Бухгалтерский учет и анализ движения денежных средств в организации

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

«Бухгалтерский учет и анализ движения денежных средств в организации»

В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и физическими лицами. Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление взаимных расчетов.

Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

Расчеты, как правило, осуществляются в денежной форме. Денежные средства — это финансовые ресурсы организации, абсолютно ликвидные активы, которые обеспечивают выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность и полнота погашения кредиторской задолженности предприятий.

Основная доля расчетов между организациями производится в безналичном порядке. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных и валютных счетах в банках.

Наличными средствами, как правило, ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому организация бухгалтерского учет денежных средств имеет важное значение для правильного денежного обращения, организации расчетов и кредитования, что подтверждает актуальность темы дипломной работы.

Целью работы является исследование бухгалтерского учета и проведение анализа денежных средств в ООО «Кузнецов».

Для решения этой цели поставлены следующие задачи:

— обобщить нормативную базу учета денежных средств;

— исследовать теоретические аспекты организации бухгалтерского учета денежных средств;

— дать экономическую характеристику объекта исследования;

— исследовать документальное оформление и отражение в бухгалтерском учете операций с денежными средствами в ООО «Кузнецов»;

— провести анализ денежных средств исследуемого предприятия.

Для выполнения указанных задач необходимо рассмотреть документальное оформление движения денежных средств в кассе и операций на расчетном счете ООО «Кузнецов».

Объектом наблюдения является Общество с ограниченной ответственностью «Кузнецов» (далее по тексту ООО «Кузнецов»).

Предметом исследования выступает бухгалтерский учет движения наличных и безналичных денежных средств исследуемого предприятия.

Объектом исследования является ООО «Кузнецов».

Период исследования 2007;2008 год.

Источниками данных послужили: первичные документы, регистры аналитического и синтетического учета, отчетность предприятия.

Методологической и теоретической основой выполнения работы послужили: законодательные, нормативные акты, учебные пособия, статьи.

Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении раскрыта актуальность темы исследования, определены цель работы и задачи.

Первая глава носит теоретический характер, в которой отражены вопросы нормативного регулирования учета, цели, задачи и принципы учета товарных операций.

Вторая глава носит практический характер, в которой дана характеристика ООО «Кузнецов», рассмотрен документооборот, бухгалтерский учет движения денежных средств.

В третьей главе проведен анализ движения наличных и безналичных денежных средств.

В заключении сделаны выводы и даны рекомендации по совершенствованию организации бухгалтерского учета денежных средств на исследуемом предприятии.

К работе приложен список литературы, на который имеются ссылки по тексту.

В процессе проведения экономического анализа использованы следующие методы: балансовый, табличный, графический и другие.

1. Теоретические аспекты бухгалтерского учета денежных средств в РФ

1.1 Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета денежных средств

денежный движение средство учет Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы, регулирующие движение денежных средств целесообразно представить в виде системы.

Законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

Гражданский кодекс РФ, рассматривает вопросы урегулирования взаиморасчетов между субъектами.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129 — ФЗ от 21 ноября 1996 года определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность, требования к составлению первичной документации и учетных регистров.

Стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности можно определить как своды основных правил, устанавливающие порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Положения призваны конкретизировать закон о бухгалтерском учете и отчетности. Единственным регулирующим органом системы нормативных документов является Министерство Финансов РФ.

Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н [7], регулирует общие вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, составления первичных документов, организации документооборота.

ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н [8], устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности. Информация в бухгалтерской отчетности должна быть достоверной, полной, сопоставимой, последовательной, должны соблюдаться отчетные периоды.

Методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года 94н определяют порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» [12], применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных, денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению Отчета о движении денежных средств.

«Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18 применяется в полном объеме.

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 5 января 1998 года № 14-П применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании.

Указание Центробанка РФ от 20 июня 2007 года № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке», указания Центробанка РФ в изменение данного указания, а также разъяснения Центробанка РФ, Минфина РФ и ФНС РФ «О порядке применения указаний Центробанка РФ о пределах расчетов наличными денежными средствами».

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов; графики документооборота; План счетов бухгалтерского учета; формы внутренней отчетности.

1.2 Организация учета денежных средств на предприятии

Для осуществления организацией любой основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т. д.) необходимы денежные средства. Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т. д.

Под организацией бухгалтерского учета денежных средств понимается система условий и элементов учетного процесса, состоящую из первичного учета и документирования совершаемых в организации операций по денежным средствам. Структура видов денежных средств представлена на Рис. 1.

Рис. 1. Схема видов денежных средств Предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли) независимо от их организационно-правовой формы обязаны:

— хранить свои денежные средства в учреждениях банков;

— производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;

— иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций;

— сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка;

— имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка) [34, с. 126].

Важная роль денежных средств в обеспечении финансово — хозяйственной деятельности обуславливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов; контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Существуют два вида учета расчетов денежными средствами на предприятии — наличными деньгами и безналичным путем.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь оборудованную кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18 применяется в полном объеме.

Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается — кассир. При оформлении на работу с кассиром заключается письменное обязательство — Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, по которому кассир принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности находящиеся в кассе предприятия. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинен ущерб хозяйству, то он обязан его возместить. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклада.

При отсутствии в штатном расписании должности кассира его права и обязанности распространяются на работников, выполняющих его функции.

Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в сейфе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе предприятия ценности, не принадлежащие предприятию. Ключи от сейфа хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы. Дубликаты хранятся у руководителя предприятия в опечатанном кассиром пакете [34, с. 141].

Касса предприятия может быть застрахованы в соответствующем законодательством.

Перед открытием помещением кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Все наличные деньги, поступающие в организацию, должны быть сданы в конце дня в банк. В кассе предприятия разрешается иметь минимальные суммы денежных средств, для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для этого учреждение банка устанавливает лимит остатка средств в кассе. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядкам сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдать кассовый чек. Контрольно-кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На каждый аппарат открывается журнал кассира — операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции. Ежедневно кассир снимает так называемые Z-отчет и Х-отчет. Это лента контрольно-кассовой машины и показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет.

Нарушением порядка работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, в не оприходовании денег в кассу влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц — от 400 до 500 МРОТ.

Каждое поступление и каждая выплата денежных средств должны быть оформлены соответствующими документами. Перечень основных документов, используемых при отражении операций с наличными денежными средствами представлен в таблице 1 [32, с. 76].

Таблица 1. Перечень основных форм кассовых документов

Все кассовые документы заполняют чернилами или ручкой, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются [30, с. 95].

Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года. Журнал открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы или в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись: «Получено» — на приходных документах и «Оплачено» — на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).

Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы. Расходный кассовый ордер оформляют (или ставиться штамп на ведомости) на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию [30, с. 102].

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия.

По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

Сальдо счета указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало или конец периода.

Оборот по дебету — это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными из кассы [31, с. 243].

При поступлении и выбытии денежных средств в кассу организации производятся бухгалтерские записи представленные в таблице 2.

Таблица 2. Типовые операции при отражение в бухгалтерском учете счета 50 «Касса»

В соответствии с законодательством Российской Федерации каждая организация вправе открывать в любом банке по своему усмотрению расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления через них расчетных, кредитных и кассовых операций.

Предприятие заключает с банком договор, именуемый «Договор о расчетно-кассовом обслуживании». В нем определяются права и обязанности сторон.

За свои услуги банк берет вознаграждение, которое при проведении банковских операций списывается с расчетного счета клиента. Тариф за ту или иную операцию определяется банком. Такая плата за банковское обслуживание является расходом организации.

Для открытия счета организация должна предоставить в учреждение выбранного банка следующие документы:

— заявление с просьбой об открытии расчетного счета установленного образца;

— карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати;

— копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства юридического лица;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет организации в качестве налогоплательщика;

— справки из внебюджетных фондов о регистрации в качестве налогоплательщика страховых взносов.

Виды счетов, открываемые предприятиями в банках представлена в приложении 2.

Формы безналичных расчетов избираются клиентами банков самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых со своими контрагентами.

Положение Банка России «О безналичных расчетах в Российской Федерации» помимо регулирования осуществления безналичных расчетов по счетам в формах, установленных ГК РФ, определяет форматы и порядок заполнения используемых расчетных документов.

Расчеты по товарным операциям и хозяйственным договорам можно классифицировать по различным признакам (Приложение 3).

На расчетный счет предприятия зачисляются выручка за реализованную продукцию (работы, услуги) от покупателей, заказчиков и другие поступления.

Наличные деньги для зачисления на расчетный счет (выручка от реализации продукции, работ, услуг, не выданная заработная плата и др.) банк принимает от представителя владельца счета.

Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных счетах, являются руководитель организации и главный бухгалтер, которые подписывают все документы, на основании которых производится списание денег.

Средства со счета могут быть списаны только по соответствующему распоряжению клиента [34, с. 99].

Сведения о движении денежных средств по расчетному счету, остатках на начало и на конец дня, в котором происходило движение, предприятие получает на основании банковского документа — выписки банка Состояние счета предприятия является коммерческой тайной. Показывать банковскую выписку предприятие никому не обязано (кроме лиц, которым предоставлено законом знакомится с состоянием счетов).

Синтетический учет операций по расчетному счету ведется на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета», по дебету которого отражается остаток денежных средств на начало отчетного периода, а также сумма поступивших денежных средств в адрес организации.

По кредиту синтетического счета 51 «Расчетные счета» отражаются денежные средства, перечисленные в погашение разного рода задолженностей, а также выданные средства наличными в кассу предприятия [30, с. 145].

При поступлении и списании денежных средств на расчетный счет производятся бухгалтерские записи представленные в таблице 3.

Таблица 3. Типовые операции при отражение в бухгалтерском учете счета 51 «Расчетный счет»

Также в состав денежных средств на предприятии входит иностранная валюта. Согласно п. 3 ст. 1 Закона «О валютном регулировании и валютном контроле» валюта — это денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством в соответствующем иностранном государстве или группе государств.

При отражении в бухгалтерском учете валютных операций иностранная валюта пересчитывается в рубли. Некоторые активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, отражаются в бухгалтерском учете в рублях путем пересчета по курсу Центрального банка РФ, действующему на отчетную дату, то есть на последнее число отчетного периода [34, с. 117].

С валютного счета организация может оплатить следующие расходы:

— по переводу валюты за границу по импортным операциям;

— по переводу валюты на счета внешнеторговых и других организаций;

— на оплату задолженности банку по кредиту, банковской комиссии, а также почтово-телеграфных и командировочных расходов;

— на оплату посреднических операций банка по обмену валют.

Сложность в учете операций с валютными средствами представляет собой учет так называемых курсовых разниц. Курсовая разница возникает вследствие того, что одни и те же активы, одни и те же обязательства могут пересчитываться в рубли на различные даты, а курсы валют, котируемые Центральным банком РФ, постоянно меняется. Иначе говоря, курсовая разница — это разность между ценой валюты в различные моменты времени. Отсюда следует, что валюта, находящаяся в распоряжении организации, подлежит переоценке в моменты составления отчетности и погашения обязательств.

Учет операций по валютному счету ведется на активном синтетическом счете 52 «Валютные счета».

Организации помимо хранения денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах могут хранить их на специальных счетах в банках, которые используются для целевого назначения в той их части, которая подлежит обособленному хранению используется счет 55 «Специальные счета в банках» [34, с. 123].

Некоторые торговые организации сталкиваются на практике с необходимостью организации учета переводов в пути.

Переводы в пути — денежные средства, сданные в кассы кредитных организаций с целью их зачисления на расчетные счета организаций, но еще не поступившие по назначению. Учет переводов в пути производится на счете 57 «Переводы в пути». Счет 57 предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в рублях и иностранной валюте в пути.

2. Бухгалтерский учет денежных средств на примере ООО «Кузнецов»

2.1 Краткая экономическая характеристика предприятия ООО «Кузнецов»

Общество с ограниченной ответственностью «Кузнецов» является юридическим лицом, действует в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью», утвержденным приказом Минфина РФ № 138 — ФЗ от 08 июля 1999 года Гражданским Кодексом Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и Уставом.

ООО «Кузнецов» осуществляет свою деятельность с 17 августа 2001 года и действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетные счет в банке г. Омска, круглую печать со своим наименованием и эмблемой, угловой штамп и другие реквизиты.

Место нахождения фирмы определяется местом нахождения исполнительного органа управления — Генерального директора:

644 041, г. Омск, пр. Мира, д. 10.

Уставный капитал Общества составляет 10 000 рублей и сформирован денежными и основными средствами.

Участниками Общества является гражданин Российской Федерации.

Согласно штатному расписанию ООО «Кузнецов» количество сотрудников составляет 15 человек.

Основной целью создания Общества является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли.

Предметом деятельности Общества является:

— общественное питание;

— иные виды деятельности, не противоречащие действующему законодательству.

На предприятии ведение синтетического и аналитического учета организовано на основе первичных и сводных документов. Бухгалтерский учет на предприятии ведется в соответствии с законодательными нормативными актами и приказом по учетной политике.

Организация ведет учет с использованием компьютерной техники и компьютерной программы «1С: Предприятие», использует рабочий план счетов, разработанный на основе типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами. Все учетные документы хранятся на предприятии в течение пяти лет.

Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на органы управления ООО «Кузнецов».

Для осуществления хозяйственной деятельности в ООО «Кузнецов» создана структура управления (Рис. 2).

Рис. 2. Структура управления ООО «Кузнецов»

Основные экономические показатели характеризующие деятельность ООО «Кузнецов» за 2007;2008 годы отражены в таблице 4.

Таблица 4. Динамика основных экономических показателей деятельности ООО «Кузнецов», тыс. руб.

Проведенные исследования свидетельствуют об уменьшении выручки ООО «Кузнецов» в 2008 г. по сравнению с 2007 г. на 208,84 тыс. руб., что составляет 94,57% от достигнутого в 2007 г. объема выручки 3844,18 тыс. руб. Кроме этого, в 2008 г. наблюдается рост себестоимости на 42,55 тыс. руб. Себестоимость в 2008 г. составила 2935,30 тыс. руб., это на 1,47% больше, чем в предыдущем, 2007 г.

Темп роста себестоимости превышает темп роста выручки, что отрицательно отразилось на показателях прибыли.

Прибыль от продаж ООО «Кузнецов» в 2008 году снизилась по сравнению с предыдущим, 2007 годом на 213,10 тыс. руб. и достигла уровня 700,04 тыс. руб. Прибыль снизилась на 23,34%.

Произошло снижение и суммы прочих доходов. В 2007 году они составляли 247,22 тыс. руб., а в 2008 году 140,06 тыс. руб. Снижение произошло на 43%. На 6% в 2008 году сократились прочие расходы ООО «Кузнецов» по сравнению с 2007 годом, когда величина прочих расходов составляла 91,7 тыс. руб.

2.2 Бухгалтерский учет наличных денежных средств в ООО «Кузнецов»

Ведение кассовых операций в ООО «Кузнецов» осуществляется в соответствии с требованиями Положения о ведении кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств в кассе.

Согласно должностным обязанностям на кассира ООО «Кузнецов» возложены следующие функции:

— осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих сохранность

— получать по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

— вести на основе ПКО и РКО кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;

— составлять описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые;

— составлять кассовую отчетность.

Для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие ООО «Кузнецов» имеет кассу. В кассе хранятся наличные деньги в пределах лимита их остатков, установленного обслуживающим банком в размере 5000 руб. Сверх лимита наличные деньги в кассе ООО «Кузнецов» хранятся только во время выплаты заработной платы, но не более трех рабочих дней.

Полученную выручку сверх лимита ООО «Кузнецов» сдает в учреждение банка, где хранятся все денежные средства.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, ООО «Кузнецов» представил в банк специальный расчет по форме № 408 020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Расчет был оформлен в двух экземплярах, которые передали в банк для согласования.

После того как размер лимита был установлен, оба экземпляра расчета подписал представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остался в банке, второй экземпляр (с отметками банка) возвращен организации.

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Кузнецов», оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

При приеме средств в кассу, как и при их выдаче, в каждом случае необходимо соответствующее обоснование.

Прием наличных денег в кассу в ООО «Кузнецов» производится по приходным кассовым ордерам (форма КО-1) (Приложение 4) подписанным главным бухгалтером. В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег в кассу.

Например: 26.09.2008 г. оплачено предприятием ООО «Сибирь» за оказанные услуги по организации питания на праздничном обслуживании — 18 880 руб.

В бухгалтерском учете на предприятии эти операции отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 50.1 Кредит 62.1 18 880 руб. — получены в кассу денежные средства от покупателей за оказанные услуги.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам, (Приложение 5) при этом в форме КО-2 при выдаче наличных денег указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Например: 10.10.2008 г. из кассы была выдана заработная плата за сентябрь 2008 г. работнику Соколову А. В. в размере 9 000 руб.

Бухгалтер оформил операции следующими записями:

Дебет 70 Кредит 50.1 9 000 руб. — выдана заработная плата работнику Соколову А.В.

Организация документооборота в ООО «Кузнецов» по счету 50 «Касса» представлен на Рис. 3.

Рис. 3. Документооборот по счету 50 «Касса» в ООО «Кузнецов»

ПКО и РКО, а также заменяющие их документы до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации ПКО и РКО, и документу присваивается порядковый номер. Нумерация ПКО и РКО выполняется нарастающим итогом с начала до конца года.

Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываться в Кассовой книге (Приложение 6).

Рассмотрим пример поступления и выбытия денежных средств в ООО «Кузнецов».

28 августа 2008 года на начало дня в кассе ООО «Кузнецов» остаток денежных средств составлял 278 руб. В кассу поступили денежные средства от покупателей 5678 руб.

На склад ООО «Кузнецов» было поступление продукции от поставщика ИП Степанов А. В. на сумму в 3940 руб. Данная поставка была оплачена наличными денежными средствами.

Оставшиеся денежные средства в кассе в размере 2000 руб. были сданы кассиром в банк на расчетный счет.

Бухгалтером ООО «Кузнецов» были сделаны следующие бухгалтерские записи, представленные в таблице 5.

Таблица 5. Фрагмент журнала хозяйственных операций ООО «Кузнецов» за август 2008 г.

В ООО «Кузнецов» наличные расчеты производятся с работниками предприятия. Данные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета корреспонденциями представленными в таблице 6.

Таблица 6. Корреспонденция счетов по учету кассовых операций в ООО «Кузнецов» за сентябрь 2008 г.

По истечении дня каждым кассиром распечатываются кассовые документы, которые в течение дня при каждой операции дублировались — формировался отчет кассира.

Основанием для записей по сету 50 служат отчеты кассира.

Суммы денежных средств, поступившие или выданные из кассы, отражаются в кассовой книге. Кассовая книга в ООО «Кузнецов» ведется автоматизированным способом. В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу предприятия, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым были получены (выданы) деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе указывается их общее количество. Количество листов книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Срок хранения приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и отрывных листов в архиве организации — 5 лет.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. Материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир.

В ООО «Кузнецов» при приёме кассира на работу, его знакомят с порядком ведения кассовых операций и заключают с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В связи с тем, что в исследуемой организации применяется журнально-ордерная форма ведения учета, то производится заполнение журнала — ордера № 1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 «Касса» с ведомостью к нему № 1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу (Приложение 7). Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов.

Записи в журнал-ордер и ведомость производятся итогами за день. Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путём подсчёта сумм однородных операций, отражённых в кассовом отчёте или приложенных к нему документах. Каждому отчёту кассира в учётных регистрах отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчёт. Количество занятых строк в журнале соответствует количеству сданных кассиром отчетов.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости на начало и на конец месяца. На протяжении месяца, для контроля, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира. По окончании месяца бухгалтер переносит итоговые данные из журнала — ордера № 1 и ведомости № 1 в Главную книгу (Приложение 8).

2.3 Учет безналичных денежных средств в ООО «Кузнецов»

Расчеты с поставщиками, покупателями, бюджетом в ООО «Кузнецов» осуществляется безналичным путем — перечислением денежных средств со счета в ООО «Кузнецов» на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.

ООО «Кузнецов» имеет расчетный счет в Омском отделении № 8634 Сбербанка РФ г. Омска для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

На расчетном счете ООО «Кузнецов» сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления от покупателей, краткосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за товары, услуги, погашение задолженности бюджету.

Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета. Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам, по приказам арбитража, при погашении просроченных ссуд, списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия, то есть принудительно по инкассовому поручению.

Для того чтобы банк принял, выдал или осуществил операцию с безналичными денежными средствами, бухгалтер представляет в банк документы, подписанные руководителем и главным бухгалтером предприятия, т. е. лицами, чьи образцы подписей представлены в банк.

Платежное поручение (Приложение 9) является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию или организации. Оно выписывается на основании счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др.

Платежные документы выписываются в количестве двух экземпляров, необходимых банку и всем сторонам, которые принимают участие в расчетах.

Ежедневно предприятие получает выписку с расчетного счета, которая представляет собой точную копию записей на счете.

Однако любая форма выписки должна содержать обязательные реквизиты: дату, номер документа, код совершенной операции с указанием суммы по дебету (списание или выдача денег с расчетного счета) и кредиту (поступление или взнос наличных денег на расчетный счет), а также входящий и исходящий остаток денежных средств на расчетном счете, заверенные подписями исполнителя и контролера банка с оттиском штампа банка.

С выпиской банка, главный бухгалтер получает документы, на основании которых деньги были списаны или зачислены на расчетный счет, записав карандашом напротив каждой суммы название организации или содержание операции. Обрабатывая выписку надо иметь в виду, что записи по дебету означают списание денег, а записи по кредиту — поступление денег на счет, так как расчетные счета организации и других клиентов в учете банка — пассивные и на них учитываются привлеченные средства.

Для учета денежных средств на расчетном счете ООО «Кузнецов» предусмотрен счет 51 «Расчетный счет». По дебету счета отражаются поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от заказчиков, дебиторов, полученные ссуды, а по кредиту — списание средств со счета предприятия в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит Журнал-ордер № 2. Обороты по дебету этого счета контролируются ведомостью № 2 (Приложение 10). Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в Журнал-ордер и в ведомость итогами.

Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка, которые ежедневно банк отправляет организации. В выписках отражены все операции по движению денежных средств на счетах предприятия. К каждой операции, отраженной в выписке должен быть приложен оправдательный документ.

ООО «Кузнецов» периодически привлекает краткосрочные и долгосрочные кредиты банков.

Привлечение кредитов более подробно рассмотрим на конкретном примере:

1 марта 2008 г. на расчетный счет ООО «Кузнецов» зачислен краткосрочный кредит, выданный обслуживающим банком для приобретения нового оборудования. Сумма кредита составила 300 000 руб.

2 марта 2008 г. с расчетного счета ООО «Кузнецов» был перечислен аванс поставщику в размере 300 000 руб.

15 марта от поставщика поступило оборудование на склад на сумму договорной стоимости — 350 000 руб. Одновременно был перечислен остаток кредиторской задолженности за поставленное оборудование.

Все бухгалтерские записи, проведенные в учете ООО «Кузнецов» по указанным операциям представлены в таблице 7.

Таблица 7. Фрагмент журнала хозяйственных операций ООО «Кузнецов» за период с 01.03.2008 г. по 26.03.2008 г.

Отражение хозяйственных операций по счету 51 «Расчетный счет» в ООО «Кузнецов» представлены в таблице 8.

Таблица 8. Корреспонденция счетов по учету операций на расчетном счете в ООО «Кузнецов» за декабрь 2008 г.

Основным документом для осуществления безналичных расчетов на предприятии ООО «Кузнецов» является платежное поручение.

2.4 Инвентаризация денежных средств в ООО «Кузнецов»

Статьей 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ установлены случаи, при которых проведение инвентаризации кассы обязательно. Порядок и сроки ее проведения определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.

Контроль в ООО «Кузнецов» за работой кассира и за правильностью ведения кассовой книги возложен на главного бухгалтера. Каждый месяц проводится инвентаризация кассы, целью которой является установление соответствия фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе остатку, числящемуся в учете по кассовой книге.

С кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Он несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Касса организации застрахована в соответствии с действующим законодательством. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете, хранятся у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

— по инициативе руководителя организации;

— по требованию налоговой инспекции.

Ревизию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизия проводится по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника налоговой инспекции (проверяющего).

Ревизия проводится в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежных средств в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ — 9).

Предприятие могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социальных льгот.

По предприятию, не представившемуся расчет на установлении лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная предприятием в учреждения банков денежная наличность — сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Контроль за денежными потоками (порядком образования, хранения и использования денежных средств) является важнейшей задачей бухгалтерии организации независимо от ее организационно-правовой формы, сферы деятельности и отраслевой принадлежности. Контроль осуществляют путем инвентаризации кассы, проверки целевого использования денежных потоков, соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины. Проверка заключается в полном полистном пересчете всех денег и денежных документов, находящихся в кассе, и сопоставлении полученного итога с остатком по кассовой книге. При обнаружении недостачи или излишка в акте проверки указывают сумму расхождения и обстоятельства его возникновения. В ходе проверки предприятия рассматривается:

— Полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка.

— Полнота сдачи денег в кассу учреждения банка.

— Соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств.

— Соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическим лицами.