Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему:

«Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе»

С каждым годом все большее количество предприятий общественного питания с различными формами производства и торговли задумываются об организации системы автоматизированного управления и учета. Для этих целей сегодня на отечественном рынке представлено не мало программных продуктов, позволяющих существенно облегчить процесс комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности. На каждом предприятии общепита, будь то ресторан, кафе, бар, ночной клуб, развлекательный комплекс или корпоративная столовая, зачастую первостепенное значение придается вопросам обеспечения учета и контроля, позволяющим повысить эффективность работы, качество обслуживания и конкурентоспособность заведения.

Однако, далеко не все представленные сегодня на рынке предложения способны в полной мере удовлетворить потребности заведений в надежной и многофункциональной учетной системе. Тем не менее, сегодня практически невозможно представить повседневную деятельность предприятий общепита без использования автоматизированных систем учета. Особенно если принять во внимание тот факт, что эффективное управление рестораном требует принятия взвешенных решений, основанных на тщательном планировании в ресторанном анализе работы всех подразделений. На отечественном рынке представлен целый спектр программных продуктов, позволяющих успешно справляться с подобными задачами, и рестораторам бывает не просто отдать предпочтение продукции конкретного разработчика.

При всей своей простоте и сравнительной дешевизне автоматизированные системы управления имеют довольно широкие возможности. Они позволяет осуществить контроль за работой всех подразделений ресторана и получить оперативные отчеты по реализации и выручке, наладить грамотное и четкое обслуживание клиентов в зале, распечатку заказов на кухне, расчет себестоимости продукции. Широкие функции разграничения должностных полномочий позволяют четко контролировать деятельность сотрудников, предотвращая тем самым злоупотребления со стороны персонала.

Эффективное управление, а, следовательно, и деятельность предприятия ресторанного бизнеса требует принятия взвешенных решений, основанных на тщательном планировании и всестороннем анализе и координации работы всех подразделений организации.

Работа должна быть быстрой, согласованной и легко контролируемой, ведь от этого зависит качество предоставляемых услуг, а, следовательно, и доход предприятия.

Руководителю ресторана (кафе, бара) для выбора правильного управленческого решения всегда необходимо быть в курсе событий и иметь оперативную информацию о движении сырья и товаров на складе, поступлений полуфабрикатов, расчетах с поставщиками, а также выпуске продукции в цехах и ее реализации в залах.

Для контроля движения каждого товара на конкретном участке, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты. Раньше для каждого объекта заводилась отдельная карточка, в результате чего их набиралось несколько сотен. Для составления элементарного отчета нужно было все перебрать и произвести огромное количество арифметических операций.

Но ещё сложнее — контролировать работу кухни. Даже при применении самого простого способа — сличение фактических остатков товаров на каждом участке с расчетными, необходимо было высчитывать количество используемых продуктов, причем все расходы сырья и приходы готовой продукции отражались в товарных карточках. И самое главное, для оперативного управления рестораном обязателен учет денег. В настоящее время в сфере общепита довольно остро стоит проблема злоупотреблений персонала. Из опыта работы ресторанов на сегодняшний день известно, что не менее 30% от выручки заведения оседает в карманах сотрудников, занимающих различные должности. При этом могут использоваться следующие методы воровства денежных средств:

— использование лишних папок со «своими» завышенными ценами;

— сговор официантов с кассирами и поварами, отпуск блюд «мимо кассы» и переписывание счетов на меньшую сумму;

— при некоторых благоприятных условиях приготовление собственных холодных блюд и реализациях их гостям и т. д.

Кроме того, немалая часть денег может перерасходоваться службой снабжения, когда в закупочных актах появляются завышенные цены.

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но не является панацеей от всех бед. И все же это необходимая мера для избежания. Вообще, рассуждая о функционале системы автоматизации, надо отметить интересную тенденцию: помимо выполнения своих прямых функций система в ресторанах и бизнесе индустрии развлечений становится также элементом статуса, имиджа заведения, подобно акустике класса hi-end или престижным дизайнерским решениям.

На сегодняшний день одной из наиболее эффективных мер по борьбе со злоупотреблениями персонала и упрощению ведения учета на предприятиях общественного питания является внедрение АСУ, такой как ресторанная система R-Keeper, которая была разработана в России и учитывает именно отечественную специфику.

Актуальность темы

дипломной работы обусловливается также необходимостью повышения конкурентоспособности услуг, предоставляемых ПРБ, основной составляющей которой является их качество.

Теоретической и методологической основой исследования послужили законодательные и иные нормативно-правовые акты и документы органов государственной власти РФ, а также материалы, собранные непосредственно на обследованном предприятии. Информационную базу составили специальные и периодические издания, а также информационные ресурсы сети Интернет.

1. Методологические основы учёта и управления в ресторанном бизнесе

1.1 Особенности бухгалтерского учета в ресторанном бизнесе

Развитие общественного питания на современном этапе характеризуется значительным ростом товарооборота, расширением сети ресторанов, кафе, усложнением экономических связей с другими отраслями народного хозяйства. В этих условия возрастают требования к управлению, планированию и анализу хозяйственной деятельности предприятий.

Одним из средств управления и руководства хозяйственной деятельностью предприятий и организаций является бухгалтерский учет. Он призван осуществлять контроль за выполнением плановых заданий, обеспечением сохранности собственности, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, правильного расходования фонда заработной платы, содействовать укрепления режима экономии и хозяйственного расчета.

Новые условия хозяйствования предусматривают расширения самостоятельности предприятий и организаций общественного питания в торговой и производственной деятельности, осуществление ее на принципах самоокупаемости и самофинансирования, переход на экономичные методы управления предприятиями и организациями.

Для правильного руководства деятельностью предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением хозяйственного учета. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский. В основе хозяйственной деятельности предприятия общественного питания лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров, а также изготовление собственной продукции. Поэтому основными средствами бухгалтерского учета являются: контроль за сохранностью товаров, своевременное предоставление руководству предприятия информации о товарообороте и валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

— проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;

— контроль за товарными запасами, выявление не ходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;

— контроль над финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т. д.), за правильность расчета с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;

— учет расходования фонда заработной платы, выявления соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;

— выявление возможности для снижения издержек обращения и повышение рентабельности производства (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль, поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);

— контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно проводить инвентаризации и ревизии.

В бухгалтерском учете предприятий общественного питания используются специальные приемы и способы, совокупность которых составляет метод бухгалтерского учета. Основными методами бухгалтерского учета предприятий общественного питания являются документация, инвентаризация, оценка, калькуляция, счета, двойная запись, баланс, отчетность.

Совершаемые на предприятиях хозяйственные операции оформляются определенной формой документами, на основе которых они получают отражение в бухгалтерском учете — документация. Она обеспечивает тщательный контроль за наличием и движением хозяйственных средств предприятия и хозяйственных процессов. На предприятиях питания бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением — бухгалтерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности. В организации, не имеющей бухгалтерской службы или бухгалтера, бухгалтерский учет может осуществляться специализированной организацией или специалистом на договорных началах.

Для определения фактических расходов предприятия необходимо установить контроль за каждым их видом и по каждому объекту бухгалтерского учета. Это достигается при помощи калькуляции, являющейся способом исчисления себестоимости произведенной продукции. Калькуляция — розничная цена общественного питания. Ее можно составить из расчета стоимости сырья на 100 блюд, для определения цены одного блюда, или на одно блюдо. Продажные цены рассчитываются в калькуляционной карточке отдельно на каждое блюдо или изделие кухни. Перед составлением калькуляции необходимо знать ассортимент выпускаемых блюд и кулинарных изделий, нормы закладки сырья по Сборнику рецептур блюд и цены на сырье и продукты. Сборники рецептур блюд и кулинарных изделий являются нормативными документами, в которых указаны расход сырья, выход полуфабрикатов и готовых блюд, а так же дана технология их приготовления. Для более плотного удовлетворения спроса потребителей, повара могут разрабатывать новые рецепты блюд. В каждом рецепте Сборника даны нормы вложения сырья по массе в граммах и нормы выхода готовых изделий с указанием массы отдельных компонентов и массы всего блюда в целом. Расход специй, соли и зелени в рецептурах отдельных блюд не указан. Нормы расхода этих продуктов на одно блюдо даны по вводной части соответствующих разделов Сборника. Особенностью предприятий общественного питания является определение с помощью калькуляции продажной цены готовой продукции, а не ее себестоимости.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия важно обеспечить постоянный контроль за каждым видом хозяйственных средств. Наличие и движение их в бухгалтерском учете отражаются с помощью счетов, представляющих собой способ наблюдения и группировки отдельных видов средств, источников их образования и совершаемых хозяйственных процессов. Операции по движению и изменению средств предприятия питания должны быть отражены в бухгалтерском учете определенным образом. Каждая хозяйственная операция связана с регистрацией взаимосвязанных процессов, вызывающих уменьшение или увеличение средств. Для их отражения используют двойную запись — способ учета хозяйственных операций на экономически взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете средств предприятия питания все многообразие хозяйственных средств, их источников и процессов отражается как в обобщенных показателях, так и по каждому объекту отдельно. Все хозяйственные операции отражаются в установленном порядке на счетах, а в конце отчетного периода группируются и обобщаются. Определение в денежном выражении итоговых данных, характеризующих работу предприятия питания, осуществляется периодически с помощью составления баланса.

Показатели баланса характеризуют состояние, группировку и размещение хозяйственных средств и источников их образования на 1-е число месяца. Эти данные являются начальными для следующего отчетного периода. Баланс является основой, но не единственной формой отчета. Бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности предприятий общественного питания ведется по двойной системе в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета.

В соответствии с «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» предприятия всех организационно-правовых форм самостоятельно определяют форму, технологию обработки учетной информации. Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность применяемых учетных регистров и порядок записи в них. Перед бухгалтерским учетом ставится задача по организации контроля за снабжением, по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, а также по нахождению путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске, предупреждение возникновения недостач, растрат, хищении и так далее. В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии общественного питания решающее значение имеет четкая организация материальной ответственности.

Распространенными формами ведения бухгалтерского учета, применяющимися в настоящее время на практике, являются журнально-ордерная, мемориально-ордерная, упрощенная форма ведения бухгалтерского учета с использованием ведомостей и автоматизированная.

Сводный учет, начисления амортизации на основные средства, учет МБП или бухгалтерское делопроизводство практически одинаковы и в производстве в торговле. Как следствие, для автоматизации перечисленных выше областей бухгалтерского учета в фирмах самого разнообразного профиля успешно применяются одни и те же универсальные пакеты программ. Универсальный пакет, на внедрение в предприятии общественного питания или, тем более, специальный модуль для бухгалтера-калькулятора должны, с одной стороны, обладать основными характеристиками обычной «складской» программы, обеспечивающей учет движения материальных ценностей:

— должны существовать складские карточки для учетов остатков каждой разновидности продукта. За счет этого пользователю предоставляется возможность знать остатки (натуральные и стоимостные) на складе на любую дату, сравнивать эти расчетные остатки с результатами инвентаризации и выпускать инвентаризационные акты;

— должны фиксироваться документы о поступлении продуктов на склад по реальным закупочным ценам с автоматическим наращиванием остатков на упомянутых выше складских карточках. Единственной спецификой по сравнению со стандартными складскими программами является насущность в распечатке не столько приходных накладных, сколько закупочных актов, так как в современных условиях распространенным способом снабжения является закупка продуктов за наличные в магазинах. Как следствие, для ускорения подготовки таких актов весьма желательна связь с кадровой подсистемой АСУ предприятия, что позволяет простым выбором из перечня личных карточек или путем ввода табельного номера впечатывать в документ все необходимые паспортные данные «закупщика»;

— должны фиксироваться документы отпуска продуктов со склада. Это необходимо, во-первых, при списании испорченных продуктов, а во-вторых, для списания прямой продажи со склада.

— большинство предприятий общественного питания в качестве отчетного документа по движению продуктов использует так называемую «сальдовую оборотную ведомость», в которой сведены натуральные и стоимостные остатки на начало отчетного периода, весь приход и весь расход за период и остатки на конец периода для каждой разновидности продуктов. Поэтому стоит проверить возможность получение такого отчета за произвольный временной интервал.

Сразу заметим, что в современных условиях подойдет не всякая складская программа, а только та, которая позволяет работать со среднеучетными ценами. При подготовке калькуляций желательно, чтобы каждому блюду можно было поставить в соответствие номер калькуляционной карточки, наименование и отпускную цену (для многих ресторанов необходима возможность задавать отпускную цену в валюте), а так же занести информацию о нормах выхода в готовом виде. Для более строгого расчета себестоимости в калькуляционной карточке полезно иметь поле, в котором зафиксированы денежные эквиваленты нормативных трудозатрат на изготовление каждого блюда. При воде информации с чека практически для всех предприятий общественного питания необходимы поля, в которые можно занести код официанта, тип отпуска (служебное питание, питание по абонементу, обслуживание туристов, отпуск за наличные), дату отпуска, номер зала и отпускную цену. Естественно, что в отсутствии связи с кассовым аппаратом цена должна подсказываться из калькуляционной карточки. Одновременно с оформлением отпуска программа должна произвести автоматическое списание продуктов со складских карточек. Еще одним полезным режимом при использовании программы окажется автоматизированная инвентаризация склада. Постоянно используя возможности этой программы, вы получите сведения о том, сколько каких продуктов должно оставаться у вас на складе. Однако, реальные остатки всегда будут расходиться с расчетными, хотя бы потому, что абсолютно точно соблюсти нормы закладки практически невозможно. Поэтому весьма приятно, когда программа позволяет быстро ввести данные об инвентаризации, сравнить их с расчетными остатками и на основании этого сравнения принять решение о том, находиться ли расхождение «в пределах нормы». Если вы считаете, что все нормально, то программа должна автоматически (разумеется только с вашего разрешения) создать акт инвентаризации, в котором учетные остатки сводятся к фактическим, с выпуском «бумажной» копии этого документа.

Изучение тенденций в общепитовском рыночном секторе указывает на активное развитие сегмента сетевых заведений. Причем на рынок выходят не только известные рестораторы, но также и крупные производственные кампании, оценившие перспективность вложений в сетевую концепцию и возможность не только окупаемости инвестиций, но и стабильной прибыльной работы в долгосрочной перспективе. Несмотря на то, что существующие сегодня на рынке ресторанные сети довольно сильно отличаются по структуре и концепции построения, можно условно выделить два базовых подхода к управлению.

Первый подход — централизованная схема управления. Для нее характерен следующий принцип работы: существует единый управляющий центр, в котором происходят формирование меню, назначение цен, закупочная деятельность, расчеты с поставщиками, а также отслеживание всех перемещений продукции с центрального распределяющего склада во все торговые точки сети. Здесь же ведется бухгалтерский учет, проводится анализ поступающих данных и формируется вся необходимая финансовая отчетность.

Второй подход — децентрализованное автоматизированное управление. При такой схеме работы в офисе происходят только сбор и анализ данных о работе торговых точек и принятие глобальных решений о дальнейшем развитии предприятия. А вся текущая деятельность проводится в самих заведениях. Однако, на практике схема управления строится преимущественно по смешанному сценарию. Часто владелец сети разнообразных ресторанов имеет возможность организовать организованную закупку продуктов и алкогольных напитков. В то же время далеко не во всех случаях у владельца сети одинаковых ресторанов есть возможность открытия централизованного склада или создания управляющего офиса. При этом может существовать условно выделенный центр в одном из ресторанов, где осуществляется формирование меню, взаиморасчеты с поставщиками, анализ данных и ведение бухгалтерского учета, а вся закупочная и складская деятельность отдана непосредственно в рестораны, где так же осуществляются калькуляция, розничное ценообразование и расчет себестоимости реализуемой продукции. Но помимо того, что данные должны быть консолидированы в единой учетной базе для удобства их дальнейшего анализа и статистической обработки, процесс их передачи следует сделать полностью автоматизированным и надежно защищенным от потерь информации.

1.2 Сущность и значение автоматизированного учета и управления в ресторанном бизнесе

В управлении ПРБ одной из важнейших задач является координация действий различных его частей. Работа должна быть быстрой, согласованной и легко контролируемой, ведь от этого зависит качество предоставляемых услуг, а, следовательно, и доход предприятия в целом.

Решению этой проблемы может служить автоматизация управления. Специально разработанные АСУ на базе POS-терминалов, позволяют контролировать объём продаж, реализацию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчёты различных подразделений предприятия и работу персонала, осуществлять аналитический учёт и прогнозирование.

Главная задача существования ресторанной АСУ — «борьба за спасение» прибыли заведения. Специфика ресторанного бизнеса такова, что владелец может быть легко обворован своим персоналом, его цель — минимизация потерь от воровства. Кассовые аппараты тоже сначала появились в барах, а не в магазинах — для того, чтобы бармены и официанты не обворовывали хозяина. В современных компьютерных системах больше возможностей для противодействия этой проблеме, и это главная причина автоматизации.

Воровство в ресторанах часто уменьшает прибыль на 50 процентов. При этом ресторанный фронт-офис, при небольших административных вложениях, которые нужны для его приобретения, полностью исключает воровство. Компьютерная система позволяет снизить затраты на контроль, менеджмент, составление отчётов — в конечном счёте, на персонал./20, с. 34/ Любая компьютерная система не является самостоятельным сторожем, но способна стать весьма эффективным помощником, используя оперативные методы в борьбе с хищениями. Оперативные методы можно сравнить с замком на двери, который охраняет дом от воров. Они препятствуют совершению хищений или позволяют оперативно обнаружить их. В свою очередь статистические методы позволяют выявить подозрительный персонал на основе накопленных данных. Сами по себе они не являются доказательством факта хищений, но указывают официантов и барменов, на которых необходимо сконцентрировать внимание при применении оперативных методов.

Наиболее простым оперативным методом является оплата гостем только по распечатанному чеку. При всей простоте и очевидности этого метода он является весьма эффективным. Получение любой распечатки чека фиксируется компьютерной системой, как и любое последующее изменение этого чека с указанием причины и менеджера, осуществившего подобные изменения. Вместе с тем гость видит все наименования и количество заказанных блюд и напитков. Чек содержит подробную информацию о времени обслуживания, времени завершения, данные об официанте или бармене, кассире. К сожалению, не всегда гости требуют чек, особенно если дозаказывают что-либо после закрытия основного чека. Наиболее остро эта проблема стоит в барах и быстром питании, где гости зачастую не смотрят на чек и готовы платить вообще без чека, руководствуясь сообщением на дисплее покупателя. Более изощренный способ предполагает предъявление уже использованного чека, так как часто гости оставляют свой чек. Естественно, мало кто из гостей обратит внимание на неверное время открытия и закрытия заказа. Известен случай, когда официант изготавливал подложные чеки для больших заказов. В его автомобиле, припаркованном недалеко от ресторана, находились notebook и принтер. Этот обман вскрылся, когда гость, желая уточнить что-то у менеджера, предъявил свой чек, заметно отличающийся от стандартного. /20, с. 36/

Важнейшим способом контроля остается сервис-печать. Она предполагает получение напитков в баре и блюд на кухне только при наличии так называемой марки. Для этого на кухне и в сервис-баре устанавливаются специальные мини-принтеры, подключенные к ресторанной системе. При вводе заказа она определяет, какие блюда, на каком принтере нужно распечатывать. Блюда, сервис-печать которых выполнена, запоминаются системой и не могут быть удалены официантом. Удаление таких блюд фиксируется менеджером. Таким образом, все блюда, полученные на основании марок, фиксируются системой. Официанту для получения неучтенных блюд необходимо вступить в сговор с кухней и баром. А значит, материальный интерес от хищения уменьшается. Хорошие компьютерные системы предполагают возможность передавать на кухню и в бар не только наименование блюд, но и инструкции по их приготовлению. В этом случае отпадает необходимость общения официанта с кухней и барменом отпадает, что дает дополнительные возможности контроля. Например, в некоторых ресторанах вводится посредник между кухней и рестораном — так называемая марочница. Она также имеет сервис-принтер, получает заказы из кухни, проверяет их соответствие марке и отдает официанту. При такой схеме возможность официанта получить неучтенное блюдо из кухни весьма мала. При отсутствии марочницы менеджер в зале может периодически наблюдать за местом получения заказа официантами. Официанты, устно общающиеся с барменом и раздачей на кухне, должны быть проверены дополнительными способами. В идеале такое общение вообще необходимо запретить. В ресторанах быстрого питания сервис-печать весьма эффективна при разделении кассы и выдачи. В этом случае заказ вообще не может быть получен без оформления через кассу. К сожалению, сервис печать не помогает в барах, где бармен сам наливает напитки и регистрирует продажи, а также в ресторанах быстрого питания, где касса и раздача совмещены.

Важным методом контроля является визуальный контроль над столами в ресторане. Компьютерные системы позволяют просмотреть любой заказ. Менеджер в зале периодически сверяет блюда и напитки, находящиеся на столе, с блюдами и напитками, находящимися в заказе. Как правило, это делается для официантов, вызвавших по тем или иным причинам подозрения. Некоторые компьютерные системы позволяют осуществлять просмотр столов и заказов не в зале, а с компьютера, находящегося в офисе. Это помогает скрытно выбирать столы для контроля и осуществлять проверку внезапно для официантов. Дополнительно система сама может находить подозрительные столы для проверки. Например, если за столиком находится два гостя, а заказано всего одно горячее блюдо, есть смысл произвести проверку такого стола. Однако этот метод также малоэффективен для баров.

Наиболее уязвимым местом в ресторане остается бар. Проблемой здесь является получение денег и выдача заказа одним лицом. Первую группу методов борьбы, уже получивших распространение, можно отнести к пассивным. Например, в некоторых ресторанах бармены, получая деньги, не могут самостоятельно закрыть чек и обращаются к кассиру. Это существенно замедляет работу бара. Для исключения получения денег по информации на дисплее от покупателя запрещается отказ от оплаты после высвечивания итога. Все затрудняет злоупотребления в баре, но не может их исключить. В этом случае, единственно эффективным решением в данном случае является совмещение системы видеонаблюдения и контроля за кассой. Современные компьютерные системы обеспечивают просмотр чеков в режиме on-line. На практике это означает, что менеджер видит, как бармен наливает пиво и подходит к кассе. Тут же он контролирует в системе кассового наблюдения, что именно пробил бармен в чеке. При ведении видеозаписи этот же контроль можно осуществить позднее, например, уделить больше внимания одному из барменов. Этот способ хорош также тем, что бармен не знает, в какой момент за ним ведется наблюдение, и не может быть уверен, что запись не будет изучена позднее. Этот же способ может быть порекомендован для контроля выдачи кухни и сервис-бара, так как имеется возможность просматривать всю сервис-печать. Важнейшим методом контроля является инвентаризация. При традиционном способе, с использованием мерного стаканчика, довольно ощутимыми могут оказаться убытки, особенно, если принять в расчёт высокую себестоимость элитных спиртных напитков. Современные компьютерные системы позволяют рестораторам, использовать в своих заведениях более совершенную схему учёта алкогольной продукции. В соответствии с этой схемой при снятии фактических остатков учитывается общий вес открытой бутылки вместе с напитком. Согласно стандартам веса различных ёмкостей, предоставляемым фирмой-производителем, рассчитывается вес самого напитка./26, с. 39/ Такой подход требует более сложных арифметических расчётов, но избавляет от необходимости переливать напиток. В автоматизированных системах помимо учёта оптовой и розничной реализации блюд закладывается схема детального учёта алкогольной продукции и проведения раздельной инвентаризации каждого вида ёмкостей «по весу».

Принцип работы по этой схеме довольно прост и эффективен. В процессе оприходования товара на складе в программу вносится вес одного литра напитка в граммах, а также ведётся список ёмкостей с указанием веса каждой тары. Причём учёт продукции, поступающей на склад, происходит раздельно, в зависимости от ёмкости бутылок (0,5; 0,75; 1 л). В процессе продаж алкоголя в разлив или в случае использования содержимого бутылки для приготовления коктейлей с помощью программы производится полный учёт информации. Данные о продажах спиртного заносятся в программу на основе информации, поступающей как из бара, так и непосредственно из зала ресторана. Списание товара со склада происходит в соответствии с правилами учёта партий./24, с. 46/

В процессе проведения инвентаризации используется документ, в котором каждая разновидность алкогольной продукции указывается в разрезе видов ёмкостей. Все закрытые ёмкости в программе учитываются по количеству в соответствии с объёмом. Открытые же бутылки взвешиваются на весах, после чего полученные данные заносятся в программу, которая автоматически производят необходимые расчёты и сравнивают книжные и фактические остатки. В результате происходит оприходование обнаруженных излишков и списание выявленных недостач. На основе этих данных формируются бухгалтерские проводки и составляется отчёт, в котором отражается исчерпывающая информация о движении и остатках товаров в разрезе единиц учёта алкогольной продукции.

Столь детальный контроль над продажами алкогольной продукции позволяет существенно сократить убытки заведения. При воровстве, как правило, расход продуктов не соответствует расчетному. Современные системы позволяют делать расчет остатков в баре и на кухне в режиме on-line. Это означает возможность производить внезапные проверки в этих подразделения ресторана. /23, с. 39/

Таким образом, ресторанная АСУ даёт возможность получать статистические данные для более грамотного построения управления предприятием, т. е. запасами на складе, персоналом. Для более эффективного управления бизнесом необходимо накопление и анализ данных.

Например, если в выходные дни с хорошей погодой количество гостей в ресторане невелико, то в такой день можно «использовать труд» меньшего количества официантов и кухонных рабочих; таким образом, появляется возможность сэкономить на заработной плате. Также важен учёт, отслеживание движения товаров: если товарные запасы растут очень быстро, имеет смысл приостановить закупки и таким образом сэкономить оборотные средства. Ресторанная система даёт возможность анализировать, какие блюда приносят максимальную прибыль, какие — минимальную: изменения в ассортименте без анализа продаж сделать невозможно.

Помимо того, что в заведении на 15−45% снижается воровство, появление компьютерной «управляющей» системы способствует соблюдению технологии производства, уменьшению количества ручного труда по обсчету производства, усилению контроля за закупщиком и за продажами — за скидками, возвратами, списаниями.

Таким образом, АСУ является средством для повышения эффективности бизнеса и помимо всех прочих достоинств, её наличие работает на улучшение имиджа компании.

Руководитель получает возможность реально контролировать деятельность каждого сотрудника, объективно оценивать качество его работы. Компьютерная система позволяет видеть, какое время человек работал, сколько столиков он обслужил (если речь идёт об официанте), какую прибыль принёс заведению и т. д. АСУ также необходима для своевременного отслеживания ассортимента в ресторане, баре: если гость заказал некоторое блюдо, а его не оказалось, то это не лучшим образом сказывается на имидже.

Поскольку ресторанная АСУ нужна в первую очередь для минимизации воровства, то на первый взгляд может показаться, что персоналу она приносит одни неприятности — следовательно, «рядовым сотрудникам» она абсолютно не нужна. На самом же деле это не совсем так. Компьютерная система упрощает работу официанта, кассира, повара, хостесс, завскладом и прочих, сокращает количество действий, которые они должны совершать.

Например, благодаря АСУ, официант почти не тратит времени на не связанную с гостем работу. Когда официант принял заказ, он не должен бежать с написанным от руки листочком на кухню: нужно подойти к своему рабочему месту (терминалу) и набрать заказ. Причём официант не «печатает» названия блюд, а просто нажимает «лёгким движением» кнопку с соответствующим пунктом меню. Более того, на мониторе он чётко видит, какие столики он обслуживает, к какому из них он должен подойти.

Графический интерфейс позволяет за считанные секунды набрать заказ и заняться другими клиентами.

Официант может не бояться, что он что-то забудет, ошибётся в сложении или вычитании: все заказы документируются, а все расчёты произведёт система. Официант может сосредоточиться на обслуживании — следовательно, повышается качество обслуживания. Хостесс видит на мониторе, какие столики заняты, и ведёт гостей сразу к свободным столикам.

Повар получает чётко напечатанный заказ, в котором часто даже указывается время, к которому должно быть готово то или иное блюдо. В более продвинутых системах кухня имеет возможность передать официанту какую-либо информацию — на его терминал или так называемое hand-held устройство.

И, наконец, для гостя плюсом является то, что использование в ресторане компьютерной системы приводит к ускорению обслуживания — официант не должен тратить время на написание «бумажек», бегать с ними каждый раз на кухню; кухня же начинает выполнять заказ сразу после того, как он поступил и т. д. Клиент может оговорить, к которому часу ему должны подать то или иное блюдо.

Гостю приятно получить чётко напечатанный счёт вместо неразборчивой записки и убедиться, что он платит именно за то, что он заказал, что его не обсчитали и т. д. Кроме того, ресторанная компьютерная система делает очень простой работу со скидками, которые тоже оценят посетители.

Приобретение дополнительного оборудования может дать гостю возможность подозвать официанта к столику в любой момент (для этого на столах должна быть установлена кнопка вызова официанта, а сотрудники оснащены hand-held терминалами или пейджерами).

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но не является панацеей от всех бед. И все же это необходимая мера для избежания. Вообще, рассуждая о функционале системы автоматизации, надо отметить интересную тенденцию: помимо выполнения своих прямых функций система в ресторанах и бизнесе индустрии развлечений становится также элементом статуса, имиджа заведения, подобно акустике класса hi-end или престижным дизайнерским решениям. Учредитель руководствуется следующей логикой: мы ценим своих посетителей, мы соответствуем высокому уровню, стандарту качества, поэтому у нас стоит именно такая система, а не популярный дешевый ненадежный аналог (который в ходе использования оказывается более затратным). Ведь сбои в работе системы могут очень дорого обойтись всему заведению.

1.3 Стандартная структура ресторанной автоматизированной системы управления

Первое структурное деление — разбиение системы на так называемые фронт-офис и бэк-офис. Некоторые системы включают в себя только фронт-офис, перекладывая функции бэк-офиса на другие компьютерные системы (специализированные программы склада, бухгалтерии).

Фронт-офис — та часть системы, которая функционирует непосредственно в зале ресторана и связана с обслуживанием гостей, приёмом и изготовлением заказов.

Бэк-офис — позволяет рассчитывать себестоимость, производить калькуляцию, вести складской учёт, следить за товародвижением, формировать проводки для бухгалтерской системы.

На основе работы АСУ формируется множество отчётов, которые позволяют руководителям разного уровня получать необходимую им информацию «под разными углами зрения».

В предыдущей главе был подробно описан порядок составления калькуляционных карточек, которые необходимы для контроля движения каждого товара на конкретном участке, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции. Понятно, что без вышеназванного эффективная работа ресторана окажется невозможной.

Функциональные возможности ресторанных АСУ значительно упрощают процедуру проведения калькуляции. Данная форма составления калькуляционных и технологических карт разбита на четыре части (рисунок ниже).

Описание калькуляционной таблицы входящей в состав АСУ:

Первая колонка калькуляционной таблицы содержит название компонента, если имеются взаимозаменяемые компоненты, то ячейка примет вид выпадающего списка позволяющего выбирать желаемый компонент.

Вторая колонка содержит величину закладки компонента (брутто), при изменении величины в этой ячейке выход и стоимость пересчитываются автоматически.

Третья колонка содержит единицу измерения закладки и выхода, если компонент является продуктом, то ячейка примет вид выпадающего списка при изменении единицы измерения колонки закладка и выход пересчитываются автоматически. Если компонент является блюдом, то ячейка примет простой вид и будет содержать выход блюда являющегося компонентом.

Четвертая и пятая колонки содержат коэффициенты потери при холодной и тепловой обработках, коэффициенты указываются в процентах. При изменении этих ячеек выход пересчитывается автоматически.

Шестая колонка содержит величину выхода компонента (нетто). При изменении ячейки закладка и стоимость пересчитываются автоматически.

Седьмая колонка содержит цену компонента. Цена зависит от выбранного набора цен. При изменении стоимость пересчитывается автоматически.

Восьмая колонка содержит единицу измерения цены. Если компонент является продуктом, то ячейка имеет вид выпадающего списка. При изменении ячейка цена пересчитывается автоматически. Если компонент является блюдом, то ячейка имеет простой вид и содержит стоимость блюда являющегося компонентом.

Девятая колонка содержит наценку. Наценка зависит от выбранного множества наценок и от того указана ли наценка на продукт, компонент, блюдо. Если компонент является блюдом, то ячейка не будет содержать наценку, но можно ввести её вручную. При изменении величины наценки стоимость пересчитывается автоматически.

Десятая колонка содержит итоговую стоимость компонента. Эта колонка рассчитывается автоматически и не может быть изменена вручную.

Последняя строка таблицы содержит итоговые выход и стоимость блюда. Эти величины продублированы в правой верхней части окна.

Правая верхняя часть окна содержит:

Коэффициент умножения — величина, на которую умножается закладка компонентов. При изменении этого коэффициента умножение и пересчёт всех параметров происходит автоматически.

Стоимость — итоговая стоимость блюда. Выход — итоговый выход блюда. Выход элементов — итоговый выход элементов.

Все ресторанные АСУ традиционно имеют интерфейс с существующими гостиничными системами. Иногда гостиничная и ресторанная являются частями одного целого, как и в случае системы R-Keeper — SHELTER, которую я буду рассматривать в следующей главе.

Главная функция, ради которой создаётся интерфейс между гостиничной и ресторанной АСУ — так называемое «закрытие на комнату». Это означает, что гость может прийти в ресторан отеля, пообедать, а затем попросить записать на свой счёт. В этом случае официант / кассир должен связаться с гостиничной АСУ, получить подтверждение платёжеспособности данного гостя, а затем занести сумму, которую гость потратил, на его «гостиничный» счёт. Эти деньги либо вычтут из суммы, которую клиент внёс при заселении в гостиницу, либо прибавят к долгу, который гость должен будет оплатить при отъезде из отеля.

Фронт-офисы ресторанных АСУ имеют модуль учёта рабочего времени. Во-первых, это необходимо для расчёта заработной платы; во-вторых, система имеет информацию, какая смена сейчас работает, какие сотрудники входят в её состав и т. п. Таким образом, если официант выйдет на работу «не в своё время» АСУ не позволит ему обслуживать гостей — если только у неё не будет специально введена дополнительная информация. При конфигурировании системы в конкретном заведении учитываются особенности его работы.

Когда гости приходя в «обычный» ресторан и садятся за столик, то это стол система переводит в статус «открытый» (т.е. новых гостей хостесс сюда уже не приведёт). Стол «закрепляется» за определённым официантом, работающим в данную смену, отсюда могут поступать заказы — причём гости имеют возможность «дозаказать» что-либо неограниченное количество раз. Когда гости собираются уходить и просят счёт, то официант — со своего терминала или с помощью кассира — распечатывает и приносит «пре-чек». Гости оплачивают счёт получают фискальный чек после чего они могут покинуть ресторан.

Если, пока гости отдыхают в ресторане, заканчивает работу одна смена официантов и начинает другая, то система позволяет передать «открытый» стол другому официанту, который закончит обслуживание.

Компьютерная система необходима в случае существования сложной системы скидок — «устным счётом» здесь точно не обойтись, тем более что ресторан может предоставить скидки не на все блюда, только в определённые дни недели, в фиксированные часы и т. п. АСУ хранит эту информацию и настойчиво «напоминает» о ней официанту или кассиру.

Ресторанные АСУ часто имеют интерфейс с различными дополнительными системами:

1. Диспенсерные системы — служат для контроля за разливом напитков.

2. Дополнительные модули тарификации — например, для управления бильярдом: автоматическая система контролирует игру помощью включения-выключения света над столом. То есть — при включении стола зажигается свет и одновременно начинается тарификация, поскольку существует возможность электронного управления системой подсветки. Такая операция производится непосредственно с официантской станции или с кассы. После окончания игры свет также выключается системой, которая и производит расчет. Результат тарификации может быть добавлен к счёту. Тарификация с помощью POS может быть весьма изощрённой. Кроме времени суток может учитываться день недели, и даже конкретная дата, например, праздники. Кроме того, подобные способности тарифицирующих систем можно использовать и для других услуг. Например, некоторые рестораны размещают у себя сауны — их тоже можно оснащать тарифицирующим управлением. Системы тарификации с успехом используются и в боулинге. На самом деле, боулинг, как правило, уже оснащен компьютерной системой тарификации. Но боулинг не обладает возможностью выдачи фискального чека, и потому результат игры все равно приходится проводить через кассу. Так что гораздо удобнее заложить расчет по боулингу в общий чек заказа (тем более, что игроки, как правило, заказывают пиво, закуску) и выдавать единый счет.

3. Пейджинговая система — позволяет сотрудникам (кухне, бару) и гостям передавать информацию официантам. Это независимая система, не входящая в АСУ — в отличии от hand-held терминалов.

4.GSM-система — предназначена для владельцев и руководящего состава ресторанов. Она даёт возможность отслеживать информацию с помощью мобильного телефона.

5. Подключённый мониторинг — аналогичная система для работы с АСУ ресторана домашнего компьютера.

Оборудование для стандартной структуры ресторанной АСУ зависит от вместимости и пропускной способности ресторана. Минимальный вариант ресторанной АСУ может функционировать на одном современном персональном компьютере. В таком случае на этом ПК будет храниться и база данных системы, и к нему будет подключена вся периферия и пр.

Стандартная конфигурация АСУ рестораном включает в себя:

1. Компьютер-сервер, на котором храниться база данных системы.

2. Офисный компьютер (компьютеры), на которых работает руководство, бухгалтерия, завскладом и т. д.

1. Рабочие станции (терминалы) официантов, кассиров, барменов. Здесь возможно 2 решения: терминалы могут быть специализированными (официант не может работать с терминалом кассира), а могут быть универсальными, где возможности каждого сотрудника ограничиваются его правами доступа. Рабочие станции сегодня принято оборудовать сенсорными мониторами, которые значительно упрощают и ускоряют работу сотрудников ресторана.

2. Кассовые аппараты, разрешённые для применения в отелях и ресторанах.

3. Периферия: специализированный принтер для кухни, принтер для печати предварительных и окончательных счетов, фискальный принтер, офисный принтер.

2. Анализ существующих автоматизированных систем управления на современном ресторанном рынке

2.1 Сравнительный анализ технических характеристик автоматизированных систем управления «Эксперт» и «R-keeperr»

С каждым годом все большее количество предприятий общественного питания с различными формами производства и торговли задумываются об организации системы автоматизированного управления и учета. Для этих целей сегодня на отечественном рынке представлено немало программных продуктов, позволяющих существенно облегчить процесс комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.

На каждом предприятии общепита, будь то ресторан, кафе, бар, ночной клуб, развлекательный комплекс или корпоративная столовая, зачастую первостепенное значение придается вопросам обеспечения учета и контроля, позволяющим повысить эффективность работы, качество обслуживания и конкурентоспособность заведения. Однако, далеко не все представленные сегодня на рынке предложения способны в полной мере удовлетворить потребности заведений в надежной и многофункциональной учетной системе.

В этом случае приятным исключением является автоматизированный программно-аппаратный комплекс «ЭКСПЕРТ», созданный кампанией «АВЕРС Технолоджи», уже не первый год эффективно занимающийся внедрением информационных технологий в ресторанном бизнесе и индустрии развлечений.

Универсальность комплекса «ЭКСПЕРТ» состоит в его легкой и быстрой настройке в соответствии с теми схемами работы, которые существуют на предприятии. Программа комплекса включает в себя несколько частей, предназначены для работы с разграничением уровня доступа персонала к системе (по операциям, залам, видам оплаты, и типам скидок). Поскольку каждый сотрудник имеет дело лишь с той частью программы, которая отвечает его должностным обязанностям, это позволяет сконцентрироваться на выполнении своих функций и свести к минимуму возможное количество допускаемых ошибок.

В процессе автоматизации заведения рабочее место официанта, бармена, кассира и администратора зала оснащается специализированным модулем, имеющий графический цветной интерфейс, спроектированный для работы с сенсорным экраном, но в то же время поддерживающим работу с помощью клавиатуры и мыши. Подобная наглядная схема работы максимально упрощает действия сотрудников в торговом зале, поскольку не требует от них особых знаний и навыков. В результате значительно ускоряется процесс обслуживания посетителей, увеличивается пропускная способность, минимизируется время ввода заказов и обработки счетов.

В качестве системы «фронт-офиса» выступает модуль «ЭКСПЕРТ: Торговый Зал», выполненный по архитектуре клиент-сервер, написанный в среде разработки Speedsoft Sibyl (аналог Delphi) и работающий под управлением операционной системы IBM OS/2. Благодаря всем этим факторам достигается надежное и устойчивое функционирование системы, происходит быстрый обмен информацией, исключается возможность возникновения сбоев в работе, потерь информации в следствие неполадок в компьютерной сети и разрушения баз данных, а так же преднамеренное проникновение в систему извне.

К терминалам официантов и станциям кассира и бармена подключается считыватели магнитных карточек, используемые для регистрации персонала. В результате идентификации при помощи карт или за счет ввода вручную кода и пароля сотрудник получает доступ к тем из 130 заложенных в системе действиям, выполнение которых предусмотрено его должностными обязанностями. Например, официантам можно либо разрешить доступ только к тем залам, в которых они работают, либо вовсе запретить им открытие счета без администратора. Все операции можно производить с любого терминала при наличии соответствующих прав у персонала. В результате этого легко настроить систему так, чтобы сотрудникам были доступны на дисплее только те столики, которые расположены на обслуживаемой ими территории. Наглядность работы обеспечивается световой индикацией информации (состояние стола, блюда, категории, скидки, удаления и т. п.). Система позволяет отображать до 15 залов, в каждом из которых можно расставить до 40 столиков по местам, соответствующих их реальному расположению с учетом конфигурации помещения. Цвет столиков на дисплее будет меняться в зависимости от состояния их обслуживания: свободен, занят, распечатан счет, ведется несколько счетов одновременно. Это позволит персоналу непосредственно на рабочем месте быстро оценить степень загруженности зала и исключить возможность допущения ошибок или задержек с обслуживанием.