Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия — владельца документов. Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим. Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись. Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел. Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).Размеры одной стороны обложки должны на 0,3−0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215×300 мм).
В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см. Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела. Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы. Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет. Порядок уничтожения или списания документов. Один раз в год, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов, состоящих на хранении, они подвергают проверке. С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы. Только после передачи документов в архив предприятия (организации) разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если истек срок хранения. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин в присутствии не менее чем двух работников организации. В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание. На основании письменного распоряжения руководителя предприятия комиссия:
1) осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;
2) вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);3) сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);4) по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).Члены комиссии, присутствующие при уничтожении документов, фиксируют уничтожение каждого из них. Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении. На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, в котором последовательно перечисляют списанные документы. Заключение
Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению. Для последующего архивного хранения дел основным показателем является результат экспертизы ценности. После её проведения выполняется оформление архивных дел, составляются описи бумаг, формируются акты на уничтожение утративших ценность документов и начинается архивное хранение дел, имеющих ценность. Архивный отдел компании отвечает за своевременность приёма дел от всех подразделений компании, а также других источников документов, ведёт учёт всех бумаг, гарантирует сохранность документации на протяжении длительного срока и обеспечивает структуризацию документов для облегчения оперирования ими. В архивный фонд компании обычно попадает только часть кадровых документов. Архивный фонд организации обычно используется для хранения документов со сроком более 10 лет. Как правило, это бумаги, имеющие социальную, историческую, экономическую, политическую, культурную или иную ценность. Все документы принимаются в виде подлинников, однако при невозможности их предоставления возможно хранение заверенных копий. Как правило, в крупных организациях для архивного хранения дел выделяется специальный отдел, имеющий собственное помещение и кадры, а в небольших компаниях должность архивиста часто совмещается с другой должностью. В последние годы стало удобно и экономически выгодно использовать внешние организации для архивного хранения дел. Список используемой литературы:
Приказ Минкультуры России от 25.
08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Петрова Ю. А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. — М.: Омега-Л. 2008.
320 с. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В. А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2009. 592 с. Кошелева Е. А. Новый год — новая номенклатура дел// Секретарь-референт.№ 12.
Кошелева Е. А. Формирование дел в организации и их текущее хранение// Секретарь-референт.№ 8.
Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
