Совершенствование коммуникационной системы организации (на примере ќ. "). любой организации

Непосредственно перед началом работы следует провести инструктаж, включающий рассмотрение технологических моментов реализации решения. Для инструктажа могут быть использованы ознакомление с документами, предварительная тренировка для отработки навыков, деловая игра, моделирующая возможные ситуации при реализации решения или чисто словесное объяснение понятий, необходимых для реализации решения. В результате проведенной работы у всех участников должно сформироваться чувство уверенности в успешном решении проблемы, должна быть создана атмосфера взаимопомощи, взаимодоверия и взаимоподдержки, полного доверия членов коллектива руководителю и комфортного психологического климата в коллективе.

Роль руководителя, в задачи которого входят личное распорядительство и вмешательство в критических ситуациях, в процессе реализации решения чрезвычайно важна. Личное распорядительство предполагает включение руководителя в момент возникновения непредвиденных обстоятельств или возникновения конфликта между участниками процесса реализации решения.

Необходимо иметь в виду, что конфликтная ситуация в коллективе может свести на нет все усилия по реализации решения, и потому задача руководителя — исключить условия, которые могут привести к возникновению деструктивного конфликта, когда стороны не приходят к общему мнению. Важнейшими условиями предотвращения деструктивного конфликта являются соблюдение принципов делегирования и мотивации, а также способность руководителя найти верный тон в общении с подчиненными, умение соблюдать объективность в конфликтной ситуации и во многих случаях чувство юмора. В задачу руководителя входят также консультирование участников по проблемам реализации решения, обобщение и распространение более эффективных методов деятельности и, наконец, контроль за осуществлением реализации решений.

Сущность контроля — в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения целей, в предупреждении проблем и потерь, изучении и мобилизации позитивных тенденций в процессе управления. Задача контроля — выявить причины отклонений. Они могут быть многочисленны и разнообразны.

Устранение всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами. Руководитель должен признать свою ошибку, что всегда очень нелегко, ибо это удар по его самолюбию. Непризнание же ошибки чревато серьезными последствиями, признание — ущерб авторитету.

Сознательное сопротивление и недостоверная информация требуют целого комплекса мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и строгий выговор, и даже увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться дискомфортным психологическим климатом, что очень вредно для коллектива.

Минимизация отрицательных психологических последствий контроля может быть обеспечена соблюдением некоторых принципов:

контроль должен осуществляться систематически, что позволит на ранней стадии выявить негативные моменты;

объектами контроля должны быть явления и процессы, играющие существенную роль в реализации решения, а не частности и детали;

все сотрудники должны контролироваться, иначе возникнут сплетни, слухи, разговоры о «любимчиках»;

результаты контроля должны быть обязательно доведены до контролируемого в максимально вежливой форме. Нельзя высказывать обвинения человеку, следует оценивать его действия. Негативная оценка не должна даваться публично, она должна сообщаться только в личной беседе и желательно только в том случае, если человек сознательно плохо работает или не понимает, что плохо работает. Публичная негативная оценка, особенно если она дается как противопоставление позитивной деятельности других сотрудников, возможна только как крайняя мера;

недостатки в проведении инструктажа обнаружатся в личной беседе, если сотруднику предложить оценить его работу самому. И если оценка будет низкой, следует попросить сотрудника сформулировать ее причину.

Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри ТФОМСа должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

Заключение

В последнюю четверть ХХ века человеческая цивилизации активно и всеобъемлюще смещалась в информационную сторону. Научно — технические возможности средств коммуникаций в виде стекловолокна, цифровых технологий, современной электроники, космических спутников связи, всемирной паутины Интернета создали не только качественно новый и надежный фундамент для их дальнейшего совершенствования, но и коренным образом воздействовали на социологию массового сознания.

В конце ХХ века наблюдался феномен новой роли общественного мнения, которую сегодня ни один политик, ни один управленец не может сбрасывать со счетов. Успех той или иной политики, эффективность того или иного бизнеса напрямую связаны с поддержкой их обществом. Желаемая же поддержка редко когда поступает автоматически, возникает сама по себе. В основном она зависит от продуманного и эффективного управления потоками информационного воздействия на людей. Сегодня журналистско-коммуникационный уклон в деятельности специалистов по связям с общественностью все больше склоняется к социальноуправленческому, психологическому направлению в «дирижировании» потоками информации.

Дирижеры это коммутаторы — профессия будущего, статус которой будет постоянно возрастать при продвижении к информационной цивилизации. Совокупность накопленных в мировой практике принципов, методов, средств и форм влияния на содержание потоков информационного воздействия людей, их групп, общественно политических и управленческих образований является предметом изучения дисциплины коммуникационный менеджмент, следовательно, она и будет наукой нашего столетия.

Таким образом, в ходе проведения работы были определены основные задачи, разработана методика совершенствования коммуникационных связей в организации и, а также показаны основные пути повышения эффективности коммуникационных процессов.

Список литературы

I. Монографии и учебные пособия Андерсен, Б. Бизнес-процессы. Инструменты для совершенствования. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. — 272 с.

Вершигора Е. Е. Менеджмент: Учеб. Пособие. — М.: «ИНФРА-М», 2001.

Григорьева Н. Н. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методические материалы. / Н. Н. Григорьева. — М.: МИЭМП, 2007. — 44 с.

Кверк, Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии / Под общ. ред. А. Л. Разумовской. — М.: Вершина, 2006. — 416 с.

Крылов А. Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. — М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002.

Матьяш, О. И. Особенности коммуникативных взаимодействий в организационной среде России и США / Организационная коммуникация: Материалы первой Международной конференции / Под общ. ред. И. Н. Розиной. — Ростов-на-Дону: Изд-во ИУБиП, 2005. — 226 с.

Рева В. Е. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методическое пособие. Пенза: Изд. ПГУ, 2003.

Салагаев В. Культура делового общения. Деловая риторика. Деловые документы: Учеб. Пособие.

Алматы: Раритет; Республиканский издательский кабинет Казахской академии образования им. И. Алтынсарина, 2000.

Шарков Ф. И. Теория коммуникаций (базовый курс). Учебник.

М.: «РИПхолдинг», 2004.

II. Периодические издания Березин В. М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия (Практическая журналистика).- М.: «РИПхолдинг», 2003.

Приложение 1

Анкета

Уважаемые респонденты!

Просим Вас ответить на вопросы предлагаемой анкеты. Ваши ответы помогут разработать предложения по улучшению коммуникационных связей на предприятии и наметить тенденции развития корпоративной культуры.

Внимательно прочитайте каждый вопрос и пометьте вариант ответа, который выражает Вашу позицию, или напишите свой вариант ответа. На один вопрос может быть несколько ответов.

1. Как давно Вы работаете на предприятии?

до 2 месяцев от 2 до 6 месяцев от 6 месяцев до года свыше года свыше двух лет

2. Удовлетворены ли Вы своей работой?

Да Скорее да, чем нет Скорее нет, чем да Нет Затрудняюсь ответить

3. Удовлетворены ли Вы тем, как складывается Ваша жизнь в последние годы?

Да Скорее да, чем нет Скорее нет, чем да Нет Затрудняюсь ответить

4 — 5. Нуждаетесь ли Вы в повышении квалификации?

Да Нет Не задумывался об этом Если Ваш ответ «да», то имеете ли Вы для этого возможность?

Да Нет Не задумывался об этом

6. Устраивает ли Вас форма организации и оплаты труда?

Да Нет

7. Как Вы думаете, какой будет судьба вашего предприятия в ближайшие 2−3 года?

Предприятие будет успешно работать и расширяться Предприятие будет экономически крепким, но численность персонала сократится Предприятие будет постоянно испытывать экономические трудности Предприятие, скорее всего, обанкротится

8. Чего лично вы надеетесь достичь в ближайшие 2−3 года?

Повысить свой заработок на предприятии Создать себе дополнительные источники дохода Повысить квалификацию или продвинуться по службе Добиться реализации своих предложений на предприятии Решить с помощью предприятия социальные проблемы своей семьи Мои надежды не связаны с предприятием Не вижу оснований надеяться на что-либо лучшее

9. Что лично Вы сделали для предприятия за период работы?

Честно трудился с полной самоотдачей Вносил рационализаторские предложения Работал как все Затрудняюсь ответить

10. Что Вас раздражает на работе?

Шум Грязь Оформление интерьера Организация питания Организация дисциплины труда Руководство

11. Какие из Ваших требований к месту работы являются самыми важными?

Благоприятные условия труда Высокий уровень зарплаты Интересная работа Возможность больше заработать тому, кто больше работает Хороший, дружный коллектив Возможность проявить инициативу и предприимчивость Возможность честным трудом заслужить доверие и уважение Недопущение чрезмерных различий в оплате труда разных категорий работников Доброжелательное отношение руководителей к подчиненным Учет мнения трудового коллектива при принятии решений

12. Какой тип работников должен, по вашему мнению, пользоваться наибольшим уважением в коллективе?

Самые старшие и опытные Самые инициативные и предприимчивые Готовые в любое время помочь товарищу на работе Те, кто больше и лучше работает Руководители подразделений и предприятия в целом Те, кто ведет высоко моральный образ жизни Умеющие ладить с людьми Те, кто стремится любой ценой больше заработать Люди со скромными потребностями, умеющие обходиться малым Те, кто не боится вступить в конфликт с руководством и отстоять свои интересы

13. Устраивает ли Вас уровень следующих признаков трудовой ситуации на предприятии?(Ответы: Да, Нет, Затрудняюсь ответить) Уровень оплаты труда _____________________________

Информирование коллектива _______________________

Возможность доведения своего мнения до руководства _________________________________________________

Организация обратной связи с потребителями услуг______________________________________________

Состояние трудовой дисциплины ___________________

Условия труда ____________________________________

Взаимоотношения в коллективе _____________________

Материально-техническое обеспечение _______________

Отношение к инициативным работникам _____________

Механизация и автоматизация труда _________________

Качество реализуемых услуг _______________________

Взаимоотношения с руководством __________________

Возможность защиты от несправедливости ____________

Система поощрения лучших работников ______________

Другое (можете высказать свое мнение): _________________________________________________

14. Как изменились за последние полгода перечисленные выше признаки? (Ответы: В лучшую сторону, В худшую сторону, Затрудняюсь ответить) Уровень оплаты труда _____________________________

Информирование коллектива _______________________

Возможность доведения своего мнения до руководства _________________________________________________

Организация обратной связи с потребителями услуг______________________________________________

Состояние трудовой дисциплины ___________________

Условия труда ____________________________________

Взаимоотношения в коллективе _____________________

Материально-техническое обеспечение _______________

Отношение к инициативным работникам _____________

Механизация и автоматизация труда _________________

Качество производимой продукции __________________

Взаимоотношения с руководством ___________________

Возможность защиты от несправедливости ____________

Система поощрения лучших работников ______________

Другое (можете высказать свое мнение): _________________________________________________

15. Что Вам больше всего не нравится в организации оплаты труда на предприятии?

Низкая заработная плата Несправедливое распределение зарплаты и премий Невозможность больше заработать тому, кто готов больше и лучше работать Сложность системы оплаты труда, ее непонятность для работников

16 — 17. Перешли бы Вы работать на другое предприятие, если бы представилась такая возможность?

Да Нет Не думал об этом Если «да», то какие условия должны быть Вам предложены?

Более высокая заработная плата Более благоприятные условия труда Более теплые отношения в коллективе Большее уважение к профессионализму работника Менее жесткий режим работы Более интересная и содержательная работа Большие возможности проявить свои способности Лучшие взаимоотношения с руководителями Большее внимание к вновь поступившим работникам

18. Как Вы оцениваете систему морального стимулирования на предприятии?

Морального стимулирования лучших работников практически нет, никто не скажет «спасибо» за труд Моральное стимулирование есть, но нужно лучше его использовать Меня вполне устраивает действующая на предприятии система морального стимулирования Моральное стимулирование никому не нужно, платили бы деньги

19. Какие формы морального стимулирования вы считаете наилучшими?

Благодарность в приказе с занесением в трудовую книжку Почетная грамота Занесение на Доску почета Присвоение почетного звания «Лучший работник»

20. Какие качества сегодня больше всего нужны руководителю?

Организаторские Профессиональные (знания, умения и навыки) Моральные (справедливость, требовательность к себе, доброжелательность к (людям) Коммерческие Коммуникативные (умение найти подход к каждому)

24 — 25. Обладает ли этими качествами ваш непосредственный руководитель (мастер, начальник) Скорее да, чем нет Скорее нет, чем да Затрудняюсь ответить

— генеральный директор Скорее да, чем нет Скорее нет, чем да Затрудняюсь ответить

26. Удовлетворяют ли Вас существующие на предприятии условия в целом?

Да Нет Затрудняюсь ответить

27. Ваши предложения, замечания, пожелания:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Огромное Вам спасибо за ответы на вопросы!

Вершигора Е. Е. Менеджмент: Учеб. Пособие. — М.: «ИНФРА-М», 2001.

Григорьева Н. Н. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методические материалы. / Н. Н. Григорьева. — М.: МИЭМП, 2007. — 44 с.

Березин В. М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия (Практическая журналистика).- М.: «РИПхолдинг», 2003.

Кверк, Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии / Под общ. ред. А. Л. Разумовской. — М.: Вершина, 2006. — 416 с.

Матьяш, О. И. Особенности коммуникативных взаимодействий в организационной среде России и США / Организационная коммуникация: Материалы первой Международной конференции / Под общ. ред. И. Н. Розиной. — Ростов-на-Дону: Изд-во ИУБиП, 2005. — 226 с.

Крылов А. Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. — М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002.

Шарков Ф. И. Теория коммуникаций (базовый курс). Учебник.

М.: «РИПхолдинг», 2004.

Салагаев В. Культура делового общения. Деловая риторика. Деловые документы: Учеб. Пособие.

Алматы: Раритет; Республиканский издательский кабинет Казахской академии образования им. И. Алтынсарина, 2000.

Рева В. Е. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методическое пособие. Пенза: Изд. ПГУ, 2003.

Андерсен, Б. Бизнес-процессы. Инструменты для совершенствования. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. — 272 с.

Финансово-экономический отдел

Директор

Бухгалтерия

Запрос-Ответ