Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе. Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее — исполнителям более низкого уровня.
Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Сотрудники, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае если сотрудник удовлетворен содержанием проекта, он может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе.
Прием и внешняя рассылка документов. Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Отдел приема сможет в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Движение документов внутри Управления. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
На основании записей журнала передачи секретарь — референт сможет автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Формирование дел. В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов.
Для облегчения работы секретаря-референта по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело — достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Таким образом, использование системы «ЕВФРАТ» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «ЕВФРАТ» интегрирует с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.
Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ЕВФРАТ», Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга сможет:
Увеличить производительность труда персонала на 20−25%
Снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов на 80%
Увеличится экономия времени на различные операции до 60%, на такие как, поиск и ожидание поступления документов, согласовании, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Рассмотрим еще раз затраченное до и после внедрения программы «ЕВФРАТ» в Управлении по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга.
Таблица 3.
1.
Сравнительная характеристика операций по времени в Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга Операции Время для бумажного документа (час) Время для электронного документа (час) Доставка входящего документа сотруднику 5 3 Доставка входящего документа конечному исполнителю 15 4 Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя 16 5 Ознакомление с документами 20 1,5 Выпуск организационно-распорядительных документов 27 6 Согласование исходящего документа 17 8 Исходя, из приведенной таблицы можно сделать вывод, о том, что с применением СЭД «ЕВФРАТ», Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга сэкономит 72,5% времени.
Внедрив СЭД «ЕВФРАТ», Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга также сократит свои затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%. Сокращение затрат произойдет:
на копирование и печать документов;
на доставку информации в бумажном виде;
на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
на бумагу.
И как следствие вышеперечисленного — повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, повышение качества обслуживания заказчиков, увеличение скорости реагирования на запрос клиентов, повышение скорости распространения информации по компании, а также создание более эффективных деловых коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию делопроизводства Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга, которые состоят из двух направлений:
Первым путем направления совершенствования делопроизводства автором было доработать существующую локальную нормативную базу Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга. Автором данной работы была предложены проекты должностной инструкции секретаря. Вторым путем совершенствования документационного обеспечения управления является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система ЕФРАТ, которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. На основании предложенного проекта, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными, т.к. благодаря внедрению, Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга, сможет реально уменьшить свои затраты, повысить качество обслуживания граждан, увеличить скорость реагирования на запрос граждан, увеличить скорость распространения информации по Управлению, а также создать более эффективные деловые коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию делопроизводства в Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга, позволяет сделать ряд выводов:
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).
Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга создан для Организация и обеспечение функционирования единой эффективной системы рассмотрения обращений граждан и организаций исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга. Управление обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства Российской Федерации и Устава предприятия.
При проведении анализа системы документирования управленческих процессов были выявлены проблемы. В настоящее время, как видно из проведенного анализа, часть функций по организации документооборота в учреждении возложена на секретаря Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, подчиненного начальнику Управления и на два отдела делопроизводства, но должностной инструкции как таковой нет.
Во второй главе был произведен анализ делопроизводства организации.
В управлении по обращениям и жалобам процесс ведения делопроизводства по обращениям и жалобам постоянно переходит из одного отдела в другой, внутренний документооборот по личной документации ведет секретарь начальника Управления. Переход из одного отдела в другой и его слабое взаимодействие между друг другом очень сильно мешает эффективности делопроизводства в Управлении. Для решения образовавшейся проблемы необходимо сократить этапы инстанции и объединить две канцелярии в один общий отдел. При этом штатная структура, конечно, не уменьшится, просто между двумя подразделения будет теснее связь и уменьшится человеческий фактор. Во-вторых, для совершенствования и уменьшения срока затраченного действия на рассмотрения и определения жалобы или обращения в нужный комитет или к определенному должностному лицу необходимо повышать квалификацию законодательства в области электронного документооборота, полномочий органов власти для того чтобы уменьшить имеющиеся на данный момент ошибки.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию делопроизводства в Управление по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга, которые состоят из двух направлений:
Автором предложено доработать существующую локальную нормативную базу Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга. Автором данной работы представлен проект должностной инструкций секретаря.
Вторым направлением совершенствования документационного обеспечения управления является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «ЕФРАТ», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.
1.Опубликованные источники Российская Федерация. Конституция (1993)Конституция Российской Федерации [Текст]: Основной закон. — М.:Проспект, 2010;32с.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 02.
05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на 27.
07.2010) (редакция, действующая с 01.
01.2011)
Федеральный закон от 01.
06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.
05.2008)
Федеральный закон от 27.
07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». //Собрание законодательства Российской Федерации от 02. 08.2004 № 31,ст.3215
Федеральный закон от 10.
01.2002 № 1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 08.
11.2007)
Постановление Правительства Российской Федерации от15.
06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009;№ 25-ст.3060
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.
02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
1.
2. Неопубликованные источники Материалы Управления по обращения и жалобам администрации губернатора г. Санкт-Петербурга
1.
3. Нормативно-методическая литература ГОСТ Р. 1.5−2002
Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003
ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утверждены Постановлением Минтруда России, 25.
03.2002 № 23.М., 2002.
65с.
Основные правила работы архивов организаций. М., 2003.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от25.
08.2010 № 558
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М., 2001. 143 с.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от 19.
01.1995 № 2)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от08.
11.2005 № 536. М., 2006
1.
4. Сетевые источники Официальный сайт Президента Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.kremline.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.government.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.archives.ru/.
Официальный сайт Администрации г. Санкт-Петербурга (Документы, текущая информация, нормативные и иные акты) [Электронный ресурс]. -URL:http:www. gov.spb.ru
Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс]. -URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс]. -URL:http:www.evfrat.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. -URL:http:www.delo-press.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: www.termika.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. -URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.
Яз. рус.
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. -URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
2.
Литература
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007;248c.
Балибардина Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г. И. Балибардина // Учеб.
метод. пособие / Вол
ГУ. — 2002. — 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006;315с.
Вялова Л. М. Регистрация документов / Л. В. Вялова // - Журнал «Секретарь-референт», — 2003. — № 11-с.12
Гаева И. И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. — 222с.
Гайдукова Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. — 2006. — № 10 — С. 17−22.
Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.
00.02 / О. В. Живаева. — В., 2002. — 148 с.
Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия:
делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. — М.: «Омега-Л». — 2007. — 116с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008;363c.
Кудряев В. А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско — торговая корпорация «Дашков и. К», 2006. — 520с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), — М.: Интел-синтез АПР., 2005. — 399с.
Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2002, — 137с.
Лойко В.И., Информационные системы и технологии в экономике. 2005 2-е изд. -416с.
Макеев В. Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// - Журнал «Секретарь-референт», — 2008. -№ 8-с. 24
Максимович Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. — 2005. — № 11(63).
Межуев, Б. В. Перспективы политической модернизации России;/ Б. В. Межуев // ПОЛИС. 2010. — № 6. -С. 6−22.
Рац, М. В. Политика и управление / М. В. Рац // ПОЛИС. 2010. — № 3. -С. 132−143.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «Индекс
Медиа", 2007;239с.
Российский-статистический ежегодник. 2010: статистический сборник/Росстат. М.: Б.и., 2010. — 813 с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования /
Л. А. Румынина. -
7-е изд., стер. — М.: Академия, 2009. — 222 c.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. — 2010. — № 1.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007;152с.
Социально-экономическое положение России в 2001;2009 гг. / Государственный комитет Российской
Федерации по статистике. М., 2010. — 28 с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. — М. «ПРИОР», 2006. — 190с.
Сысоева Л. В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// - Секретарское дело. — 2006. — № 7 — С. 30−35
Титоренко Г. А., Информационные системы в экономике. 2008 — 463с.
Трещевский, Ю. И. Политика муниципального образования в категориальном и практическом аспектах / Ю. И. Трещевский, К. Е. Гринфельд // Современная экономика: проблемы и решения. 2010. — № 4(4). — С. 48−61.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Количество обращений граждан в исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга в 2011 году
Всего
Поступило в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга Поступило в администрации районов Поступило в Комитеты, службы, инспекции 2010 год
2011 год 2010 год
2011 год 2010 год
2011 год 2010 год
2011 год Поступило обращений 222 496 254 264 51 926 58 359 86 720 96 906 83 850 98 999 в том числе письмен. 209 560 242 221 49 965 56 463 79 778 89 915 79 817 95 843 устных 12 936 12 043 1961 1896 6942 6991 4033 3156
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Схема движения жалобы заявителя
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Аннотация к письменному обращению
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ _________________________ 20__ г. │
│ (дата поступления письма) │
│ │
│ Ф.И.О. гражданина ____________________________________________ │
│ │
│ Место работы _________________________________________________ │
│ │
│ Адрес места жительства _______________________________________ │
│ │
│ Содержание обращения _________________________________________ │
│ │
│ Куда обращался ранее _________________________________________ │
│ │
│ № темы по классификатору ___________________________________│
│ │
│ Доложено _____________________________________________________ │
│ │
│ Направлено на исполнение _____________________________________ │
│ │
│ Характер задания _____________________________________________ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Регистрационный штамп Администрация Губернатора Санкт-Петербурга Управление по по обращениям и жалобам в
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
Принял _______________ Дата _________
Телефон: 576−60−94
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ЖУРНАЛ учета устных обращений граждан
№ п/п Дата обращения Фамилия, имя,
отчество Адрес места жительства Содержание вопроса Принятые меры
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Карточка личного приема граждан
№ _______ дата приема «____» ____________ 20___ г.
Фамилия, имя, отчество заявителя _________________________________________
Место жительства, индекс п/о ____________________________________________
Содержание заявления __________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием ________________________________________________
Результат рассмотрения заявления _______________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
(оборотная сторона карточки)
Дата Отметки о повторных заявлениях
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Должностная инструкция секретаря-референта Управления по обращениям УТВЕРЖДАЮ и жалобам в Администрации губернатора Начальником
Санкт-Петербурга
Должностная инструкция ________И.О.Фамилия
«____"___________200_г. «____"_________200_г.
Секретаря референта
1. Общие положения Секретарь-референт назначается начальником ГУ Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга.
1.
2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется начальнику Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга.
1.
3. На должность секретаря-референта назначаются лица со средним образованием, подготовленные по специальной программе или с высшим образованием, имеющие опыт практической работы.
Секретарь-референт должен знать правила подготовки документов, технологию делопроизводства, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, нормы служебного этикета, иностранный язык.
Секретарь-референт должен уметь печатать на пишущей машинке, работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры.
Секретарь-референт в своей деятельности должен руководствоваться государственными нормативами и требованиями международного стандарта ИСО — 9002, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, структурной схемой организации, ее подразделений, правилами орфографии и пунктуации, порядком расположения материала при печатании различных документов, правилами эксплуатации вычислительной и оргтехники, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правилами охраны труда и пожарной безопасности, распоряжениями начальника Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга
2. Основная задача и обязанности Секретаря-референта Основной задачей секретаря-референта является осуществление технических функций по обеспечению и обслуживанию работы начальника Управления по обращениям и жалобам в Администрации губернатора Санкт-Петербурга.
Обеспечение приема, учета и регистрации поступающей в организацию корреспонденции, сортировка входящей документации.
Своевременная передача поступивших документов на рассмотрение директора или специалистов фирмы.
Ведение контроля за сроками подготовки документов, находящихся на исполнении у специалистов, информирование директора о состоянии исполнительской дисциплины.
Получение необходимых руководителю организации сведений от подразделений или исполнителей и вызов их по поручению руководителя организации к нему.
Организация телефонных переговоров директора, прием и передача телефонограмм (факсов) и доведение до сведения директора их содержания.
Осуществление работы по подготовке совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня совещания), по указанию директора оформление протоколов совещаний Обеспечение рабочего места директора канцелярскими принадлежностями (справочниками, бланками, бумагой), средствами вычислительной техники и средствами связи, создание условий, способствующих его эффективной работе.
Печатание, копирование по указанию руководителя различныхматериалов.
Принятие документов на подпись директором и личных заявлений работников.
Организация приема посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействие оперативности рассмотрения вопросов, с которыми пришли посетители.
Выполнение поручений директора по бронированию номеров в гостиницах, заказу авиа — и железнодорожных билетов, размещению командированных.
Заказ пропусков для посетителей фирмы с отметкой времени их ухода.
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности. Сохранение служебной конфиденциальности.
Соблюдение правил делового общения, норм служебного этикета, служебной субординации.
3. Права Секретаря-референта Имеет право требовать от посетителей соблюдения порядка в приемной.
Требовать от руководителей подразделений или исполнителей оформления документации, представляемой на подпись или рассмотрение директора, в соответствии с порядком, установленным в организации.
Требовать соблюдения сроков исполнения документов, возврата документов после окончания работы.
4.Ответственность Секретаря-референта
4.1 Секретарь-референт несет административную ответственность за выполнение обязанностей, возложенных на него настоящей инструкцией по действующему Законодательству РФ.
С инструкцией ознакомлен: ____________________Ф.И.О.
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Отличительными чертами системы «Евфрат» являются:
Отлаженность и стабильность работы;
Готовность к внедрению «по клику» (установка системы «ЕВФРАТ» занимает менее 10 минут);
Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;
Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;
Низкая стоимость владения системой;
Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
Широкие возможности интеграции системы в инфраструктуру предприятия;
Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест под требования заказчика;
Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий обучение и работу в системе;
Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество установленных рабочих мест системы);
Наличие базовой конфигурации, позволяющей автоматизировать типовой комплекс документооборота в короткие сроки и с минимальными затратами;
Поддержка технологии workflow (управление деловыми процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов, разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и уведомлений);
Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование, криптографическое шифрование);
Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов (возможность децентрализованного хранения документов);
Полнофункциональный защищенный доступ к системе через Интернет;
Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007;248c. — С.
78.
Федеральный закон от 02.
05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на 27.
07.2010) (редакция, действующая с 01.
01.2011)
Российская Федерация. Конституция (1993)Конституция Российской Федерации [Текст]: Основной закон. — М.:Проспект, 2010;32с.
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru (дата обращения 18.
04.2012)
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. -URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.(Дата обращения 18.
04.2012)
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. -URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru) (Дата обращения 18.
04.2012)
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. -URL:http:www.delo-press.ru/ (Дата обращения 18.
04.2012)
Максимович, Г. Ю. Современные универсальные информационные технологии — основа совершенствования ДОУ / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. — 2005. — № 2.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006;315с. — С.
85.
Официальный сайт информационно — правовой системы Консультант www.consultant.ru (дата обращения 18.
04.2012)
Постановления Правительства Российской Федерации от 15.
06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Кудряев В. А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с. — С.
112.
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
Макеев В. Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// - Журнал «Секретарь-референт», — 2008. -№ 8-с. 24
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008;363c.- С.
52.
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
Из Вступительного слова Президента России на заседании президиума Государственного совета «О реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации» (17 июля 2008 года, город Петрозаводск) Официальный сайт Президента Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — http: www.kremline.ru/ (Дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. http: www.archives.ru/(дата обращения 18.
04.2012)
Составлена автором по материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
Федеральный закон от 02.
05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на 27.
07.2010) (редакция, действующая с 01.
01.2011) (Дата обращения 18.
04.2012)
По материалам Управления обращений и жалоб Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
http://gov.spb.ru/ (дата обращения 18.
04.2012)
Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс] http: www.government.ru (дата обращения 18.
04.2012)
Электронные офисные системы [Электронный ресурс]
http://www.eos.ru (дата обращения 18.
04.2012)
Филенко Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. — 2006. — № 3. — С. 64−65.
Электронные офисные системы [Электронный ресурс]
http://www.eos.ru (дата обращения 18.
04.2012)
Электронные офисные системы [Электронный ресурс]
http://www.eos.ru (дата обращения 18.
04.2012)
Официальный сайт www.evfrat.ru
