Автоматизация учета наличия и движения персонала

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ Таврический Национальный университет им. В. И. Вернадского Судакский факультет управления и экономики Кафедра информационных технологий Курсовая работа На тему: «Автоматизация учета наличия и движения персонала»

По курсу: «Информационные системы в менеджменте»

Выполнила:

Студентка группы 31-МО Никифорова Светлана Проверил:

Заболотский А. С.

Судак 2009 г.

• Введение
• Использование показателей по труду при управлении персоналом предприятия
• Документальное оформление личного состава и использования рабочего времени
• Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете
• Кадровая документация в системе учета наличия персонала
• Назначение комплексов автоматизации учета
• Обзор системы БОСС-Кадровик
• Обзор системы ПАРУС
• Обзор системы 1С: Предприятие 8.0
• Анализ комплексов автоматизации учета наличия и движения персонала
• Заключение
• Список использованных источников

Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета персонала. Разработаны машиноориентированные формы учета кадров. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления отчетности по учету персонала.

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими персонал и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе: первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке; документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах; коды; отчетные разработки, получаемые автоматически; программы работ вычислительной техники; технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

При этом программы обработки информации должны быть адаптированы к правилам ведения кадрового учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможность несанкционированных исправлений в записях и др.

Организации самостоятельно выбирают формы и методы кадрового учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая

формы бухгалтерских регистров. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.

Основной целью является изучение и описание системы, обеспечивающая совместную работу отдела кадров с системой автоматизации учетных задач на предприятии.

Задачи: кадровая документация, учет персонала и его движение на предприятии в комплексах автоматизации учет кадров, анализ систем.

Эта курсовая работа способствует углублению и расширению теоретических и практических знаний в области построения и функционирования информационных систем менеджмента и освоение приёмов внедрения информационных систем менеджмента для автоматизированной обработки информации.

Использование показателей по труду при управлении персоналом предприятия

При управлении персоналом наибольшее распространение получили методы экономического стимулирования, использующие показатели по труду. Обычно показатели по труду непосредственно не применяют при разработке управленческих решений, а лишь используют при анализе хозяйственной деятельности предприятий и планировании. Ряд показателей по труду используют для планирования решений мотивационного характера (показатели, связанные с оплатой труда).

Целью анализа трудовых показателей является определение основных направлений экономической работы по выявлению резервов экономии труда, заработной платы и возможностей дополнительного выпуска продукции, нового ассортимента изделий за счет роста производительности труда. При этом обычно анализируют такие показатели, как обеспеченность персоналом, квалификационный состав работающих, движение персонала, должностное движение персонала, использование рабочего времени, использование фонда заработной платы, производительность труда, трудоемкость продукции.

Анализ этих показателей сводится в основном к анализу отклонений значений фактических данных от плановых показателей. Он дает возможность руководителю определить направление дальнейшей деятельности в тех подразделениях предприятия, где произошло отклонение соответствующих показателей.

В условиях рынка меняются роль и место трудовых показателей, получают распространение новые показатели, для конкретных предприятий разрабатываются свои показатели, учитывающие особенности производственных циклов. В условиях рыночной экономики, когда нет существенного влияния государства на формирование заработной платы работников предприятий различных форм собственности, а особенно частных, для предпринимателей более важно знать, сколько было затрачено труда на производство одной единицы продукции. Кроме того, значение этого показатели в каждые периоды времени необходимо сравнивать со значением этого показателя у конкурентов. Таким образом, в современных условиях на первый план выходят не показатели, характеризующие численность персонала предприятия, фонд заработной платы, среднюю заработную плату и др., а показатель величины расходов на персонал, отнесенный к единице продукции.

Показатель, характеризующий расходы на персонал, является интегральным показателем, который включает в себя все расходы, связанные с функционированием человеческого капитала. К этим расходам относятся затраты на заработную плату, выплаты работодателя по различным видам социального страхования, расходы предприятия на социальные выплаты и льготы, на содержание социальной инфраструктуры, на обучение, переобучение и повышение квалификации персонала предприятия, на выплату дивидендов и покупку льготных акций. В странах с развитой рыночной экономикой базовые расходы (расходы на заработную плату) обычно составляют менее половины общих расходов на персонал.

Установление допустимой величины расходов на персонал становится отправной точкой для планирования и анализа всех других показателей по труду. Если на конкретном предприятии величина расходов на персонал превышает такие расходы, установившиеся у конкурентов, то дальнейшая деятельность такого предприятия представляется проблематичной и должна ориентироваться на устранение причин этого перерасхода, если этот перерасход не являлся политикой фирмы по привлечению наиболее квалифицированных кадров с соответствующего рынка труда.

Показатели по труду редко рассматриваются во взаимосвязи между собой, и как факторы, которые характеризуют и влияют на значения других экономических показателей хозяйственной деятельности предприятия. Так, если выбрать рассмотренный выше показатель, характеризующий расходы на персонал, за результирующий показатель, и рассмотреть его зависимость от некоторых других трудовых показателей, которые в данном случае будут являться факториальными, то можно решать оптимизационную задачу по снижению издержек предприятия на труд. При этом надо учитывать ряд ограничений, которые связаны со структурой самого предприятия, уровнем заработной платы, установившейся на рынке труда по отдельным категориям работников и др. Решение этой задачи поможет выработать экономисту предприятия оптимальные значения трудовых показателей, а руководителям всех уровней — возможность разработать стратегию дальнейшей деятельности. Недостатком определения значений показателей таким методом является то, что в различные периоды изменяются ограничения, накладываемые на целевую функцию. Поэтому необходимо пересчитывать данные показатели. А эффект от выполнения этих показателей может быть не существенен в краткосрочные периоды.

Как было отмечено выше, можно рассматривать влияние показателей по труду на показатели, характеризующие хозяйственную деятельность предприятия. Анализ показателей по труду занимает в управлении как бы серединное место между функциями сбора и обработки информации, с одной стороны, и функциями принятия решений по планированию, организации управления и функционирования, контролю и стимулирования, с другой. Для более быстрой реакции руководящих органов предприятия со времени поступления информации об изменении того или иного показателя, до принятия конкретного решения, необходимо создание комплексной системы управления персоналом предприятия. Эта система должна учитывать все взаимосвязи основных трудовых показателей, их зависимость от других экономических показателей, а также возможное влияние трудовых показателей на них. Комплексная система управления персоналом должна включать в себя менеджерские информационные системы коммуникации и контроля, которые обеспечивали бы достаточно быстрое поступление информации об изменении участвующих в системе показателей по труду.

На современном этапе развития информационных систем возможно создание такого рода систем на конкретных предприятиях. Кроме того, можно предположить, что на уровне отдельного предприятия руководство получает достаточно достоверную информацию обо всех изменениях, касающихся данного предприятия. Руководству предприятия необходимо выбрать целевые параметры — различные экономические показатели деятельности предприятия (в том числе и трудовые), значения которых руководство намеревается изменить в планируемом периоде. Предполагается, что для каждой целевой переменной руководство фирмы, предприятия может задать планируемую величину (желаемый уровень). Плановая величина этих переменных может вырабатываться на основе решения оптимизационных задач, на основе значений аналогичных показателей у конкурентов, оценок экспертов, политики дальнейшего развития фирмы и др.

После этого необходимо произвести отбор параметров управления. Таковыми должны быть показатели, которые могут влиять на изменение целевых параметров. В данном случае в качестве параметров управления предполагается выбирать трудовые показатели. Система упрощается, если число параметров управления совпадает с числом плановых параметров.

На основе статистической информации, полученной по отчетам фирмы за прошедшие периоды, можно построить вектор-функцию зависимостей плановых параметров от параметров управления. На уровне отдельного предприятия количество целевых параметров сравнительно невелико, и поэтому, осуществлять контроль за их значениями всем звеньям управления достаточно просто (напр., контроль за показателями численности персонала может осуществлять кадровая служба предприятия). Если в рамках решения конкретных задач управления число этих параметров увеличивается, то возможно перераспределить функции контроля за изменением того или иного показателя дополнительным службам предприятия. Необходимо отметить, что перераспределение функций контроля за показателями возможно на достаточно крупных предприятиях.

Предполагая, что информационные потоки на предприятии доходят до соответствующего «контролера» достаточно быстро и являются достоверными, а сами «контролеры» реагируют без запаздывания на отклонение планового параметра от планируемой величины, можно осуществить переход к системе, где поведение каждого контролера описывается отдельным уравнением. Поведение всех «контролеров», тогда будет описываться системой дифференциальных уравнений. Руководство фирмы может перераспределять задачи между «контролерами», а также изменять направления их действий.

Используя исходную систему поведения всех «контролеров» предприятия можно построить устойчивую систему. Суть этой системы состоит в том, что можно добиться такого управления персоналом предприятия, при котором текущие значения целевых показателей будут максимально приближаться к плановым параметрам. А это и будет следствием успешной работы комплексной системы по управлению персоналом предприятия с использованием трудовых показателей.

Документальное оформление личного состава и использования рабочего времени

При приеме на работу между работником и работодателем заключается трудовой договор (контракт). Он определяет индивидуальные условия, на которых работник трудится на предприятии. Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия на основании письменного трудового договора (контракта). Приказ-распоряжение объявляются работнику под расписку.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, и ведется в соответствии с КЗоТ Украины. По записям в трудовой книжке устанавливается общий непрерывный и специальный трудовой стаж, необходимый для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, выплаты вознаграждения за выслугу лет, для назначения пенсий и т. п. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятиях, в учреждениях, организациях свыше 5 дней.

Прежде чем сделать запись в трудовой книжке, работник отдела кадров (или сотрудник, ведущий кадровые вопросы) должен формулировку указанной записи из приказа (распоряжения) внести в личную карточку (форма № Т-2), затем пригласить владельца трудовой книжки и ознакомить под расписку с указанной записью. Тем самым ведение трудовых книжек ставится под контроль их владельцев.

Отсутствие четких формулировок в трудовых книжках может привести к неправильным расчетам непрерывного трудового стажа работы работника, особенно это касается увольнений, связанных с необходимостью ухода за малолетним ребенком.

Для ведения учета использования рабочего времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводимый во всех документах по учету труда и заработной платы. Для первичного учета численности персонала предприятия пользуются следующими документами:

приказ руководителя о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу (Приложение 1)

табель учета рабочего времени (Приложение 2). Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок, с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. В Приложении приводится заполненная форма табеля учета использования рабочего времени, форма табеля учета рабочего времени.

личная карточка работника (Приложение 3). Содержит все необходимые данные о работнике и состоит из таких пунктов: общие сведения; образование; назначения переводы; отпуска.

расчетно-платежная ведомость (форма № Т-54). Применяется для расчета и выдачи заработной платы. Начисление заработной платы производится на основании первичных учетных документов по учету фактически отработанного времени. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма к выдаче;

платежная ведомость (форма № Т-53) — используется для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилию, имя, отчество работников, их табельные номера и расписку в получении заработной платы.

Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Кадровая документация в системе учета наличия персонала

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала. В совокупности с деятельностью отдела организации труда и заработной платы (или подразделений, выполняющих его функции) обеспечивается возможность проведения анализа затрат на оплату труда персонала.

Кадровая документация — непременная часть документов любого учреждения, организации, предприятия. Она ведется отделом кадров. Однако система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Основные элементы кадровой части системы:

прием сотрудника;

перевод сотрудника;

увольнение сотрудника;

вычисление стажа работы;

учет курсов повышения квалификации (переподготовки, специализации);

учет совместительства;

учет наличия квалификационных категорий;

учет награждений;

учет взысканий;

учет отпусков;

сведения об уволенных из организации лиц.

Система по учету кадров может работать как локальном режиме (одно-два рабочих места), так и в широком режиме с подключением к ней всех заинтересованных лиц (руководителей структурных подразделений, других сотрудников). Система поддерживает корпоративный режим работы и использует все возможности общего комплекса: транспорт данных, разграничение доступа, синхронизацию данных и т. д.

Система позволяет полностью прослеживать движение сотрудников, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, формирование произвольных отчетов по кадровой структуре предприятия.

Для получения выходных форм (типовых справок по личному составу, структуре организации и т. д.) применяется универсальный генератор отчетов. Он позволяет формировать отчетные формы произвольной сложности.

В комплексе система представлена базой данных отдела кадров. В основе учета сотрудников — форма «Личная карточка». Она является образцом при внесении сведений на нового сотрудника (точная копия типовой межведомственной формы №Т-2).

Эта программа основана на модульном принципе построения, который позволяет осуществлять его поэтапное внедрение.

Модуль «Учет кадров» предназначен для руководителей и специалистов отдела кадров.

Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников. Кроме большого количества «стандартной» информации о сотруднике, можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Система «Кадры» обеспечивает формирование стандартных отчетных форм путем связи с табличным процессором Microsoft Excel. Могут формироваться различные справочные документы.

Модуль «Штатное расписание» предназначен для сотрудников планово-экономического отдела. Он приведен в таблице 1.

Таблица 1. Штатное расписание.

Основой работы экономической системы является штатное расписание, которое составляется в экономическом отделе и затем передается в отдел кадров, для осуществления учета движения персонала. На основании штатного расписания, информации, предоставляемой отделом кадров и экономическим отделом, система формирует тарификационные списки.

В рамках работы со штатным расписанием поддерживаются функции ведения организационной структуры предприятия, ведения системы тарифно-квалификационных сеток (ТКС), работы со штатными единицами подразделений.

Основными элементами экономической части системы являются: штатное расписание, тарифная сетка, тарификационные списки.

При ведении штатного расписания производятся регистрация сведений о структуре организации и учет вакантных должностей.

В характеристике должностей содержится информация, касающаяся непосредственно данной должности (оклад, количество ставок и т. д.), а также ссылки на личные карточки работников, занимающих данную должность.

Кроме того, программа должна предусматривать формирование и вывод на печать учетных форм (штатное расписание и т. д.).

Разработчиками системы предусмотрен гибкий механизм регулирования доступа к документам, ограничение создания, чтения и редактирования документов как в полном объеме, так и фрагментарно.

Руководящий состав организации может оперативно получать нужные сведения по структуре предприятия, штатному расписанию, информацию о сотрудниках и вакансиях. Сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих должностных обязанностей при использовании системы. Система предназначена для автоматизированной поддержки ведения кадровой документации при решении различных задач (ведение картотеки личных карточек, ведение штатного расписания, формирование справок, поиск необходимой информации).

Два модуля системы «Учет кадров» и «Штатное расписание» работают в едином информационном пространстве. Реализованная в системе функция разграничения доступа позволяет определить весьма четкие границы получения информации, вплоть до конкретных списков.

При работе с данными и базой данных по личному составу необходимо учитывать, что Законодательством Украины персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации; и юридические, и физические лица несут ответственность за соблюдение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно, любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа.

Система обеспечивает:

ведение структуры предприятия в виде иерархического списка подразделений, создание, перемещение, переименование, удаление структурного подразделения, просмотр истории подразделения ведение штатного расписания и штатной расстановки работников, определение для каждой позиции размера оплаты, плановой и нормативной численности, вида и размера надбавок, индексацию оплаты создание и редактирование приказов по изменению штатного расписания и ввод их в действие подготовку и ведение проектов организационной структуры и штатного расписания предприятия установку разных размеров оплаты в зависимости от условий труда ведение оперативного и полного учета кадровой информации в объеме унифицированной формы Т-2 с возможностью ввода дополнительной информации по работнику в необходимом формате данных ведение учета резерва на выдвижение высшего и среднего звена руководителей учет нескольких видов стажа, в том числе во вредных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера ведение информации по сотрудникам, работающим вахтово-экспедиционным методом автоматическое изменение размера северной надбавки в соответствии с законодательством по сроку проживания или при отработке необходимого числа рабочих смен работающим вахтово-экспедиционным методом подготовку и утверждение приказов по кадровому составу, печать их в соответствии с унифицированными формами повторный прием и отмену увольнения уволенных работников оформление предоставления основного и дополнительных отпусков, отзыва из отпуска, формирование графика отпусков в виде унифицированной формы Т-7

ввод документов и данных по учету рабочего времени для автоматического отражения их в табеле сотрудника: больничных листов, донорских дней, неявки по неизвестным причинам и т. п.

ведение учета накопления отгулов на основании нормы и факта рабочего времени и предоставления отгулов на основании табеля учета рабочего времени ведение информации военно-учетного стола предприятия ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию ведение учета назначенных пенсий ведение информации для формирования документов персонифицированного учета формирование необходимых печатных документов и отчетов по кадровой информации в разрезе имеющихся в системе данных о персонале предприятия и вывод полученной информации на принтер или в файл анализ данных по использованию специалистов с высшим и средним специальным образованием создание и использование для анализа единой базы данных по сотрудникам для территориально-распределенных организаций перевод сотрудников между предприятиями одного юридического лица формирование, просмотр и печать различных списков сотрудников по отдельному предприятию и по корпорации в целом.

Назначение комплексов автоматизации учета

На текущий момент существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения учета кадров, которые предназначены для ведения всего кадрового учета, как на малых, так и на крупных предприятиях.

Вот лишь несколько из них:

БОСС-Кадровик

Парус-Бюджет 7

1С: Предприятие 8.0

Эти системы я буду подробно рассматривать для возможности проведения последующего анализа.

Обзор системы БОСС-Кадровик

Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием. Система управления персоналом БОСС-Кадровик, разработанная компанией АйТи, способна обесечить руководителей предприятия неоюходимой информацией для принятия обоснованных решений в области управления персоналом.

Автоматизированная система управления персоналом БОСС-Кадровик имеет репутацию одного из лучших инструментов для оптимизации бизнес-процессов управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся компаниях.

Автоматизированная система управления персоналом БОСС-Кадровик была признана лучшей в Первом Всероссийском конкурсe «Золотой Софт 2006» в номинации «Лучший HRM-продукт» .

Структурно систему БОСС-Кадровик можно представить следующим образом:

Рисунок 1. Структурная система БОСС-Кадровик

Модуль учет кадров

Основной задачей модуля «Учет кадров» является ведение учетной работы по персоналу в компании с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению и увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов (без ограничения их количества).

Модуль «Учет кадров» позволяет пользователям получать произвольные отчеты по любой кадровой информации, введенной в базу данных автоматизированной системы управления персоналом. Например, информация об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимая в модуле «Учет кадров», является исходной для точного и оперативного расчета заработной платы сотрудников предприятия.

Возможности модуля «Учет кадров»

Модуль «Учет кадров» позволяет:

Принимать одно и то же лицо на работу с любым статусом (кроме «постоянно») в любую фирму неограниченное число раз. Постоянное место работы в каждой фирме — одно. При повторном принятии на работу со статусом «постоянно» в любую из фирм будет выдано предупреждение.

Исходя из каждого факта приема / перемещение / замещения / увольнения в процессе работы человека на фирме создается его собственная история назначений, которая не зависит от другого места его работы.

Изменением в истории назначений считается не только перевод в другой отдел или на другую должность, но и изменение каких-либо параметров, например, оклада.

Список сотрудников (см. рис.2)

Рисунок 2. Список сотрудников.

Система предлагает:

общий список работающих сотрудников;

общий список уволенных сотрудников;

доступ через фактическое штатное расписание на выбранную дату;

консолидированный доступ к информации о персонале компании (доступ к общему списку ФИО — общий список физических лиц, доступ по существующей структуре — через структурное дерево компании).

Позволяет оформлять основные кадровые операции:

прием на работу;

перемещение;

замещение;

увольнение.

Карточка увольнения (см. рис.3)

Рисунок 3. Карточка увольнения.

Позволяет воспользоваться следующими сервисными функциями при работе со списками:

изменение доплат, привязанных к назначению сотрудника;

занесение в «электронную» трудовую книжку записи о конкретных назначениях сотрудника (при заведении записи в трудовую книжку пользователь может воспользоваться текстом приказа, который был сформирован при оформлении назначения);

включение / исключение информации о назначениях в форму П-2 (некоторые назначения сотрудника можно не включать в выходной документ, но информация о этих назначениях будет сохраняться в системе управления персоналом);

проверка истории назначений на должности данного сотрудника;

отмена перемещения — выполнение отката операции перемещения (система проводит ряд проверок, если отмена перемещения подтверждается — откат будет произведен; при отмене перемещения текущим назначением будет предшествующее назначение);

подготовка Формы П-5 — получение выходного документа — приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.

Оформление неявок работников:

Больничный лист. При наличии в системе управления персоналом модуля «Табельный учет» при вводе данных по больничному листу автоматически будет проводиться проверка корректности табеля и вводимой информации. Для определения процента оплаты пособия по временной нетрудоспособности относительно рассчитанного размера пособия в системе БОСС-Кадровик есть возможность вызвать отчет «стаж на начало больничного» .

Отпуск. В системе БОСС-Кадровик возможно указывать дополнительные отпуска, формировать график отпусков, выполнять операцию «отзыв из отпуска» и использовать сервисные функции для печати записки об отпуске или распоряжения о предоставлении отпуска.

Командировка. Для оформления командировки система позволяет распечатывать командировочное удостоверение типовой формы (утвержденное ГНА Украины).

Ведение учета мотивации персонала:

Поощрения, взыскания. При оформлении поощрения / взыскания указывается приказ, а также дата поощрения (если оформляется взыскание, то указывается две даты — дата наложения взыскания и дата снятия взыскания).

Социальные льготы. БОСС-Кадровик позволяет оформлять и отслеживать предоставление социальных льгот, а также страховых полисов и услуг по страхованию.

Возможность автоматически формировать тексты приказов по персоналу при проведении следующих кадровых операций:

прием на работу;

перевод на другую должность (перемещение и замещение);

предоставление отпуска / отзыв из отпуска;

оформление командировки;

предоставление поощрения, взыскания, социальных льгот;

увольнение.

Работа с приказами:

получать доступ к приказам через общий список по предприятию либо через список приказов по конкретному сотруднику;

просматривать и вносить изменения в содержимое приказа (в частности, в пункты, которые были автоматически сформированы в результате проведения кадровых операций);

отменять действие как всего приказа, так и конкретного его пункта — производить откат кадровой операции;

производить настройку для печати (указывать и изменять на время текущей сессии формат распечатываемого документа — определять количество строк на странице, выбирать форму для печати документа и т. д.);

при составлении приказа использовать функцию генерации списка ФИО сотрудников по запросу в нужном падеже для подстановки данных в текст документ.

Ведение личных карточек сотрудников, а также другой произвольной информации по сотруднику. Досье сотрудника может содержать следующие данные:

ФИО сотрудника;

семейное положение;

номер карты личного дела;

номер страхового полиса;

дата заполнения личной карточки;

ИНН;

сведения о рождении;

документ, удостоверяющий личность (производится проверка заполнения номера и серии документа в соответствии с заведенными масками в одноименном справочнике);

номер и серия трудовой книжки, номер вкладыша;

данные загранпаспорта;

данные об изменении ФИО сотрудника (изменение ФИО можно оформить приказом);

информация по стажам работы;

Обзор системы ПАРУС

Комплексная система автоматизации учетных задач для учреждений, состоящих на государственном бюджете.

Данная система разработана на основе анализа пожеланий наших клиентов и в соответствии с требованиями новой бюджетной классификации, принятой Государственным Казначейством Украины. В ней учтен восьмилетний опыт работы в области разработки программного обеспечения для бухгалтерий бюджетных организаций, а также последние изменения в ведении бухгалтерского учета, определяемые законодательством.

Система Парус-Бюджет 7, реализованная под Windows, обладает мощным инструментарием для составления отчетов любой формы и содержания благодаря интеграции системы с приложениями MS Office (MS Word и MS Excel) и Seagate Crystal Reports.

Система имеет модульное построение и включает в себя следующие модули:

Парус Администратор

Парус Бухгалтерия (хозрасчет и бюджет)

Парус Консолидация

Парус Заработная плата

Парус Персонал

Парус Лечебное учреждение

Парус Тендеры

Парус Канцелярия

Парус Реализация и Склад

Парус Ресторан

Парус Кассовые Аппараты

Парус Гостиничное Хозяйство

Парус Менеджмент и Маркетинг (CRM)

Парус Консультант

Все модули системы могут работать как самостоятельные приложения, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.

Управление персоналом

Решения «ПАРУС» для автоматизации управления персоналом, позволяют оптимизировать управление человеческими ресурсами в крупных предприятиях и холдинговых структурах. Наши информационные системы позволяют наладить не только учет кадров и расчет заработной платы, но и обеспечить информационную поддержку системы управления персоналом на предприятии в целом — например, при реализации сложных схем мотивации персонала, планировании потребностей в кадрах, подготовке и обучении персонала и пр.

Информационные системы ПАРУС для автоматизации управления персоналом обеспечивают решение следующих задач:

Организация труда и заработной платы.

формирование штатного расписания

ведение часовых тарифных сеток

формирование производственного календаря

аттестация и паспортизация рабочих мест

формирование статистических и аналитических отчетов по труду и заработной плате

разработка систем материальной мотивации персонала.

Расчет заработной платы.

расчет оклада, тарифа, надбавок

оплата сдельных работ

оплата по среднему заработку

начисление премий

удержания из зарплаты: НДФЛ, алименты, штрафы, ссуды

формирование перечислений: зарплата, алименты, штрафы

формирование отчётов во внебюджетные фонды, ЕСН

формирование справок и сводов по заработной плате

Учет кадров.

оформление движения персонала

учет военнообязанных

учет очередных отпусков

учет работников, имеющих инвалидность

учет пенсионных прав

персонификация

формирование индивидуальных сведений и списков льготных профессий

формирование отчетов по учету кадров

анализ качественного состава кадров

Управление развитием персонала.

ведение кадрового резерва

обучение персонала

аттестация персонала

подбор кандидатов при приеме /переводе

награждение

анализ причин увольняемости

разработка систем нематериальной мотивации персонала

Управление режимом.

формирование графиков работы

ведение табеля учета рабочего времени.

учет простоев

учет и оформление нарушений и принятых мер

учет листков нетрудоспособности

формирование суточного рапорта

управление системой электронного доступа

Использование КИС «Парус» позволяет:

Руководителю:

Повысить эффективность работы предприятия за счет правильной расстановки кадров.

Сократить время принятия управленческих решений и контролировать их исполнение.

Снизить затраты на управление персоналом и произвести их полный учет.

Менеджерам по персоналу:

Заметно снизить трудоемкость работ.

Автоматизировать кадровый документооборот и подготовку внешней и внутренней отчетности.

Повысить производительность труда и исполнительскую дисциплину.

Базовые функциональные возможности

Рисунок 4. Личная карточка.

Данные хранятся в форме личной карточки (см. рис.4), включающей:

фамилию, имя, отчество;

биографические даты;

фотографию;

сведения о выполняемой работе и трудовом контракте;

сведения о назначениях — перемещениях;

трудовую книжку;

стаж (общий, непрерывный, льготный и пр.);

паспортные данные;

семейное положение;

данные воинского учета;

награды;

сведения о переподготовке и аттестации, инвалидности, кадровом резерве, государственной службе и т. п.

Имеется информация о ставках работника, история изменений условий труда, командировках. Предусмотрена возможность внутреннего совмещения. Помимо штатных сотрудников возможна работа с кандидатами, «внештатниками», уволенными и др.

Модуль «Кадры» предназначен для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, а также для выполнения множества других действий, которые максимально охватывают круг операций, выполняемых в службах управления человеческими ресурсами (в частности, в отделах кадров предприятий). Обеспечивается хранение кадровой информации со всей ее историей.

Отчетность

Система позволяет формировать и печатать такие кадровые отчеты как, штатное расписание в разрезе должностей и сотрудников, отчет по движению сотрудников, отчет по стажу работы, отчет по вакантным должностям (форма 3-ПН), перечень детей для предоставления пособий.

В системе также предусмотрена возможность печати некоторых статистических отчетов: отчет по формам 1-ПВ, 3-ПВ, 6-ПВ, 10−1, 9-ДС, также есть возможность получить сведения по военнообязанным, укомплектованности и вакантным должностям на предприятии и многие другие отчеты.

Система Парус-Персонал дает возможность получать пользовательские отчеты списочного характера на основании отобранных сотрудников по тем или иным условиям отбора, следует отметить, что поля, включаемые в такой отчет, выбираются пользователем самостоятельно, что делает систему более гибкой и функциональной. Настроенные пользователем отчеты сохраняются в базе данных и при последующем их вызове достаточно указать имя отчета для вывода на печать.

Шаблоны для печати документов содержаться в формате Excel, поэтому при необходимости есть возможность их редактирования.

Дополнительные функции:

обеспечена возможность оперативного отбора сотрудников по заданным критериям, что позволяет получать оперативные сводки по различным направлениям деятельности персонала;

в системе реализована функция разграничения прав доступа к отдельным разделам, что является необходимым условием при работе в системе нескольких пользователей

Обзор системы 1С: Предприятие 8.0

Система программ «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

Платформа 1С: Предприятие 8.0 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ 1С: Предприятие 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков. В настоящее время более 700 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С: Предприятие». Несмотря на значительные изменения, новая версия 8.0 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями. На сегодняшний день фирмой «1С» выпущены три прикладных решения для новой платформы — «Управление торговлей», «Управление персоналом», «Управление производственным предприятием» (см. рис.5).

Рисунок 5. Платформа 1С: Предприятие 8.0

" 1С: Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

1С: Предприятие 8.0 Управление персоналом

Конфигурация «Управление персоналом» системы программ «1С: Предприятие 8.0» является новым тиражным решением, позволяющим эффективно решать задачи кадрового учета компании: планирование потребностей в персонале, обеспечение бизнеса кадрами, учет кадров, ведение регламентированного документооборота. В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по компании в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (собственного юридического или физического лица). Гибкие, настраиваемые пользователем отчеты предоставляют удобные средства анализа и планирования для руководителей предприятий и службы управления персоналом. Данная конфигурация позволяет поднять на новый уровень управление персоналом в компании.

1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0

Данное решение автоматизирует расчет заработной платы и предлагает инструменты для документального обеспечения управления персоналом. Предназначено как для бухгалтерской службы, так и для кадрового отдела. Выполняет задачи учета и планирования рабочего времени, учет и анализ кадров, управление финансовой мотивацией персонала, В целом, является полноценным инструментом для решения задачи учета затрат на персонал и управления кадрами.

Программа «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий. Это прикладное решение нового поколения, в котором учтены как требования законодательства, так и реальная практика работы предприятий, а также перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом.

Прикладное решение может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников. С помощью решения автоматизируются следующие направления управленческой и учетной деятельности:

планирование потребностей в персонале;

решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;

управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;

управление финансовой мотивацией персонала;

эффективное планирование занятости персонала;

учет кадров и анализ кадрового состава;

начисление и выплата заработной платы;

исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8», поясняется следующей схемой.

Рисунок 6. Система «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8»

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Программа «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» будет полезна всем без исключения работникам предприятия.

Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т. д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

Анализ комплексов автоматизации учета наличия и движения персонала

Все автоматизированные информационные системы работают на основе одной базы, правила которой устанавливаются Законом. Можно выделить две основные задачи системы: учет кадров, штатное расписание. В них входят:

прием сотрудника

личная карточка работника

трудовой договор

учет рабочего времени

предоставление отпуска

перевод/увольнение сотрудника

другая стандартная информация о сотруднике

Итак, каждое предприятие, согласно законодательству, обязано вести кадровый учет, бухгалтерский учет, производственный учет, и соответственно, его система учета должна содержать только необходимые для конкретного предприятия компоненты (подсистемы учета). Ведь различия документального оформления банка, магазина или завода значительны. И именно здесь приходят на помощь информационные системы.

Автоматизированная система БОСС-Кадровик является одной из лучших инструментов для управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся компаниях.

Особенности системы:

в процессе работы человека на фирме создается его собственная история назначений, которая не зависит от другого места его работы

возможность указывать дополнительные отпуска

оформлять и отслеживать предоставление социальных льгот

функция генерации списка ФИО сотрудников по запросу в нужно падеже

Автоматизированная система Парус — система для учреждений, состоящих на государственном бюджете, оптимизирует управление человеческими ресурсами в крупных предприятиях и холдинговых структурах.

Особенностью является гибкость и функциональность системы в выборе полей, включаемых в отчет, а также наличие фотографии работника в личной карте. Наблюдается громоздкость базы.

Система 1С: Предприятие создана с учетом реальной практики работы предприятий, тенденций развития подходов к мотивации и управлению персоналом.

Особенности системы:

планирование потребностей в персонале

анкетирование и подготовка отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки

параллельное ведение двух видов учета: управленческого и регламентированного

Каждая из рассмотренных автоматизированных систем имеет многолетний опыт работы, просматривается тенденция развития выхода усовершенствованных версий каждой из систем. Эти фирмы — достойные конкуренты, титаны в сфере организованной работы фирмы и боги для новых комплексов автоматизированного учета.

Итогами работы автоматизированной системы управления персоналом являются параметры:

Консолидации информации.

Стандартизации бизнес-процессов.

Упрощения решения аналитических задач.

Сокращения времени на построение отчетов.

Оптимизации количества персонала.

Минимизации влияния «человеческого фактора» .

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, исключительно важна. По своей сути она нацелена на каждую должность и на каждого отдельного работника. Поэтому, даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом, встает задача оценки степени достижения поставленных целей в рамках предприятия, холдинга или объединения. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами с одной стороны, а с другой — предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных.