Документационное обеспечение управления

Вариант № 39

Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

2. Языковый стандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебного документа. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых в документах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе? Приведите примеры.

План:

Часть 1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа)

1.1. Особенности языка документов

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1.3. Лингвистические особенности документа Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

2.2. Стандартизация словосочетаний

2.3. Стандартизация в построении предложений.

2.4. Стандартизация текста Приложение № 1

Список используемой литературы

Часть 1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

1.1. Особенности языка документов.

Современный русский литературный язык, сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множество ре-чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом и полом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образования и местом проживания, професси-ей и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место зани-мает сфера общения, в которой оказывается человек, — что уместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня-ется в зависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим. Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то, что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколько разновидностей, каж-дая из которых предназначена для общения в определенной сфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничивать следующие разно-видности языка: язык художественной литературы, устная разговор-ная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризует-ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языке литературы это прежде всего создание художественных образов; ве-дущей функцией устной речи является непосредственное речевое об-щение; основная функция публицистики — политическое, идеологи-ческое воздействие на слушателя и читателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловой стиль речи суще-ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи — это разновидность со-временного русского литературного языка, которая реализуется в сфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. Язык документов является обязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловому общению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля, сформировав-шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова-ния к содержанию служебного документа и его речевому оформле-нию. И прежде всего язык служебного документа должен соответ-ствовать общим нормам современного русского литературного язы-ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект-ных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве приме-ра можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вмес-то «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «кру-той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет и свои специ-фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые не-обходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралин-гвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингви-стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию до-кумента является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содер-жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются с помощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающий существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить внимание.

Создавая документ как источник письменной информации, го-сударственному служащему необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всего сразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не пол-ностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения из-менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста-ми, использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче-ские акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете ин-формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об-ратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать, расшифровывать, интерпретировать вашу инфор-мацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, сво-его понимания. Поэтому следует всегда иметь в виду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор должен продумы-вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан-ное иначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие и понимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фак-тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв-ляется статус автора. Вне зависимости от того, кто является непос-редственным (техническим) составителем документа или его офи-циальным автором, подписывающим документ, адресантом (отпра-вителем) становится «коллективный субъект», который направля-ет свое официальное послание также «коллективному адресату» (получателю). Например, коллективный отправитель — Государ-ственная Дума или какое-либо министерство направляет свои реше-ния, постановления, инструкции и другие документы также коллек-тивному получателю — в государственные комитеты, федеральные комиссии, федеральные службы и другие государственные учрежде-ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информа-цию.

Большинство официальных документов визируется и подписы-вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так-же подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич-ную ответственность за содержание документа каждого из подписав-ших его.

В целом в официальном документе выражаются интересы обще-ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля-ется, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив-ное (организация, предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например: Администрация ходатайствует… Коллегия решила… Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателем документа по-чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важной характеристикой документного об-щения, как отмечают специалисты, является точная адресность до-кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкрет-ной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей. Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляется по точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, в определенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором доку-ментного общения, влияющим на характер управленческой информа-ции, является повторяемость и тематическая ограниченность управ-ленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60 видов управленчес-ких документов, которые соответствуют основным деловым ситуаци-ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разре-шать более частные ситуации административно-управленческой де-ятельности. Например, у письма как вида организационно-распоря-дительного документа известно до 20 подвидов различных по тема-тике и предназначенных для использования в различных управлен-ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленче-ской деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в сво-ем содержании самую новую, важную и актуальную для организа-ции информацию. При его подготовке должны использоваться пос-ледние достижения науки и техники, соответствующие мировым стан-дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све-дения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или уч-реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор-мации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотя бы раз допу-стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате-риал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность и убедительность ин-формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность докумен-та зависит от того, насколько он обоснован. Не обязательно исполь-зовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убе-дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере вре-мени и отразится на своевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан-ные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости не-допустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжа-тым — как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа — это норма официального делового общения. Управленческая информа-ция — официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело-вой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, под-черкивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т. е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль из-ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити-ческой оценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логический стиль из-ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности и внеконфессиональности самой государственной службы.

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития в официально-деловом сти-ле выработались такие языковые средства и способы выражения со-держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик-сировать управленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа явля-ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолет-ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск опре-делений, характеризующих стандартные ситуации.

Языковая стандартизация документа существенно повышает его — информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адреса-том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документах словес-ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе-циалисты вообще не относят к творческой работе написание дело-вых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с со-зданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают-ся; выговор объявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языка слово «штамп» stampa — печать, оттиск, иными словами, то, что постоян-но и без изменения воспроизводится в различных условиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи — это прежде всего формулы речевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со-болезнования, поздравления и другие стандартные этикетные штам-пы, используемые в стандартных ситуациях.

Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де-вица.

В публицистике употребляются такие, например, словесные кли-ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при-быть с официальным визитом и др.

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машинной обработ-ки официального документа предполагают использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой пись-менной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответ-ствовал только один термин. И здесь очень важное значение имеет ис-пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческой документации, мож-но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука-занный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т. п. Некоторые из этих слов устаревают и заменяют-ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установле-ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, осо-бое место занимают существительные с префиксом не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно до-полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.

В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло-гическая лексика точна и однозначна, поэтому она удобна в упот-реблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые и дипломатические терми-ны, употребляемые в документах. Например, для заключения дого-вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа — терми-нология из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполага-ют различных толкований и способствуют точному выражению со-держания служебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленному каким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ-чик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз-ненных и деловых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и це-лостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребле-ние языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) язы-ковых оборотов, используемых в неизменном виде, — одна из особенно-стей деловой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управ-ленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что в соот-ветствии с договоренностью; выражаем глубокую признательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким обра-зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля-ется выражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юриди-чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла-дает достаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами, определяющи-ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово-сочетанию " контроль за выполнением возлагается на…" становится ясно, о каком виде документа говорится, — это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.

Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступать в законную силу; обжалованию не подле-жит; без уважительной причины; в установленном порядке; по исте-чении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцати-летнего возраста; предварительное рассмотрение и др.

Правильный выбор устойчивого словосочетания из числа возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности (частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи-сании управленческой ситуации, а также его грамматической пра-вильностью с учетом особенностей официально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительным устойчивым слово-сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с ок-раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящие органы, установленный порядок предварительное рассмот-рение, оправдательный приговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например: составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие, играть роль, иметь значение.

В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, на-блюдается одна тенденция — происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается как более значи-мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су-ществительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют «расщепленными» сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний мож-но образовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм в этих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное, и для до-кумента такой перенос является значимым: помочь — оказать по-мощь, реконструировать произвести или осуществить реконструк-цию, расследовать — пропусти расследование, проконтролировать — обеспечить контроль, содействовать — оказать содействие, оши-биться — допустить ошибку и др. Существительное в этих словосо-четаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменными предлогами, моти-вирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целях улучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан, исполнителей); по линии (профсоюза, ко-митета) и др.

Владение деловым стилем — это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержа-ние, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность по-нимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

2.3. Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в доку-менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред-ложения, правильный порядок слов — вот те признаки стандартизованности, которые проявляются на уровне фразы в тексте доку-мента.

Правильный порядок слов — это когда подлежа-щее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле-дует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правиль-ного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия. Например: Город с 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъек-том действия является завод, поэтому слово «завод» должно стоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностью обеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенные правила распо-ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический принцип «линейной» подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогатель-ная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонацион-но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра-стает к концу предложения. При составлении документа следует учи-тывать информационную роль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, понимание текста.

Например:

На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изго-товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объем работ по изго-товлению опытного образца переносится на основании письма заказ-чика.

В обоих предложениях основная информация находится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания в первом предложении является указание срока, на который перено-сится изготовление опытного образца. Во втором предложении це-лью высказывания является обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при имени существи-тельном принято называть нанизыванием падежей .

Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном.

Например: …для применения мер общественного воздействия; …в целях широкой гласности работы органов таможенного контроля,…

2.4. Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор-мления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации — чертежи, схемы, диаграммы и т. п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифици-рованы. По мнению известного документалиста П. В. Веселова, уни-фикация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированно-го текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель доку-мента, работая по образцу, получает возможность сосредоточить вни-мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же вы-делить ключевые моменты сообщения (по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интен-сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает «узаконенный» вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например, личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования. Данные тексты представляют собой последовательность полно-стью синтаксически оформленных частей предложения или предло-жений, соответствующих официально-деловому стилю речи.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во вто-рой (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, за-явления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оцен-ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет — традиционная линейная запись, но с пробелами, ко-торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ-ляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат-ривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Справка №_________Выдана__________

в том, что_________________________

Справка дана для представления________

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизве-денной на нем постоянной информацией документа и местом, отве-денным для переменной информации. Элементы оформления блан-ка содержат информацию о типе документа, например, «Справка…», о сфере его использования, например, «Москва» и т. п.

3. Текст-анкета. Анкета — это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ — два связанных по смыслу самостоятель-ных предложения. При составлении текста в виде анкеты наимено-вания признаков характеризуемого объекта должны быть выраже-ны именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.

Фамилия______________

Имя__________________

Отчество_____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст — таблица. Таблица — это совокупность данных, пред-ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра-фы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб-лицы должны иметь заголовки, выраженные именем существитель-ным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб-лицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содер-жащейся в них информации.

Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стан-дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе-му, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе-нию реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного доку-мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охваты-вает вес уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль язы-ка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу» литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиход-ном общении.

Приложение № 1

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА — языковая разновидность современного русского литературного языка, часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной ин-формации посредством документов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА — фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА — единообразный способ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковых формул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА — пометка должностного лица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА — содержание документа, выраженное в краткой форме.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство // журнал «Бухгалтерия и учет» № 8 2002

2. Делопроизводство // журнал «Ориентир» № 4 2003

3. Делопроизводство на современном этапе // журнал «Управление и кадры» № 3 2004

4. Приказ Министра обороны Российской Федерации № 170

5. Фоков А. П. «Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001