Можно констатировать нахождение в данной проблеме исторически унаследованных характеристик, и новых, которые связаны с коренными социально-экономическими и техническими преобразованиями в сфере документации. В особенном внимании нуждается изучение организации информационного взаимодействия негосударственных и государственных структур «субъектного», федерального и иных уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность, а также отсутствие должного внимания государства к формированию концептуальной базы и разработке единых подходов к организации ДОУ за собой влекут отрицательные последствия, в т. ч. отрыв от международных технологий и правил, недостаточную ценность и неэффективность информационных сохраняемых ресурсов и т. д. Межведомственный, многоаспектный характер проблемы требует организации прикладных и фундаментальных научных разработок и исследований, их фиксирования и координации. Сегодня работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в т. ч. документооборота с применением информационных современных технологий, что на практике называют автоматизированным документооборотом, имеют спорадический, обычно, некоординируемый характерпо таким направлениям, как: — разработка нормативно-методических единых правил, принципов и основ документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД — Росархив);
— разработка общероссийских классификаторов социальной и технико-экономической информации;
— унификация и стандартизация документов (Росархив, Росстандарт, Роскомстатин, отраслевые ведомства и министерства);
— обеспечение защиты информации и информационной безопасности;
— разработки, которые связаны с реализацией «Концепции формирования информационного единого пространства и соответствующих информационных государственных ресурсов» и «Концепции формирования информационного единого пространства стран СНГ».ФЗ «Об информационных технологиях, информации и о защите информации» предусматривает приведение в соответствие с законом правовых нормативных актов и принятие иных актов, которые его реализацию. Проведенные по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и иных научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, которые связаны с разработкой концепции совершенствования ДОУ, отразили:
несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией;
— несовершенство системы управления информационными ресурсами, документацией, которое является итогов, прежде всего, неопределенности организационно-правового статуса этой функции, ее недооценки;
— отставание документоведческих разработок методического и нормативного характера от изменений носителей информации и темпов развития информационных технологий, при отсутствии требований к техническому оснащению процессов документирования и органов управления и продвижения информации по «горизонтали» и «вертикали»;
— несовершенство процессов обработки, формирования, архивного и текущего использования и хранения документации;
— недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией. Весь мир озабочен похожими проблемами. К примеру, английское исследование 2016 г. показало, что около половины обследованных британских компаний имеют проблемы в сфере документации и информации. В данных учреждениях плохо налажена система поиска документации. 77,6% руководителей признались, что ищут информацию самостоятельно, и только 18% обращаются к секретарям и помощникам. Потеря знания нормативных требований к организации документационных процессов, которые выработаны в 70−80 гг., изменения взаимоотношения субъектов и центра Федерации, изменение методов и форм управленческой деятельности, обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения о целевой комплексной программе. Целевая комплексная программа должна обеспечить :-установление единых требований и принципов к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, используемых технологий и уровней;
— увеличение статуса нормативно-правовых основных положений по управлению документацией;
— стандартизацию и унификацию формы представления и состава документированной информации;
— разработку информационных типовых технологий процедур и процессов управления, которые обеспечивают полноту, достоверность, защиту и сохранность информации;
— реализацию права на информацию физических и юридических лиц;
— увеличение уровня подготовленности сотрудников аппарата управления в сфере принципиальных, основных положений архивного дела и ДОУ. Самым важным результатом работ по программе должно стать, кроме решения документоведческих проблем, также регламентация порядка сертификации и лицензирования систем ДОУ, автоматизированных архивных и документационных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Реализация и разработка целевой комплексной программы потребует небольших затрат на проведение проектно-конструкторских и научно-исследовательских работ. Координацию работ по организации и подготовке выполнения целевой комплексной программы целесообразно возложить на архивную Федеральную службу РФ и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения. Внедрение итогов разработок комплексной программы, единых правил и норм организации работы с документацией в условиях информационных современных технологий позволят увеличить эффективность и качество ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать увеличению качества комплектования архивного фонда РФ. Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации РФ.
Закон позволит нормативно закрепить более существенные положения и общие принципы документационного обеспечения, в т. ч. обязательность документирования деятельности всех организаций, способы и формы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать нормативной базой, которая решит спорные вопросы электронного архива и электронного документооборота, определит дальнейшие перспективы и направления развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации — настоятельно необходимая задача ближайшего будущего. Важной также представляется разработка правовых государственных актов, которые устанавливают нормы (правила, стандарты) ведения делопроизводства, документации, а также меры ответственности за их нарушение. В первую очередь это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ — один из федеральных основополагающих актов, который содержит комплекс положений и требований, которые способствуют разработке единых подходов к традиционному и автоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере документооборота, автоматизации документирования, информационно-поисковых систем (ИПС), внедрения, использования, хранения информационных автоматизированных технологий на основании использования международных и российских классификаторов информации позволят совместить используемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства обработки документной информации и документирования, будут способствовать информатизации отраслей, территорий, организаций. Важнейшее из условий активного применения ГСДОУ — придание ей юридического высокого статуса с одновременным возложением ответственности за ее испоьзование на один из исполнительных федеральных органов, в данном случае на Росархив и его организации. Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД в 2016 году ГОСТ Р «Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов" взамен ГОСТ Р6.30−97 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».Стандарт, предъявляя к унификации элементов оформления документации требования, облегчает создание единых, унифицированных и типовых процессов традиционного и автоматизированного документирования, передачи и хранения документированной информации. Важное значение также имеет последующая разработка и обновление (ведение) общероссийских классификаторов социальной и технико-экономической информации, в т. ч. форм управленческой документации на уровне организаций, предприятий и ведомств. Возрастающее значение также приобретают задачи организации регламентации и упорядочения ведомственного и государственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и общегосударственными нормами не регламентируются. Важной задачей по-прежнему остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и иных средств обработки документной информации и документирования. Сопряжение и согласование данных документов и систем должны стать предметом пристального государственного внимания, т.к. существенно влияют на эффективность и возможности автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов юридического электронного атрибутирования документов препятствует организации документооборота, электронного документирования, защиты и хранения информации от несанкционированного доступа. План мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации» был утвержден Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 18.
12.2017 № 2).Из 50-ти пунктов плана только в двух запланировано непосредственное участие Федерального архивного агентства (Росархива).Один из них (п. 01.
01.002.
004, подраздел «Создание правовых условий для формирования сферы электронного гражданского оборота») предусматривает внесение изменений в федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и/или иные нормативные правовые акты «в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа». По каждому пункту плана описаны ожидаемые результаты. Должны быть определены и уточнены:
Понятие электронного дубликата/образа бумажного документа и иные необходимые понятия;
Условия признания юридической силы электронного документа (в т.ч. в процессе его долговременного и постоянного хранения);Структура электронного документа, в том числе необходимый и достаточный набор метаданных для обеспечения долговременного и постоянного хранения электронных документов; единые функциональные, технические и технологические требования к процессу передачи электронных документов из информационных систем на долговременное и постоянное хранение;
Функциональные, технические, технологические требования к системе хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;
Требования к процедуре идентификации и аутентификации субъектов при предоставлении им доступа к электронным документам, находящимся в режиме хранения; критерии и/или перечень документов, которые существуют только в электронном виде;
Нормативные основы функционирования общероссийского архива электронных документов;
Принципы обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму, а также из электронной формы в бумажную, в том числе с возможным последующим уничтожением исходного документа на бумажном носителе;
Требования к формату архивного электронного документа, устанавливающие в том числе требования к процедуре преобразования электронных документов в архивный формат, а также виды электронной подписи на документах, передаваемых на долговременное хранение, в случае если в федеральном законе они не установлены, либо в том случае, когда требуемый вид электронной подписи целесообразно изменить;
Требования к порядку уничтожения электронных документов по истечении сроков хранения;
Требования к порядку преобразования электронных документов в новые форматы и/или переносу в новые информационные системы для обеспечения их сохранности. Помимо этого должны быть приняты нормативные акты, устанавливающие:
Требования к обеспечению соответствия систем хранения электронных документов требованиям по безопасности информационных систем, программно-аппаратных комплексов и программного обеспечения, устанавливаемым федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, а также требований по проведению контроля выполнения указанных требований по информационной безопасности, в том числе в форме аудита безопасности. Возможность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа и в иных местах, установленных уставом либо иным локальным нормативным актом; возможность хранения корпоративных документов в электронном виде. Требования к процедуре передачи электронных документов организации на хранение в общероссийский архив электронных документов либо в иной государственный (муниципальный) архив, имеющий соответствующие технические и технологические возможности. Обязанность организаций и государственных органов принимать документы в виде электронных документов и/или электронных дубликатов документов; исключена обязанность гражданина предоставлять уже выданные ранее государственным органом оригиналы (копии) документов, необходимые для предоставления государственных услуг. Исключены коллизии в определении понятия «электронного документа» между Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации».Ответственные исполнители по каждому пункту плана разбиты на две группы: федеральные органы исполнительной власти и организации — исполнители. В числе федеральных органов исполнительной власти названы: Росархив; Минкомсвязь России; Минэкономразвития России; Минюст России; ФСБ России; ФСТЭК России по согласованию с Банком России. В мае 2018 года проекты федерального закона и иных нормативных правовых актов должны быть не только разработаны, но и одобрены рабочей группой по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» и направлены в федеральные органы исполнительной власти. Будем надеяться, что зарубежный опыт управления документацией будет ими учтен.
Заключение
.
Целью управления документацией является повышение эффективности деятельности предприятия на базе применения информационных систем (ИС) и информационных технологий (ИТ). Важная роль информации в управлении и во всей работе любой современной организации требует от руководителей не только владеть информационными технологиями, но и формировать информационную политику организации. Защита информации, ее быстрая и точная обработка, своевременное получение необходимых сведений входили в комплекс интересов и сферу управления документацией в целом и документационного обеспечения управления в частности. В российском документоведении термин «управление документами» был введен ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «СИБИД. Управление документами.
Общие требования".Понятие «управление документацией» применяется во всем мире. Для обозначения термина «управление документами» в Великобритании применяется понятие «RecordsManagement». В Германии используется термин «Schriftgutverwaltung» — «управление письменными документами».В качестве регулирующих актов используются международные акты, национальные законы, правительственные постановления, рекомендательные акты типа международных и национальных стандартов, договорные документы. В последнее десятилетие эти акты касаются преимущественно использования электронных документов и направлений их применения. В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальный архив США (NARA) и его подразделение Национальное управление архивов и документации.
Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует: — назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией — создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях;
— интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения;
— обеспечить соответствие системы управления документацией требованиям законодательства;
— обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам. Именно этот подход нам стоит перенять для систематизации этой работы. В этом контексте представляет интерес Закон США «О сокращении работы с документами» (1980 г.), который пока не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых — ведомственных — центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях. Этот закон позволил существенно сократил бумажный документооборот в США и нам, пожалуй, стоит разработать его аналог. В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. В официальном документе Великобритании «Модернизация государственного управления» всем государственным организациям поставлена цель — перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов.
Закон «О защите данных» (1998 г.) распространяется на документы на любых носителях. Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла — от создания до передачи на государственное хранение. В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы — разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве. Следует отметить, что в России уже существуют аналоги этих документов. Например, программы МЭДО и СМЭВ, однако, они пока еще не полностью реализованы, в том числе из-за несовершенства отечественной нормативной базы. В ФРГ в 2000 г. правительство приняло.
Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией. Например, Закон «Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня» (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией. В России Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.
10.2004 в ред. 28.
12.2017 г. скорее тормозит это процесс, чем регулирует его. Таким образом, в развитых зарубежных странах действует нормативно-методическая база управления документацией, одно из ведущих мест в формировании которой принадлежит государственным архивным организациям. Документооборот в РФ регламентирован законодательством, которое отчасти носит формальный и зачастую локальный характер, но, выходя за рамки отрасли, на которую он нацелен. Ярким примером здесь может служить ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в котором «информационная система» понимается как СЭД, хотя в документоведении это более широкое понятие. Развитие документооборота в России имеет свои характерные особенности. На отечественном рынке существует два направления развития и внедрения систем документооборота — российское и западное. Практика отечественного документооборота ведет к увеличению затрат предприятия и повышает себестоимость продукции (работ, услуг) из-за того, что при том бумажный документооборот не исчезает. Положительным моментом является обеспечение контроля операций на разных уровнях управления. Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских и опираются на традиции не только высокой исполнительской дисциплины работников, но главное на стабильное и преемственное нормативное регулирование процесса управления документацией. В целом, изученный зарубежный опыт управления документацией в целом опережает российский. Возможно из-за того, что эти страны раньше приступили к реализации стратегий информационного общества и электронного правительства. Недостаточная научно-теоретическая разработанность, а также отсутствие должного внимания нашего государства к формированию концептуальной базы и разработке единых подходов к организации ДОУ за собой влекут отрицательные последствия, в т. ч. отрыв от международных технологий и правил, недостаточную ценность и неэффективность информационных сохраняемых ресурсов и т. д.Сегодня работы по многим аспектам проблемы ДОУ имеют спорадический, обычно, некоординируемый характер по таким направлениям, как: — разработка нормативно-методических единых правил, принципов и основ традиционного документационного обеспечения управления (ВНИИДАД — Росархив);
нормативно-методических единых правил, принципов и основ электронного документооборота (Минкомсвязь, без должного внимания к рекомендациям ВНИИДАД-Росархива);
и стандартизация документов (ВНИИДАД — Росархив, Росстандарт);
защиты информации и информационной безопасности (ФСБ, Минкомсвязь и др.).Без координации этой работы на государственном уровне, пожалуй невозможно ее качественно исполнить. Основополагающую роль в решении проблем должен сыграть Закон о документации РФ, который позволит нормативно закрепить более существенные положения и общие принципы документационного обеспечения управления в России. Важной также представляется разработка правовых государственных актов, которые устанавливают нормы (правила, стандарты) ведения ДОУ и контроля за документацией (хотя бы государственной), а также меры ответственности за их нарушение. В этих аспектам, нам есть чему поучиться у развитых зарубежных стран, в том числе представленных в данной выпускной квалификационной работе. Список использованной литературы.
Источники:
1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) с поправками 30 декабря 2008 г. — М.: Юрид.
лит., 2011. — 64 с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.
11.1994 № 51-ФЗ в редакции от 03.
12.2012 // СЗ РФ от 1994 г., N 32, ст. 33 013.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС Гарант Плюс4. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» в редакции от 23 июня 2016 г. N 220-ФЗ // СПС Гарант Плюс5. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 // СПС Гарант Плюс6. ГОСТ Р 6.30−2003 // СПС Гарант Плюс7. ГОСТ Р 54 471−2011 // СПС Гарант Плюс.
8. Быкова, Т. А. Делопроизводство: учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; под общ.
ред. Т. В. Кузнецовой. — Изд. 3-е, перераб.
и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012.
— 363 с.
9. Костомаров М. Н. Управление информационными ресурсами за рубежом. — М., 1997.
10. Ларин М. В. Управление документацией в организация. — М., 2002.
11. Ларин М. В., Рысков О. И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15 489−2001: Методическое пособие. — М., 2005.
12. Степанов В. В., Савельева А. В., Якубова Л. А., Судник Т. В. Управление документацией за рубежом: Учебное пособие. — Нижневартовск, 2013.
13. Савельева А. В. Американский опыт реализации концепции «электронное правительство» // Материалы конференции ВНИИДАД «Документация в информационном обществе: Электронное правительство: управление документами. — М., 201. — С. 343−346.
14. Тихонов, В. Опыт создания электронного фонда пользования архивными документами в Главархиве Москвы / В. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — №.
3. — С. 86−94.
15. Прозорова В. Б. Ассоциация французских архивистов: история, задачи, перспективы// Материалы научн. конф. «Архивные документы в системе объективного научного познания по истории России./Росарихв, РОИА, РГГУ, РАН. — М., 2011. — С. 540−548.
16. Прозорова В. Б. Французский закон об архивах от 15 июля 2008: история подготовки// Вестник архивиста. — 2008. — № 1. — С. 59−68.
17. Прозорова В. Б. Проблемы и реформы архивного законодательства во Франции1994;2008 // Вестник архивиста. — 2012. — № 2(118).
— С. 183−192., № 3 (119). — С.256−264.
18. Рожнева Ж. А. реализация концепции электронного правительства на региональном уровне США// Материалы конференции ВНИИДАД «Документация в информационном обществе: Электронное правительство: управление документами. — М., 201. — С. 212−219.
19. Рысков О. В. Управление документами в европейских странах// Делопроизводство — 2006. — № 4. — С. 7−12.
20. Соколова, О. Н. Документационное обеспечение управления в организации: учеб.
пособие / О. Н. Соколова, Т. А. Акимочкина. — 2-е изд., стер.
— М.: КНОРУС, 2013. — 156 с.
21. Храмцовская, Н. Жалоба жалобе рознь, или Изменение практики работы с жалобами граждан / Н. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. -.
2013. — № 2. — С. 12−25.
22. Храмцовская Н. А. Новый французский закон об архива: России есть чему поучится// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2008. — № 9. — С.54−66.
23. Храмцовская Н. А Новый надежный способ уничтожения электронных документов и данных// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 201. — № 10. — С. 9−10.
24. Храмцовская Н. А. Россия и США: современные проблемы управления документами в государственной власти // Делопроизводство. — 2012. — № 5. — С. 28−35.
25. Храмцовская Н. А. Тоги сбора идей по улучшению управления документами в федеральных органах исполнительной власти в США // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2012. — №.
5. — С. 28−35.Переводы ВНИИДАД26.
Информационный сборник Федерального архива Германии. Документы государственного делопроизводства /реферат-перевод Ю.П.Сидорова// Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2007. — №.
2 (33). — С. 33−4727.
Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их хранения /Росархив. ВНИИДАД — М., 2014.
28. Новости Национального архива и управления документацией в США: [информационное сообщение о материалах по доступу к документам архива]/пер. В.Н.Гармаш// // Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2010. — №.
1 (28). — С. 43−49.
29. Прозорова В. Б. Документационное обеспечение управления и электронный документооборот во Франции: особенности государственной регламентации, опыт внедрения и перспективы // Материалы XVIII международной конференции ВНИИДАД «Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота». — М., 2012. — С. 410−420.
30. Прозорова В. Б. Доступ к архивам во Франции: новый закон 2008 г. И новые проблемы// Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2011. — № 1 (30).
— С. 48−58. 31.
Федеральные центры документации в США: пер. с анг. / В. Н. Гармаш, Н.Е.Зверева// Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2013.
— № 2 (35). — С.
32−62.
32. Хенгер А. Проект DOMEAпромежуточный итог с точки зрения архивиста организационные и технические проблемы работы с электронными документами в процессе делопроизводства до его архивного хранения в Германии] /реферат-перевод Ю.П.Сидорова// Документоведение и архивное дело за рубежом: инф.Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2008. — № 2 (25). ;
С. 35−43.
33. Штайдель М. Общие организационные условия при внедрении процесса электронной обработки документов на примере системы Documentum в Федеральном министерстве обороны ФРГ/реферат-перевод Ю. П. Сидорова // Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2009.
— № 2 (27). — С. 67−72.Периодическая печать 34. Алексеев, А. Об электронной подписи для «начинающих» / А.
Алексеев // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — №.
2. — С. 68−76.
35. Антошечкина Е. Ю.: «Новые требования к безопасности СЭД» // «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 4, 2014 год.
36. Бурова, Е. М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций / Е. М. Бурова // Делопроизводство. -.
2013. — № 1. — С. 85−90.
37. Временное хранение архивных документов в промежуточных архивах зарубежных стран (США, Франция, Канада): обзор на основе зарубежных источников/ подгот. В. Н. Гармаш // Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2013. — № 2 (35). ;
С. 4−23.
38. Еремеева В. И. Опыт организационно-правовой защиты информации во Франции/ Делопроизводство. -2003. — № 1. — С. 64−73.
39. Иритикова, В. Проект модельного закона СНГ «Об электронном документе» / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — №.
3. — С. 80−84.
40. Козлов, В. П. Жизнь документа / В. П. Козлов // Делопроизводство.
— 2013. — № 1.
— С. 11−17. 41. Ларин, М. В.
Управление электронными документами: зарубежная практика / М. В. Ларин // Делопроизводство. — 2013.
— № 1. — С. 3−10.
42. Ланг, Эльке. Банки данных и системы управления банками данных [опыт Гремании] /реферат-перевод Ю.П.Сидорова// Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. -.
2008. — № 2 (25). — С. 43−56.
43. Ларин М. В. Зарубежный опыт управления электронными документами в рамках «электронного правительства» (на примере ФРГ) // Материалы конференции ВНИИДАД «Документация в информационном обществе: Электронное правительство: управление документами». — М., 2010. — С. 88−96.
44. Ларин М. В. О государственной политике США по управлению официальными документами // Материалы конференции МНИИДАД «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот. — М., 2013. — С. 46−63.
45. Лебниц А. Общие организационные условия при внедрении электронной системы обработки документов на примере системы DOMEA в Федеральном министерстве финансов [Германии] /реферат-перевод Ю.П.Сидорова// Документоведение и архивное дело за рубежом: инф. Сб.ст., справок, реф., скор.
пер. и аннот./ ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 2009. — №.
2 (27). — С. 63−67.
46. Левченко Л. Л Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном архиве Соединенных Штатов Америки // Вестник архивиста. — 2013. — № 5. — С. 66−79.
47. Левченко Л. Л. Общества архивистов в США// Отечественные архивы. — 2013. — № 5. — С. 66−79.
48. Мошкова Н.: Как повысить эффективность внедрения и использования СЭД в организации? // «Современные технологии делопроизводства и документооборота». — 2012. — № 7. — С. 5−10.Интернет-ресурсы49.
http://www. afnor.org — Официальный сайт Французского органа по стандартизации50.
http://www. legifrance.gouv.fr — Официальный сайт нормативного базы Франции51.
http://www. francearchives.fr — Официальный сайт Национального архива Франции52.
http://www. bundesarchiv. de — Официальный сайт Национального архива Германии53.
http://www. din. de — Официальный сайт Немецкого органа по стандартизации54.
http://www. usa.gov — Официальный сайт Правительства США55.
http://www. ansi.gov — Официальный сайт Американского органа по стандартизации56.
http://www. statearchivists. оrg — Официальный сайт Национального архива США57.
http://www.vniidad.ru/ - Официальный сайт. Приложение № 1Приложение № 2Таблица распределения полномочий и ответственности при работе в системе электронного документооборота.Требование.
АдминистраторУправляющий документацией.
Привилегированные пользователиC2.
2.1.
1. Создание, редактирование и удаление файловых планов и их идентификаторов.
Инсталляция и поддержание целостности структур данных.
Вводит сведения о файловом плане.
Не имеет праваC2.
2.1.
2. Определение тех полей метаданных, значения которых должны выбираться из предопределенных списков, создание и поддержка таких списков.
Обеспечивает корректную разработку базы данных и ее инсталляцию.
Составляет списки.
Права обычного пользователяC2.
2.1.
3. Создание, редактирование и уничтожение компонентов папок с документами и их идентификаторов.
Инсталляция и поддержание целостности структур данных.
Вводит информацию о папках.
Вводит информацию о папкахC2.
2.1.
5. Разработка деловых правил и связывание этих правил и правил доступа с полями метаданных.
Разрабатывает правила и связывает их с полями метаданных.
При необходимости исполняет правила вручную.
Не имеет праваC2.
2.2.
1. Просмотр, создание, редактирование и уничтожение компонентов перечня для категорий документов.
Инсталляция и поддержание целостности структур данных.
Вводит сроки хранения, сообщает о наступлении событий, закрывает папки.
Сообщает о наступлении событий, закрывает папкиC2.
2.2.
3. Определение критериев «отсечки» и, для каждого этапа жизненного цикла, сроки хранения для категорий документов.
Инсталляция и поддержание целостности структур данных.
Вводит критерии «отсечки» и информацию о стадии жизненного цикла документа.
Не имеет праваC2.
2.2.
6. Изменение инструкций по хранению и уничтожению документов.
Не имеет права.
Изменяет сроки хранения.
Не имеет праваC2.
2.3.
3. Создание, редактирование и уничтожение компонентов метаданных и ассоциированных с ними списков выбора значений.
Инсталляция и поддержание целостности структур данных.
Создает списки выбора значений.
Ввод данных (все пользователи) C2.
2.3.
4. Определение дополнительных полей метаданных, обязательных для заполнения в данной организации.
При инсталляции.
Дает рекомендации.
Не имеет праваC2.
2.3.
7. Настройка окон ввода метаданных (поля карточки) При инсталляции.
Дает рекомендации.
Не имеет праваC2.
2.3.
13. Определение и дополнение полей метаданных (дополнительные поля карточки) При инсталляции.
Дает рекомендации.
Не имеет праваC2.
2.3.
15. Правила доступа к папкам и категориям документов для пользователей и групп.
На уровне категорий документов во время инсталляции.
Папки с документами.
Папки с документамиC2.
2.3.
16. Перемещение документов в классификационных схемах.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC2.
2.3.
17. Изменение или уничтожение связей или ассоциаций.
При инсталляции.
Изменение связей по мере необходимости.
Создание связейC2.
2.3.
22. Модификация метаданных документов.
При необходимости.
Изменение связей по мере необходимости.
Вводит информацию о событияхC2.
2.5.
3. Перемещение или удаление документов из электронного хранилища.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC2.
2.6.
1.4. Сообщение о наступлении определенных событий.
При установке базы данных.
Назначение категориям документов правил определения сроков хранения.
Вводит информацию о событияхC2.
2.6.
2.1. Закрытие папок после наступления определенного события.
Вводит информацию о папках.
При необходимости.
При необходимостиC2.
2.6.
2.2. Повторное открытие ранее закрытой папки или добавление документов в ранее закрытую папку.
Вводит информацию о папках.
Вводит информацию о папках.
Вводит информацию о папкахC2.
2.6.
3.1. Разрешение на «отсечку» (по годам, месяцам и т. д.)При необходимости.
Ежедневная деятельность.
Не имеет праваC2.
2.6.
3.2. Добавление документов или внесение других изменений в «отсеченные» папки.
В ходе поддержки базы данных.
Устанавливает ограничения.
Не имеет праваC2.
2.6.
4.1. Продление или «замораживание» срока хранения документа.
На уровне установки правил.
Принимает решение.
Не имеет праваC2.
2.6.
4.2. Указание причины для «замораживания"На уровне установки правил.
Принимает решение.
Не имеет праваC2.
2.6.
4.3. Право на «размораживание"На уровне установки правил.
Принимает решение.
Не имеет праваC2.
2.6.
4.4. Поиск, модификация, просмотр причины «замораживания"На уровне установки правил.
Принимает решение.
Не имеет праваC2.
2.6.
5.4. Уничтожение документов и их метаданных после успешной передачи в другие организации.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC2.
2.6.
6.2. Подтверждение команды на уничтожение.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC2.
2.6.
6.5. Доступ к командам уничтожения.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC2.
2.6.
7.1. Ввод данных о периоде обновления важнейших документов при создании или модификации файлового плана.
Отвечает за корректную инсталляцию и целостность базы данных.
Вводит данные, определяющие цикл обновления важнейших документов.
Проводит цикл обновления важнейших документовC2.
2.7.
1. Выдача разрешения работы в системе электронного документооборота.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC2.
2.7.
1.2. Определение минимальной длины пароля.
Определяет минимальную длину.
Не имеет права.
Не имеет праваC2.
2.8.
2. Определение функций, подлежащих аудиту.
Управляет аудитом.
Не имеет права.
Не имеет праваC2.
2.8.
3. Подготовка специализированных отчетов по аудиту.
Готовит отчеты.
Не имеет права.
Не имеет праваC2.
2.8.
5. Экспорт, резервирование и уничтожение файлов с информацией по аудиту.
Экспортирует, резервирует и уничтожает файлы аудита.
Вводит в систему протоколы аудита как документы.
Не имеет праваC3.
2.1. (Необязательное) Глобальные изменения в именах категорий документов, их идентификаторов, правил хранения, названии создавшей организации.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет праваC3.
2.2. (Необязательное) Массовая загрузка документов.
При необходимости.
При необходимости.
Не имеет права.
