Автоматизированная обработка информации по учёту поступления оборудования на ООО «Автолайф+» с использованием бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 7.7»

Курсовая работа по дисциплине «Информационные системы в экономике»

Тема: «Автоматизированная обработка информации по учёту поступления оборудования на ООО «Автолайф+» с использованием бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 7.7»

Содержание Введение Глава 1. Обзор литературы Глава 2. Краткая характеристика предприятия Глава 3. Проблемы автоматизации учёта Глава 4. Организация автоматизированной информационной системы

4.1 Краткая характеристика процесса принятия оборудования

4.2 Автоматизированное ведение оборудования и перечень решаемых задач Глава 5. Определение потоков документов

5.1 Первичные учётные документы

5.2 Справочники

5.3 Кодирование информации

5.4 Результатные документы Глава 6. Выбор программ и вычислительной техники для автоматизации учёта

6.1 Изучение рынка программ

6.2 Выбор программы

6.3 Изучение рынка компьютерной техники и комплектующих

6.4 Выбор компьютерной техники и оборудования

6.5 Расчет экономической эффективности внедрения автоматизированной системы решения экономических задач Заключение Литература учет документ автоматизированный фактура Введение Как известно, целью деятельности любого предприятия является получение прибыли. Данная цель достигается в результате решения двух основных задач: снижение различных издержек и ускорение оборачиваемости капитала. В свою очередь для решения этих и других задач требуются прозрачность внутренних информационных потоков, налаженные механизмы планирования, контроля и анализа производственной деятельности.

Таким образом, важнейшим условием эффективного управления производством, является такое слагаемое, как наличие мощной информационной системы, позволяющей взять под жесткий контроль любые ресурсы, находящиеся в активе предприятия.

Данное слагаемое обеспечивается рациональным ведением хозяйственного учета, в составе которого можно выделить оперативный, статистический и бухгалтерский виды учета. При этом последний из перечисленных является основным.

Тогда в составе рационального ведения бухгалтерского учета, можно выделить такой важный компонент, как его автоматизация, обеспечивающая качество и эффективность его ведения, и как следствие высокие финансовые результаты.

В данной работе рассмотрен один из участков бухгалтерского учета — поступление оборудования.

Тогда, целью данной работы является изучение состава и содержания автоматизированного ведения данного участка бухгалтерского учета, на примере ООО «Автолайф+». Выявление решаемых задач по поступлению оборудования. Разработка первичных и результатных документов разработка кодов. Выбор оборудования. Выбор бухгалтерской программы для автоматизированного ведения учёта по поступлению оборудования

Глава 1. Обзор Литературы

В данной главе рассмотрим состав и характеристику источников литературы, которые были использованы при написании курсовой работы.

В учебнике автора Н. Г. Сапожникова «Бухгалтерский учёт» рассмотрены в целом процедуры бухгалтерского учета и конкретно изучаемой темы — поступление оборудования [с.171−196].

В книге Кондракова Н. П рассматриваются основные нормативные документы, применяемые на предприятии при принятии оборудования и их основные реквизиты [ с. 159].

Филимонова Е. В. в своём учебнике «Информационные технологии в экономике» схематично рассматривает документ «Поступление оборудования» [ с.318−322].

В учебном пособии для студентов «Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера» Михеева Е. В. рассматривает ознакомление с бухгалтерской программой «1С:Бухгалтерия 7.7» .

В ежемесячном журнале «Бухгалтер и компьютер» рассматриваются все виды бухгалтерских программ на сегодняшний день, которые можно применять при поступлении оборудования на предприятия.

Глава 2. Краткая характеристика предприятия

При выполнении данной работы в качестве коммерческой организации было рассмотрено предприятие ООО «Автолайф +» .

Данное юридическое лицо было создано 07.11.2001 года (считается с момента его государственной регистрации). Основным видом деятельности, который отражён в учредительных документах предприятия, является предоставление услуг по перевозке груза в пределах РФ, автосервис грузового транспорта.

В составе данного предприятия можно выделить следующие структурные подразделения: администрация, бухгалтерия, отдел материально-технического обеспечения, отдел обслуживания и планово-предупредительного ремонта.

В штат предприятия входит 2 человек (на 11.11.2011), таким образом, ООО «Автолайф +» относится к малому типу предприятий.

Схема управления на ООО " Автолайф +" представлена на рисунке № 1.

Рисунок 1. Схема управления на ООО " Автолайф +"

В данной организации в подчинении администрации, в составе которой 2 человека (Фахрутдинов И.Д., Фахрутдинов Д.М.) находятся все отделы:

1) Отдел логистики, составе которого работают 7 опытных менеджеров, по привлечению клиентов, и контролю грузовых перевозок.(Халитов А. Н; Фахрутдинова З. Д; Кашапова С. В; Вахрушева А. Л; Васюков С. П; Азизов Р. А; Морина Л. Р;)

2) Бухгалтерия, в составе которой находится 2 сотрудник (Бочкарёва О. В.; Галлямова Г. А.)

3) Отдел обслуживания (водители) и планово-предупредительного ремонта, в штат которого входит 8 человека (Рубенович А. В, Латыйпов Р. В; Фиовилактов Л. М; Сахабиев Р. В; Вотинцев И. В., Четвериков А. И, Малков А. В., Якушев Р. В)

автоматизированной формы бухгалтерского учета со своими задачами, представленными в таблице 1.

Таблица 1

По данной теме, поступление оборудования, по мере необходимости могут решаться следующие задачи:

— определение и контроль наличия основных средств по инвентарным номерам в разрезе групп и видов

— учёт наличия ОС в разрезе материально-ответственных лиц по мере движения:

— учёт движения ОС по из группам, видам и в целом по хозяйству в конце месяца:

— начисление амортизации ОС по инвентарным объектам на дату отчёта:

— составление инвентаризационных описей В данной организации материально — ответственными лицами, в связи с политикой организации и индивидуальными договорами, являются все сотрудники.

Глава 3. Проблемы автоматизации учёта

Для упрощения процесса бухгалтерского учета требуется привлечение средств его автоматизации. При этом нужно решить несколько проблем:

1. Бухгалтер должен приобрести квалификацию пользователя ПК.

2. Необходимо построить модель бухгалтерского учета и ее функционирования на предприятии либо в полном объеме, либо по частям и выразить существо этой модели в специфических компьютерных терминах.

3. Следует сделать попытку реализации наиболее простых моментов построенной модели средствами открытых интегрированных сред, либо современными системами управления базовыми данными с развитыми интерфейсными возможностями, либо специальными офисными пакетами, т. е. средствами, вполне доступными квалифицированному пользователю, без привлечения профессионального программирования.

4. Необходимо реализовать построенную модель в выбранной интегрированной среде.

Все это можно осуществить силами своего коллектива, либо привлечь консультанта, либо приобрести разработки по учету в подобных средах.

При компьютеризации бухгалтерского учета должны быть достигнуты следующие цели:

1. Необходимо оценивать и прогнозировать экономическую эффективность деятельности предприятия

2. Бухгалтер должен нести реальную ответственность за достоверность получаемых им результатов

3. Накопление, сохранение, обобщение и передача накопленного опыта вычислительных операций с целью повышения производительности труда в учете.

Компьютерная грамотность бухгалтера состоит из совокупности общей и специальной компонент.

В общую компоненту входит: усвоение комплекса базовых понятий междисциплинарного характера, усвоение основных понятий компьютерной квалификации, иерархическая упорядоченность этих понятий, интерпретация понятий в реальных средах, выделение баз данных, работа с таблицами и текстом, овладение способами управления компьютеризованными объектами в открытых средах средствами пользователя, усвоение технологических аспектов компьютерных информационных технологий, резервное копирование, вирусная защита.

Специальная компонента компьютерной грамотности включает: умение трансформировать план счетов предприятия в совокупность баз данных, устанавливать в необходимых полях баз данных корреспонденцию счетов, организовывать взаимодействие полей баз данных для выполнения проводок; организовывать фильтрованный поиск информации из баз данных для баланса, подвергать информацию в полях баз данных обработке, копировать, объединять базы данных для организации аналитического и синтетического учета, генерировать множество отчетных форм из имеющихся баз данных в выбранной системе.

Глава 4. Организация автоматизированной информационной системы

4.1 Краткая характеристика процесса принятия оборудования

Оборудование учитывается в составе основных средств организации. Принятие основных средств, в том числе оборудования, регламентируется ПБУ 6/01″ Учет основных средств" (с изменениями от 18 мая 2002 г.).

При принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:

а) использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

б) использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;

г) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Учёт по поступлению оборудования ведётся на активном счёте 01 «Основные средства» .

Принятие к бухгалтерскому учету основных средств, а также изменение первоначальной стоимости их при достройке, дооборудовании и реконструкции отражается по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы» .

4.2 Автоматизированное ведение поступления оборудования и перечень решаемых задач В современных условиях (в результате создания современных информационных систем автоматизации) широкое распространение в организациях получило применение автоматизированной формы бухгалтерского учета со своими задачами.

Глава 5. Определение потоков документов

5.1 Первичные учётные документы Первичный документ «Счёт фактура» .

Счёт-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Согласно п. 1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС.

Счет-фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый — покупателю, второй — продавцу) и выставлен покупателю не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Кроме того, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру в одном экземпляре для себя в следующих случаях:

— при получении предоплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, том числе и по экспортным операциям;

— при выполнении строительно-монтажных работ собственными силами;

— при выполнении обязанностей налогового агента;

— при безвозмездной передаче имущества;

— при получении финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств (п. 19 Правил);

— при возникновении положительных суммовых разниц (в счете-фактуре следует указать формулировку: «Суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав» — см. п. 19 Правил) Обязаны составлять счета-фактуры и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур налогоплательщики:

— по операциям, подлежащим налогообложению;

— по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ;

— освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ.

Не обязаны составлять счета-фактуры:

— лица, не являющиеся плательщиками НДС;

— организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (бланк строгой отчетности);

— налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

— банки по операциям, освобождаемым от налогообложения;

— страховые организации по операциям, освобождаемым от налогообложения;

— негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемым от налогообложения.

Если организация реализует товары (работы, услуги) через обособленные структурные подразделения, то согласно Письму МНС РФ от 21.05.01 №ВГ-6−03/404 и Письму Минфина России от 04.05.2006 № 03−04−09/08 счета-фактуры и книги продаж оформляются следующим образом:

— счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются обособленными структурными подразделениями от имени организации;

— нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (можно резервировать номера по мере их выборки, или присваивать составные номера с индексом обособленного подразделения);

— при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями, в строках 2 «Продавец» и 2а «Адрес» указываются реквизиты организации-продавца; в строке 2б «ИНН/КПП продавца» — КПП соответствующего структурного подразделения; в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» — наименование и почтовый адрес структурного подразделения;

— журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета организации;

— порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Спроектируем первичный документ «Счёт-фактура» в следующей таблице:

Рассчитаем ширину документа по формуле:

Т=3*(З_общ + К) + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л. + 16 + 8, где

3 — норма площади на запись одного знака, мм З_общ. — максимальная значность всех реквизитов документостроки, мм К — количество граф в документостроке (или еще один дополнительный знак в графе размером 3 или 4 мм для свободы записи значений в графу) Т_т.л. — количество тонких линий (до 0,5 мм) Т_ут.л. — количество утолщенных линий (до2,2 мм) Т=3*(75+11)+0,5*10+2,2*2+16+8=291,4 мм Длина бланка определяется по формуле:

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х К_ш. + 9 х К_стр. + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л., где

20 — длина верхнего заголовка документа (наименование документа), мм

8 и 8 — длина верхнего и нижнего полей, мм К_ш. — максимальное количество строк в наименованиях заголовков граф (в «шапке» документа)

6 — высота каждой строки в «шапке», мм К_стр. — количество документострок в бланке документа

9 — высота каждой документостроки, мм Д=20+8+8+6*6+9*13+0,5*30+2,2*2=208,4 мм Т. е. мы получили документ размером 291,4*208,4 мм, который можно разместить на формате А4 альбомного вида (т. к. Т>Д).

Первичный документ «Акт о приёмке оборудования» (форма ОС-14)

Акт о приеме (поступлении) оборудования по форме N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования форма N ОС-14 является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам N ОС-1 или N ОС-1б.

Спроектируем первичный документ «Акт о приёмке оборудования» (Ф. ОС-14)

Данный документ будет располагаться на 2 листах.

Рассчитаем ширину документа по вышеприведённой формуле:

Т=3*(73+15)+0,5*15+2,2*0+16+8=295,5 мм Длина листа будет равняться:

Д₁=20+8+8+6*6+9*14+0,5*16+2,2*0=206 мм Д₂=20+8+8+6*5+9*15+0,5*18+2,2*0=210мм.

Первичный документ «Акт о приёмке оборудования» (ОС-14) будет располагаться на 2 листах альбомного типа.

5.2 Справочники Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

Система 1С: Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

С точки зрения пользователя, следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения» .

Справочник «Контрагенты» .

Справочник «Контрагенты» является одним из основных в информационной базе. Для ведения списка организаций, являющихся нашими поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и т. п., предназначен справочник «Контрагенты» .

В этом же справочнике содержится информация и об иных плательщиках и получателях денежных средств (например, об отделении ИМНС и внебюджетных фондах).

Кроме общих сведений о контрагенте (полное наименование, ИНН, юридический адрес), хранятся платежные реквизиты контрагентов. Предполагается, что контрагент может иметь несколько расчетных счетов. Список расчетных счетов может заполняться в окне ввода контрагента или отдельном списке, который вызывается кнопкой «Расчетные счета» из списка контрагентов. Учет расчетов по организациям ведется в разрезе договоров. Для этого ведется список договоров, который фактически являются списком счетов на оплату и договоров длительного действия. По элементам данного списка ведется аналитический учет на тех же счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто вида «Контрагенты». Список договоров может быть открыт кнопкой «Договоры» из списка контрагентов.

Рассмотрим структуру справочника «Контрагенты». Выберем папку «Поставщики». Нажмем вкладку «Общие» .

5.3 Кодирование информации Коды разрабатываются в разрезе отдельных номенклатур. Кодправило (алгоритм) сопоставления каждому конкретному сообщению строго определённой комбинации символов (знаков) (или сигналов). Кодом также называется отдельная комбинация таких символов (знаков) — слово. Для различия этих терминов, код в последнем значении ещё называется кодовым словом. Кодирование осуществляется при передаче информации и ее обработки.

Номенклатура — систематизированный перечень товаров с классификацией и разделением на группы и подгруппы.

Условные обозначения или коды в пределах номенклатуры должны быть одинаковой длины. И они должны легко запоминаться (для этого необходимо использовать наиболее рациональную систему кодирования). Также коды должны иметь минимальное количество знаков и должны содержать группировочные признаки данной номенклатуры; должны быть едиными для всех функций управления.

При разработке кодов применяются различные методы и системы кодирования информации. С помощью систем кодирования устанавливаются отношения между отдельными объектами или группами объектов с общими свойствами и создание упорядоченной структуры базы данных.

Система кодирования — совокупность правил, определяющих порядок обозначения объектов классификации знаками, с помощью которых обеспечивается представление, передача, обработка и хранение информации.

Классификация систем кодирования представления в схеме 1.

Схема 1.

В регистрационных системах объекты кодирования получают следующие по порядку номера. Они применяются для построения кода простых с малочисленным множеством объектов, где не требуется классификация. Регистрационные системы бывают нескольких видов:

1. порядковые — каждый объект номенклатуры получает следующий по порядку номер без пропуска свободных номеров для новых объектов, т. е. каждый новый объект получает следующий по порядку номер. Система используется для построения малозначных номенклатур, но здесь нельзя присвоить номер новому объекту без нарушения принятой нумерации;

2. серийные — производится закрепление серий номеров по группам объектов, имеющим общий признак. При этом предусматривается оставлять резервные номера для появления новых объектов в каждой группе. Эти коды легче запоминаются, но сложнее запрограммировать итоги. Классификационные системы подразумевают предварительную классификацию объекта в группы с общими признаками. Они применяются для построения сложных многопризначных объектов. Классификационные системы в свою очередь делятся на:

· десятичная система — каждый разряд кода или несколько позиций кода закрепляются за определенным старшим признаком. Вся номенклатура классифицируется сначала по старшему признаку, а затем внутри этого старшего признака выделяются и упорядочиваются младшие по значению признаки. В этой системе обеспечивается возможность автоматических группировок итога. Здесь коды легко запоминаются, но в свою очередь они многозначны;

· смешанные используются для построения сложных, многопризначных номенклатур с применением различных систем кодирования. При этом сначала определяется число группировочных признаков (количество уровней), их последовательность, соподчиненность, затем определяется значность каждого группировочного признака. Далее производится кодирование с использованием одной из регистрационных систем кодирования сначала старшего признака, а затем по порядку следующих признаков внутри старших, при этом нумерация начинается каждый раз с единицы (если количество объектов меньше 9) и с 01 (если количество меньше 99 и больше 9) и т. д. По сравнению с десятичной системой кодирования смешанная более гибкая и в процессе решения экономических задач обеспечивает получение всех необходимых итогов, подытогов;

3. комбинированная — в первом коде может заключаться несколько признаков. Построение любого кодового классификатора оформляется таблицей. Для каждого признака выделяется две колонки.

В ООО «Автолайф +» среднесписочная численность работников составила 20 человек. Приведем коды табельных номеров сотрудников по структурным подразделениям и цехам. В данном случае используется десятичную систему кодирования. При этом каждый разряд кода, если код однозначный, или несколько разрядов, если код многозначный, закрепляются за определенным старшим признаком. Вся номенклатура кодов классифицируется сначала по старшему признаку, а затем уже внутри этого признака выделяются и упорядочиваются младшие по значению признаки.

В нашем случае старшим (главным признаком) является структурное подразделение, составим классификатор по этому признаку. Т.к. всего выделяется 4 подразделения, то используется один разряд.

Классификатор структурных подразделений

Младшим по отношению к структурному подразделению является отдел. Составим классификатор этого признака

Классификатор отделов

Затем производится кодирование по самому младшему признаку — Ф.И.О. работника. Работников по каждому подразделению или отделу следует классифицировать по алфавиту. Общий табельный номер работника составим на основе двух предыдущих таблиц Коды табельных номеров сотрудников

Метод построения таблицы серийный, при котором используется десятичная система, который предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации кодов.

5.4 Результатные документы В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

— полнота информации, т. е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

— количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

— своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

— достоверность предоставляемой информации;

— хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

— отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

— определение полного реквизитного состава документа.

— классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований — на первичные и результатные, а результатных оснований — по степеням итогов.

— выбор формы документа.

— размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

По содержанию результатные документы подразделяются на основные и вспомогательные. Основные выдаются конечному конкретному пользователю: работнику предприятия (например, доверенность, расчетный листок) или специалистам предприятия для дальнейшей работы (например, оборотно-сальдовая ведомость, расчетно-платежная ведомость). Вспомогательные используют только работники, организующие вычислительный процесс: программисты, электронщики. Это могут быть промежуточные расчеты для проверки правильности решения задач по заданным программам при их отладке. Это могут быть протоколы ошибок, которые выдает информационная система в процессе решения задачи. Это могут быть тесты, выполняемые для проверки правильности работы того или иного устройства.

При проектировании документа определяется название формы документа, отвечающее ее характеру содержанию и назначению. Устанавливаются реквизиты, входящие в состав формы документа, определяется их последовательность расположения. Затем — какие итоги и по каким признакам должны быть получены в результате решения задачи, и как они будут располагаться в форме документа. Определяется формат документа. И, наконец, устанавливаются сроки формирования и выдачи документов. Вычерчивается эскиз документа, в котором должны быть расписаны шаблоны всех граф (например, А — символьный тип данных по графе, 9 — числовой тип данных, 9.9 — числовой дробный тип данных, Д — тип дата). Теперь рассмотрим несколько результатных документов.

ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОЧКА УЧЕТА ОБЪЕКТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Форма ОС-6

Формы ОС-6, Инвентарные карточки учета объекта основных средств применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект — по форме N ОС-6, на группу объектов — по форме N ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий — по форме N ОС-6б.

Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Глава 6. Выбор программ и вычислительной техники для автоматизации учета

6.1 Изучение рынка программных средств Для автоматизации учёта поступления оборудования имеются следующие программы

6.2 Выбор программы На предприятии ООО «Автолайф +» установлена бухгалтерская программа 1С: Бухгалтерия 7.7 (цена 13 935 рублей) и лицензированное программное обеспечение MS Windows XP по цене 2681 рублей.

Программа может использоваться как для учёта основных средств, в том числе и для принятия оборудования. Использование системы позволяет осуществлять ввод проводок, получение обороток, карточек счета, главной книги и много других операций, которые необходимы при ведении бухгалтерского учёта.

При работе с «1С: Бухгалтерией» бухгалтер вводит проводки в журнал операций вручную или автоматически. Параллельно система позволяет печатать первичные документы, получать ведомости, формировать произвольные отчеты. Бухгалтер имеет возможность изменять план счетов, систему проводок, формы первичных документов, формы отчетности.

Программа позволяет вести неограниченное количество справочников, объектов аналитического учета (субконто). Каждый справочник может содержать до 100 тысяч наименований объектов учета.

" 1С: Бухгалтерия" содержит режим для формирования отчетов произвольного вида. Бухгалтер может сам изменить форму отчета и формулы расчета его показателей, создать свой произвольный отчет.

Программа «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на любое изменение законодательства и форм учета.

6.3 Изучение рынка компьютеров и комплектующих Основным модулем, на котором построен компьютер, является материнская плата. Существуют разновидности материнских плат, где поддержка некоторых внешних функций, например звука или видео, уже аппаратно встроена в схему МВ.

Возможности материнской платы, влияющие на общую производительность системы, определяются установленным на МВ набором микросхем системной логики, по-другому называемым чипсетом. Именно чипсет в основном определяет мощность и стабильность работы системы.

Среди производителей материнских плат есть ряд фирм с репутацией качественных и надежных, например Gigabyte, Chaintech, Microstar, Asus, Iwill, Abit, AOpen. Обратная сторона надежности — дороговизна их изделий. В то же время на рынке присутствуют малоизвестные и безымянные фирмы, которые на базе невысокого качества комплектующих элементов и технологий выпускают не очень надежные, но зато существенно более дешевые компоненты и оборудование. Однако, низкая цена компьютера чаще всего свидетельствует о соответствующем качестве комплектующих и аппарата в целом. Имеется еще и группа, состоящая из компаний, не обладающих известностью грандов рынка, но старательно пробивающих себе место под солнцем: Epox, Soltek, Soyo, Lucky Star, Supermicro. Цены на их продукцию находятся на среднем уровне или даже ниже среднего, при этом платы имеют неплохое качество и зачастую вбирают в себя все технические новации, на которые далеко не сразу решаются крупные конкуренты.

Наиболее популярными и надежными чипсетами на настоящий момент являются Intel 815, 845 — под процессоры Intel и VIA KT133А, КТ266А, АDm 751, ADM 760 — под процессоры AMD.

Самой главной частью компьютера является, конечно, процессор. В настоящий момент на рынке процессоров серьезно конкурируют две фирмы — Intel и AMD (Advanced Micro Devices). Intel предлагает своим клиентам три типа процессоров: Celeron — настольные системы начального уровня, Pentium III — системы среднего класса, Pentium IVэлитные системы бизнес-класса.

Фирма АМD выпускает менее дорогие процессоры (примерно на 20−25% дешевле): Duron — для систем начального класса, Athlon и Athlon XP — соответственно для систем среднего и элитного классов.

Процессоры Intel традиционно сильнее в бизнес-приложениях, а AMD — в мультимедиа-приложениях. Это в основном и определило области применения обоих процессоров. Соответственно Intel — в системах, устанавливаемых в организациях и на предприятиях, AMD — более в домашних, образовательных системах и системах работы с графикой.

Одним из основных параметров процессора является тактовая частота, на которой он работает. Чем больше ее значение у процессора, тем он производительнее. На настоящий момент выпускаются процессоры с тактовой частотой от 800 Мгц до 2 Ггц. На подходе — 2,5 Ггц. В компьютерах, предназначенных для офисных приложений и бухгалтерских программ, вполне реально говорить о применении процессоров с частотами до 1 Ггц.

Следующим важным компонентом компьютерной системы является память. Размер и быстродействие оперативного запоминающего устройства весьма заметно влияют на общую производительность системы.

В настоящее время современными типами памяти считаются следующие: SDRAM, DDR SDRAM, RDRAM. SDRAM-память является наиболее универсальной, дешевой. Начала дешеветь DDR, обладающая лучшими характеристиками.

Чем больше объем оперативной памяти, тем компьютер быстрее работает и менее подвержен неожиданным «зависаниям». Сейчас выпускаются модули памяти следующих объемов: 64, 128, 256, 512, 1024 Мб. Чем больше частота шины, тем быстрее работает модуль. Для SDRAM сейчас имеет смысл приобретать спецификацию PC 133 (133 МГц). Для DDR имеются спецификации РС 1600 (133МГц) и РС 2100 (266 МГц).

Очередной компонент системы — жесткий диск. Винчестер в основном характеризуют два параметра: быстродействие и емкость. Быстродействие определяется скоростью вращения дисков (5400, 7200, 10 000 и 15 000 об/мин) и протоколом взаимодействия контроллера винчестера с чипсетом на материнской плате. В настоящее время имеется два интерфейса шин (семейства протоколов): IDE (5400 и 7200 об/мин) и SCSI. Протокол SCSI используются в основном в серверах и специализированных компьютерах. Из семейства IDE-протоколов самым современным на настоящий момент является UATA 133, но он только появился и имеет пока ограниченную аппаратную поддержку. Наиболее употребителен сейчас его предок UATA 100.

Важно, чтобы соответствующему протоколу соответствовал кА контролер винчестера, так и чипсет на материнской плате, иначе обмен будет идти на меньшей скорости.

Объем современных винчестеров доходит до 100 Гб. Для компьютеров офисного назначения вполне достаточно 10−20 Гб. Рекомендуется использовать винчестеры IDE таких производителей, как Maxtor, Quantum, IBM, Samsung.

Задача видеоадаптера — подготовка и передача информации для ее отображения на экране монитора. Для офисных компьютеров вполне достаточно видео средней мощности и с небольшим объемом памяти (от 4−8 Мб). В качестве примера можно привести такие устройства, как S3 Trio или Riva TNT.

В большинстве материнских плат, ориентированных на применение в офисных компьютерах, видеоадаптер вообще интегрируется в чипсет материнской платы (например, 810-й и 815-й чипсеты от Intel, новейший nForce 420 от nVidia). Это удешевляет систему, повышает ее надежность и стабильность, но модернизация становится дороже.

Следующими составляющими компьютера являются устройства для хранения информации на жестких и гибких магнитных дисках — соответственно НDD и FDD. Из FDD в компьютерах в настоящее время применяются только дисководы на 3,5 дюйма с объемом дискет 1,44 Мб.

Для чтения компакт-дисков применяются дисководы CD-ROM. Современные CD-ROM имеют скорость чтения 40х, 48х, 52х, 60х. Наиболее оптимальной является скорость до 48х. Наиболее часто применяются устройства таких фирм, как Teac, Creative, Panasonic, NEC, Sony, Acer.

Корпуса офисных машин по расположению на столе подразделяются на горизонтальные (Desktop) и вертикальные (Midi и Minitower). Первые сложнее в обслуживании, но зато обеспечивают лучшее охлаждение внутренних устройств. Вертикальные корпуса имеют различные форм-факторы: АТ, АТХ и MicroATX. Два последних поддерживают автоматическое включение/выключение компьютера. Если корпус сделан известным производителем, то блок питания, предлагаемый в комплекте с корпусом, будет не noname, что дает достаточную гарантию его нормальной работы. Достаточен блок питания мощностью 230 Вт.