Введение
Деловые встречи-совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Деловые совещания не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо, или же не созываются совсем. Кроме своего прямого назначения совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, формировать панорамное видение и т. п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.
1. Подготовка делового совещания Технология организации и проведения деловых совещаний включает три этапа: подготовку совещания, его проведение и подведение итогов и принятие решений.
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Когда решатся вопрос о его необходимости, руководитель должен подумать о задачах, которые нужно на совещании решить, поскольку оно имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятия решения по комплексным вопросам.
После того, как установлена необходимость и целесообразность проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников.
При подготовке повестки дня следует определить содержание обсуждаемых проблем и главную тему; условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (это и определяет цели совещания); наконец, кто и какую работу должен вести. Порой целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях (совещания двух лиц и т. д.).
Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:
— отсутствие главной темы совещания (несколько тем не позволяют обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);
