной деятельности в Холдинге. В качестве Экспертов могут выступать как подразделения управляющей компании, так и непосредственно самого предприятия, в зависимости от типа управления в Холдинге, уровня самостоятельности организаций, территориальной удаленности, сложности бизнес-процессов и т. д. Список Экспертов для каждой компании в Холдинге согласовывается с Руководством Холдинга.

Маршрутизация может быть либо фиксированной и заранее определена в СЭСД, либо Ответственный исполнитель самостоятельно выбирает, кому передать проект договора на экспертизу, указав должность и фамилию Эксперта.

СЭСД осуществляет постоянный мониторинг согласования и экспертизы проектов договоров, обо всех нарушениях установленных сроков информируется служба внутреннего контроля Холдинга, и при необходимости принимаются меры административного воздействия к нарушителям. По истечении двух месяцев после внедрения СЭСД в Холдинге количество нарушений снизилось на 70%, а через полгода -практически не было выявлено случаев превышения установленных сроков экспертизы проектов договоров.

Каждый Эксперт по результатам проверки проекта договора выносит одно из следующих экспертных заключений (рис.

2):

1. «Согласовал» — замечания к проекту договора отсутствуют.

2. «Согласовал с замечаниями» — в следующих случаях:

имеются несущественные замечания, не препятствующие заключению договора;

имеются некоторые неурегулированные разногласия с контрагентом или Руководителем структурного подразделения, инициирующего проект договора, не препятствующие его заключению.

3. «Не согласовал» — имеются существенные неурегулированные разногласия с контрагентом или Руководителем структурного подразделения, инициирующего проект договора, препятствующие его заключению.

рис.

В случае вынесения заключения «Согласовал с замечаниями» или «Не согласовал», Эксперт формулирует замечания к проекту договора с указанием пункта или статьи договора. Ответственный исполнитель на основании полученных замечаний к проекту договора подготавливает и вводит в СЭСД новую редакцию проекта договора, а затем направляет ее на согласование с Руководителем и далее на экспертизу. В случае невозможности урегулирования разногласий по проекту договора как с контрагентом, так и внутри компании с Экспертами, решение по имеющимся разногласиям принимает Руководство Холдинга.

Наличие в СЭСД механизма ведения версий документа позволяет хранить историю всех введенных версий, вести одновременную разработку текста документа и сравнивать созданные версии.

После получения всех положительных экспертных заключений Ответственный исполнитель переводит электронный договор в СЭСД в состояние «Подписание» и выполняет печать необходимого количества экземпляров проекта договора и аннотации к нему с указанием замечаний Экспертов. Распечатанный из СЭСД пакет документов передается на утверждение Генеральному директору компании, инициирующей договор.

В целях исключения подписания договоров, не введенных в СЭСД, либо не согласованных с установленными Экспертами, служба внутреннего контроля Холдинга периодически выполняет сверку заключенных договоров в компании с их наличием в СЭСД.

После подписания проекта договора и передачи его другой стороне (сторонам), Ответственный исполнитель переводит электронный договор в СЭСД в состояние «Согласование с другой стороной».

Перевод электронного договора в состояние «Выполнение» в СЭСД осуществляется после его заключения, когда все стороны пришли к соглашению и надлежащим образом оформили договор.

В состоянии «Выполнение» электронный договор находится до истечения срока его действия и выполнения сторонами обязательств в полном объеме по договору.

Фрагмент схемы документооборота в АС ДУ для доходных договоров с Заказчиком в состоянии «Выполнение» приведен на рис.

3.

рис.

В целях повышения производительности труда пользователей системы, а также сокращения времени ввода информации и устранения дублирования операций АС ДУ интегрирована с контурами «Бюджетирование» на платформе «БОСС-Компания» и «Бухгалтерский учет», реализованного в «1С:Бухгалтерия 8». Вся информация вводится пользователем в информационную систему только один раз и тем подразделением, которое определенно в положении о договорной деятельности, например, информация о поступлении денежных средств вводит бухгалтер в контуре «Бухгалтерский учет» и далее она экспортируется в АС ДУ и «Бюджетирование».

В АС ДУ все электронные документы однозначно привязаны к конкретному договору. После его перевода в состояние «Выполнение» автоматически формируются следующие документы: план-график отгрузки готовой продукции и план оплаты по договору, а также плановые бюджетные операции в контуре «Бюджетирование», где выполняется оперативный контроль соответствия условий договора утвержденному бюджету компании. Одновременно с этим информация о новом договоре экспортируется в учетную систему «Бухгалтерский учет».

Отгрузка готовой продукции оформляется приемо-сдаточными накладными/актами, на основании которых в «Бухгалтерском учете» автоматически формируется документ «Реализация товаров и услуг» и сотрудники бухгалтерии выписывают Счета-фактуры и Счета на оплату Заказчику. Эти документы, сформированные в контуре «Бухгалтерский учет», загружаются и в АС ДУ.

Информация о поступлении денежных средств от Заказчика по договору также импортируются в АС ДУ из контура «Бухгалтерский учет». Платежные поручения в АС ДУ формируют документы: факт оплаты по договору и фактические бюджетные операции, что позволяет оперативно контролировать движение денежных средств и исполнение бюджетов Важное место в АС ДУ занимает аналитическая отчетность, с помощью которой можно в любой момент времени контролировать выполнение обязательств по договорам согласно календарным планам, наличие первичных учетных документов, просроченную дебиторскую/кредиторскую задолженность и т. д.

2.

4. Полученный эффект Внедрённое решение по автоматизации договорного учёта в Холдинге позволило:

· повысить качество и прозрачность договорного учета, создать единую технологию работы с документами в группе компаний, входящих в состав холдинга;

· просмотреть любую договорную документацию, сравнить несколько версий договора, отследить, какие изменения, когда и кем были внесены, осуществить контекстный поиск по всей договорной базе — искать определённую комбинацию слов в тексте договора;

· полностью перейти на безбумажное согласование договоров, сократив при этом затраты на расходные материалы, связанные с печатью документов на бумажный носитель

· повысить исполнительскую дисциплину, существенно сократить время на экспертизу и согласование проектов договоров;

· обеспечить автоматизированный контроль всех этапов состояния договоров — от подготовки и согласования до исполнения и сдачи в архив;

· оперативно контролировать дебиторскую/кредиторскую задолженность по договору, сроки оплаты и выполнять анализ причин их задержки;

· сократить количество претензий со стороны контрагентов и сумму штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных отношений;

· осуществить взаимную привязку доходных и расходных договоров;

· повысить безопасность хранения коммерческой информации;

· оперативно формировать актуальную аналитическую отчетность по договорной деятельности в нескольких разрезах и существенно повысить оперативность принятия управленческих решений.

В настоящее время все предприятия Холдинга работают во внедренной информационной системе, все договоры, а также первичные документы к ним в электронном виде хранятся в единой базе данных АС ДУ и доступны всем задействованным в работе над договором сотрудникам в реальном масштабе времени. В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности, при этом каждому пользователю определен объем информации, к которому он допущен. Права доступа к документам четко разграничены и определяются в момент их создания или регистрации.

В свою очередь, как отмечает руководство Холдинга, компания получила надёжный инструмент контроля и управления группой предприятий.

Заключение

Закон допускает различные варианты создания холдинга, каждый со своими плюсами и минусами. Важнейшие задачи для руководства холдинга — обеспечение централизованного финансирования и управления в рамках холдинга, а также нахождение баланса между управляемостью и самостоятельностью организаций холдинга. Путем к решению этих задач является создание единого правового пространства в рамках холдинга.

Процесс создания холдинга состоит из следующих этапов:

Холдинг образуется при возникновении между двумя и более его участниками холдинговых отношений Моментом возникновения холдинговых отношений считается:

внесение записи в реестр акционеров акционерного общества (запись по счету депо) о владении акционерами (участниками) акциями (долями), обеспечивающими им преобладающее участие в капитале участника холдинга;

вступление в силу соответствующего договора для холдингов, образованных в соответствии с договором;

внесение соответствующих изменений в уставы участников холдинга, являющихся унитарными предприятиями, на основании решения, принятого собственником имущества указанных предприятий.

Головная компания и участник холдинга приобретают права и обязанности, вытекающие из холдинговых отношений (за исключением случаев возникновения холдинговых отношений в силу договора), с момента государственной регистрации соответствующих изменений в уставе участника холдинга. Внесение записи в устав участника холдинга осуществляется в течение 6 месяцев с момента приобретения головной компанией акций (долей), обеспечивающих преобладающее участие в уставном капитале участника холдинга.

Если в течение 6 месяцев не внесена запись в устав участника холдинга, холдинг считается созданным без данного участника.

Список литературы

Будылин С. Л. Холдинги в России: правовой и налоговый статус. // Коллегия, № 8, 2004

Псарева Н. Ю. Холдинговые отношения: теоретические и методические аспекты. — М.: Издательский дом «Высшее образование и наука», 2003.

Анохин В. С. Предпринимательское право: Учеб. для студентов вузов. — М.: Владос, 2003.

Белов В.А., Пестерева Е. В. Хозяйственные общества. — М., 2002.

Гражданское право. Том I. / Под ред. доктора юридических наук, профессора Е. А. Суханова. — М.: Волтерс Клувер, 2004.

Гукасян Л. Е. Обзор практики МАП России по защите от недобросовестной конкуренции // Вестник МАП РФ. — 2000. — № 1.

Ершова И. В. Предпринимательское право.: Учебник. — М.: Юриспруденция, 2002.-507с.

Ершова И.В., Иванова Т. М. Предпринимательское право. — М., 1999.

Жилинский С. Э. Предпринимательское право (правовая основа предпринимательской деятельности): Учеб. для вузов.- 4-е, изм. и доп. изд.-М.: Норма-Инфра — М, 2003.

Предпринимательское (хозяйственное) право/ Под ред. О. М. Олейник. — Т. 1. - М., 1999.

Развитие корпоративных форм управления в России // Российский экономический журнал. 2000. — № 2.

Шиткина И. С. Предпринимательские объединения. — М., 2001.

Будылин С. Л. Холдинги в России: правовой и налоговый статус. // Коллегия, № 8, 2004

Ершова И. В. Предпринимательское право.: Учебник. — М.: Юриспруденция, 2002.-507с.

Ершова И.В., Иванова Т. М. Предпринимательское право. — М., 1999.

Предпринимательское (хозяйственное) право/ Под ред. О. М. Олейник. — Т. 1. - М., 1999.

Псарева Н. Ю. Холдинговые отношения: теоретические и методические аспекты. — М.: Издательский дом «Высшее образование и наука», 2003.

Псарева Н. Ю. Холдинговые отношения: теоретические и методические аспекты. — М.: Издательский дом «Высшее образование и наука», 2003.

Псарева Н. Ю. Холдинговые отношения: теоретические и методические аспекты. — М.: Издательский дом «Высшее образование и наука», 2003.

Ершова И. В. Предпринимательское право.: Учебник. — М.: Юриспруденция, 2002.-507с.

Ершова И. В. Предпринимательское право.: Учебник. — М.: Юриспруденция, 2002.-507с.