Анализ среды управления предприятия

Введение

Тема данной курсовой работы — анализ среды управления. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям, вырабатывает стратегию взаимодействия с элементами внешней среды, обеспечивающую ей наиболее комфортное существование.

Актуальность выбранной темы исследования обусловлена тем, что современная среда управления, характеризуется сложностью, динамизмом, неопределенностью и для определения дальнейших действий, стратегий развития и нужен анализ факторов, воздействующих на нее.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о факторах, влияющих на организацию изнутри, их потенциале и тенденциях развития, так и о факторах, влияющих извне.

Эффективная и рациональная организация цепи процессов управления на предприятии возможна только при постоянном изучении и контроле над изменениями многочисленных факторов внешней и внутренней среды хозяйствования. Библиофонд [Электронный ресурс] Исследование системы управления предприятия ЗАО «Уралтранс» на основе изучения факторов внешней и внутренней среды URL: http:// BiblioFond.ru›view.aspx?id=535 623 (дата обращения: 21.03.2014)

Самым распространенным методом анализа среды управления является SWOT-анализ, т.к. он позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны организации, а также потенциальные возможности и угрозы. Именно он и положен в основу данного исследования.

Объектом исследования данной курсовой работы является продуктовый магазин — ООО «Розница-1» магазин № 458 (Мария-Ра). Предмет исследования — среда управления данного магазина.

Целью данной исследовательской работы является анализ составляющих среды управления и выработка путей и целей дальнейшего развития магазина.

Для достижения поставленной цели были выделены следующие задачи:

1. Изучить структуру среды управления.

2. Выяснить, в чем заключается анализ среды управления и выбранный метод анализа — SWOT-анализ.

3. Дать характеристику объекта исследования.

4. Проанализировать внутреннюю и внешнюю среды объекта исследования.

5. На основе методологии SWOT-анализа выявить слабые, сильные стороны объекта исследования, а также возможности и угрозы.

6. Определить дальнейшие цели развития объекта исследования и пути их достижения.

Данная курсовая работа состоит из двух глав. Первая глава является теоретической, в ней изложены теоретические аспекты выбранной темы, основные понятия. Вторая глава — практическая часть исследования. Она включает в себя описание объекта исследования (магазина № 458), анализ его среды управления и пути повышения эффективности деятельности.

При написании курсовой работы использовались работы следующих авторов Астаховой Н. И., Гапоненко А. Л., Панкрухина А. П., Зуба А. Т., Медведева В. П., Ермалович Л. П., различные интернет-ресурсы, а также такие документы, как Стандарт обслуживания покупателей и Лицензия на осуществление розничной продажи алкогольной продукции в магазинах торговой сети Мария-Ра.

Глава 1. Теоретические аспекты анализа среды управления

1.1 Структура среды управления, основные понятия Для начала следует дать определение понятия, составляющего тему исследования и раскрыть его структуру.

Среда управления — это совокупность субъектов и факторов, активно действующих и влияющих на положение и перспективы организации, на эффективность управления. Либрусек [Электронный ресурс] Теория управления. Шпаргалки URL: http:// lib.rus.ec›b/221 879 (дата обращения: 21.03.2014)

Различают микрои макросреду управления. Макросреда включает факторы широкого социального плана: политические, правовые, демографические, экономические, географические, национальные и другие. А микросреда представлена отдельными субъектами, имеющими непосредственное отношение к данному субъекту управления и его возможностям.

Микросреда подразделяется на:

Ш факторы, не контролируемые организацией (потребители, конкуренты, посредники, поставщики) Ш факторы, контролируемые руководством организации (выбор сферы деятельности, технологий, персонала) Ш факторы, контролируемые подразделениями организации Также среду управления делят на внешнюю и внутреннюю.

1.1.1 Внутренняя среда управления Внутренняя среда управления — это совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на перспективы и положение организации. Теория управления: Учебник / Под общ. ред. Гапоненко А. Л, Панкрухина А. П. — М.: Изд-во РАГС, 2003. — 558 с.

Внутренняя среда объединяет элементы, которыми располагает субъект и объект управления, т. е. заключает в себе потенциал, необходимый для ее функционирования. Основными составляющими внутренней среды являются цели, структура, задачи, технология и люди. Астахова Н. И. [и др.] Теория управления: учеб. пособие для бакалавров; под общ. ред. Астаховой Н. И.,. Москвитина Г. И. — М.: Изд. Юрайт, 2013. — 375 с. Рассмотрим эти элементы немного подробнее:

Цели — это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Астахова Н. И [и др.]. Там же. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли, ведь прибыль это ключевой показатель организации. Гражданский кодекс РФ, принятый в 1995 г., зафиксировал, что извлечение прибыли является основной целью всех коммерческих организаций.

Некоммерческие организации (церкви, благотворительные фонды и т. п.), вероятно, будут уделять больше внимания социальной ответственности, т.к. получение прибыли в таких организациях не главная цель.

Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства. Цели разрабатываются также и в подразделениях организации, они не должны противоречить с целями руководства и целям других подразделений.

Структура организации — это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, направленное на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. Зуб А. Т. Стратегический менеджмент. Теория и практика. Учебное пособие для вузов. — М.: Аспект Пресс, 2006. — 415 с. Структура предприятия отражает внутри организации выделение отдельных структурных подразделений, которые связаны между собой в единое целое.

Задачи — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С определенной точки зрения задачи предписываются не самому работнику, а его занимаемой должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Если задача будет выполнена определенным образом в определенные сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Социолог Чарльз Перроу, много писавший о влиянии технологий на организацию и общество, описывал технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Астахова Н. И. [и др.] Теория управления: учеб. пособие для бакалавров; под общ. ред. Астаховой Н. И, Москвитина Г. И. — М.: Изд. Юрайт, 2013. — 375 с.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. Использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс, например, производства и ремонта.

Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Важнейшая задача деятельности в области трудовых ресурсов состоит в обеспечении того, чтобы организация располагала требуемым количеством персонала необходимого уровня, и чтобы персонал соответствовал потребностям стратегии. Зуб А. Т. Стратегический менеджмент. Теория и практика. Учебное пособие для вузов. — М.: Аспект Пресс, 2006. — 415 с.

Взаимосвязь внутренних переменных в организации изображена на рисунке 1.

Рисунок 1 — Взаимосвязи составляющих внутренней среды Выделяют также пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами являются:

Ш производство Ш маркетинг Ш финансы Ш работа с кадрами Ш эккаунтинг Управление производством представляет собой управление разработкой и проектированием продукта, выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу производства, управление закупкой сырья, материалов, контроль качества и т. д.

Управление маркетингом призвано увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов. Для этого осуществляется управления такими процессами и действиями, как изучение рынка, реклама, ценообразование, создание систем сбыта, распределения созданной продукции и сбыт.

Управление финансами заключается в управлении процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется составление бюджета и финансового плана, формирование денежных ресурсов и их распределение, и т. п.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка, переподготовка), а также оплатой, благосостоянием, условиями найма.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации. Это позволяет организации вскрыть проблемы и выбрать лучшие пути осуществления деятельности. Астахова Н. И. [и др.] Теория управления: учеб. пособие для бакалавров; под общ. ред. Астаховой Н. И., Москвитина Г. И. — М.: Изд. Юрайт, 2013. — 375 с.

1.1.2 Внешняя среда управления Внешняя среда управления — это совокупность внешних субъектов и факторов, активно влияющих на положение и перспективы развития организации. Теория управления: Учебник / Под общ. ред. Гапоненко А. Л,. Панкрухина А. П. — М.: Изд-во РАГС, 2003. — 558 с.

В свою очередь внешнюю среду делят на среду прямого и косвенного воздействия. Среда прямого воздействия (непосредственное окружение) это поставщики, потребители, конкуренты, а также законодательство и органы государственной власти.

Поставщики — один из главных факторов прямого воздействия. Ведь именно они обеспечивают полное удовлетворение потребности предприятия в различных ресурсах. Перечислим основные виды ресурсов: трудовые, информационные, материальные, финансовые.

Обеспечение материальными ресурсами включает в себя такие виды как поставки сырья и полуфабрикатов, комплектующих, оборудования многого другого. Обеспечение финансовыми ресурсами включает обоснование объема необходимых ресурсов, коммерческими структурами и финансовыми организациями, бюджетом, частными лицами и формирование взаимоотношений с инвесторами. Обеспечение качественной информацией является одним из важных элементов современной организации. К такой информации можно отнести и информацию о рынках сбыта, о планах конкурентов или о новых разработках продукции. И особое место обеспечения предприятия занимают трудовые ресурсы, которые соответствуют ей по структуре, количеству, уровню профессиональной подготовки, возрасту. В приоритете — привлечение высококвалифицированных кадров, в особенности, менеджеров высшего и среднего звена.

Потребители приобретают те товары и услуги, которые производит организация. В зависимости от спроса потребителей делят на две категории: мелкие и крупные. В зависимости от отношения к потребителям можно сказать о разных стратегиях организации: продавать только ту продукции, которая уже производится; производить ту продукцию, в которой нуждается потребитель; формировать своего покупателя, уверяя его в необходимости покупки именно той продукции, которая будет производиться.

Конкуренты традиционно ведут борьбу за ту или иную часть рынка, то есть за рынок сбыта продукции. Конкуренты влияют на деятельность организации. Руководство каждого предприятия должно четко понимать, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву.

Объектами конкуренции могут быть трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

Законы, государственные и муниципальные органы также оказывают значительное влияние на организацию. Как бы ни относилось руководство к законам, ему приходиться придерживаться их или же пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращения деятельности. Организации обязаны соблюдать требования государственных органов, налоговых инспекций, санитарных инспекций, органов статистического учета и других. Медведев В. П. Основы менеджмента. В 2-х т. Учеб.-метод. пособие. М.: ИКК «ДеКА», 2002. Т.2. 512 с.

Рисунок 2 — Среда прямого воздействия

Среда косвенного воздействия (общее внешнее окружение) включает такие факторы, как технология, состояние экономики, а также социокультурные, политические факторы, отношения с местным населением, международные факторы.

Технология, что нетрудно заметить, является одновременно внутренней переменной и внешним фактором. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др.

Состояние экономики в мире оказывает сильное влияние на цели фирмы, а также способы их достижения. Под этими факторами понимают темпы инфляции, уровни занятости населения, международный платежный баланс, ставки кредитовании бизнеса и многое другое. Каждый из этих факторов может представлять либо определенную угрозу, либо новую возможность для организации. Экономические факторы должны быть правильно оценены.

Социокультурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и условия труда, а также продукцию и услуги, предлагаемые компанией. При организации деятельности предприятия невозможно не учитывать ту культурную среду, в которой она происходит. Здесь речь идет о преобладающих традициях и жизненных ценностях в обществе. На основе данного фактора базируется стандарт поведения.

В качестве фактора социокультурного окружения выделяют также и средства массовой информации, которые могут сформировать имидж фирмы и ее товаров и услуг.

Политические факторы. Политическая стабильность в стране и в мире имеет огромное значение для любого бизнеса. От данного фактора зависит уровень притока инвестиций, а также другого рода ресурсов в регион.

Отношения с местным населением имеет одно из первостепенных значений, т.к. у местного населения существуют свои «законы» и установки по отношению к бизнесу, предприятиям, определяющие, где можно развернуть деятельность той или иной организации, а где нет.

Внимание международным факторам раньше уделяли только те компании, которые работали на экспорт. Сейчас изменения в мировом сообществе затрагивают почти все организации. Уже довольно долгое время на мировом рынке присутствует тенденция глобализации. Это означает то, что практически все границы «стираются» между бизнесом в разных странах. Это способствует более низким издержкам ведения бизнеса за границей, стремлению уйти от ограничений в торговле внутри страны, а также производственные и инвестиционные возможности других стран.

Рисунок 3 — Среда косвенного воздействия

Таким образом, нетрудно заметить, что внешнюю среду составляют вся макросреда, единая для субъектов управления, и элементы микросреды.

1.2 Анализ среды управления Анализ — это метод научного исследования явлений и процессов, в основе которого лежит изучение составных частей, элементов изучаемой системы. Академик [Электронный ресурс] Анализ URL: http://dic.academic.ru›Анализэ (дата обращения: 21.03.2014)

Соответственно, анализ среды управления — это метод исследования субъектов и факторов, определение критически важных элементов внешней и внутренней сред, влияющих на организацию и ее управление. Т. е анализ внешней и внутренней среды.

Одной из ключевых ролей любого управления является поддержание баланса во взаимодействии организации со средой. Каждая организация вовлечена в три процесса:

Ш получение ресурсов из внешней среды (вход);

Ш превращение ресурсов в продукт (преобразование);

Ш передача продукта во внешнюю среду (выход).

Управление призвано обеспечивать баланс входа и выхода. Как только в организации нарушается этот баланс, она встает на путь умирания. Современный рынок резко усилил значение процесса выхода в поддержании этого баланса. Это как раз и находит отражение в том, что в структуре стратегического управления первым блоком является блок анализа среды.

Анализ среды обычно считается исходным процессом стратегического управления, так как он обеспечивает как базу для определения миссии и целей фирмы, так и для выработки стратегии поведения, позволяющей фирме достичь своих целей. InvenTech [Электронный ресурс] Анализ среды URL: http://inventech.ru›Библиотека›Стратегическое управление›Анализ средыэ (дата обращения: 21.03.2014)

Анализ внутренней среды управления проводится по переменным этой среды, а также функциональным группам процессов. Анализ внешней среды управления проводится также, по ее переменным.

Исследование среды управления производится с помощью ряда современных методов анализа. К ним, в частности относятся методы PEST-, SWOT-, SNWанализа. По результатам исследования можно получить ответы на следующие стратегические вопросы: каково нынешнее положение организации? В каком положении организация могла бы оказаться в будущем? Какие препятствия могут возникнуть, и что благоприятствует организации на пути к поставленным целям? Какие возможности необходимо реализовать, чтобы достигнуть целей? Как управлять реализацией стратегии?

По результатам PESTи SWOT-анализа формируются варианты стратегического развития управляемой системой. Гапоненко А. Л., Панкрухин А. П. Стратегическое управление: Учебник. — М.: Омега-Л, 2010. — 432 с.

Но в данной курсовой работе, будет рассмотрен такой более распространенный и известный метод, как SWOT-анализ.

1.3 SWOT-анализ как метод анализа среды управления Акроним SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) был впервые озвучен в 1963 году в Гарварде на конференции по проблемам бизнес политики профессором Кеннетом Эндрюсом. Что означает, соответственно, Силы, Слабости, Возможности, Угрозы.

В 1965 году четыре профессора Гарвардского университета — Леранед, Кристенсен, Эндрюс и Гут — предложили технологию использования SWOT-модели для разработки стратегии поведения фирмы. Википедия [Электронный ресурс] SWOT-анализ URL: http://ru.wikipedia.org›SWOT-анализ э (дата обращения: 21.03.2014)

С 60-х годов прошлого века и по сей день SWOT-анализ широко применяется в процессе стратегического планирования. В каждом бизнес-плане, в каждом плане маркетинга должен быть раздел «SWOT-анализ». Росдиплом [Электронный ресурс] SWOT-анализ URL: http://RosDiplom.ru›library/prosmotr.aspx э (дата обращения: 21.03.2014)

При решении разного уровня задач необходимо также четко представлять, поддаются ли критические факторы контролю со стороны компании. Являются ли они внутренними или внешними, поддающимися изменениям усилиями компании или это внешние события, на которые компания влиять не в состоянии. Одним из самых распространенных методов, оценивающих в комплексе внутренние и внешние факторы, влияющие на развитие компании, и является SWOT-анализ.

SWOT-анализ — это один из самых распространенных видов анализа в стратегическом управлении на сегодняшний день.

В настоящее время SWOT-анализ применяется достаточно широко в различных сферах управления. Его универсальность позволяет использовать его на различных уровнях и для различных объектов: анализ продукции, предприятия, конкурентов и т. д. Этот метод как инструмент управленческого анализа можно использовать для любого предприятия.

Технология SWOT-анализа, как ее чаще всего отражают в учебной и специальной литературе, заключается в характеристике:

Ш внутренней среды (с выделением сильных и слабых сторон)

Ш внешней среды (с выделением возможностей и угроз)

Сильные стороны предприятия — то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой продукции, известности торговой марки и т. п.

Слабые стороны предприятия — это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или что-то, что пока не удается по сравнению с другими компаниями и ставит предприятие в неблагоприятное положение. В качестве примера слабых сторон можно привести слишком узкий ассортимент выпускаемых товаров, плохую репутацию компании на рынке, недостаток финансирования, низкий уровень сервиса и т. п.

Возможности — это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. В качестве примера возможностей можно привести ухудшение позиций конкурентов, резкий рост спроса, появление новых технологий производства продукции, рост уровня доходов населения и т. п. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые можно использовать.

Угрозы — это события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на предприятие. Примеры угроз: выход на рынок новых конкурентов, рост налогов, изменение вкусов покупателей, снижение рождаемости и т. п. Тарефер [Электронный ресурс] Курсовая: Внешняя и внутренняя среда, УП Деловая инициатива, Минск URL: http://works.tarefer.ru›48/100 246/index.html э (дата обращения: 21.03.2014)

Как видно из определений и примеров, переменными, по которым собственно и проводится SWOT-анализ, являются переменные внутренней и внешней среды.

Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон (тут важно учесть, что при их определении следует руководствоваться мнением потребителей, а не сотрудников компании), а также угроз и возможностей, а далее — установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования дальнейшей стратегии организации.

Для успешного применения методологии SWOT-анализа важно уметь не только вскрыть угрозы и возможности, но и попытаться оценить их с точки зрения того, сколь важным для организации является учет в стратегии ее поведения каждой из выявленных угроз и возможностей.

Проанализировав внутреннюю и внешнюю среды управления и выявив слабые и сильные стороны, возможности и угрозы, мы должны получить следующую таблицу, или так называемую матрицу SWOT-анализа, в которую будут занесены данные проведенного исследования:

Таблица 1 — Матрица SWOT-анализа

Глава 2. Анализ среды управления ООО «Розница-1» магазин № 458

2.1 Характеристика объекта исследования ООО «Розница-1» магазин № 458 — один из магазинов крупной розничной сети Мария-Ра (ООО «Розница-1»), существующей на рынке больше 20 лет. Компания Мария-Ра

Магазин находится в городе Новоалтайске (8 мкрн, 28а). Магазин был открыт 31 августа 2012 года на месте закрывшегося прилавочного магазина «Апельсин». Помещение, занимаемое магазином, находится в многоквартирном доме, арендуется, как раньше арендовался и «Апельсин». Общая площадь магазина составляет 412,8 м², площадь торгового зала — 317,8 м².

Магазин № 458 — это магазин 2 категории — «магазин у дома», небольшой супермаркет шаговой доступности, осуществляющий розничную торговлю продуктами питания, сопутствующими товарами. Магазин работает по системе самообслуживания. Основными покупателями являются жители дома, в котором находится магазин, жители близлежащих домов и учащиеся школы, находящейся поблизости.

Ассортимент товаров различен, представлены различные ценовые категории. В магазине (на кассе) может быть осуществлен прием платежей за домашний телефон, интернет, косметику, можно пополнить баланс мобильного телефона (выдается специальная карта).

Магазин № 458 работает с 8:00 до 22:00 (летом до 23:00) каждый день и без перерыва на обед. Свою деятельность магазин осуществляет почти 2 года.

2.2 Анализ внутренней среды управления ООО «Розница-1» магазин № 458

Для выявления слабых и сильных сторон магазина проводится анализ внутренней среды управления магазина № 458 по переменным внутренней среды и ее функциональным группам.

Целеполагание является незаменимым процессом в среде управления. Глобальные цели магазина № 458 определяет, конечно же, сама компания Мария-Ра, головной центр. Т.к. это коммерческая организация, то основной целью является получение максимальной прибыли. Магазину прописывается определенный план товарооборота, который магазин должен выполнить на 100% как минимум, иначе последуют соответствующие санкции.

Но цели и задачи формируются не только на «верхах», но и в самом магазине. Управляющий магазина ставит цели на день, неделю, месяц, и это цели по увеличению прибыли за месяц, эффективному привлечению покупателей, определенному товарообороту и т. д.

Цели более долгосрочны, задачи же ставятся каждому сотруднику магазина, в зависимости от его должности и нередко должны быть выполнены уже за день. Например, управляющий может поставить задачу кассирам продать определенное минимальное количество акционного товара, который они должны предлагать непосредственно на кассе, при расчете покупателя («активные продажи»). При невыполнении этой задачи кассиры будут лишены премии. Все это делается для выполнения дневного товарооборота, т. е. для достижения поставленной цели.

Организационная структура магазина довольно проста. Главным лицом в магазине является УО — управляющий объектом, или директор. УО осуществляет организацию, планирование и координацию работы магазина, контролирует, насколько это подвластно, использование материальных, финансовых ресурсов. Осуществляет работу с персоналом, ведение документации, составляет отчеты о работе магазина для головного центра компании Мария-Ра.

Следующими звеньями организационной структуры являются ЗУО и администраторы.

ЗУО — заместитель управляющего объектом осуществляет прием товара, составление заявок, контроль над выкладкой товара, а также сам выкладывает товар, т.к. у него есть своя зона выкладки.

Рисунок 4 — Организационная структура магазина № 458

ЗУО подчиняются 2 продавца, грузчик и техничка и СЧЗ (сотрудники частичной занятости, работающие несколько часов в день, в удобное им время). СЧЗ — не постоянные работники и их число всегда варьируется (от 1 до 3 человек).

Администраторы (работают посменно) следят за торговым залом, организуют работу кассиров и оператора, который, в свою очередь, отвечает за ведение главной кассы и ценники в торговом зале.

Персонал магазина немногочислен, вследствие чего, с одной стороны, легче осуществлять руководство, координацию, УО имеет личный контакт со всеми сотрудниками, с другой стороны, характерны неофициальные отношения между УО и ЗУО, что нередко приводит к нарушению субординации и вследствие этого в некоторых случаях снижается эффективность управления.

Управление в такой организации должно быть иерархичным, подчиненным, это повышает эффективность деятельности. Дружественные же отношения между УО и ЗУО, во-первых, привели к тому, что заместитель иногда более лояльно относился к указаниям управляющего, выполнял поставленные задачи не в срок. Во-вторых, к тому, что другие сотрудники, видя такие взаимоотношения, позволяли себе тоже нарушать субординацию. Но это проблема была решена, УО как компетентный руководитель смог решить эти вопросы и восстановить логическое взаимоотношение уровней управления.

Зарплата всем сотрудникам начисляется исходя из количества отработанных часов в месяц и выполнения плана, который составляется для магазина каждый месяц (при невыполнении плана сотрудники магазина, в том числе директор и его заместитель, лишаются премии и определенного процента заработной платы).

Т.к. компанией Мария-Ра предусмотрена мотивация сотрудников всех магазинов, то и в магазине № 458 существует мотивационная система, заключающаяся в получении премии (в случае выполнения плана магазином и личном вкладе сотрудника в этот процесс, о чем УО сообщает в соответствующих документах). Региональный директор, координирующий работу нескольких магазинов, видя, что сотрудник усердно работает, проявляет инициативу и желает продвинуться по карьерной лестнице, содействует продвижению в должности. Поэтому еще одним мотивационным фактором можно назвать вполне возможное продвижение по карьерной лестнице, хоть этот процесс и требует очень большой отдачи от сотрудника.

Но, несмотря на это, в магазине существует проблема текучести кадров. Вызвано это очень высокой нагрузкой, особенно на продавцов и кассиров. Им приходится работать по 12, как бы ни больше, часов в день. Кассиры отвечают не только за расчет покупателей на кассе, но и за раскладку товара, на что порой совершенно не хватает времени из-за большого числа покупателей.

От персонала зависит и репутация магазина, причем нужно сказать, что это никогда не вызывало трудностей со стороны руководства. Сотрудники это прекрасно понимают и делают все, для того чтобы репутация магазина оставалась на должном уровне. И здесь немаловажным фактором является обслуживание. Сотрудники магазина должны следовать Стандарту обслуживания, прописанному Службой клиентского сервиса и Учебным центром. Этим документом регламентируется обслуживание клиентов (прописан общий стандарт обслуживания и стандарт для каждой должности), скорость обслуживания на кассе и т. п. (см. Приложение 1).

Маркетинговая деятельность по большей части зависит от компании, головного центра, а не от управляющего магазином. Но все же ее составляющие напрямую относятся к магазину и его прибыльности.

Нужно заметить, что цены в магазине, по сравнению с большинством конкурентов, невелики, товары доступны. Кроме того, у компании Мария-Ра есть собственная торговая марка, выпускающая товары только для магазинов Мария-Ра. Цены на эти товары в магазине ниже, чем на такие же товары, но других марок, потому что покупатель не переплачивает за поставщика.

Проведение долгосрочных акций является ниточкой, привязывающей постоянных покупателей. Акции проводятся по полмесяца, на различные виды товаров, ассортимент которых также велик. Многие покупатели вначале думали, что акции проводятся на залежалый, просроченный товар. Но это совершенно не так. Акции проводятся с целью получения еще большей прибыли, т.к. человек, видя, что при покупке, допустим, двух пакетов сока получит третий бесплатно, лучше воспользуется этой акцией (2+1), чем купит просто один пакет сока. Такие акции очень хорошо увеличивают прибыль.

Помимо акций, проводятся и розыгрыши призов. Они различны и, безусловно, вызывают ажиотаж. Разыгрываются разные призы, от коробки конфет и пакета с продуктами до холодильника и даже автомобиля.

Реклама магазина производится по-разному. Это и растяжки, баннеры, и радиосеть. К тому же каждому покупателю в пакет с продуктами кассир кладет справочник Мария-Ра, в котором покупатель находит всю свежую информацию о проводящихся в данный момент акциях и многое другое.

Т.к. магазин № 458 это продуктовый магазин, а не производственная компания, то, по сути, о производстве и управлении им говорить и не приходится. Но, непосредственно в магазине, жарится и продается гриль. Жарится, курица например, прямо в торговом зале, в отделе гастрономии, покупатели непосредственно видят этот процесс и могут купить курицу гриль «с пылу с жару». И это, все же, следует отнести к производству.

2.3 Анализ внешней среды управления ООО «Розница-1» магазин № 458

В целях выявления возможностей и угроз, исходящих извне, требуется проанализировать внешнюю среду управления по ее переменным.

Поставщиками магазина № 458 являются сторонние поставщики (поставляющие молочные продукты, колбасы и т. п.) и база (распределительный центр), которая находится прямо в Новоалтайске.

Заявки на продукты, находящиеся на базе, делаются по графику. В определенный день недели, ЗУО заказывает определенный вид товара, с расчетом на то, что этого товара хватит до следующей по графику заявки этого товара.

Со сторонними поставщиками заключен договор об указании соответствующих услуг. Поставщики проверенные, с большим стажем работы с компанией Мария-Ра. Т.к. заключенные договоры имеют очень длительный срок и как компания, так и магазин осуществляют постоянную работу с поставщиками, поставщики делают хорошие скидки на поставляемую продукцию.

Неотработка заявок и ее процент заносятся ЗУО или УО в специальный табель, который в конце недели отправляется в головной центр компании. Если процент неотработки заявки составляет больше 20%, то на стороннего поставщика компания Мария-Ра вправе наложить штраф (в денежном эквиваленте). Если же заявку не отработала база, таких санкций, конечно, не предусмотрено.

Конкурентами магазина № 458 являются 3 магазина: Холидей Классик, Холди (дискаунтер) и Лидер экономии. Эти магазины расположены довольно близко друг от друга и магазина № 458 и торгуют, собственно, такими же товарами.

Нетрудно заметить, что основные конкуренты являются магазинами крупных розничных сетей с системой самообслуживания, также как и магазин № 458. О конкуренции с прилавочными магазинами говорить не приходиться, так как поблизости их и нет.

Цены отличаются в зависимости от вида товара. На одну группу товаров магазин № 458 предлагает меньшие цены, на другую группу цены могут быть ниже у конкурентов.

Конкурентная борьба между магазином № 458 и указанными выше магазинами идет за потребителей и трудовые ресурсы. Борьбу за поставщиков вести не приходиться (заключен договор), за материалы и капитал тоже (компании, которым принадлежат магазины крупные и самостоятельные).

Потребителями, а точнее покупателями в магазине являются, прежде всего, жители дома, в котором находится магазин, жители близлежащих домов и учащиеся школы, находящейся очень близко.

Существует большой круг постоянных покупателей, которых в принципе устраивают и цены и предлагаемый ассортимент, а также акции, проводящиеся в магазине. Но из-за большой конкуренции все же наметился отток покупателей и, вследствие этого, заметно снижение продаж.

Еще одной проблемой являются школьники, точнее то, что они воруют. Довольно часто администратор магазина задерживает школьников, пытающихся украсть товар (в основном жевательные резинки и шоколадки). Воруют, конечно, и бабушки, и другие люди, но школьники воруют чаще.

Несмотря на то, что магазин является розничным, иногда покупатели совершают крупные (по меркам магазина) покупки. Например, в период действия акции, цены на некоторые товары могут оказаться даже ниже, чем у поставщика, и мелкие предприниматели могут купить партию товара по низкой цене прямо в магазине.

Как и на все коммерческие организации, на магазин № 458 оказывают влияние законы и государственные органы. По закону любой магазин, торгующий алкогольной продукцией, обязательно должен иметь лицензию на ее продажу. У магазина № 458 такая лицензия есть (см. Приложение 2). Магазину по закону запрещено продавать любую алкогольную продукцию с 21:00 до 9:00. Также магазину запрещается торговать сигаретами, т.к. он находится ближе, чем в ста метрах от школы («стометровка»).

Что касается налогов, что непосредственно магазин их не платит, их платит компания Мария-Ра.

Технология как внешний фактор, отражающий научно-техническое развитие, влияет на магазин № 458 со стороны информатизации и автоматизации.

Сбор, хранение и распределение информации в магазине осуществляется посредством компьютерной техники и сети интернет. План товарооборота, указания от головного центра компании и т. п. приходят на электронную почту магазина, документация ведется в электронном виде, прием некоторых видов товара осуществляется терминальной приемкой (сканером считывается штрих-код товара), расчет на кассе ведется также компьютеризированным кассовым аппаратом. Не следует забывать, что безналичный расчет по пластиковым картам, являющийся неотъемлемой частью почти каждого супермаркета, тоже является безусловным достижением науки и техники.

Состояние экономики главным образом влияет на саму компанию Мария-Ра, а не на магазин № 458 (темпы инфляции, курс валют, международный платежный баланс, уровни занятости населения, ставки кредитования бизнеса, налоговая политика государства и т. д.).

На магазин влияют такие экономические факторы, как занятость и уровень доходов населения. От того, работают жители (потенциальные покупатели) или состоят на учете в службе занятости населения труда и получают лишь пособие по безработице, зависит уровень прибыльности магазина. Чем выше зарплата потенциальных покупателей, тем больше вероятность, что они пойдут за товаром в магазин № 458, а не на рынок, например, в поисках более дешевого товара.

Демографическое состояние общества также влияет на деятельность магазина, его прибыльность. С увеличением численности населения района, в котором находится магазин и, в частности жителей близлежащих домов, возрастает и прибыльность магазина. С рождением ребенка у родителей возникает потребность в детском питании, и идут они за ним в магазин № 458. Больше людей — больше прибыль.

Другие социокультурные факторы (традиции и система ценностей общества, существующая культура потребления товаров и услуг) были учтены еще при открытии магазина. Характеристики товара, условия его покупки, продажи учитываются в деятельности магазина. Учитывается спрос покупателей на определенный товар (товар, не пользующийся спросом, заказываться при составлении заявки поставщикам не будет).

А такой социокультурный фактор, как средства массовой информации влияет на имидж магазина и, опять же, его прибыльность.

Отношения с местными жителями также являются важным фактором, влияющим на деятельность магазина № 458. Как уже упоминалось ранее, магазин находиться в районе многоэтажных домов, и сложились хорошие отношения с их жителями. При возникновении каких-либо проблем, например, образования мусора во дворе дома, у дверей приемки магазина, жители могут беспрепятственно позвонить УО и сообщить о данном нарушении, которое будет решено в кратчайшие сроки.

Деятельность магазина не мешает жителям. Магазин работает не круглосуточно, сбора людей в нетрезвом состоянии не происходит. За 2 года деятельности магазина № 458 неразрешимых проблем и противоречий с местными жителями не возникало.

Политические факторы и международное окружение влияют на компанию, магазина они почти не касаются.

2.4 SWOT-анализ ООО «Розница-1» магазин № 458 и пути повышения эффективности деятельности магазина На основе сделанного анализа внутренней и внешней среды управления ООО «Розница-1» магазин № 458, нужно провести SWOT-анализ, т. е. выявить сильные и слабые стороны внутренней среды, возможности и угрозы внешней среды, необходимые для составления матрицы SWOT-анализа.

Анализ внутренней среды управления позволил выделить следующие сильные стороны:

1. Демократичные цены

2. Удобное месторасположение — «магазин у дома»

3. Круг постоянных покупателей

4. Хорошая репутация

5. Высокая скорость обслуживания

6. Постоянные акции и розыгрыши

7. Производство гриля (в самом магазине) И следующие слабые стороны:

1. Текучка персонала

2. Не соответствующая нагрузке заработная плата

3. Сравнительно маленький штат сотрудников

4. Довольно низкая мотивация сотрудников

5. Снижение продаж Основываясь на анализе внешней среды управления можно выделить следующие возможности:

1. Расширение ассортимента

2. Привлечение новых поставщиков

3. Увеличение скидок поставщиками (особые условия работы именно с магазином)

4. Рост доходов населения

5. Полная автоматизация приемки товара

6. Увеличение численности населения района И угрозы:

1. Жесткая конкуренция

2. Увеличение цен поставщиками

3. Лицензирование отдельных видов продукции

4. Неотработка заявок поставщиками

5. Запрет на продажу табачных изделий

6. Низкие доходы населения Выявленные слабые и сильные стороны, возможности и угрозы следует занести в матрицу SWOT-анализа (см. Приложение 3).

По результатам анализа внутренней и внешней среды и составления SWOT-анализа можно определить некоторые пути повышения эффективности деятельности ООО «Розница-1» магазин № 458.

1. Улучшение системы мотивации непосредственно в магазине. Помимо основной мотивационной системы, заключающейся в выдаче премии за выполненный план товарооборота и возможности карьерного роста, стимулировать сотрудников магазина следует и творческими заданиями. Например, сейчас оформлением паллет к различным акциям и праздникам занимается директор магазина № 458 и его заместитель (что отнимает их от своих основных обязанностей). Оформление паллет можно поручить другим сотрудникам магазина, тем самым давая им возможность творчески проявить себя и заинтересовать в работе.

За творческий подход и стремление можно дополнительно премировать сотрудника, рекомендовать его как инициативного, творческого сотрудника региональному директору, с целью продвижения его по карьере.

2. Увеличение штата сотрудников. Штат сотрудников в магазине довольно мал. Как уже говорилось, кассирам помимо основной работы (на кассе) приходиться и выставлять товар в торговом зале, что нередко приводит к очередям на кассах из-за нехватки кассира, а СЧЗ работают мало и часто сменяются. Прием на работу хотя бы еще одного сотрудника (продавца) немного решил бы эту проблему. Очереди на кассах могут уменьшиться, кассиры смогут более эффективно работать (не отвлекаясь в торговых зал), выкладка товара будет осуществлена быстрее.

3. Составление более гибкого, скользящего графика работы сотрудников. Сотрудники магазина работают много часов в день, у них мало выходных. Более гибкий график позволил бы им распределить то же количество рабочих часов, но исходя из физических возможностей каждого сотрудника (штат сотрудников маленький, это будет проще сделать), из семейного положения сотрудников (у кого-то возможно маленький ребенок), и с учетом, конечно же, графика работы магазина. Было бы хорошо предусмотреть возможность сотрудникам меняться рабочими днями.

4. Мониторинг цен конкурентов. В целях выявления цен на аналогичные товары у конкурентных магазинов (Холидей Классик, Холди, Лидер экономии) можно проводить мониторинг цен и выявлять, на какие товары у конкурентов цены ниже, а на какие, наоборот, выше, чем в магазине № 458. Данные мониторинга следует отправлять в головной центр компании, т.к. там определяются цены на товары. Это проинформирует компанию о разнице цен на аналогичную продукцию и, возможно, поможет выработать стратегию по уменьшению этой разницы или проведению очередной акции.

5. Улучшение обеспечения сохранности товара. Поставив задачу осуществлять контроль над сохранностью товара не только администратору магазина (как это есть сейчас), но сотрудникам частичной занятости (СЧЗ), а также, установив несколько камер видеонаблюдения в торговом зале, можно уменьшить число случаев воровства в магазине и добиться минимизации недостач товара.

6. Более тщательный контроль над работой магазина. Тщательный контроль руководства магазина над наличием товара в торговом зале, заявками поставщикам, отработкой этих заявок, дополнительным заказом, выполнением сотрудников своих обязанностей и т. п. приведет к повышению товарооборота.

Заключение

В ходе данной курсовой работы были изучены теоретические основы анализа среды управления и проведен анализ среды управления ООО «Розница-1» магазин № 458.

По результатам проведенных исследований можно сделать основные выводы.

Анализ среды управления — это очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами и теми сильными и слабыми сторонами организации, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. Буркина Т. А. Анализ внешней среды организации: Методические рекомендации к выполнению контрольной работы / Самар. гос. техн. ун-т, филиал в г. Сызрани; Сызрань: Сф СамГТУ, 2007. — 21 с.

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды управления магазина № 458, которые требуют внимания руководства, являются: цели, задачи, структура, технология и люди, а также функциональные группы процессов — производство, маркетинг, работа с кадрами. Все эти внутренние переменные взаимосвязаны и должны учитываться при анализе. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие, соответственно, влияет и на деятельность магазина.

Как было выяснено в ходе исследований, успех и прибыльность магазина также зависит от внешнего окружения. УО должен учитывать внешнее окружение. Факторы, оказывающие немедленное влияние на магазин и среду его управления, относятся к среде прямого воздействия, остальные факторы — к среде косвенного воздействия. Так же как и внутренние переменные, факторы внешнего окружения взаимосвязаны и взаимодействуют между собой. Но внешняя среда намного сложней и неопределенней, анализировать внешнюю среду управления гораздо сложнее.

Любая организация, в данном случае магазин, находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая себе тем самым возможности существования. Ермалович Л. П. Менеджмент: Учеб.-метод. комплекс для студентов заочной и дистанционной форм обучения. — Мн.: ФУСТ БГУ, 2003.

Проводя анализ внутренней и внешней среды управления, можно выявить все недостатки организационной деятельности и выделить те факторы, по которым следует провести работу, устранить проблемы.

Самым распространенным, широко используемым и более понятным методом анализа среды управления является SWOT-анализ, который и был применен как метод анализа среды ООО «Розница-1» магазин № 458. С помощью этого метода были выявлены слабые и сильные стороны магазина, характеризующие состояние внутренней среды управления магазина, и возможности и угрозы, исходящие извне и характеризующие влияние внешнего окружения магазина на среду его управления.

Выявление сильных и слабых сторон, возможностей и угроз помогло оценить ситуацию, в которой находится магазин и разработать пути повышения эффективности деятельности магазина и решения выявленных проблем и укрепления в своем сегменте деятельности.

Разработанные пути повышения эффективности деятельности помогут улучшить внутреннюю обстановку и с какой-то стороны повысить прибыль магазина, т.к. магазин № 458 является лишь одним из магазинов крупной сети (многие аспекты не зависят от руководства магазина и не подвластны ему).

Проведение анализа среды управления в дальнейшем поможет выявить произошедшие изменения после реализации предложенных путей повышения эффективности.

Анализ среды управления должен проводиться в любой организации, с конкретной периодичностью, т.к. необходимо осуществлять постоянный мониторинг ее состояния, вовремя выявлять образовавшиеся проблемы, и пытаться наметить тенденции их развития, иначе организация придет в упадок.

Для любого современного предприятия правильным вариантом поведения для достижения эффективного долгосрочного функционирования и успешного развития является детальное рассмотрение внешней и внутренней среды предприятия, и их взаимосвязи.

Для этого нужно осуществлять комплексный анализ среды управления с учетом особенностей предприятия и при соответствующем кадровом, финансовым и техническом обеспечении. Только при этом условии можно рассчитывать на эффективность принимаемых стратегических и оперативных управленческих решений.

управление магазин покупатель лицензия

Библиографический список

1. Астахова Н. И. [и др.] Теория управления: учеб. пособие для бакалавров; под общ. ред. Астаховой Н. И.,. Москвитина Г. И. — М.: Изд. Юрайт, 2013. — 375 с.

2. Буркина Т. А. Анализ внешней среды организации: Методические рекомендации к выполнению контрольной работы / Самар. гос. техн. ун-т, филиал в г. Сызрани; Сызрань: Сф СамГТУ, 2007. — 21 с

3. Гапоненко А. Л., Панкрухин А. П. Стратегическое управление: Учебник. — М.: Омега-Л, 2010. — 432 с.

4. Ермалович Л. П. Менеджмент: Учеб.-метод. комплекс для студентов заочной и дистанционной форм обучения. — Мн.: ФУСТ БГУ, 2003.

5. Зуб А. Т. Стратегический менеджмент. Теория и практика. Учебное пособие для вузов. — М.: Аспект Пресс, 2006. — 415 с.

6. Медведев В. П. Основы менеджмента. В 2-х т. Учеб.-метод. пособие. М.: ИКК «ДеКА», 2002. Т.2. 512 с.

7. Теория управления: Учебник / Под общ. ред. Гапоненко А. Л, Панкрухина А. П. — М.: Изд-во РАГС, 2003. — 558 с.

8. Академик [Электронный ресурс] Анализ URL: http://dic.academic.ru›Анализэ (дата обращения: 21.03.2014)

9. Библиофонд [Электронный ресурс] Исследование системы управления предприятия ЗАО «Уралтранс» на основе изучения факторов внешней и внутренней среды URL: http:// BiblioFond.ru ›view.aspx?id=535 623 (дата обращения: 21.03.2014)

10. Википедия [Электронный ресурс] SWOT-анализ URL: http://ru.wikipedia.org ›SWOT-анализ э (дата обращения: 21.03.2014)

11. Либрусек [Электронный ресурс] Теория управления. Шпаргалки URL: http:// lib.rus.ec › b/221 879 (дата обращения 21.03.2014)

12. Росдиплом [Электронный ресурс] SWOT-анализ URL: http://RosDiplom.ru›library/prosmotr.aspx э (дата обращения: 21.03.2014)

13. Тарефер [Электронный ресурс] Курсовая работа: Внешняя и внутренняя среда, УП Деловая инициатива, Минск URL: http://works.tarefer.ru›48/100 246/index.html э (дата обращения: 21.03.2014)