Автоматизация учета сотрудников ОАО «КАЗ» и пример формирования штатного расписания компании представлен в Приложениях 1 — 3. Таблица 2.4 — Этапы автоматизации кадрового учета ОАО «КАЗ"№Наименование работ
ЗадачиИспользуемые документы Результат1Анкетирование (инициализация проекта) Провести экспресс-анкетирование Заказчика. Выяснить основную информацию: — ведение кадрового учета на текущий момент;
— количество сотрудников, рабочих мест документооборота;
— количество обучаемых сотрудников;
— ИТ-структура;
— и другое
Анкета2Создание рабочей группы
Создать с Заказчиком совместную рабочую группу. В «Положении о рабочей группе» распределить роли и ввести конкретные фамилии ответственных со стороны Исполнителя и Заказчика. Согласовать и подписать с Заказчиком Положение о рабочей группе. План-график внедрения Положение о рабочей группе Приказ о создании рабочей группы
Разработано Положение о рабочей группе
Издан Приказ о создании рабочей группы
Распределение ролей (описание ролевых функций)
3Обследование объекта автоматизации
Провести анкетирование ключевых пользователей. Проанализировать полученную информацию, составить «описание» бизнес-процессов для последующего включение в ТЗ на внедрение. Каждый выезд подтверждать техническим актом, это поможет в дальнейшем отстоять свои интересы по оплате выполненных работ по каждому этапу. Описание бизнеспроцессов
ОпросникТехнический акт. В техническом акте на этом этапе можно зафиксировать сотрудников, у которых была получена информация и тип информации. Результатом обследования должен стать Отчет об обследовании.
4Тестовая эксплуатация4.
1Инсталляция системы
Выезд к заказчику для инсталляции системы, все действия необходимо проводить в присутствии специалистов Заказчика, с комментариями и демонстрацией. Подтверждается техническим актом. Технический акт Технический акт (установлена система в количестве Н пользователей) Краткая инструкция по инсталляции системы4.
2Настройка системы
Настройка системы. Заполнение справочников и документа основные настройки. Заполнение видов документов, бизнес-процессов, печатных форм и т. д. для тестирования
Порядок настройки системы
ОпросникТехнический акт. Технический акт (какие справочники настроены специалистами Исполнителя)
4.3Инструктаж ключевых пользователей
Проведение инструктажа участников рабочей группы и тестовых пользователей в презентационной форме, с последующим инструктажем на местах. Программа обучения
Программа обучения4.
6Тестирование системы
Организовать и провести тестирование силами сотрудников Заказчика. Собрать мнения и замечания для анализа. Все замечания об ошибках от пользователей должны быть оформлены документально. Тестовые сценарии
Форма сообщения об ошибках
Технический акт 4.7Детальное обследование и анализ результатов
Проанализировать результаты тестирования, провести настройку и адаптацию программного обеспечения (ПО) согласно собранных замечаний. Рекомендации по оптимизации настроек системы
Задание на доработку в ТЗ на внедрение4.
8Разработка ТЗ на внедрение
Разработать ТЗ, где необходимо описать рамки проекта, определить полигон внедрения, конечный объём, перечень и последовательность выполняемых работ. ТЗ на внедрение5Опытная эксплуатация5.
1Разработка краткой инструкции пользователей
Разработать и передать Заказчику краткие инструкции пользователей. У каждого пользователя должен быть комплект необходимых инструкций. Краткие инструкции пользователей5.
2Обучение пользователей по эксплуатации системы
Провести обучение пользователей в презентационной форме. Либо проведение курсов обучения в учебном центре или на территории заказчика. Программа курса обучения
Технический акт о проведении обучения Технический акт о проведенном обучении5.
3Передача системы в опытную эксплуатацию
Передать ПО и подписать акт. Акт
Акт ввода в опытную эксплуатацию6Приемочные испытания и передача системы в промышленную эксплуатацию6.
1Разработка программы и методики испытаний
Разработать программу и методику испытаний ПОс учетом специфики документооборота Заказчика
Программа и методика испытаний, сценарии тестирования
Программа и методика испытаний6.
2Проведение испытаний
Провести испытания. Составить протокол, в котором необходимо зафиксировать замечания, если они будут. Протокол испытаний
Протокол испытаний6.
3Ввод системы в промышленную эксплуатацию
Устранить замечания и передать ПО в промышленную эксплуатацию. Акт
Акт ввода в промышленную эксплуатацию
Положение об электронном документообороте7Сопровождение системы
В процессе сопровождения осуществлять консультирование и информационную поддержку пользователей согласно условиям сопровождения. Условия сопровождения (могут быть оговорены в договоре)
2.4Расчеткапиталовложенийнавнедрениеинформационнойсистемы
Расчет трудовых затрат по базовому и проектируемому варианту. А). Базовый вариант. Объём работы измеряется количеством обработанных документов, которые должен обработать специалист в существующей системе. При этом учет нефтепродуктов ведется на основе бумажных форм документов, то есть ответственное лицо заносит необходимые сведения вручную на формализованный бланк, анализ представленной информации происходит без применения средств автоматизации. Норма выработки показывает, сколько за один час специалист может обработать документов при базовом варианте решения задачи. В нашем случае норма выработки в час составляет 1,5 документа. Трудоёмкость (Тб) определяется делением объёма работы на норму выработки. Тб =1800 /1,5 = 1200 час.Б.)Проектный вариант. Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием разработанной системы. Норма выработки в час составляет 12,0 документов. Трудоёмкость (Тп) определяется делением объёма работы на норму выработки:
Тп = 1800 /12,0 = 150 час. Абсолютный показатель снижения трудовых затрат (∆T):∆T=Tп-Tб, (2.1)∆T= 1200−150=1050 час. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):Кт=∆T/Tб (2.2)Кт=1050/1200*100%=87,5%Индекс изменения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт):Yт=Тб/Тп. (2.3)Yт =1200/150=8Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:
А. Базовый вариант1. Материальные затраты:
В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки, ластики, штрих, бумага формата А4. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 350 рублей. Картриджи: 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;Итого: 850 руб. в месяц
Соответственно на год потребуется:
850×12 = 10 200 руб.
2. Трудовые затраты. Количество работников — 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника — 250 руб./час. * 100 час. = 25 000 рублей в месяц. Фонд заработной платы за год составляет:
25 000×12 = 300 000 руб. Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляет:
Сб =300 000+10200=310 200 руб.Б. Проектный вариант.
1. Материальные затраты:
В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:
картриджи 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;бумага 1 шт. х
105 руб. = 105 руб.;Итого: 605 руб. в месяц
Соответственно на год потребуется:
605×12 = 7260 руб.
2. Трудовые затраты. Количество работников — 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника — 250 руб./час. * 12,5 = 3125 рублей в месяц. Фонд заработной платы за год составляет:
3125×12= 37 500 руб.
3. Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии):
Кв/ч*1,50 руб.=37 500,00 руб. Сопровождение — 30 000 руб. в год. Срок действия проекта — 7 лет, тогда амортизационные отчисления составят 14,28% (100% / 7) от капитальных вложений. Капитальные вложения (инвестиции) в создание проекта. Сводный инвестиционный план проекта, таким образом, суммарные затраты стоимость проекта равна 207 750,00 руб. Сумма амортизационных начислений 14,28% от капитальных вложений:
207 750,00×0, 14 = 29 085,00 руб. Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:
Сп = 7260+37 500+37500+30 000+29085=141 345 руб. Рассчитаем значение стоимостных показателей:
Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С):∆С=Сб-Сп, (2.4)∆С =310 200−141 345=168855 руб. Коэффициента относительного снижения стоимостных затрат (Кс):Кс=∆С/Сб*100%Кс=168 855/310200*100%=54,4%Индекс изменения стоимостных затрат (Yc):Yc=Сб/Сп. (2.5)Yc=310 200/141345=2,19Определим экономическую эффективность от системы. Это отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического эффекта. Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость. Формула экономической эффективности имеет вид: Е=∆С/Кз=1/Т (2.6)где: ∆С — чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;
Кз — объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход. Е =168 855/207750=0,81Эффективность капитальных затрат определяется сроком окупаемости (Т) дополнительных капитальных затрат на модернизацию информационной системы. Срок окупаемости определяется, как обратная величина ЕТ = 1 / Е (2.7)Т = 1 /0,81 = 1,2Экономические показатели, полученные в результате дипломного проектирования, представлены в таблице 2.
5.Таблица 2.5 — Экономические показатели проекта
Наименование показателей эффективности
Ед. измерения
РезультатНеобходимые инвестиции на разработку системыруб.
178 221,00Годовые затраты на ведение документации при базовом вариантеруб.
310 200,00Годовые затраты на автоматизированное введение документооборотаруб.
191 345,00Годовой экономический эффектруб.
168 855,00Экономическая эффективность проекта0,81Срок окупаемости проекталет1,2Заключение
Подведем итоги проделанной работы. В настоящее время на российском рынке представлены как зарубежные, так и отечественные системы автоматизации управления персоналом. При этом по уровню технических возможностей между этими решениями нет кардинальных различий — системы отечественной разработки вполне удовлетворительно справляются с обработкой данных по 15−20 тыс. сотрудников и поддержкой территориально-распределённых организационных структур. Однозначного преимущества в настоящее время нет практически ни у одного из игроков. Западные системы, как правило, обладают более полным функционалом.
Основой работы западных HRM-систем является кадровая политика и профили компетенций персонала, они ориентированы на оптимизацию затрат на персонал в рамках принятой кадровой политики, развитие и удержание сотрудников, планирование их карьеры, планирование поощрений и продвижения, анализ эффективности персонала и т. п. При этом учетные и расчетные функции в этих системах требуют значительных доработок для обеспечения полного соответствия текущему российскому законодательству и российской специфике учета и управления. С другой стороны, российские комплексные системы, как правило, построены «от обратного» — основными функциями являются регламентированный учет и классический управленческий учет, во всех решениях реализованы сложные механизмы расчета заработной платы с учетом различных схем начислений и удержаний, поддержкой требований налогового законодательства и т. п. Еще одно преимущество отечественных систем — в способности быстро и качественно выпускать обновления при изменении законодательства. Что же касается HR-функций, то они появились в отечественных решениях в последние несколько лет и являются расширением функциональности систем, но не их ядром. Но это не оказывает существенного влияния на качество реализации блоков планирования карьеры, обучения, предоставления компенсаций и т. п. Еще одно преимущество систем российского производства — гораздо более низкая стоимость внедрения и владения системой. На основе проведенного функционального анализа, расчета ТСО, рекомендуется установить программу 1С: Зарплата и Управление персоналом. Это способствовало бы эффективному ведению кадрового документооборота, выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой отчетности по персоналу, так как у нее больше функциональных возможностей. Среди основных практических результатов, которые можно получить при внедрении программы 1С: Зарплата и Управление персоналомэто снизить общую трудоемкость цикла управления персоналом, уменьшить суммарные затраты на сопровождение и поддержку системы. При внедрении данной программы экономия будет достигаться за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок, так как в программе 1С: Зарплата и Управление персоналомотдела кадров и расчетчик по заработной плате, которые непосредственно взаимосвязаны друг с другом будут работать в одной программе. Исходя из анализа экономической эффективности, срок окупаемости данной программы будет примерно через 6 месяцев. Список использованной литературы1С: Зарплата и Управление Персоналом 8. Первые шаги — СПб: Питер, 2011, — стр 427. Ван Хорн Д. К. Основы управления трудовыми ресурсами.
— М.: Финансы и статистика. 2009. -
740 сГамова В. В. Управление кадрами — важнейший элемент менеджмента в условиях рынка. Владивосток: Изд-во ДВГАЭУ, 2009. — 254сГенкин Б. М. Экономика и социология труда: учеб.
для вузов— 7-е изд., доп. — М.: Норма, 2008
Годовые бухгалтерские отчеты ОАО «КАЗ» за 2009;2011 гг
Ивлев А, Гарайбех Ю. Организация и стимулирование труда: зарубежный опыт/" Человек и труд", № 12, 2009
Каплан Р. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию / Р. Каплан, Д.
Нортон. — М.: Олимп-Бизнес, 2003. — 320 с. Каплан, Роберт С.
Организация труда, ориентированная на стратегию. — М.: Олимп-Бизнес, 2009. ;
392 с. Кибанов А. Я. Управление персоналом: учебное пособие / А. Я. Кибанов. М.: КНОРУС, 2009. — 42 с. Кучмаева О. В. Экономика труда: Учебное пособие. — М.: МЭСИ, 2009
Лукичева Л. И. Управление персоналом: курс лекций; практические задания / Л. И. Лукичева; под.
ред. Ю. П. Анискина. — М.: Омега-Л, 2004. — 264 сМазин А. Л. Экономика труда: Учебное пособие — 2-е изд.; перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ, 2008
Михеев Д. Эффективность труда — ключевой // Экономист. — 2009. № 8. ;
С. 33−37.Муладжанова Т. Как удержать ценных сотрудников // Кадровый вестник, 2009, № 7.Одегов Ю. Г. Управление персоналом, оценка эффективности: Учебное пособие для вузов. — М.: Финстатинформ, 2009
Остапенко
Ю.М. Экономика труда: Учебное пособие / Ю. М. Остапенко. — М.: ИНФРА-М, 2009
Смирнов М. А. Производительность труда, заработная плата и экономическая эффективность труда / М. А. Смирнов, О. М.
Санников // Уровень жизни населения регионов России. — 2009. № 2. — С.
5−21.Тощенко Ж. Т. Предмет и структура социологии труда / Ж. Т. Тощенко // СОЦИС. — 2009. № 3. — С.
48−58.Управление персоналом /Под ред. Проф. П. Э. Шлендера. — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2009
Управление персоналом в организации: учебн. пособ. / А. К. Саакян, Г. Г. Зайцев, Н. В. Лашманова, Н. В. Дягилева. — СПб: Питер, 2001. -
176 сУправление персоналом организации: учебник / Под.ред. А. Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 638 сФедосеев В.Н., Капустин С. Н. Управление персоналом организации.
Учебное пособие. / В. Н. Федосеев, С. Н. Капустин. -
М.: Издательство «Экзамен», 2009. — 43 с. Фирон Х. Е., Линдерс М. Р. Управление персоналом предприятия.
— СПб: Виктория плюс 2005 — 872 сФренкель А. А. Прогнозирование производительности труда: методы и модели. — 2-е изд.; доп. и перераб. — М.: Экономика, 2008
Экономика и социология труда: Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербиновского и В. А. Чуланова. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009
Экономика труда. Под ред. Кокина Ю. П., Шлендера П. Э. — М.: Магистр, 2009
Экономика труда: (социально-трудовые отношения) / Под.ред. Н. А. Волгина, Ю. П. Одегова. — М.: Издательство «Экзамен», 2009 г. Экономика труда: Учебник / Под ред. Н. А. Горелова. — 2-е изд. — СПб.: Питер, 2009
Приложение 1Автоматизированный учет сотрудников ОАО «КАЗ"Приложение 2Автоматизация Штатного расписания
Унифицированная форма № Т-3Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. № 1Номер документа
Дата составления
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ129.
12.2012УТВЕРЖДЕНОПриказом организациина период
Январь 2013 г. Структурное подразделение
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
КоличествоштатныхединицТарифная ставка (оклад) и пр., руб. Надбавки, руб
Всего в месяц, руб.(гр. 5 + гр. 6 +гр. 7 + гр. 8) х гр. 4Примечаниенаименованиекод
Надбавка за проезд по городу
Всего в месяц, руб.(гр. 5 + гр. 6 +гр. 7 + гр. 8) х гр. 4Примечание12 345 678 910
Администрация1Водитель224 900,00 — 32 400,0010%54 780,00 — 71 280,00Администрация1Генеральный директор1150 000,00 — 210 000,150 000,00 — 210 000,00Администрация1Заместитель генерального директора190 000,00 — 112 750,0090 000,00 — 112 750,00Администрация1Коммерческий директор1115 000,00 — 145 000,115 000,00 — 145 000,00Администрация1Помощник генерального директора150 200,00 — 65 000,0050 200,00 — 65 000,00Администрация1Секретарь125 300,00 — 32 000,0025 300,00 — 32 000,00Итого по листу7485 280,00 — 636 030,00Итого по документу7485 280,00 — 636 030,00Приложение 3Документы кадрового учета ОАО «КАЗ»
