Система автоматизации бухгалтерского и управленческого учета в оптовой и розничной торговле

• Аннотация
• В данном дипломном проекте рассматривается создание системы автоматизации управленческого и бухгалтерского учета в оптовой и розничной торговле. Проведена работа по изучению проблемной области, проведен анализ подобных систем, и путей решения создания системы, определена структура базы данных и выбрана инструментальная среда разработки. При построении системы были использованы 1С-технологии.

The summary

In the given degree project creation of system of automation administrative and book keeping in wholesale and retail trade is considered. Work on studying problem area is conducted, the analysis of similar systems, and ways of the decision of creation of system is conducted, the structure of a database is certain and the tool environment of development is chosen. At construction of system 1С-technologies have been used.

• Список сокращений
• ПЭВМ — персональная электроно-вычислительная машина;
• НДФЛ — налог на доходы физических лиц;
• НДС — налог на добавленную стоимость;
• ЕСН — единый социальный налог;
• ЕНВД — единый налог на вмененный доход;
• ПБУ — план счетов бухгалтерского учета;
• Счет ПВ — Счет «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прочее»;
• ГТД — государственная таможенная декларация;
• УСН — упрощенная система налогообложения;
• КО — кассовый ордер;
• ККМ — контрольно-кассовая машина;
• Госкомстат РФ — Государственный комитет статистики Российской Федерации;
• ЦБ РФ — Центральный банк Российской Федерации;
• ПФР — Пенсионный фонд Российской Федерации;
• ПЗ — постановка задачи;
• БД — база данных;
• ВДТ — видеотерминал;
• ЭПРА — электронный пускорегулирующий аппарат;
• КЛЛ — компактные люминесцентные лампы;
• ФИФО — списание материальных ценностей по себестоимости первых по времени поставок;
• ЛИФО — списание материальных ценностей по себестоимости последних по времени поставок;
• МПЗ — материально-производственные запасы;
• ТМЦ — товарно-материальные ценности;
• БУ — бухгалтерский учет;
• НУ — налоговый учет;
• МОЛ — материально-ответственное лицо.
• Введение
• Торговля — это живой организм, который находится в постоянном развитии, и индустрия программных продуктов адекватно должна отражать динамику развития этой сферы. В настоящее время заметны перемены в сфере торговли. Процесс дробления торговых точек прекратился. Быстрыми темпами растет число торговых площадей в перерасчете «на душу покупателя». Увеличивается доля крупных магазинов и торговых сетей, оптовых и розничных предприятий торговли. Происходит стремительный рост торгового ассортимента (десятки тысяч наименований), который невозможно поддерживать вручную. Такие тенденции торгового бизнеса, наметившиеся в последние годы, в частности, говорят о том, что автоматизация становится все более важным фактором успеха любой торговой организации. Один из самых действенных способов снижения издержек и повышения доходов — полноценная и эффективная система автоматизации торговли. Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:
• · при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая организация, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;
• · системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием;
• · при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации незначительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т. д.);
• · практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит — большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;
• · непрерывный цикл работы торговой компании существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.
• Автоматизация торговли заключается в использовании такого программного продукта, который в полной мере автоматизирует систему бухгалтерского и налогового учета, целью которой является одна из важнейших функций обеспечения деятельности организации — своевременное предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности внутренним и внешним пользователям: акционерам, инвесторам, кредиторам, партнерам, заказчикам, государству. Так как системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладают достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, на предприятиях торговли для эффективного управления ресурсами необходимо вести и управленческий учет. Для целей управленческого учета используется большой объем первичных данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичных данных. При этом сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученную информацию для целей принятия управленческих решений.
• Система автоматизации на предприятии торговли по функциональности должна быть подготовлена к тому, что решаемые ею задачи будут усложнены или увеличено количество решаемых системой задач. Гибкость программного продукта должна быть максимальна, так как в сегодняшних условиях рынка очень велика вероятность изменения правил ведения всех типов учета на предприятии (чаще в сторону его усложнения).
• Не вызовет сомнений тот факт, что автоматизированной системы, отвечающей всем требованиям автоматизации бухгалтерии, налогообложения и управления каждым конкретным предприятием не существует. То есть, для того, чтобы на предприятии начала функционировать полноценная система автоматизации, необходимо найти такой программный продукт, который удовлетворял требованиям большинства организаций торговли.
• Но существующие системы этого профиля не в полной мере решают задачи учета, анализа и планирования, автоматизации торговых, финансовых и складских операций, тем самым не обеспечивая современный уровень управления предприятием.
• Организациям торговли нужен такой программный продукт, который имеет необходимый функционал для учета бухгалтерских, налоговых и управленческих операций. При этом разрабатываемая система должна быть гибкой и настраиваемой, чтобы выполнять все функции учета — от ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.
• Разработка подобной системы решит ряд проблем для специалистов предприятий оптовой и розничной торговли — бухгалтеров, логистиков, маркетологов, менеджеров. Во-первых, это удешевит и упростит деятельность работников подобных организаций; во-вторых, позволит создать не только более мощное решение для учета торговых операций, но также необходимое средство для повышения эффективности управления предприятий на современном уровне; в-третьих, обеспечит более высокую скорость и качество работы специалистов этого профиля.
• В России среди компаний занимающихся разработкой экономических программных продуктов ведущее положение занимается «1С», большинство фирм работают на основе продуктов этой организации. За время своего существования «1С» было внедрено огромное количество экономических программ на территории России, стран СНГ и Прибалтики. В области торговли в нашей стране эта фирма бесспорно лидирует. Такие программные оболочки, как «1С:Предприятие 7.7» и «1С:Предприятие 8.0» широко известны. А конфигурации на их основе, такие как «1С:Аспект 7.7», «1С:Торговля и склад 7.7», «1С:Управление торговлей 8.0» и другие используются повсеместно.
• Платформа «1С:Предприятие 8.0» была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ «1С:Предприятие 7.7», которую используют десятки тысяч разработчиков. В настоящее время более 700 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие». Несмотря на значительные изменения, версия 8 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями. Поэтому в последнее время она получила большее распространение.
• Эта программная оболочка имеет ряд преимуществ со стороны разных категорий пользователей:
• · руководители информационных служб: функциональность прикладных решений, производительность в многопользовательском режиме, масштабируемость, интеграция с другими приложениями;
• · администраторы: административная установка, отсутствие общего файлового ресурса, утилита администрирования клиент-серверного варианта, Windows-аутентификация, резервное копирование информационных баз;
• · пользователи: настраиваемые отчеты, консоль отчетов, ввод по строке, множественные отборы в списках, печать списков, настройка отображения списков, сводные таблицы и сводные диаграммы, диаграмма Ганта, группировки, в базе данных можно хранить картинки, изображения, электронные документы произвольного формата, возможность самостоятельного задания характеристик, в разрезе которых будет учитываться номенклатура;
• · разработчики: произвольное количество табличных частей у прикладных объектов, объектная модель, средства групповой разработки прикладных решений, язык запросов, структурированное построение прикладных решений, управление формами, обмен данными, ограничение доступа к данным на уровне записей и полей, средства быстрой разработки прикладных решений, многоязыковые прикладные решения, совмещенный отладчик, контекстная подсказка, управление размером элементов управления при изменении размеров формы, оформление табличного поля.
• Прикладное решение «1С:Управление торговлей 8.0» системы программ «1С:Предприятие 8.0» является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
• Ключевым направлением развития этого решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для анализа, планирования и управления эффективностью торговой деятельности: управление продажами, управление поставками, планирование продаж и закупок, управление складскими запасами, управление заказами, управление взаимоотношениями с контрагентами, анализ товарооборота предприятия, анализ цен и управление ценовой политикой, мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
• Но хотя эта система более всего подходит для автоматизации торговой организации и значительно превосходит подобные, у нее есть один существенный минус: это интеграция с бухгалтерским и налоговым учетом, бухгалтерскими проводками. При разработке конфигурации «Управление торговлей» предполагалось, что полноценный бухгалтерский и налоговый учет основных средств и нематериальных активов ведется в бухгалтерской программе, для этого выгрузка производится во все бухгалтерские программы фирмы «1С». Следовательно, это повышает стоимость, трудоемкость, сложность ведения всех видов учета в торговой организации.
• Целью дипломного проекта является разработка такой системы автоматизации бухгалтерского и управленческого учета в области оптовой и розничной торговли, которая обеспечит ведение учета в единой базе и весь необходимый функционал для отражения торговых операций.
• 1. Постановка задачи
• Для Заказчика проекта, компании «Все для Главбуха», на базе платформы «1С:Предприятие 8.0» в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» необходимо разработать систему бухгалтерского и управленческого учета в оптовой и розничной торговле. Следует автоматизировать следующие направления хозяйственной деятельности: ввод, хранение и обработка данных по товарообороту; управление продажами, поставками; анализ товарооборота предприятия; складской учет, учет торговых операций; ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета; формирование отчетности по деятельности организации.
• Разрабатываемая система должна сохранить все функциональные возможности типовой конфигурации, дополнив ее новыми возможностями.
• Для автоматизации деятельности торговой организации необходима универсальная программа, предназначенная для автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого учета. Система «1С:Бухгалтерия 8.0», на базе которой будет разрабатываться программа, оперативно отражает изменения в законах и отчетности, бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав программы включен план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности и налоговые декларации, формы статистики, отчетность предприятия по НДФЛ и взносам в ПФР. Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. «1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В этом случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.
• Но прикладное решение «1С:Бухгалтерия 8.0» можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а для автоматизации управленческого учета и учета торговых операций необходимо дополнить существующую конфигурацию следующим функционалом.
• Учет торговых операций
• При поступлении товаров, материалов, продукции, полуфабрикатов, тары с оптового склада на розничный цена поступления и цена дальнейшей реализации отличается — происходит наценка. Автоматизированный учет операций поступления необходим для того, чтобы в нем назначить те цены, по которым товарно-материальные ценности (ТМЦ) будут продаваться в рознице. Продажа ТМЦ в розничной торговле всегда производится только по тем ценам, по которым ТМЦ был передан на розничный склад.
• Для реализации данной функции необходима возможность регистрации документа поступления. Также следует учесть, что для розничной торговли поддерживается технология работы как с автоматизированными (АТТ), так и неавтоматизированными торговыми точками (НТТ). Сумма поступления и сумма ТМЦ списывается в зависимости от вида торговой точки. Торговая точка считается автоматизированной, если ее средства технического обеспечения или специфика торговой деятельности позволяют ежедневно формировать детальный отчет о проданных товарах для последующего ввода в информационную базу. Торговая точка считается неавтоматизированной, если ежедневной регистрации проданных товаров в ней не ведется.
• Розничные цены фиксируются в момент передачи ТМЦ в розницу или при переоценке (изменении цены) товаров. Переоценка происходит при поступлении новой партии товаров на склад в разрезе конкретного склада. Данная процедура уместна в случаях: изменения конъюнктуры рынка; изменения спроса на товары; ухудшения качественных характеристик товаров (устаревание моделей и фасонов, ухудшение товарного вида, частичная потеря свойств и др.); морального устаревания этих ценностей. Переоценка товаров может происходить в сторону снижения цен, так и в сторону их повышения — т. е. путем либо уценки, либо дооценки товаров. Следует отметить, что организациями розничной торговли товары учитываются по покупным ценам — т. е. по стоимости приобретения товаров за минусом НДС, или по продажным ценам, включающим торговую наценку, суммы НДС и налога с продаж.
• Управленческий учет
• Для успешного функционирования и стратегического планирования предприятий торговли требуется не только вести бухгалтерский и налоговый учет, но и анализировать свою деятельность.
• Анализ продаж (анализ сбытовой деятельности) необходим для поддержки принятия тактических и стратегических решений, в первую очередь планирование деятельности и организация работы сбытовых подразделений.
• При этом можно определить причинно-следственные связи, которые приводят или могут привести к изменениям в продажах компании, параметры, влияющие на возможности увеличения продаж; разработать рекомендации и определить методы, которые позволят использовать имеющиеся у компании возможности и избежать угроз.
• Методика анализа прибыльности продаж заключается в группировке информации обо всех продажах, произведенных за указанный период. Формируется, как и по конкретному складу и по всем складам в целом, так и по конкретной ТМЦ. Необходимо детализировать информацию по складу или номенклатуре. Следует заметить, что анализ не допустим для НТТ.
• Менеджерам для принятия более продуманных решений и улучшения показателей бизнес-деятельности необходимо реализовать «ABC — анализ».
• Этот вид анализа предназначена для расчета таких характеристик, как сумма отгруженного ТМЦ по ценам отгрузки, величина и процент прибыли, вычисляемой исходя из суммы отгрузки и себестоимости на дату отгрузки любой из этих характеристик ТМЦ.
• Данные о прибыльности ТМЦ выводятся в виде диаграммы так, чтобы можно было провести сравнительный анализ прибыльности различных ТМЦ в денежном выражении, рассчитанной как в абсолютном выражении, так и в процентном отношении. АВС — анализ проводится по различным показателям: объемам продаж (выручка по отгрузке), прибыли по отгрузке и процентам прибыли по отгрузке.
• ABC-анализ строится на том принципе (закон Парето), что, как правило, 80% от всего объема продаж (прибыли) фирмы достигается за счет не более, чем 20% товаров, и, наоборот, 80% всех ТМЦ дают не более 20% оборота. В связи с этим все ТМЦ можно разбить на 3 группы: A — ТМЦ, дающие 80% прибыли. В такую группу попадают те ТМЦ, которые в основном определяют обороты всей фирмы, C — 80% ТМЦ с наименьшей важностью, доля участия которых в обороте фирмы невелика, B — все остальные ТМЦ, занимающие промежуточное положение между группами A и С. Используя фильтры, можно отобрать все ТМЦ, дающие 80% всей прибыли фирмы или 80% всей выручки по отгрузке.
• При учете товара всегда необходимо своевременное получение информации об остатках товаров по конкретному складу. При этом следует учитывать не только прибытие и выбытии товара за указанный период, но и движение с одного склада на другой. Начальный остаток выводится на начало периода, на конец — конечный остаток.
• При учете товаров не следует забывать о взаиморасчетах с контрагентами. Необходима информация о задолженности на начало и конец выбранного периода по договорам с этими контрагентами.
• Реализовав возможность получения информации о приходе и расходе товара в разрезе конкретного склада, можно использовать остатки по сумме поступления на начальную дату по конкретному складу, приход товаров по документу, документ поступления и, соответственно, расход по документу, документ выбытия, остатки по сумме поступления на конечную дату по конкретному складу.
• В связи с конфиденциальностью данных разрабатываемая система должна поддерживать необходимый уровень безопасности информации, соответствующий современным требованиям, предъявляемым к информационным системам.
• Предполагается, что при работе пользователей с разрабатываемой системой, для поддержания целостности данных и корректности работы, должны выводиться запросы, сообщения об ошибках, подтверждения и необходимая информация.
• 2. Аналитическая часть
• 2.1 Анализ подобных систем

Программы для автоматизации бухгалтерских операций в нашей стране занимают большую часть рынка программных продуктов, но с каждым годом требования пользователей к бухгалтерским программам всё возрастают и возрастают. Важно заметить, что практически невозможно разработать настолько гибкую систему для учета бухгалтерских операций, которая удовлетворяла потребностям каждой отрасли торговли, производства и т. д. Поэтому разработчики направляют свои усилия на создание автоматизированных систем, направленных на определенный вид деятельности предприятия. Программные решения в области торговли появляются и развиваются с наибольшей динамикой, так как торговая сфера сегодня приобретает все большие перспективы. Это создает сильную конкуренцию, но чем выше конкуренция, тем больше шансов победить у тех разработчиков, которые используют современные технологии для создания и совершенствования своих программ.

Бесспорно, на российском рынке ведущее положение занимает компания «1С». Наибольшую популярность в сфере торговли занимают такие программы этой компании, как «1С:Торговля и Склад 7.7», «1С:Управление торговлей 8.0» и «1С:Аспект 7.7». По состоянию на ноябрь 2006 года выполнено и выполняется более 7500 внедрений «1С:Управление торговлей 8.0».

Создание подобных систем имело место, не только на базе «1С», но и при помощи других технологий.

В группу лидирующих компаний — поставщиков комплексных решений в сфере автоматизации торговых предприятий входит компания «Алгоритм АКС», осуществляющая продажу и установку торгового оборудования и программного обеспечения. Компания «Алгоритм АКС» — официальный партнер компании «Island Pacific» (США), обладающий эксклюзивными правами на распространение торговой системы «Retail Pro» в России и странах ближнего зарубежья. Торговая система «Retail Pro», разработка американской компанией RTI. Система предназначена для автоматизации магазинов оптово-розничной торговли: бутиков, салонов, универмагов, сетей непродуктовых магазинов. «Retail Pro» — мировой лидер среди систем управления розничной торговли, насчитывает более 25 000 пользователей в 73 странах мира.

Компания «Columbus IT» предоставляет единые интегрированные программные продукты для любых операторов розничного рынка — от небольших магазинов до глобальных розничных сетей. Боле чем 2000 магазинов по всему миру пользуются розничными решениями от «Columbus IT». Решение «Retail Chain Manager» на базе «Microsoft Dynamics AX» предназначено для средних и крупных торговых предприятий, работающих в сфере торговли бытовой техникой, одеждой и обувью, предметами повседневного спроса, а также эксклюзивными товарами (ювелирные изделия, мебель под заказ).

Также на предприятиях торговли России успехом пользуется универсальная программа автоматизации бухгалтерского и управленческого учета «Турбо Бухгалтер» — разработка Долгопрудненского Исследовательского Центра (г. Москва). По итогам конкурса «Бизнес-Софт» модель аналитического учета в программе «Турбо Бухгалтер» была признана лучшей.

Подобнее остановимся на указанных программах, проанализируем их достоинства и недостатки, сравним с разрабатываемой на базе этого дипломного проекта автоматизируемой системой.

«Retail Pro»

Система предназначена для автоматизации магазинов оптово-розничной торговли: бутиков, салонов, универмагов, сетей непродуктовых магазинов.

Особенность системы — позволяет эффективно управлять оптоворозничной сетью (удаленными магазинами, бутиками) посредством оперативного получения информации о продажах, остатках на складе, заказах на товар.

Ценность системы — увеличивает доходы и прибыльность розницы, устраняет потери и уменьшает затраты, упрощает тяжелую механическую работу, связанную с торговлей, повышает конкурентоспособность бизнеса.

К недостаткам этой системы относится узкоспециализированность, дороговизна и неприспособленность к ведению учета в большинстве российских предприятий торговли, имеющих определенную специфику. Так же к минусам этой системе относится тот факт, что бухгалтерский и налоговый учет не автоматизирован.

«Retail Chain Manager»

Решение «Retail Chain Manager» на базе Microsoft Dynamics AX предназначено для средних и крупных торговых предприятий, работающих в сфере торговли бытовой техникой, одеждой и обувью, предметами повседневного спроса, а также эксклюзивными товарами (ювелирные изделия, мебель под заказ).

Решение предназначено для централизованного управления деятельностью розничной сети. «Retail Chain Manager» позволяет централизованно устанавливать цены, управлять ассортиментом и закупками, в том числе автоматически создавать заказы поставщикам, централизованно вести маркетинговую политику и создавать промоакции. Решение также поддерживает ведение локальных операций в магазине, таких как прием товара, инвентаризация, списание и другие. Решение тесно интегрируется с любым торговым оборудованием и кассовыми системами.

Этот программный продукт имеет недостатки аналогичные с недостатками предыдущей системы. Следует отметить, что система предназначена только для предприятий розничной торговли и функционирует только на базе Microsoft Dynamics AX.

«Турбо Бухгалтер 6.9»

Программа «Турбо Бухгалтер 6.9» автоматизирует:

· синтетический, аналитический, налоговый учет, количественный, многовалютный учет, банковские и кассовые операции, формирование Кассовой книги и выписки банка;

· составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов;

· зачет и начисление НДС, формирование Книги покупок, Книги продаж;

· начисление налогов с продаж, на пользователей автодорог, на имущество, на прибыль, с заработной платы (ЕСН);

· подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности (бухгалтерский баланс и приложения, отчет о прибылях и убытках, налоговые декларации, статистическая отчетность);

· формирование внутренних отчетов (оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера, Главную книгу и др.);

· взаиморасчеты с контрагентами, консолидированную отчетность, учет нескольких предприятий на одном компьютере;

· содержит широкий набор унифицированных форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему законодательству.

Программа «Турбо Бухгалтер» несмотря на то, что используется в российских торговых организациях, создавалась не под специфику этих предприятий. Это говорит о том, что система, по большому счету, не подходит для использования на предприятиях оптовой и розничной торговли.

«1С:Аспект 7.7»

Программа «1С:Аспект 7.7» предназначена для предприятий оптовой и мелкооптовой торговли, может использоваться на малых предприятиях, применяющих упрощенную схему налогообложения. Позволяет вести многовалютный учет операций фирмы с любым количеством складов и юридических лиц в единой базе данных.

Основные функциональные возможности:

· складской учет;

· гибкий механизм ценообразования;

· автоматизация торговли;

· быстрое оформление документов;

· автоматическое распределение сумм платежей по отгруженным и полученным товарам;

· торговый учет для малых предприятий, применяющих упрощенную схему налогообложения;

· интеграция с бухгалтерским учетом.

Эта система имеет существенные недостатки. Во-первых, это программное решение не автоматизирует учет на розничных торговых предприятиях, а может использоваться только для оптовой и мелкооптовой торговли. Во-вторых, не реализованы функции управленческого учета. В-третьих, не автоматизирован бухгалтерский учет. Интеграция с бухгалтерскими проводками возможна с помощью системы «1С:Бухгалтерия 7.7», но это требует дополнительных ресурсов и некоторые операции могут каждый раз отражаться в бухгалтерском учете по-разному. Следует отметить, что при некорректной выгрузке или загрузке система может выйти из строя. Во-четвертых, в связи с тем, что система разработана на платформе «1С:Предприятие 7.7», хранение при увеличении объемов информационной базы примерно более 500 мегабайт, начинает сильно ухудшаться производительность так как структура таблиц и запросов седьмой версии плохо оптимизирована.

«1С:Торговля и Склад 7.7»

«1С:Торговля и склад 7.7» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

«1С:Торговля и склад 7.7» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Функциональные и сервисные возможности:

· усовершенствованный механизм назначения цен;

· операция «быстрой продажи», позволяющая выполнить автоматическое формирование и печать необходимого пакета документов при продаже группы товаров;

· учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД;

· групповые обработки справочников и документов;

· автоматическое начальное заполнение документов;

· возможность детализации взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.

Рассмотренная система превосходит по характеристикам предыдущую, но недостатки этой системы, в принципе, идентичны. Программа разработана на платформе «1С:Предприятие 7.7», компонента «Оперативный учет», поэтому не автоматизирован бухгалтерский учет — проводки формируются для «1С:Бухгалтерия».

«1С:Управление торговлей 8.0»

«1С:Управление торговлей 8.0» — это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. Прикладное решение «1С:Управление торговлей 8.0» в комплексе решает задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования; автоматизирует торговые, финансовые и складские операции; обеспечивает современный уровень управления предприятием. Программа автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

· управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

· управление поставками;

· планирование продаж и закупок;

· управление складскими запасами;

· управление заказами покупателей;

· управление отношениями с клиентами;

· анализ товарооборота предприятия;

· анализ цен и управление ценовой политикой;

· мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Если сравнивать это программное решение со всеми предыдущими, то можно выявить существенные преимущества: реализованы новые возможности, повышающие эффективность использования ресурсов торгового предприятия и современные методы управления взаимоотношения с клиентами, обеспечивающие высокую скорость и качество работы менеджеров в сочетании с индивидуальным подходом к каждому клиенту. Также следует отметить, что программа разработана на перспективной платформе, с тенденциями к дальнейшему развитию. Но все-таки «1С:Управление торговлей 8.0» имеет существенный недостаток — это интеграция с бухгалтерия, что в значительной степени увеличивает трудоемкость и стоимость.

Таким образом, можно сказать, что разрабатываемая на базе дипломного проекта система будет иметь значительные преимущества — стоимость, функциональность, производительность, так как разрабатывается в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.0». Эти плюсы гарантируют конкурентоспособность и дальнейшее развитие программному продукту.

2.2 Основные требования к системе

2.2.1 Технологическая платформа «1С:Предприятие 8.0»

Общие механизмы Система «1С:Предприятие 8.0» имеет в своей основе ряд механизмов, определяющих концепцию создания прикладных решений.

Наличие этих механизмов позволяет максимально соотнести технологические возможности с бизнес — схемой разработки и внедрения прикладных решений.

В качестве ключевых моментов можно выделить изоляцию разработчика от технологических подробностей, алгоритмическое программирование только бизнес — логики приложения, использование собственной модели базы данных и масштабируемость прикладных решений без их доработки.

Прикладные механизмы Состав прикладных механизмов «1С:Предприятия» ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием.

Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

Рисунок 2.1 — Общая архитектура «1С:Предприятия»

Интерфейсные механизмы В «1С:Предприятии 8.0» реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

Масштабируемость Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Интеграция Система «1С:Предприятие 8.0» является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе «1С:Предприятие 8.0» имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

· создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;

· осуществлять доступ ко всем объектам системы «1С:Предприятие 8.0», реализующим ее функциональные возможности;

· поддерживать различные протоколы обмена;

· поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;

· создавать собственные Интернет — решения.

Web-сервисы Механизм Web-сервисов позволяет создавать Web-сервисы в конфигурации «1С:Предприятия 8.0», а также взаимодействовать в конфигурации «1С:Предприятия 8.0» с Web-сервисами, опубликованными сторонними поставщиками.

Система прав доступа Система прав доступа позволяет разрешать доступ пользователей только к тем данным, которые необходимы им для выполнения определенных функций в прикладном решении. Разработчик может создавать наборы прав, соответствующие должностям пользователей или виду деятельности. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер», «Начальник отдела» и т. д.

Обмен данными Механизмы обмена данными, реализованные в технологической платформе «1С:Предприятие 8.0», позволяют создавать территориально распределенные информационные системы как на основе информационных баз «1С:Предприятия 8.0», так и с участием других информационных систем, не основанных на «1С:Предприятии 8.0».

Например, можно организовать работу главного офиса, филиалов и складов предприятия в единой информационной базе, или обеспечить взаимодействие информационной базы «1С:Предприятия 8.0» с существующей базой данных Oracle.

Web-расширение

Web-расширение, хотя и входит с состав технологической платформы, поставляется в виде отдельного программного продукта и позволяет встраивать доступ к данным «1С:Предприятия» в существующие Web-сайты и Web-приложения, а так же создавать готовые Web-приложения, использующие информационную базу «1С:Предприятия 8.0».

Интернационализация Все тексты конфигурации и базы данных хранятся в формате UNICODE. Это значит, что любая текстовая информация может включать одновременно символы различных языков. Для основных европейских языков поддерживаются национальные представления дат, чисел, а также порядок сортировки текстов. Для конкретной информационной базы предоставляется возможность дополнительной настройки представления чисел, дат, времени.

В «1С:Предприятии 8.0» предусмотрена возможность создания многоязычных прикладных решений — разработчик может создавать конфигурацию сразу на нескольких языках, а каждый пользователь — выбирать свой язык.

Экономическая и аналитическая отчетность Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:

· интеллектуальное построение иерархических, многомерных и кросс-отчетов;

· получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;

· группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;

· сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;

· различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.

Работа пользователя Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:

· значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;

· облегчение работы неподготовленных пользователей, быстрое освоение системы;

· удобные средства работы с большими динамическими списками, управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;

· разнообразные сервисные возможности;

· универсальные инструменты для создания отчетов любой сложности.

Полнотекстовый поиск

Механизм полнотекстового поиска поддерживает указание поисковых операторов (И, ИЛИ, НЕ, РЯДОМ и др.). Возможно выборочное включение прикладных объектов и реквизитов в полнотекстовый поиск.

Средства администрирования Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через Интернет.

Средства разработки Технологическая платформа «1С:Предприятие 8.0» содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения — «Конфигуратор». Основные средства разработки, существующие в платформе 1С: Предприятия, реализованы в составе конфигуратора. Однако есть ряд механизмов, не имеющих непосредственного отношения к конфигуратору, которые также призваны облегчить труд разработчика. Наиболее важные механизмы и инструменты, входящие в состав средств разработки, изображены на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 — Средства разработки программной оболочки 1С: Предприятие 8.0″

2.2.2 Предметная область «1С:Бухгалтерия 8.0»

Предметная область, автоматизируемая «1С:Бухгалтерией 8.0», иллюстрируется схемой, представленной на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 — Предметная область «1С:Бухгалтерия»

2.2.3 Основные требования для ведения бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия»

Бухгалтерия — это гибкая система, предназначенная для ведения бухгалтерского учета организации.

Кассовые операции Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов: приходный кассовый ордер (форма КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), кассовая книга (форма КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1).

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2).

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3−5 дней.

В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

Журнал-ордер № 1 счета 50 «Касса» составляется по кассовой книге. В нем указывается дата совершения операции, сумма, которая относится на конкретный счет. В журнале-ордере № 1 ведется журнал-ордер по кредиту счета 50 — в дебет счетов и ведомость по дебету счета 50 — с кредита счетов. Так же указывается сальдо на начало месяца по Главной книге и по окончании заполнения рассчитывается сальдо на конец месяца.

На последней странице журнала-ордера указывается дата окончания заполнения журнала ордера и ведомости, и дата отражения суммы оборотов в Главной книге.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

Для ведения кассовых операций в программе «1С: Бухгалтерия» реализованы следующие документы:

1. Приход денег в кассу от сотрудника. Данный документ предназначен для возврата подотчетной суммы сотрудника (проводка Дебет 5001/ Кредит 7303, Дебет 5001/ Кредит 7101).

2. Приход денег в кассу из банка. Документ предназначен для прихода денежных средств из банка (проводка Дебет 5001/ Кредит 5100).

3. Приход денег в кассу от контрагентов (Дебет 5001/ Кредит 7610. Дебет 5001/ Кредит 6001).

4. Приход денег в кассу от сотрудника, возврат долга по заработной плате (Дебет 5001/ Кредит 7610).

5. Расход денег из кассы (для подотчета). Предназначен для выдачи денег подотчет сотрудникам (Дебет 7101/ Кредит 5001).

6. Расход денег из кассы (зарплата). Предназначен для выплаты заработной платы сотрудникам. Дебет 7000/ Кредит 5001.

7. Расход денег из кассы контрагентам (Дебет 7601/ Кредит 5001, Дебет 6001/ Кредит 5001).

8. Расход денег из кассы в банк. Для сдачи денег в банк (Дебет 5701/ Кредит 5001).

Для всех документов разработаны печатные формы: унифицированная форма № КО-1 — для приходных ордеров; унифицированная форма № КО-2 — для расходных ордеров.

Для ведения кассовой книги в программе реализована унифицированная форма № КО-4.

Банковские операции Для осуществления расчетных операций в наличной и безналичной форме предприятие открывает в банке расчетный счет.

Для зачисления денег на расчетный счет, а также перечисления их с расчетный счет предприятие предоставляет банку платежное поручение или платежное требование.

Аналитический учет операций на расчетном счете ведется бухгалтерией предприятия на основе выписки с расчетного счета, предоставляемой банком. Периодичность предоставления выписок зависит от движения денежных средств на предприятии: она осуществляется ежедневно или еженедельно.

Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных учреждениях. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу. Сальдо дебетовое и показывает наличие денежных средств на расчетном счете.

Дебет 51 корреспондирует с кредитом 46, 62, 90, 92, 94, 95, 50, 76, 68, 75. Кредит 51 корреспондирует с дебетом 60, 67, 90, 92, 94, 95, 50, 76, 68, 75, 69.

Регистром для ведения синтетического учета по дебету 51 является ведомость № 2, где на основании первичных документов в шахматном порядке отражается поступление денег на расчетный счет в течение месяца и подсчитывается оборот за месяц. Синтетический учет по К51 ведется в журнале — ордере № 2, где в течение месяца в шахматном порядке производятся записи по дебету корреспондирующих счетов.

Учет банковских операций в программе 1C: Бухгалтерия ведется на уровне произвольных проводок или с помощью документа «Банковская выписка».

Учет материалов Материально-производственные запасы — это часть имущества:

а) используемая при производстве продукции (сырья и основные материалы);

б) предназначенная для продажи;

в) используемая для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы топливо, запасные части и другое).

Не относятся к МПЗ активы предприятия, используемые при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев, или обычного операционного цикла, если он больше 12 месяцев.

Основная часть материально-производственных запасов используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производственной продукции.

Основными задачами учета материально-производственных запасов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативом, за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка производственных запасов.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Материалы отпускают со склада предприятия на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Списание отгруженных по договору мены материалов по средней себестоимости (Дебет 45/ Кредит 10).

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположены за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону форма № М-15. Далее работник бухгалтерии на основании учебных данных указывает в накладной цену и общую сумму отпускаемых на сторону материальных ценностей, а также рассчитывает налог на добавленную стоимость, приходящую на них. В накладной на отпуск материалов на сторону указывается наименование материальных ценностей, сорт, марка, размер; номенклатурный номер, количество и цена.

Учет материалов в программе ведется отдельно для всех групп материалов (сырье и основные материалы, строительные материалы, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, хозяйственный инвентарь, спецодежда, прочие материалы). Для каждой группы материалов разработаны документы:

1. Поступление материалов на склад (Дебет 15/ Кредит 60, Дебет 10/ Кредит 15, Дебет 19/ Кредит 60).

2. Перемещение материалов (Дебет 10/ Кредит 10).

3. Требование-накладная на списание материалов в производство

(Дебет 23,26,44/ Кредит 10).

Бухгалтерские отчеты.

Для эффективного бухгалтерского анализа данных за определенный налоговый, временной период в программе реализован целый отчетов:

1. Отчет по документам в разрезе балансовых счетов 60 «Расчеты с поставщиками» и 19 «НДС», как отдельно по поступившим материалам, ОС так и общий для всех поступлений, группировка по контрагентам.

2. Анализ счета.

3. Инвентаризационная опись для материалов.

4. Сумма износа в эксплуатации за период.

5. Акт приема-передачи ТМЦ.

6. Акт на списание.

7. Месячный баланс.

Формирование книги доходов и расходов.

Данная книга формируется на основании проводок сделанных документами.

Для более гибкой работы бухгалтера, решение о включении проводки в отчет определяется не на этапе конфигурирования, а уже на этапе использования. Задается маска проводки, и если проводка подходит по эту маску то она включается в книгу, иначе нет.

Печатная форма отчета соответствует форме, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2005 № 167н.

2.2.4 Основные требования для ведения налогового учета в программе «1С:Бухгалтерия»

В «1С:Бухгалтерии 8.0» реализованы все требования действующего налогового законодательства.

В подсистеме расчета заработной платы обеспечено формирование бумажной и электронной отчетности по налогам, связанным с заработной платой, в частности НДФЛ и ЕСН. Реализован персонифицированный учет взносов в Пенсионный фонд. Для расчета налогов и сборов и формирования налоговых деклараций используется регламентированная отчетность.

Реализованы требования налогового законодательства по учету НДС. Специальная подсистема учета НДС обеспечивает отражение текущих расчетов по НДС на счетах бухгалтерского учета, формирование счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.

Для удовлетворения требований главы 25 Налогового кодекса в конфигурации реализован налоговый учет по налогу на прибыль в рамках общей системы налогообложения. Налоговый учет ведется параллельно бухгалтерскому учету и по аналогичным принципам, для чего в состав конфигурации включен план счетов налогового учета. По данным налогового учета автоматически заполняются налоговые регистры.

В соответствии с главой 26.2 Налогового кодекса небольшие предприятия имеют право использовать упрощенную систему налогообложения (УСН) взамен общей системы налогообложения. В «1С:Бухгалтерии 8.0» обеспечен учет доходов и расходов для таких предприятий, соответствующий требованиям законодательства. Налоговая отчетность, в частности книга учета доходов и расходов, формируется автоматически.

В соответствии с главой 26.3 Налогового кодекса региональные власти имеют право переводить отдельные виды деятельности на систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД). Если организация занимается несколькими видами деятельности, то этом может привести к использованию двух систем налогообложения одновременно: система налогообложения в виде ЕНВД будет использоваться только для одних видов деятельности, в то время как к остальным видам деятельности будет применяться общая система налогообложения или УСН. Такая ситуация порождает проблему разделения доходов и расходов между видами деятельности.