Бизнес-план международной конференции

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Технико-экономический анализ деятельности предприятий туризма»

Тема: «Бизнес-план международной конференции»

• ГЛАВА 1. Составление бизнес-плана туристского предприятия, обслуживающего выставки
• 1.1 Моделирование туристского продукта
• 1.1.1 Цель
• 1.1.2 Задача
• 1.1.3 Метод
• 1.2 Структура и содержание бизнес-плана
• 1.2.1 Концепция бизнеса (резюме)
• 1.2.2 Общее описание бизнеса
• 1.2.3 Исследования и анализ рынка
• 1.2.4 Описание товара или услуги
• 1.2.5 Организационный план
• 1.2.6 Производственный план
• 1.2.7 План маркетинга
• 1.2.8 Инвестиционный план
• 1.2.9 Потенциальные риски
• 1.2.10 Финансовый план
• ГЛАВА 2. Бизнес-план международной конференции «Инвестиции 2012: новые реальности — новые возможности Северо-Запада России»
• 2.1 Резюме
• 2.2 Краткое описание предприятия и проекта
• 2.3 Анализ рынка
• 2.4 Описание предлагаемых услуг
• 2.5 Организационный план
• 2.5.1 Организационная структура
• 2.5.2 Фонд заработной платы
• 2.6 Производственный план
• 2.6.1 Общая характеристика помещений
• 2.6.2 Общая характеристика трудового процесса
• 2.6.3 Расчет затрат, непосредственно связанных с формированием тура
• 2.6.4 Расчет затрат на осуществление деятельности предприятия
• 2.6.5 Расчет прибыли
• 2.6.6 Особенности бухгалтерского учета
• 2.7 План маркетинга
• 2.7.1 Ценовая политика
• 2.7.2 Сбытовая политика
• 2.7.3 Рекламная политика и другие методы стимулирования сбыта
• 2.8 Инвестиционный план и потенциальные риски
• 2.8.1 Оценка видов и размеров инвестиций
• 2.8.2 Окупаемость
• 2.8.3 Потенциальные риски
• 2.9 Финансовый план
• 2.9.1 Основные показатели проекта
• 2.9.2 Анализ безубыточности и чувствительности
• СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Конгрессный туризм — это туристские поездки с целью участия в различных мероприятиях, таких как конференции, симпозиумы, съезды, конгрессы. Большим преимуществом такого туризма является его независимость от сезонных условий. Кроме того, расходы участников конгрессов значительно превышают расходы обычного туриста. Таким образом, интерес туристской индустрии к конгрессному туризму закономерен. Естественно, что данный вид туризма включает в себя чисто туристские услуги, такие как транспортировка участников, размещение в гостиницах, организация питания, экскурсионное обслуживание. Однако турпродукт конгрессного туризма включает и множество нетрадиционных услуг, например, выпуск большого количества печатной продукции, а также организация регистрации участников, техническое обеспечение, деловые встречи.

Очевидно, что в процессе закономерного разделения труда в туристской индустрии появились организации, специализирующиеся на проведении международных мероприятий, например, Международный союз организаторов конгрессов или Ассоциация бюро конференций и визитёров.

В развитием туристского рынка и в России появились организации, обслуживающие выставки. Преимущественно это предприятия негосударственной формы собственности, то есть предпринимательская деятельность осуществляется на риск и за счет лица или группы лиц, являющихся учредителями данного предприятия. Одна из главных проблем, которые стоят перед предпринимателем, желающим начать собственное дело или перед предприятием уже функционирующим, но желающим изменить направление деятельности — проведение работ по изучению рынка, правильный выбор направления деятельности и туристского продукта, выделение в этом продукте доходообразующих элементов.

В ходе этой работы важно утвердиться в реальности осуществления деятельности в выбранном направлении, на выбранном сегменте рынка, его емкости и платежеспособности, возможности получения прибыли. Следует применительно к поставленным задачам определить структуру предприятия, его кадровый состав и составить финансовый план на определенный период. Еще более важно утвердиться в необходимости и достаточности объема исходных вложений, и оценить период, в которой эти средства могут окупиться.

Этот этап работ называется бизнес-планированием или составлением бизнес-плана. Формально любой без исключения предприниматель проводит эту работу в большем или меньшем объеме, возможно и не называя эту работу данным термином. В настоящее время бизнес-план является непременным условием и составной частью заявки на краткосрочное и долгосрочное кредитование или инвестиционного проекта. Детализация проработки проекта зависит от объемов финансирования и характера деятельности, сроков, сложности конъюнктуры рынка.

ГЛАВА 1. Составление бизнес-плана туристского предприятия, обслуживающего выставки

1.1 Моделирование туристского продукта

бизнес план конференция риск

Туристские предприятия, ориентированные на обслуживание участников и посетителей выставки, создаются практически каждым выставочным предприятием.

Одна из главных проблем — составление модели туристского продукта, изучение потенциальных источников клиентуры, объема заказываемых услуг и их стоимости.

1.1.1 Цель

Цель моделирования туристского продукта заключается в определении возможной прибыли фирмы, которая оказывает туристские услуги посетителям выставки:

иностранным участникам и посетителям (регионы СНГ и дальнее зарубежье);

иногородним участникам и посетителям из регионов России.

1.1.2 Задача

Задача моделирования туристского продукта — это проведение исследования методом вариантных расчетов прибыльности туристской фирмы, варьируя три показателя:

1. количество клиентов в процентом отношении по категориям;

2. количество потребляемых типовых элементов (услуг);

3. величину маржи на элемент типовой услуги.

1.1.3 Метод

Исследование проводится вариантным расчетом, возможно построение оптимизационной математической модели с поиском максимума. Матрица исходных данных задается предварительно.

В качестве примера за исходный план возьмем план проведения выставок в Санкт-Петербурге на 2000 год. Проводимые выставки и мероприятия ранжируются по количеству посетителей. Выводится общий показатель потока посещения, в котором по данным анкетирования посетителей выделяется поток клиентов туристской фирмы. Предполагается, что туристская фирма занимается продвижением своего туристского продукта, и клиенты (посетители и участники) в достаточной степени осведомлены о возможностях, ассортименте услуг и приобретают эти услуги либо предварительным заказом, либо заказом на месте в период выставки или мероприятия.

Все виды туристских услуг разделяются на категории, среди которых выделяются элементы. По каждому элементу планируется усредненная маржа, размер которой вычисляется по результатам изучения рынка данного вида услуги.

где

F — величина маржи, получаемая фирмой от деятельности двух видов (приема и отправки клиентов на выставки).

А — величина маржи, получаемая от приема клиентов на выставки.

В — величина маржи, получаемая от отправки клиентов на выставки посредством автобуса.

С — величина маржи, получаемая от отправки клиентов на выставки посредством самолета.

Суммирование по i — суммирование величины маржи по типам клиентов:

1. иногородние;

2. СНГ

3. дальнего зарубежья.

Суммирование по j — суммирование величины маржи по видам услуг, оказываемых фирмой:

1. Транспорт;

2. Размещение;

3. Питание;

4. Аттракции;

5. Тур до выставки;

6. Тур после выставки;

7. Экскурсии.

Суммирование по k — суммирование величины маржи, полученной от приема по месяцам.

Суммирование по m — суммирование величин маржи, полученной фирмой в результате отправки клиентов на выставки наземным транспортом.

Суммирование по q — суммирование величин маржи, полученной фирмой в результате отправки клиентов на выставки самолетом.

Суммирование по n — суммирование величин маржи, полученных от отправки по месяцам.

1.2 Структура и содержание бизнес-плана

Необходимо отметить, что различные экономисты выделяют несколько разные структуры бизнес-планов, однако все они имеют приблизительно одинаковое строение.

1.2.1 Концепция бизнеса (резюме)

Резюме — это сжатый, быстро читаемый обзор о намечаемом бизнесе и целях, которые ставит перед собой предприятие, начиная свое дело или развивая имеющееся. По сути, концепция является сокращенной версией самого бизнес — плана. В резюме должны быть отражены следующие основные моменты: возможности для бизнеса; привлекательность бизнеса; важность для предприятия и региона; необходимые финансовые ресурсы (собственные или заемные); срок окупаемости проекта; возможный срок возврата заемных средств; условия инвестирования; ожидаемая прибыль и ее распределение.

Эту часть бизнес-плана необходимо начинать с главной цели предлагаемого бизнеса (как правило, получение прибыли) и назначения разрабатываемого бизнес-плана.

1.2.2 Общее описание бизнеса

В этом разделе приводится основная информация о предприятии и проекте.

1.2.3 Исследования и анализ рынка

Анализ рынка направлен на выявление потребителей продукции, услуг. В этом разделе желательно определить приоритеты, которыми руководствуется потребитель при покупке: качество, цена, время и точность поставки, сервисное обслуживание и т. п.

Необходимо произвести сегментацию рынка, определить размеры и емкость рынков по продукции предприятия, проанализировать, как быстро продукция, услуги утвердятся на рынке, и обосновать возможности его дальнейшего расширения, а также основные факторы влияющие на это.

Также весьма важным является отслеживание и оценка конкурентов. Необходимо выявить и проанализировать их сильные и слабые стороны.

1.2.4 Описание товара или услуги

В разделе, характеризующем объект бизнеса, необходимо отметить направленность бизнес-плана (продукция, работы, услуги, создание нового предприятия, развитие действующего, финансовое оздоровление).

Также здесь необходимо отметить, важность товара для потребителей, его уникальность. Желательно охарактеризовать функциональные возможности и особенности продукции.

1.2.5 Организационный план

Здесь необходимо привести организационную структуру предприятия, в которой четко определены должностные инструкции ведущих менеджеров, их роль в управленческом процессе, а также определяется, как осуществляется взаимодействие служб и подразделений.

1.2.6 Производственный план

Производственный план отражает производственный процесс. Если отдельные операции поручаются субподрядчику, то это должно быть указано. Целесообразно представить производственный процесс с указанием его структуры по трудоемкости.

Необходимо отразить потребность в производственных помещениях и их площадь. Необходимо указать потребность в дополнительном оборудовании и материальных ресурсах. По возможности здесь описывается система охраны окружающей среды, утилизации отходов, обеспечения безопасности жизнедеятельности.

Раздел заканчивается расчетом издержек производства и себестоимости производимой продукции.

1.2.7 План маркетинга

Это план мероприятий по достижению намечаемого объема продаж и получению максимальной прибыли путем удовлетворения рыночных потребностей. Здесь необходимо отразить маркетинговую стратегию развития предприятия.

Для адаптации предприятия к меняющимся рыночным условиям целесообразно учесть влияние внешнего окружения путем разработки комплекса маркетинга, включающего товарную, ценовую, сбытовую политику и сервисное обслуживание.

Особое место следует уделить стратегии ценообразования.

1.2.8 Инвестиционный план

В этом разделе отражается потребность в инвестициях, а также указывается, за счет каких средств будет осуществлено финансирование проекта (собственные и/или заемные средства) и т. п.

1.2.9 Потенциальные риски

Этот раздел особенно важен, так как фактор риска оказывает большое влияние на финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Следует учитывать, как минимум, следующие виды рисков: производственные; коммерческие, финансовые риски и риски, связанные с форсмажорными обстоятельствами.

1.2.10 Финансовый план

В этом разделе необходимо определить эффективность предлагаемого бизнеса, отразить общую потребность в инвестициях; источники финансирования; план доходов и расходов; баланс денежных расходов и поступлений; потребность в оборотном капитале; срок окупаемости проекта; отчет по прибыли и прочие необходимые показатели. Особое место в финансовом плане следует уделить расчету безубыточности и запаса финансовой прочности.

ГЛАВА 2. Бизнес-план международной конференции «Инвестиции 2012: новые реальности — новые возможности Северо-Запада России»

2.1 Резюме

Цель данного бизнес-плана — обоснование финансовоэкономической эффективности проведения второй Международной Конференции «Инвестиции 2012: новые реальности — новые возможности Северо-Запада России».

Цель конференции — привлечение долговременных прямых инвестиций в реальный сектор экономики Северо-Запада России. Среди основных задач — содействие социально-экономическому прогрессу и восстановление конкурентоспособности России при помощи эффективной инвестиционной политики, создание интегрированных долгосрочных политических, правовых и экономических механизмов для улучшения инвестиционного климата в России, анализ тенденций в области прямых инвестиций и разработка рекомендаций по повышению их эффективности.

Так как участники первой конференции, проводившейся под эгидой Полномочного представителя Президента РФ, выразили желании придать этому мероприятию ежегодный характер, «Институт проблем регионального развития» разработал бизнес-план по проведению конференции в условиях самоокупаемости.

Данные, факты и расчеты, содержащиеся в бизнес-плане, предназначены для рассмотрения в Администрации Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном Федеральном округе.

Для реализации проекта необходимо 229 672 у.е. из них 135 000 у.е. предоставляют спонсоры. Таким образом, необходимые инвестиции составят 94 672 у.е.

Срок окупаемости — 10 месяцев.

Возможный срок возврата заемных средств — 12 месяцев.

Размер чистой прибыли может варьироваться от 115 730 до 300 005 у.е.

2.2 Краткое описание предприятия и проекта

«Институт проблем регионального развития» учрежден при поддержке ряда комитетов Государственной Думы ФС РФ в июне 1999 года с целью создания информационной инфраструктуры в области совершенствования действующего федерального и регионального законодательства, содействия эффективному проведению экономических реформ в регионах.

При Северо-Западном отделении института создан Организационный Комитет, который оформлен как туристское предприятие, имеющее право осуществлять международную туристскую деятельность (лицензия имеется).

Проект предлагается реализовать силами именно Организационного Комитета Конференции при Северо-Западном отделении Института проблем регионального развития. Офис Организационного Комитета находится по адресу: Санкт-Петербург, Адмиралтейская набережная, дом 10.

За время своего существования организационный Комитет успешно провел международную конференцию «Инвестиции 2011: новые реальностиновые возможности Северо-Запада России» (Санкт-Петербург), международную конференцию «Практика и перспектива энергосбережения в Финляндии. Адаптация опыта Финляндии к условиям Московского региона» (Хельсинки), международную конференцию «Энергосбережение: опыт Единой Европы и новые инвестиционные возможности России» (Барселона).

Задача данного проекта организовать вторую Международную конференцию «Инвестиции 2012: новые реальности — новые возможности Северо-Запада России» в условиях самоокупаемости.

Согласно резолюции первой Международной конференции участники положительно отозвались о ее результатах и рекомендовали «придать Международной конференции ежегодный характер».

Цель мероприятия — привлечение долговременных прямых инвестиций в реальный сектор экономики Северо-Запада России.

Среди основных задач конференции — содействие социально-экономическому прогрессу и восстановление конкурентоспособности России при помощи эффективной инвестиционной политики, создание интегрированных долгосрочных политических, правовых и экономических механизмов для улучшения инвестиционного климата в России, анализ тенденций в области прямых инвестиций и разработка рекомендаций по повышению их эффективности.

Организационный Комитет предлагает в рамках конференции провести ряд «круглых столов, представить доклады, освещающие самые сложные вопросы, касающиеся инвестиций и инвестиционного климата. Одним из главных мероприятий конференции должна стать выставка инвестиционных проектов научно-производственных и промышленных предприятий и фирм-производителей. Кроме того, институт считает необходимым проведение конкурса инвестиционных проектов. Его цель — предоставление отечественным и зарубежным инвесторам наиболее привлекательных для вложения капитала проектов, обеспечение финансовыми и юридическими гарантиями защиты от непредвиденных рисков, а также содействие продвижению инвестиционных проектов на российском и зарубежных рынках.

2.3 Анализ рынка

Проведение подобной конференции чрезвычайно актуально в современных условиях. Привлечение инвестиций — это сложная проблема для многих предприятий. С другой стороны, Северо-Запад — очень большой по территории регион, и в условиях отсутствия развитого рынка инвестиционных проектов, потенциальному инвестору очень сложно сориентироваться и выбрать действительно перспективный проект. Таким образом, это конференция — уникальный шанс встретиться для обеих заинтересованных сторон.

Однако в Санкт-Петербурге существует всего лишь одна международная конференция, связанная по тематике с инвестициями — это «Петербургский Экономический форум», который проводится под эгидой Межпарламентской Ассамблеи в первых числах июня. Это мероприятие уже приобрело широкую известность и создало себе определенный имидж, ведь этим летом ПЭФ будет проводиться уже в пятый раз. Однако в последние годы интерес инвесторов к этому мероприятию несколько снизился, так как форум не принес ожидаемых результатов.

Несмотря на то, что реальный конкурент лишь один конкуренция будет довольно жесткой, ведь, очевидно, что и инвесторы, и предприятия выберут для участия лишь одно мероприятие.

Существенное конкурентное преимущество «Инвестиций 2012» — это низкие цены. Регистрационный сбор на форуме составляет 1000 у.е., на конференции — всего 300 у.е. На ПЭФ спонсорам приходилось платить от 10 тысяч — до 100 тысяч долларов (можно и больше по желанию), на конференции от 5 тысяч — до 20 тысяч долларов.

Но самое главное конкурентное преимущество — это соответствие ожиданиям потребителей. При принятии решения об участии в конференции и предприятия, и потенциальные инвесторы, прежде всего, надеются найти партнеров. В условиях современного российского рынка, когда риск очень велик число инвесторов представленных на подобных мероприятиях обычно во много раз меньше количества инвестиционных проектов. Таким образом, основное конкурентное преимущество Международной конференции «Инвестиции 2012» — наличие крупной базы данных о потенциальных инвесторах, сформированной во время проведения конференции «Инвестиции 2011». А в ходе других конференций, организованных «Институтом проблем регионального развития» была проведена активная работа по привлечению инвесторов к Конференции «Инвестиции 2012».

Одно из преимуществ конгрессного туризма — это нечувствительность рынка к сезонным колебаниям. Однако предпочтительней проводить мероприятия, направленные на привлечение крупных предприятий в третьем и четвертом кварталах. Так как во второй половине финансового года у большинства организаций уже есть средства для презентации своего проекта, поэтому вторую Международную конференцию планируется организовать в первой половине декабря, что придаст конференции дополнительное конкурентное преимущество по сравнению с Петербургским Экономическим Форумом.

Емкость рынка оценить довольно трудно, так как конференция должна привлечь внимание очень многих предприятий Северо-Западного федерального округа. С другой стороны, круг участников конференции ограничен физически площадью Таврического и Шуваловского дворцов.

Из-за ограничений по площади существуют строгие ограничения по продажам, а именно, в конференции могут принять участие как максимум 1300 человек.

Таблица 2.3.1. Структура участников

Примечание. В рамках Конференции проводится конкурс инвестиционных проектов. Для 50 проектов, победивших в конкурсе, будет предоставлена выставочная площадь для презентации. Количество участников инвестиционной выставки обусловлено площадью Екатерининского зала Таврического дворца.

Исходя из результатов проведения первой конференции около 30% участников были иностранными гражданами, остальные гражданами России. Примерно 300 полных пакетов (статус «участник конференции») были реализованы на международном рынке.

Почетные гости участвуют в Конференции бесплатно. Это, в основном, послы и консулы, представители международных и национальных фондов, депутаты Федерального Собрания, представители Правительства, представители субъектов РФ. Их участие очень важно. Например, представительства иностранных государств не только распространяют информацию о конференции по своим каналам, но и привлекает предприятия-производителей и инвесторов, которые очень чувствительны ко мнению посольства.

2.4 Описание предлагаемых услуг

Конечная цель конгрессного туризма — это само участие в мероприятии. В связи с этим деятельность Организационного Комитета включает в себя чисто туристские услуги, такие как транспортировка участников, размещение в гостиницах, организация питания, экскурсионное обслуживание. Однако турпродукт конгрессного туризма включает и множество нетрадиционных услуг, например, выпуск большого количества печатной продукции, а также организация регистрации участников, техническое обеспечение, деловые встречи.

Организационный комитет Конференции готов предложить для участников следующие услуги (таб.2)

Таблица 2.4.1. Услуги, предлагаемые Организационным Комитетом.

Примечание. Регистрационный сбор не подлежит возврату.

Кроме того, Организационный Комитет помогает при получении виз, а также может забронировать для участника конференции гостиницу по следующим расценкам (таб. 2.4.2.)

Таблица 2.4.2. Расценки на гостиницы (в стоимость включены завтраки)

Немаловажным представляется тематика круглых столов, так как именно она, во многом, определяет захотят ли потенциальные инвесторы и предприятия участвовать в конференции. При выборе тем Институт попытался выявить наиболее проблемные элементы, и наиболее важные отрасли. Таким образом, выделены следующие наиболее перспективные темы:

Инвестиции, строительный комплекс и рынок недвижимости: проблемы, перспективы и возможности.

Инвестиционная привлекательность и перспективы развития лесопромышленного комплекса.

Инвестиции в топливно-энергетический комплекс и энергосбережение.

Инвестиционные проекты в системе образования и профессиональной подготовки кадров.

Инвестиционные программы в сфере культуры и туристического бизнеса.

Инвестиционный потенциал страховых компаний: проблемы, перспективы и возможности.

Лизинг как элемент государственной инвестиционной политики. Проблемы и поиск путей их решения.

Северо-Запад России: ключевые отрасли и инвестиционный климат (транспорт, порты, БТС).

Мировой рынок ПИИ (прямых иностранных инвестиций): тенденции и возможности для российской экономики.

Законодательное обеспечение инвестиционной политики государства.

Инвестиции в малый и средний бизнес.

Проблемы инвестиций в телекоммуникационную отрасль России.

Банковские и финансовые институты в инвестиционном процессе.

Инвестиции в агропромышленный, рыбохозяйственный и перерабатывающий комплексы Северо-Запада.

Как уже было отмечено, конечная цель участников данной конференции — найти партеров. Следовательно, успех при организации Конференции зависит от того, удастся ли убедить потенциальных участников в том, что мероприятие организовано таким образом, чтобы максимально упростить достижение задачи клиента.

2.5 Организационный план

Практическую сторону организации Конференции берет на себя рабочая группа Организационного Комитета. Так как если мероприятие проводится периодически, то целесообразней нанять в штат работников, ответственных за проведение совещаний. Это позволяет оптимизировать работу по организации мероприятия, как во время подготовки к нему, так и во время его проведения, за счёт накопления опыта и ориентации на обеспечение интересов отдельно взятой ассоциации.

2.5.1 Организационная структура

В ходе проведения конференции в 2011 году была выработана следующая организационная структура:

Схема 2.5.1.1. Организационная структура рабочей группы Организационного Комитета.

Таким образом, среднесписочная численность Организационного Комитета — 9 человек.

График работы для основного и вспомогательного персонала с 1000 до 1800.

2.5.2 Фонд заработной платы

Рассчитаем фонд заработной платы.

Таблица 2.5.2.1. Фонд заработной платы основного персонала

Однако за 1 месяц до начала конференции организационную структуру рабочей группы необходимо расширить.

Нанимают вспомогательный персонал по проведению круглых столов, в чьи функции входит сбор тезисов, их размножение, подготовка материалов для участников круглых столов, разработка регламента, помощь участникам во время круглого стола и так далее. Так как предполагается проведение 14 круглых столов, то соответственно необходимо 14 человек на должность секретарей круглых столов.

Кроме того, для работы в офисе необходимо еще 3 человека, которые будут выполнять функции курьеров, отправлять и принимать факсы, рассылать письма, набивать базу данных участников конференции и так далее. За месяц до начала конференции резко увеличивается объем работ, связанных с иностранным языком, поэтому в штате необходим еще один переводчик.

Кроме того, на время проведения самой конференции также необходим дополнительный персонал для встречи гостей в аэропорту (3 человека).

Весь вспомогательный персонал работает по договору подряда.

Таблица 2.5.2.2. Фонд заработной платы вспомогательного персонала

Таким образом, суммарный фонд оплаты труда составил 22 780 у.е.

Таблица 2.5.2.3. Страховые взносы во внебюджетные фонды.

Примечание. За базу для отчислений в федеральный фонд социального страхования берут фонд оплаты труда без учета тех, кто работал по договору подряда.

Таким образом, заработная плата вместе с начислениями составляет сумму в 31 422 у.е.

2.6 Производственный план

2.6.1 Общая характеристика помещений

Офис Организационного Комитета находится на Адмиралтейской набережной, дом 10. Площадь офиса составляет 52,8 м².

Таблица 2.6.1.1. Характеристика помещений.

В помещениях проведен евроремонт.

2.6.2 Общая характеристика трудового процесса

Работу Организационного комитета Конференции можно условно разделить на три этапа: подготовительный, действия во время конференции и подведение итогов.

Подготовительный период В подготовительный период все задачи могут быть выполнены штатным количеством сотрудников. Функции сотрудников в подготовительный период обычно включают в себя составление повестки дня (дней), определение целей совещания, определение количества участников, подсчёт бюджета мероприятия, согласование места проведения, подбор информации об отелях, подписание контракта, печать необходимой документации, разработка плана маркетинга, бронирование авиабилетов и организации наземного транспорта, доставка грузов, доставка оборудования.

Стоит отдельно остановится на заключении контракта, в котором перечисляются все требования клиента, указываются организации, ответственные за исполнение тех или иных работ. Они включают в себя предоставление помещения, с достаточным числом залов и определённым набором услуг, подбор сотрудников, необходимых на время проведения конференции.

Организационный Комитет также заключает договор с Межпарламентской Ассамблеей на предоставление Таврического дворца в течение 3 дней конференции, а также подписывается договор с Администрацией Шуваловского дворца о предоставлении Рыцарского зала, Красной, Синей и Золотых гостиных на 2 дня.

Кроме того, Организационный Комитет заключает договора со спонсорами (генеральные, простые и информационные).

Основной этап (во время конференции). Действия во время проведения конференции включают в себя:

инструктаж, рабочий план, устранение неполадок и недоразумений.

За несколько дней до начала конференции проводят инструктаж работников, нанятых на время проведения конференции. Персонал общих служб делят на группы, каждая из которых ответственна за определённый участок работ. У каждой группы существует руководитель, решающий все спорные вопросы и координирующий действия подчинённых. Руководитель группы обычно является штатным работником организации или представителем специального агентства.

Ещё за несколько дней до официального открытия совещания начинается активная работа общих служб, ответственных за приём участников в аэропортах, доставку в отели, посты в гостиницах. В помещении, где проводится мероприятие, работники службы регистрации и информации готовятся к началу конференции: сортируют документацию, предназначенную для участников, комплектуют документы, необходимые для работы отдельных групп и делегаций, а также и конференции в целом.

Именно второй этап работы является наиболее ответственным и трудоемким, так как он требует дополнительного оборудования, дополнительных работников, а также оперативной реакции на быстроизменяющуюся ситуацию.

Заключительный этап.

Заключительный этап обычно состоит из:

организации отъезда участников, отправки оборудования и грузов, подведения итогов.

2.6.3 Расчет затрат, непосредственно связанных с формированием тура.

Затраты на аренду помещений для проведения конференции могут быть названы условно постоянными, так как их объем не зависит от количества участников конференции.

Таблица 2.6.3.1. Затраты на аренду помещений для проведения Конференции

Расчет затрат на трансфер делается из средних цен по городу на подобный услуги. Машины нанимаются на 5 дней. Количество часов подсчитано исходя из опыта проведения первой конференции.

Таблица 2.6.3.2. Затраты на трансфер

Таблица 2.6.3.3. Затраты на проведение банкета.

Таблица 2.6.3.4. Затраты на обеспечение синхронного перевода.

Как уже было отмечено выше, конгрессный туризм включает множество нетрадиционных услуг, например, такие как предоставление большого количества печатной продукции. При проведении первой конференции организационный Комитет сотрудничал с компанией «Весталинк» (Ленинский проспект, дом 151, офис 431а). Согласно прейскуранту этой компании на 15.04.01 выпуск необходимой печатной продукции будет стоить 9600 у.е. (таб. 2.6.3.4.)

Таблица 2.6.3.5. Затраты на предоставление печатной продукции.

Примечание. Участников конференции около 1000, однако 200 из них — почетные гости, участвующие в конференции бесплатно. Им выдается неполный пакет документов.

Кроме того, участникам со статусом «участник конференции» предоставляют так называемый пакет участника (таб. 2.6.3.6.):

Таблица 2.6.3.6. Затраты на формирование «портфеля участника».

Кроме того участников конференции со статусом «участник круглого стола» обеспечивают бэджами и материалами круглого стола.

Таблица 2.6.3.7. Затраты на формирование «портфеля участника круглого стола»

Таблица 2.6.3.8. Затраты на проведение инвестиционной выставки

Примечание. Стоимость оборудование места назначает Таврический дворец.

Организацию кофе-брейков полностью берут на себя следующие спонсоры: завод Coca-Cola и кондитерская фабрика «Большевик».

Таким образом, сумма затрат на формирование тура составляет 88 420 у.е.

2.6.4 Расчет затрат на осуществление деятельности предприятия

Таблица 2.6.4.1. Затраты на аренду офиса

Таким образом, затраты на аренду в месяц 440 у.е. (5280/12=440).

Таблица 2.6.4.2. Затраты на осуществление деятельности предприятия

Налоги, возмещаемые за счет себестоимости услуг, были рассчитаны следующим образом (таб. 2.6.4.3.).

Таблица 2.6.4.3. Налоги, возмещаемые за счет себестоимости.

Таким образом, сумма затрат на формирование тура и затрат на осуществление деятельности фирмы дает стоимость осуществления проекта 229 672 у.е. (=141 252+88420).

2.6.5 Расчет прибыли

Таблица 2.6.5.1. Расчет доходов

Примечание. Средняя площадь, предоставляемая для презентации инвестиционного проекта 7 м².

Таким образом, балансовая прибыль = 165 328 у.е. С вычетом 30-процентного налога на прибыль (49 598 у.е.) чистая прибыль от проекта равна 115 730 у.е.

2.6.6 Особенности бухгалтерского учета

Организационный Комитет ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи.

При осуществлении своей деятельности Организационный Комитет пользуется в расчетах с клиентами условные единицы, в связи с чем, в учете возникают суммовые разницы. Для целей налогообложения прибыль увеличивается на сумму отрицательных суммовых разниц, возникающих при осуществлении расчета в рублях, в сумме, определяемой по официальному курсу соответствующей валюты.

Организационный Комитет имеет и использует льготу по налогу на добавленную стоимость.

Организационный Комитет использует мемориально-ордерную форму учета с применением компьютерной программы «1С-Бухгалтерия». Применяются следующие регистры бухгалтерского учета:

мемориальные ордера;

регистры аналитического учета;

журнал регистрации хозяйственных операций;

баланс.

Выручка от реализации услуг в целях налогообложения определяется кассовым методом, то есть по мере оплаты услуг.

2.7 План маркетинга

Маркетинговая стратегия вырабатывается на основе общей характеристики рынка, которая была проведена в пункте 2.3. «Анализ рынка». Цель маркетингового плана организовать мероприятия для достижения необходимого объема продаж и получения максимальной прибыли. Для этого необходимо разработать комплекс, включающий товарную, ценовую, сбытовую и рекламную политику.

2.7.1 Ценовая политика

Конечная цель проекта — улучшение инвестиционного климата региона. Таким образом, конференция должна этому максимально способствовать, но в условиях самоокупаемости.

Для того чтобы сформулировать грамотную политику ценообразования, необходим анализ издержек.

Таблица 2.7.1.1. Стоимость услуг, входящих в турпакет для участника конференции со статусом «участник конференции».

Примечание. Далее себестоимость участия в конференции разделена для иностранных и российских участников с учетом того, что синхронный перевод необходим только для иностранных участников.

Таблица 2.7.1.2. Стоимость услуг, входящих в турпакет для участника конференции со статусом «участник круглого стола».

Таблица 2.7.1.3. Стоимость услуг, входящих в турпакет участника инвестиционной выставки.

Однако затраты на аренду помещений Таврического и Шуваловского дворцов следует внести в стоимость каждого турпакета в зависимости доли, которую вносит каждый вид оказываемой услуги в суммарный объем оказанных услуг.

Таблица 2.7.1.4. Отнесение затрат на аренду на себестоимость каждого типа услуги.

Аналогичным образом, учитывая долю конкретной услуги в суммарном объеме оказанных услуг, отнесем постоянные затраты на себестоимость каждого типа услуги в отдельности.

Таблица 2.7.1.5. Отнесение постоянных затрат на себестоимость каждого типа услуги

Таким образом, получаем себестоимость каждой услуги.

Таблица 2.7.1.6. Себестоимость турпакетов

Если сравнить программу «Петербургского Экономического форума» с конференцией «Инвестиции 2011», то станет очевидным, что их программа очень похожа, то есть затраты примерно одинаковы. Однако участие в форуме для российского гражданина обходится в 600 у.е., для иностранного гражданина — 1000 у.е.

Таким образом, чтобы привлечь инвесторов и предпринимателей для участия в Конференции было бы рационально сделать цены не высокими по сравнению с ПЭФом.

При норме прибыли 60%

участие в конференции для российского участника 300 у.е.

участие в конференции для иностранного участника 600 у.е.

А для участников круглых столов и инвестиционной выставки установим норму прибыли 140%, тогда Участие в круглом столе 100 у.е.

Участие в выставке инвестиционных проектов 100 у.е. за 1 кв. м По таким ценам проект работает в условиях самоокупаемости. Однако в случае необходимости можно еще поднять цены.

2.7.2 Сбытовая политика

Основной канал продвижения турпакета на рынок — это Интернет. Для конференции «Инвестиции 2011» был создан сайт (http//:www.innw.ru), в котором можно не только ознакомиться с информацией о конференции, но и зарегистрироваться. Ссылки на сайт конференции можно найти в наиболее популярных поисковых системах, таких как Яndex и Rambler, а также в сайтах и порталах, посвященных различным конференциям и проблемам инвестиций.

Кроме того, очень важную роль играет прямая почтовая рассылка. Организационный Комитет, рассылает пакет документов о конференции и регистрационную форму предприятиям и потенциальным инвесторам. Рассылка организуется на основе использования базы данных о предприятиях Северо-Запада, а также не основе базы данных об инвестиционных компаниях Северо-Запада.

2.7.3 Рекламная политика и другие методы стимулирования сбыта

Основная задача рекламной кампании — информативная задача. Первоначально необходимо сформировать спрос. Реклама должна сообщить потенциальному клиенту о существовании самой конференции. В последующем важная роль отводится отношениям с общественностью и информационным спонсорам — они должны сформировать имидж мероприятия. Конференция должна производить впечатление престижного проекта, организованного на высшем уровне, главной целью которого является помочь предприятиям и инвесторам найти друг друга.

Основные средства распространения рекламы — это афиши с информацией о конференции на рекламных стендах и тумбах в Санкт-Петербурге, перетяжки в центре города и банеры в Интернете. Бюджет рекламной кампании небольшой — 90 000 у.е., так как основная роль отводится PR, а именно организации пресс-конференций, выпуску пресс-релизов. Немаловажная деталь — патронаж Полномочного Представителя Президента в Северо-Западном федеральном округе. Это не только придает конференции престиж, но и увеличивает количество реципиентов информации. Так как пресс-служба полпреда также распространяет информацию о его деятельности в округе, запускает пресс-релизы и организовывает пресс-конференции. При проведении прошлой конференции сыграло роль распоряжение № 49 от 19 сентября 2000 года Полномочного представителя Президента РФ в Северо-Западном Федеральном округе. Этим Распоряжением было рекомендовано «федеральным органам государственной власти, органам государственной власти субъектов РФ, органам местного самоуправления, общественным объединениям, союзам предпринимателей, представителям деловых кругов Северо-Западного федерального округа принять участие в конференции».

Конференцию также поддерживают информационные спонсоры: среди них, например, информагентство «Росбалт», журнал «Эксперт», газеты «Ведомости», «Экономика и время», «Век». Но так как международная конференция такого уровня — большое событие для Санкт-Петербурга многие газеты осветят это событие еще за несколько месяцев до начала конференции.

2.8 Инвестиционный план и потенциальные риски

2.8.1 Оценка видов и размеров инвестиций

Проект планируется осуществить за счет заемных средств.

Затраты на осуществление проекта составляют 229 672 у.е. 135 000 у.е. можно привлечь за счет спонсоров следующим образом. Предусмотрены три вида спонсорства: генеральное, официальное и простое.

Величина вклада официального спонсора составляет 20 000 у.е. и предполагает следующие рекламные мероприятия:

участие в пресс-конференциях;

логотипы фирмы на пригласительных билетах;

рекламные щиты (Таврический дворец, гостиница «Москва»);

информация о фирме в печатной продукции Конференции, на радио и телевидении. Распространение пресс-релизов о деятельности фирмы на российском рынке и ее участие в культурной и общественной жизни страны;

афиши с логотипом фирмы будут размещены на рекламных стендах и тумбах в Санкт-Петербурге;

перетяжки 0,8×12,0 м. в центре города;

флаг фирмы в местах проведения мероприятий Конференции;

вручение диплома фирме от Оргкомитета;

распространение рекламных материалов фирмы среди участников Конференции.

Генеральное спонсорство предполагает величину вклада в 30 000 у.е. и кроме всех вышеперечисленных пунктов включает участие в пленарном заседании с правом доклада, участие в круглых столах с правом доклада, возможность участия в инвестиционной выставке, приглашение на банкет.

Простое спонсорство предполагает вклад 5000 у.е. и включает размещение рекламных щитов и п.п. 4, 5, 6.

В качестве генерального спонсора готов выступить «ЛУКойл». Банки МДМ, Менатеп, Альфабанк и Сбербанк предлагают свое участие в качестве официальных спонсоров; АО «Северсталь» и «Транснефть» и несколько других крупных промышленных предприятий — в качестве простых спонсоров.

Спонсирование кофе-брейков берет на себя завод Coca-Cola и кондитерская фабрика «Большевик».

Таблица 2.8.1.1. Сумма спонсорских вложений.

Таким образом, сумма спонсорских вкладов составляет 135 000 у.е.

Второй вид вложений — непосредственно инвестиции в проект, осуществляемые Администрацией Полномочного представителя Президента РФ в Северо-Западном Федеральном округе. Сумма необходимых инвестиций составляет 94 672 у.е.

В результате воплощения проекта эти инвестиции, как минимум окупятся. Если проводить расчеты на основе цен значительно более низких, чем у конкурентов, то проект принесет чистую прибыль в размере 115 730 у.е. Однако существует возможность для увеличения прибыли за счет повышения цен. Если установить цены на уровне цен конкурентов, то проект принесет 300 005 у.е. чистой прибыли. Кроме того, реализация этого проекта повлечет за собой значительные бюджетные поступления не только в виде налогов и увеличения количества рабочих мест, но и в виде эффекта мультипликатора от привлечения инвестиций в Северо-Западный Федеральный округ.

2.8.2 Окупаемость

Проект рассчитан на год и окупается через 10 месяцев после начала его реализации. Особенность данного проекта заключается в том, что проект окупается сразу после проведения конференции, так как большинство платежей осуществляется за неделю до конференции и в ходе конференции, поэтому для удачного осуществления проекта необходим значительный объем оборотных активов.

2.8.3 Потенциальные риски

Получение дохода всегда связано с риском. Как минимум, следует учитывать, технические, коммерческие, социальные, политические риски.

Коммерческие риски связаны с реализацией продукции на рынке не в полном объеме. Для данного проекта риск минимален, так как спрос превышает предложение.

Финансовые риски, которые вызываются инфляционными процессами, неплатежами, колебаниями валютных курсов особенно актуальны в нашей стране. Например, резкое колебание курса доллара может вызвать падение платежеспособности потенциальных клиентов. Кроме того, экономическая нестабильность снижает интерес инвесторов к региону.

Риски, связанные с форсмажорными обстоятельствами, сложно прогнозировать, но их можно уменьшить за счет большого запаса прочности.

2.9 Финансовый план

2.9.1 Основные показатели проекта

Сформировано туристских пакетов (в натур. ед.) 1350 шт.

Из них участники конференции (граждане РФ и СНГ) 500

участники конференции (иностранные граждане) 300

Участники круглых столов 300

Почетные гости 200

Участники инвестиционной выставки 50

Предполагаемый объем реализации 1350 шт.

Выручка от реализации туристских пакетов 395 000 у.е.

Расходы по формированию туристских пакетов 88 420 у.е.

Расходы по осуществлению деятельности фирмы 141 252 у.е.

Балансовая прибыль 165 328 у.е.

Сумма налога на прибыль 49 598 у.е.

Чистая прибыль 115 730 у.е.

Охарактеризуем рентабельность реализуемых услуг. Она равна 30% (115 730/395000*100%). Таким образом, каждая условная единица реализованных услуг приносит 0,3 условной единицы прибыли.

2.9.2 Анализ безубыточности и чувствительности

Размер прибылей и убытков в значительной степени зависит от уровня продаж, который обычно является величиной, трудно прогнозируемой с определенной точностью. Для того, чтобы знать, какой потребуется уровень продаж для достижения прибыльности предприятия, необходимо провести анализ безубыточности.

Для этого рассчитаем маржинальный доход как разницу между выручкой и переменными затратами.